Reglas y procedimientos de modificaciones de proyectos y de las decisiones de financiación

Transcripción

1 Reglas y procedimientos de modificaciones de proyectos y de las decisiones de financiación Guía del usuario para completar el Formulario de Modificación Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 1

2 Invirtiendo en nuestro futuro en común Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 2

3 Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 3

4 SUMARIO A.01 - Modificaciones de proyectos aprobados: principios generales... 5 A.02 - Quien hace que en el proceso de solicitud de demandas de modificacion?... 8 A.03 - Como instalar el formulario de modificaciones? A.04 - el formulario de modificacion: estructura general y primeras etapas a realizar B - El formulario de modificaciones B.01 - Modificaciones de carácter administrativo B.02 - Modificacion de datos basicos y contextualizacion de la solicitud B.03 - Modificaciones relativas a la composición del partenariado B.04 - Modificacion del plan de trabajo B.05 - Modificacion de la organización y funcionamiento del partenariado B.06 - Modificacion del plan de comunicación B.07 - Modificacion del presupuesto B.08 - Modificacion de los indicadores de realizacion y resultado B.09 - Modificacion de los anexos B.10 - Otras funciones del formulario de modificacion C - Enviar la solicitud de modificacion a traves de la PCC y comunicación de la decisión C.01 - Enviar la solicitud de modificacion a traves de la PCC C.02 - La comunicación de la decisión en relación a la solicitud de modificación Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 4

5 A.01 - MODIFICACIONES DE PROYECTOS APROBADOS: PRINCIPIOS GENERALES A través de la presente guía se presentan las modalidades de modificación previstas en el artículo 7 del Contrato de Subvención. PRINCIPIOS GENERALES DE LAS DEMANDAS DE MODIFICACION : - Las modificaciones son autorizadas a título excepcional, -El procedimiento se inicia con el envío de un mail al STC comunicando la decisión de presentar una modificación, -El formulario electrónico de modificaciones es específico para cada proyecto y, al igual que el Informe de Ejecución, tiene datos que ya están completados. Este formulario será puesto a disposición del Jefe de Fila en la Plataforma Colaborativa de Comunicación (PCC) en la sección de proyectos, Revisiones de Proyectos / Formularios en blanco. -Todas las demandas de modificación deben realizarse a través de este formulario electrónico. - En función de las normas establecidas, cualquier modificación debe ser aprobada antes de su aplicación. -La solicitud de modificación debe ser comunicada por el Jefe de Fila al STC con 30 días de antelación antes de su eventual (si es aprobada) implementación a través de la Plataforma Colaborativa de Comunicación (PCC) en la sección de proyectos, Revisiones de Proyectos / Solicitud de Modificación TIPOS DE MODIFICACIONES : La siguiente tabla resume los tipos de modificaciones Modificaciones que pueden ser solicitadas Modificaciones de carácter administrativo Modificaciones relativas a la composición del partenariado Modificaciones relacionadas con el Plan de Trabajo Naturaleza de las modificaciones Son modificaciones relativas a :. los datos administrativos de las personas de contacto, representante legal o responsable financiero,.los idiomas de trabajo o de comunicación inicialmente seleccionados,.los cambios del responsable legal del Jefe de Fila o del resto de organizaciones del partenariado, deben acompañarse de los documentos justificativos pertinentes Son modificaciones relativas a la salida de un socio del partenariado, su substitución o la incorporación de un nuevo socio. Este tipo de modificaciones suponen al mismo tiempo alteraciones en relación al plan de trabajo o a la distribución presupuestaria. Son modificaciones relativas a :.modificaciones del plan de trabajo o de las acciones que constituyen las actividades.. responsabilidad de los socios en relación a las actividades del Plan de Trabajo,.resultados esperados, indicadores de seguimiento o acciones de comunicación relacionadas con las actividades,. calendario de implementación de las actividades,. presupuesto de las actividades que se traducirá en una modificación de la sección Presupuestaria Atención: El Jefe de Fila debe tener en cuenta que las modificaciones solicitadas al Plan de Trabajo, no pueden suponer una alteración de la naturaleza del proyecto aprobado por el Comité de Seguimiento. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 5

