Gerenciamiento de Proyectos

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1 Gerenciamiento de Proyectos

2 PROYECTOS: Son una herramienta de transformación, de renovación y cambio dentro de las organizaciones Facilitan la evolución natural de la misión de la organización Permiten a la organización reubicar o realinear los procesos que llevan adelante su misión Son la forma en la cual los cambios se concretaran habilitando a la organización a competir eficazmente en el mercado Cuanto mayor sea la capacidad de lograr proyectos exitosos, más será la capacidad de adaptación y cambio de una organización, y por lo tanto, mayor sus posibilidades de permanecer en el tiempo.

3 Cuales son las características o particularidades de un proyecto? PROYECTO: es un emprendimiento temporario dedicado a crear progresivamente un producto o servicio único. GESTION DE PROYECTOS: proceso por el cual se aplican conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto con el fin de alcanzar o exceder las expectativas de los diferentes interesados. Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Costo Riesgo Calidad Tiempo Alcance

4 GERENTE/JEFE DE PROYECTO: Actúa como si fuera el único punto de contacto del proyecto con los grupos de interés. Es el responsable de : Planificar y organizar el trabajo Gestionar las actividades del día a día del proyecto Entregar al cliente los entregables del proyecto Objetivo: Producir productos de calidad Mantenerse en el calendario Completarse en el presupuesto Satisfacer a los clientes Costo Riesgo Calidad Alcance Tiempo

5 un proyecto consiste en procesos... Un proceso es una serie de acciones que obtienen un resultado Los procesos de gestión de proyectos apuntan a la descripción y a la organización del trabajo del proyecto Los procesos orientados al producto apuntan a la especificación y a la creación del producto del proyecto (procesos de realización) Los procesos de gestión de proyectos y los procesos orientados a los productos se solapan e integran a lo largo del ciclo de vida del proyecto Procesos de Inicio Procesos de Planificación Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de Cierre

6 Grupo de procesos de Dirección de Proyectos Seguimiento y control Planificación Iniciación Cierre Ejecución

7 Procesos de Inicio Procesos de Planificación Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de Cierre Costo y nivel de actividad Fase Inicio Procesos de Inicio Procesos de Planificación Fases intermedias (una o varias) Procesos de ejecución Procesos de Control Fase final Procesos de cierre Tiempo Integración Alcance Calidad CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Comunica ción Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos Tiempo Abastecim ientos Recursos Humanos Riesgo Costo

8 Gestión de la Integración Gestión del Proyecto Gestión del alcance Areas de conocimiento Gestión del tiempo Apropiada coordinación de los distintos elementos del proyecto. Gestión de costos Finalización del proyecto dentro del presupuesto establecido. Gestión de la Comunicación Difusión de la información necesaria en forma oportuna a los diferentes involucrados Costo Riesgo Resultado necesario y suficiente. Gestión de la Calidad Satisfacción de la necesidad por la cual el proyecto fue emprendido. Gestión de riesgos Identificación, análisis y respuestas asociadas a los riesgos del proyecto. Alcance Tiempo Calidad Finalización del proyecto en tiempo. Gestión de Recursos Humanos Efectividad de las personas participantes del proyecto. Gestión de Abastecimientos Adquisición de bienes y servicios requeridos por el proyecto

9 PMBOK Gestión del Proyecto Areas de conocimiento 4. Gestión de la Integración 4.1 Desarrollo del Plan 4.2 Ejecución del Plan 4.3 Control de Cambios Integrado 5. Gestión del alcance 5.1 Inicio 5.2 Planificación del alcance 5.3 Definición del alcance 5.4 Verificación del alcance 5.5 Control de cambios del alcance 6. Gestión del tiempo 6.1 Definición de actividades 6.2 Secuenciación de actividades 6.3 Estimación de duración de actividades 6.4 Desarrollo del calendario 6.5 Control del calendario 7. Gestión de costos 7.1 Planificación de recursos 7.2 Estimación de costos 7.3 Presupuestación de costos 7.4 Control de costos 10. Gestión de la Comunicación 10.1 Planificación de la comunicación 10.2 Distribución de la Información 10.3 Reporte de avance 10.4 Cierre administrativo Costo Riesgo 8. Gestión de la Calidad 8.1 Planificación de la Calidad 8.2 Aseguramiento de la Calidad 8.3 Control de Calidad 11. Gestión de riesgos 11.1 Planificación de riesgos 11.2 Identificación de riesgos 11.3 Análisis cualitativo 11.4 Análisis cuantitativo 11.5 Planificación de respuestas 11.6 Monitorización y control Alcance Tiempo Calidad 9. Gestión de Recursos Humanos 9.1 Planificación de la Organización 9.2 Incorporación del Personal 9.3 Desarrollo del equipo 12. Gestión de Abastecimientos 12.1 Planificación de abast Planif. de solicitudes 12.3 Solicitudes 12.4 Selección de proveed Administ. de contratos 12.6 Cierre de contratos

