UNA HERRAMIENTA DE GESTION CENTRALIZADA DE INDICADORES DE CALIDAD EN EUSTAT

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1 UNA HERRAMIENTA DE GESTION CENTRALIZADA DE INDICADORES DE CALIDAD EN EUSTAT EUSTAT- Euskal Estatistika Erakundea Resumen: Eustat, como organización que apuesta por la calidad total y la excelencia en sus productos y servicios, está desarrollando los últimos años acciones con el fin de dar cumplimiento a dicho compromiso. Una de estas acciones ha consistido en la creación de un sistema centralizado que recoja todos los indicadores de calidad de las operaciones estadísticas. Para ello se ha establecido un mínimo de común de indicadores que se deberán recoger en todas las operaciones. Estos indicadores recogidos están basados en los indicadores estándar de calidad propuestos desde el EUROSTAT y resumen la información básica sobre la calidad del producto estadístico de forma cuantitativa. Uno de los resultados de esta gestión es una ficha de calidad por operación que informa al usuario de las principales características de la calidad del producto que se le ofrece. Además dentro de los procesos internos para la calidad total, la herramienta centralizada sirve de control y evaluación de la propia operación estadística, permitiendo establecer objetivos de cumplimiento particulares para cada operación y facilitando la evaluación periódica de las operaciones para detectar ámbitos de mejora de las mismas. Palabras claves: indicadores de calidad, calidad, ficha de calidad.

2 Eustat, como organización que apuesta por la calidad total y la excelencia en sus productos y servicios, está desarrollando durante los últimos años acciones con el fin de dar cumplimiento a dicho compromiso. Este proceso ha sido progresivo y ha supuesto replantear algunas de las actuaciones que se estaban llevando a cabo. Una de las últimas acciones ha consistido en la creación de un sistema centralizado que recoja todos los indicadores de calidad de las operaciones estadísticas. El proyecto surgió para la centralización de todos los indicadores del modelo EFQM en el cual esta inmerso el Eustat. Dentro del modelo de Calidad, las operaciones estadísticas son el núcleo del mismo y han sido los primeros indicadores a añadirse al sistema. Aunque en un principio el proyecto solo quería solventar el problema de la descentralización de la información el proceso nos ha servido para establecer unos indicadores mínimos comunes a todas las operaciones que se desarrollan en el instituto. Hasta ahora los indicadores se definían en el proyecto técnico de cada operación estadística y el registro de los valores de cada operación se realizaba de modo independiente para cada operación a iniciativa del responsable. El modo descentralizado de registro de indicadores hacia que indicadores que median los mismos aspectos de la calidad en la producción estadística se formularan de manera diferente, lo que hacia que la comparación de operaciones fuese algo complicada. Un ejemplo típico y sencillo de esto puede ser un indicador fundamental como la respuesta. En algunas operaciones el responsable había tomado como referencia la no-respuesta y en otras la respuesta. El proyecto se ha encontrado con situaciones semejantes y se decidió llevar a cabo una homogenización e estandarización de unos indicadores mínimos comunes. El proceso de homogenización de los indicadores de Eustat se ha basado en los indicadores estándar de calidad propuestos desde el EUROSTAT y resumen la información básica sobre la calidad del producto estadístico de forma cuantitativa. Son 17 indicadores que deberán recoger en todas las operaciones del EUSTAT y se reparten del siguiente modo: 4 de Pertinencia, 2 de Puntualidad y Oportunidad, 2 de Comparabilidad, 3 de Claridad y accesibilidad, 4 de Precisión y fiabilidad y 1 de Coste y 1 de Alcance Geográfico. Para cada indicador se han definido a parte se su valor y definición tres aspectos muy importantes un valor de referencia, un objetivo y un cumplimiento. La carga de los valores se establecido centralizada para unos indicadores y por el responsable para el resto. La diferencia de centralizada o no se obtiene en función del origen de los datos, centralizada para los indicadores de difusión y administración y por el responsable con los indicadores directamente relacionados con la producción estadística. Este doble método de mantenimiento de los indicadores pretende quitar una carga innecesaria para los responsables de la operación que solo deben de mantener aquellos indicadores que controlan directamente. Uno de los objetivos del proyecto es publicar una ficha de calidad anual para cada operación estadística. La ficha de calidad pretende ser un resumen de la calidad del producto desarrollado por el Eustat y la presentación de la misma debe asegurar una claridad y comparabilidad entre operaciones que permita conocer al usuario final la situación objetiva del periodo de referencia. Estos 17 indicadores son la base de la ficha de calidad. Además, dentro de los procesos internos para la calidad total, la herramienta centralizada sirve de control y evaluación de la propia operación estadística, permitiendo establecer objetivos de cumplimiento particulares para cada operación y facilitando la evaluación periódica de las operaciones para detectar ámbitos de mejora de las mismas. La relación de Indicadores mínimos seleccionados es la siguiente: 1- Pertinencia Accesos Web, mide el numero de visitas a los productos de la operación en la Web. 2