6 A.01 - MODIFICACIONES DE PROYECTOS APROBADOS: PRINCIPIOS GENERALES Modificaciones que pueden ser solicitadas Modificaciones relacionadas con la organización y funcionamiento del Partenariado Modificaciones del Plan de Comunicación Modificaciones Presupuestarias: Naturaleza de las modificaciones Son modificaciones relativas a :.organización interna del partenariado como consecuencia de una modificación de la composición del partenariado o de un eventual reajuste de su organización interna..informaciones relacionadas con las actividades de base, competencias, experiencia transnacional, valor añadido de la participación de los socios. Son modificaciones relativas a :. organización general del Plan de Comunicación. descripción de ciertas actividades del Plan de comunicación Se trata de modificaciones relacionadas con el conjunto de elementos que constituyen el presupuesto, financiadores externos, gastos, recursos. La transferencia entre rubricas presupuestarias esta sujeta a ciertas reglas que serán abordadas en una sección específica de esta guía. Las modificaciones solicitadas no pueden:.suponer una incremento del FEDER aprobado.realizar una transferencia entre rubricas presupuestarias para compensar los gastos que han sido objeto de anulación relacionados con irregularidades detectadas. Modificaciones de indicadores de realización y de resultados Modificaciones de los Anexos Son modificaciones relativas a los indicadores de realización y de resultado. Estas modificaciones pueden ser resultado de las alteraciones realizadas en el Plan de Trabajo. Se trata de anexar documentos justificativos complementarios de las modificaciones solicitadas. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 6

7 A.01 - MODIFICACIONES DE PROYECTOS APROBADOS: PRINCIPIOS GENERALES CUÁNTAS MODIFICACIONES PUEDEN SER SOLICITADAS A LO LARGO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO? El Contrato de Subvención firmado ente la Organización Jefe de Fila y la Autoridad de Gestión no establece un límite sobre el número de modificaciones aceptables. Es INDISPENSABLE que cualquier solicitud de modificación sea realizada ANTES de la presentación del Informe de Ejecución para incorporar las modificaciones solicitadas y en su caso aceptadas. Es recomendable presentar solo una solicitud de modificación entre cada periodo del Informe de Ejecución. Para poder realizar una visión general de la evolución del proyecto, se recomienda que los Jefes de Fila y el conjunto del Partenariado realicen anualmente un estado de la situación sobre las condiciones de ejecución del proyecto, y en base a esa información, presentar una solicitud de modificación que integre todas las modificaciones necesarias. Sin embargo, siempre se debe respetar el principio general de SOLICITUD PREVIA. Se debe realizar la solicitud de modificación, ANTES de la eventual implementación de las modificaciones. NOTA: Las modificaciones de carácter estrictamente administrativo pueden ser igualmente realizadas a través del Formulario de Ejecución. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 7

8 A.02 - QUIEN HACE QUE EN EL PROCESO DE SOLICITUD DE DEMANDAS DE MODIFICACION? Las demandas de modificación de los proyectos, más allá de los principios anteriormente definidos, siguen una lógica de instrucción en la que participan diferentes estructuras del Programa. Todas las modificaciones pueden ser efectuadas a través del formulario. El Secretariado Técnico Conjunto podrá en todos aquellos casos que considere pertinente, realizar una consulta escrita al Comité de Seguimiento sobre las modificaciones presentadas. ATENCION SOLO el Jefe de Fila podrá solicitar las demandas de modificación al Secretariado Técnico Conjunto. Con excepción de la denominación o el estatuto legal de la organización, las modificaciones de carácter administrativo que se especifican a continuación, podrán ser realizadas a iniciativa propia del Jefe de Fila, sin la necesidad de iniciar el proceso especifico de participación del STC o el Comité de Seguimiento (para esta tipología de modificaciones no se realiza un proceso de decisión o consulta). Sin embargo, estos cambio, aunque se da por supuesta su aprobación, deben ser registrados bien a través del Informe de Ejecución o bien a través de una solicitud de modificación. En el caso de modificaciones relativas al cambio de representante legal, la organización debe enviar los documentos oficiales justificativos correspondientes (nombramientos, substitución ) Asimismo, modificaciones en el calendario del Plan de Trabajo, que no tienen como consecuencia modificaciones en la duración global del proyecto, la fecha de finalización o el presupuesto del proyecto, no serán objeto del procedimiento de consulta y decisión del STC y el Comité de Seguimiento. Sin embargo, estos cambios deben ser igualmente registrados formalmente por el STC. Tipo de Modificación Denominación del estatuto legal o la organización original Substitución de un socio sin un impacto sobre la distribución de participación de los Estados Miembros. Substitución de un socio con consecuencias sobre la distribución de participación de los Estados Miembros. Modificación sobre el calendario de actividades con consecuencias sobre el presupuesto pero sin modificar la duración global o la fecha de fin del proyecto. Extensión de la fecha de fin de proyecto Modificación del contenido de las actividades Integración de nuevas actividades sin un impacto sobre el calendario de implementación Integración de nuevas actividades con un impacto sobre la fecha de fin del proyecto Reducción del programa de actividades Redistribución de las funciones y responsabilidades de las actividades operacionales Extensión del calendario de las actividades de comunicación Alteración del contenido, participación o público objetivo de las acciones de comunicación Proceso de Decisión Comité STC Seguimiento X X X X X X X X X X X X Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 8