10 Gestion de proyectos eficiente Cultura de gestion de proyectos IMPLEMENTAR: Ciencia del gerenciamiento de proyectos DESARROLLAR:Arte de aplicar las habilidades del gerenciamiento de proyectos Metodologia de Gestion de proyectos Estándar de Gestion de proyectos

11 Planificación

12 PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS INSTRUMENTOS PARA LA PLANIFICACIÓN 1 ETAPAS Organización del Proyecto 1 MESES Diagrama de barras (Diagrama de Gantt) Desarrollo aplicación Infraestructura Tecnólogica Acciones a cargo del clientre Comunicación y formación Puesta en marcha Soporte en producción Diagrama de redes (PERT, GERT, etc.)

13 Planificación

14 PREGUNTAS A RESPONDER Preguntas de Introducción y Resumen del proyecto incluyen: Dónde se originó el proyecto? Porqué se está haciendo? Preguntas de Objetivos del proyecto incluyen: Cuál es el objetivo del proyecto? Qué problemas debe resolver el proyecto? Cuáles son los componentes de trabajo principales en el proyecto? Preguntas de los Entregables incluyen: Qué recibe el cliente al finalizar el proyecto? Cuáles son los principales productos necesarios para alcanzar todos los entregables (del cliente, del proyecto y de los procesos)?

15 PREGUNTAS A RESPONDER Preguntas de hitos claves incluyen: Qué momentos es importante comunicar? En qué momentos es importante medir y evaluar? Cuáles son los hitos burocráticos? Preguntas sobre hipótesis incluyen: Qué aspectos desconocidos se están asumiendo? Qué reglamentaciones, reglas operativas y estándares afectan? Preguntas de riesgos incluyen: Qué obstáculos podrían afectar al costo del proyecto? Qué obstáculos podrían afectar la duración del proyecto? Qué obstáculos en los requerimientos podrían comprometer el éxito del proyecto? Qué aspectos de calidad podrían amenazar el éxito del proyecto?

16 PREGUNTAS A RESPONDER Preguntas sobre las actividades a desarrollar: Qué actividades se requieren para obtener cada producto y entregable? Qué vinculación o precedencia existe entre ellas? Tienen alguna restricción temporal? Preguntas de recursos requeridos incluyen: Qué especialistas son necesarios para completar este proyecto? Qué material o equipamiento específico es necesario para completar este proyecto? Preguntas de Restricciones incluyen: Qué aspectos tecnológicos, de recursos humanos o políticos están condicionando el proyecto?

17 PREGUNTAS A RESPONDER Preguntas de Criterios de Aceptación incluyen: Cómo se mide la performance? Qué nivel mínimo de perfomance técnica es requerida? Qué puntos de control hay ubicados para asegurar que se entregará el producto correcto en la forma correcta? Preguntas de Aprobaciones incluyen: Qué revisiones se harán y cuándo? Quién aprueba las revisiones? Preguntas de Revisiones incluyen: Qué alcance tendrán las revisiones de gestión y qué propósito tienen? En qué momento habrá revisiones por el cliente y con qué propósito? En qué momentos habrá revisiones informales del personal y los pares y con que propósito?

18 PREGUNTAS A RESPONDER Preguntas del Plan de Comunicación incluyen: Cómo se comunicarán los miembros del equipo? Qué tipo de reuniones se desarrollarán? Con qué propósito y con qué frecuencia? Qué tipo de informes se elaborarán? Con qué frecuencia, propósito y para quien? Preguntas de Gestión de Cambios incluyen: Qué procesos se seguirán cuando se produzca un cambio? Preguntas de Proyectos Interrelacionados incluyen: Qué efectos hay sobre otros equipos? Qué otros proyectos están dirigidos a aspectos relacionados? Qué otros proyectos tienen un impacto potencial sobre este proyecto?