3 Impactos, mide el numero de noticias en los medios de comunicación. Índice de satisfacción, mide la valoración de la satisfacción del usuario respecto a los grupos de operaciones, medida en la escala de 1 a 5. Valor obtenido de una encuesta a usuarios de Eustat. Nivel de importancia, mide la valoración de la importancia otorgada por el usuario a los grupos de operaciones, medido en la escala de 1 a 5. Valor obtenido de una encuesta a usuarios de Eustat. 2- Puntualidad y Oportunidad Cumplimiento de calendario, mide el número de periodos en los que se cumple el calendario. Desfase, mide el tiempo transcurrido entre el fin del periodo de referencia y la fecha de publicación de resultados. 3- Comparabilidad Tasa de comparabilidad, mide el porcentaje de aspectos de la metadata que son comparables con cada una de las Instituciones u Organismos de referencia. Periodos comparables, mide el número de periodos de la serie de datos de la operación que aparezcan libres de saltos, ya sean provocados por peculiaridades concretas de alguno de los periodos de referencia, o por cambios en el diseño o la metodología de la operación, etc. 4- Claridad y Accesibilidad Documentos metodológicos, mide el número de documentos (informes, fichas, tablas, ) disponibles en el apartado de Metodología y Calidad de la Web para cada operación estadística. Se contabilizará también en este indicador, y como documento aparte, los Conceptos y Definiciones siempre que éstos estén publicados en su apartado correspondiente a través de la Web. Como referencia se establecen 3 documentos: Ficha de calidad, ficha metodológica y conceptos y definiciones. Formatos de difusión, mide el número de formatos distintos en los que se difunden los datos de la operación estadística. (Tablas de datos, Nota de prensa, Análisis de resultados, Banco de datos, Indicadores gráficos, Gráficos de Coyuntura, Principales Indicadores, Publicaciones, Anuario, Boletín y Folleto). Máximo 11 formatos Número de clicks para acceder a la información, mide el número mínimo de clicks necesarios para acceder a las tablas de datos de la operación estadística publicadas en la Web. 5- Precisión y Fiabilidad Tasa de respuesta (Donde Proceda), mide el porcentaje de encuestas realizadas sobre el total de unidades elegibles. Tasa de sobre-cobertura (Donde Proceda), mide el porcentaje de unidades incluidas en el marco de encuestación pero de las que se constata que no pertenecen a él (sobre-cobertura del marco), debido principalmente a errores de clasificación no depurados en el marco original. Tasa de cobertura o fracción muestral, mide porcentaje de unidades que abarca la operación estadística sobre la población de estudio (para encuestas por muestreo, sobre el marco de encuestación) Errores de muestreo (Donde Proceda 4 indicadores errores como máximo), mide el error que se comete al estimar los parámetros poblacionales a partir de la información proporcionada por una 3

4 muestra de la población objetivo. Se miden a través de coeficientes de variación que permiten comparar la precisión entre diferentes estimaciones. 6- Otros Indicadores Coste Total, mide el coste monetario de liquidación correspondiente a la operación estadística. Desagregación geográfica, mide el nivel de máxima desagregación geográfica difundida para los datos de la operación estadística. Tomará los siguientes valores: 1-CAE 2-Territorio 3-Comarca 4-Capitales 5- Municipios de más de hab. 6.-Municipio El proyecto también ha tratado de definir un banco de indicadores predefinidos, que aunque no sean los mínimos, cualquier operación estadística que lo requiera pueda hacer uso de ellos. Estos indicadores se han obtenido de la revisión exhaustiva de todos los proyectos técnicos del Eustat. A modo de ejemplo entre estos indicadores que en el Eustat hemos definido de máximos se encuentran indicadores como Tasa de imputación, Tasa de contacto, tasa de rechazo, Numero de peticiones de información, Los responsables deberán de usar estos indicadores y plantear la necesidad de crear alguno nuevo en caso de que los existentes no cubran sus necesidades. Esta operativa esta diseñada para mantener una coherencia y homogeneidad de todos los indicadores que se usen en el Eustat. 4

5 Modelo del ficha de calidad generada en la aplicación 5