9 A.02 - QUIEN HACE QUE EN EL PROCESO DE SOLICITUD DE DEMANDAS DE MODIFICACION? El Secretariado Técnico Conjunto podrá en todos aquellos casos que considere pertinente, realizar una consulta escrita sobre las modificaciones presentadas al Comité de Seguimiento. Sin embargo, en función de la tipología de la modificación, dispone de una delegación de decisión para los aspectos presupuestarios que se detallan a continuación. Tipo de Modificación Redistribución de los gastos de un socio particular entre líneas presupuestarias para una variación inferior o igual al 10% Proceso de Decisión STC Información previa del Jefe de Fila CS Mecanismo de solicitud Formulario Electrónico de Demanda de Modificación Redistribución del presupuesto entre los socios participantes, con una variación para cada uno de los socios implicados, inferior o igual al 10% Información previa del Jefe de Fila Formulario Electrónico de Demanda de Modificación Cuando las modificaciones sean superiores al 10%, el STC con el Comité de Seguimiento, analizaran y decidirán sobre la demanda de modificación. X Formulario Electrónico de Demanda de Modificación Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 9

10 A.03 - COMO INSTALAR EL FORMULARIO DE MODIFICACIONES? Formulario de modificación en la Plataforma Colaborativa de Comunicación (PCC) El Jefe de Fila envía un mail al Secretariado Técnico Conjunto comunicando la decisión del partenariado de presentar una solicitud de modificación. El Secretariado Técnico Conjunto pone a disposición del Jefe de Fila el formulario electrónico en la Plataforma Colaborativa de Comunicación (PCC) en la sección de proyectos, Revisiones de Proyectos / Formularios en blanco. Salvaguardar el fichero del Informe de ejecución en el disco duro Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 10

11 A.03 - COMO INSTALAR EL FORMULARIO DE MODIFICACIONES? El informe está en formato ZIP con la siguiente denominación: AA_«Acrónimo del proyecto»_rev_«nº».exe Es necesario hacer clic en el proyecto y seleccionar Extraer. Una vez extraído el documento se obtiene el formulario electrónico de modificaciones. El nombre del archivo se estructura de la siguiente manera: AA_«Acronimo del proyecto»_rev_«nº».accdr Nota : Los Formularios de modificación han sido desarrollados utilizando el Microsoft Access En el caso de que su ordenador no disponga del formato Microsoft Access 2007, se puede descargar la herramienta gratuita de Microsoft a través del siguiente enlace: Una vez instalado el Access Runtime 2007 podrá utilizar todo tipo de formularios electrónicos del Programa Espacio Atlántico sin necesitad de tener la versión completa de Access Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 11

12 A.04 - EL FORMULARIO DE MODIFICACION: ESTRUCTURA GENERAL Y PRIMERAS ETAPAS A REALIZAR Presentación de la estructura general del formulario de modificación. El formulario de modificación se divide en 8 secciones permitiendo solicitar cambios a ciertos elementos del proyecto aprobado en el contrato o en las modificaciones posteriores que ya han sido presentadas y aprobadas. Algunas reglas de funcionamiento del formulario: Para SALIR del formulario, volver SIEMPRE a la página de inicio y luego pinchar en Salir. Para ACCEDER a una sección, pinchar en el número de la sección correspondiente. Para SALIR de una sección, pinchar en la cruz de la parte superior derecha de la pantalla. Los datos completados en una sección son automáticamente salvaguardados al salir de la página. Solo aparecerá accesible el texto del idioma(s) de trabajo seleccionado(s). Para ANULAR una información, clique en ESC. Cada página dispone de Ayuda». En ella se describen pequeños consejos sobre cómo deben ser completados los diferentes campos de la pantalla. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 12

13 A.04 - EL FORMULARIO DE MODIFICACION: ESTRUCTURA GENERAL Y PRIMERAS ETAPAS A REALIZAR Cada pantalla del formulario presentará los datos del proyecto contractualizado o de las modificaciones posteriores que han sido aprobadas. La información Acumulado se corresponde con el total de las modificaciones anteriores. Al seleccionar Modificación, el campo Revisado se mantiene activo. Ejemplo de modificación de los indicadores. Ejemplo de modificación del presupuesto. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 13

14 B - EL FORMULARIO DE MODIFICACIONES Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 14

15 B.01 - MODIFICACIONES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO La sección 1 permite: - presentar las modificaciones de carácter administrativo - enviar a través de PDF la declaración firmada por el Jefe de Fila informando de esta modificación. En esta primera etapa, es necesario determinar la naturaleza de las modificaciones que serán solicitadas señalando los campos que serán objeto de modificación. Los campos correspondientes al Formulario se mantienen activos (en blanco) y accesibles para que los datos alterados puedan ser introducidos. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 15