19 Gestión de Riesgos

20 DEFINICIONES Riesgo (de proyecto) es un evento o condición incierta, que si ocurre, tendrá un efecto positivo o negativo sobre algún objetivo del proyecto. También se refiere a la probabilidad de pérdida o daño. Es el grado de exposición de todo el proyecto a eventos negativos y sus probables consecuencias impactando en los objetivos expresados en términos de Alcance, Calidad, Tiempo y Costo. Características de Riesgos Inherente a todo proyecto Nunca intrínsecamente malo o bueno No es algo a temer, sino a manejar (gerenciar) Tipos de Riesgos: Internos / externos Conocidos / desconocidos

21 Ejemplo: Causa Riesgo Necesitar un permiso para el uso limitado de un recurso técnico para una actividad planificada. a. Que el permiso llegue más tarde que el comienzo planificado de la actividad. b. Que el personal designado no esté calificado para la actividad. Consecuencia a. Atraso en planificación y cumplimiento b. Ídem y problema de costos si necesito entrenamiento Medidas de Mitigación Medidas De asunción a. Realizar la solicitud de permiso en forma temprana b. Evaluar la calificación del personal en forma temprana a. Solicitar licencias en préstamo b. Formar personal

22 GERENCIAMIENTO DE RIESGOS Es necesario identificar, evaluar y reportar riesgos del proyecto, durante la vida de éste y en vistas de los mejores intereses de él. Metas del gerenciamiento del riesgo de proyectos: Identificar riesgos de proyectos Desarrollar estrategias para su reducción o eliminación Tomar acciones para maximizar las oportunidades.

23 GERENCIAMIENTO DE RIESGOS Gerenciamiento de riesgos de proyectos: Tiene que ver con Incertidumbres, Probabilidades, Inpredecibilidad, Planificación de Contingencia ES proactivo NO ES reactivo (esquivar una bala) Mal entendimiento: Gerenciamiento de Riesgos = Completo control de eventos Buen entendimiento: Gerenciamiento de Riesgos = Preparación adelantada para enfrentar posibles eventos adversos

24 En las fases iniciales del proyecto, de definicion de Objetivos, Presupuestos y Plazos del proyecto, hechos positivos y proactivos, es donde se deben identificar, cuantificar y desarrollar una respuesta al Riesgo, cosa que generalmente no sucede. Y una de las razones fundamentales es que el mostrar los riesgos antes de comenzar, está visto como un hecho negativo, pesimista, que atenta contra el éxito, al plantear dificultades antes de que sucedan. Es una acción a contramano del optimismo que se genera al comenzar un proyecto. Es importante entonces, el entender, y hacer entender, incluso a los Clientes, muchas veces adversos a visualizar problemas de antemano, que el Manejo de los Riesgos es justamente un hecho proactivo, anticipatorio, que contribuye al éxito del proyecto en la medida en que sea encarado con el mismo rigor de cualquiera de los otros procesos del Project Management. Claudio O. Arfeli Presidente / Osvaldo S. Ucha Director Técnico MetaControl Argentina S.A

25 PROYECTOS DE CAMBIO ORGANIZACIONAL

26 CAMBIO ORGANIZACIONAL - FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Factores Estratégicos: - Resiliencia Conocimiento del Cambio Gestión de la Adaptabilidad Construcción de la arquitectura de la implementación Factores Tácticos: Compromiso de los patrocinadores Alineación entre la Cultura Organizacional y los objetivos del proyecto Habilidades de los Agentes de Cambio Gestión de la Resistencia

27 RESILIENCIA positivo focalizado organizado Características de una persona o equipo resiliente flexible proactivo Habilidad de absorber altos niveles de cambio distorsionante respondiendo con un comportamiento disfuncional mínimo. Las personas resilientes se recuperan de los cambios fortalecidas y con mayores habilidades que antes.

28 CONOCIMIENTO DEL CAMBIO CAPACITACIÓN Y DIVULGACIÓN PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE CAMBIO ORGANIZACIONAL GESTIÓN DEL CAMBIO CONTENIDO DEL CAMBIO

29 GESTIÓN DE LA RESILIENCIA NATURALEZA DEL CAMBIO PROCESO DE CAMBIO DOLOR PRESENTE VS. SITUACIÓN FUTURA YO debo cambiar NOSOTROS debemos cambiar TODOS debemos cambiar ROLES ANTE EL CAMBIO Sponsors, Implicados, Agentes de cambio Iniciadores RESISTENCIA AL CAMBIO Fuerzas a favor del cambio: situación actual, deseo de información, efecto demostración, prospección... Fuerzas de oposición: falta de confianza o incentivo, temor a lo desconocido e ignorancia, aferrarse al sistema presente... SINERGIA Voluntad: objetivos compartidos y convicción de que la acción conjunta (interdependencia) es el único camino para alcanzar los objetivos fijados.

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