16 B.01 - MODIFICACIONES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO ATENCION Cualquier solicitud de modificación debe ser acompañada de una explicación o argumentación. Además, se debe informar y explicar las modificaciones solicitadas en el campo Contextualización y explicación de la demanda de modificación Se debe indicar la fecha de la solicitud en el campo correspondiente. Asimismo, se debe indicar si la solicitud es presentada: - a iniciativa del Jefe de Fila - a solicitud de la AG/ STC - a solicitud del Comité de Seguimiento Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 16

17 B.02 - MODIFICACION DE DATOS BASICOS Y CONTEXTUALIZACION DE LA SOLICITUD Revisión de las fechas de Inicio y fin de proyecto ATENCION La modificación de las fechas de inicio y fin de proyecto puede afectar a la duración global del proyecto y suponer una alteración de los montantes financieros entre diferentes anualidades. La alteración de fecha tiene como consecuencia, en la mayoría de los casos, una modificación del plan de trabajo y del presupuesto. Modificación del resumen presupuestario Se trata de informar sintéticamente sobre modificaciones presupuestarias que serán especificadas en mayor detalle en la sección 6 del Presupuesto. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 17

18 B.02 - MODIFICACION DE DATOS BASICOS Y CONTEXTUALIZACION DE LA SOLICITUD Cuadro Sintético del Partenariado Se trata de informar sintéticamente sobre modificaciones relacionadas con el partenariado que serán especificadas en mayor detalle en la sección 2 de Composición del Partenariado. Declaración del Jefe de Fila para la solicitud de modificaciones El Jefe de Fila debe imprimir el documento que acompaña a la solicitud de modificación. Este documento está disponible en la función Imprimir Propuesta de Modificación / Imprimir la Declaración de Solicitud de Modificación Este documento debe ser firmado por la persona que tenga capacidad para comprometer a la organización o que tenga la responsabilidad gestionar el proyecto. El documento debe ser digitalizado y anexado en versión PDF en la sección 1 del formulario. El firmante puede utilizar firma digital. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 18

19 B.02 - MODIFICACION DE DATOS BASICOS Y CONTEXTUALIZACION DE LA SOLICITUD Cómo anexar un documento? - Pinchar dos veces en «Anexo», aparece una ventana de diálogo, pinchar en «Añadir» para poder acceder a sus documentos y seleccionar el documento que desea anexar - seleccionar el documento y pinchar en «OK». Recomendaciones relativas a la digitalización de documentos: Con el objetivo de optimizar el proceso de transferencia de datos, la digitalización debe hacerse en base a los parámetros siguientes: - Formato PDF - Nivel de resolución bajo - Digitalización en blanco y negro. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 19

20 B.03 - MODIFICACIONES RELATIVAS A LA COMPOSICIÓN DEL PARTENARIADO En este apartado se pueden señalar los cambios relacionados con las organizaciones que componen el partenariado: - Modificaciones de informaciones administrativas (teléfono, dirección...) - Cambio de representante legal. Debe acompañarse de los documentos acreditativos correspondientes y anexarse en la sección 8 Anexos en versión PDF. - Cambio de la persona de contacto o responsable financiero. Debe acompañarse de los documentos acreditativos correspondientes y anexarse en la sección 8 Anexos en versión PDF. Salida de un socio Se trata de una alteración relevante al conjunto del proyecto que debe ser objeto de contactos previos con el STC así como con su Corresponsal Nacional. La formalización de la salida de un socio se hace haciendo clic en Suspender Socio. El registro de la salida de un socio se hace visible en todos los documentos. En el Informe de Ejecución siguiente a la modificación, aparecerá como Socio Suprimido Substitución de un socio Igualmente, se trata de una gran alteración al conjunto del proyecto que debe ser objeto de contactos previos con el STC así como con su Corresponsal Nacional. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 20

21 B.03 - MODIFICACIONES RELATIVAS A LA COMPOSICIÓN DEL PARTENARIADO Cómo se incorpora un nuevo socio? Ir a la última posición de la lista de los socios Hacer clic en Añadir nuevo socio Se abre una pantalla que permite incluir la información relativa a este nuevo socio. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 21

22 B.04 - MODIFICACION DEL PLAN DE TRABAJO El formulario sigue la misma estructura que la candidatura, es decir, se estructura por actividades y se subdivide en acciones. Por defecto, se presentan los datos iníciales del formulario de candidatura o de las modificaciones posteriores aprobadas. Las modificaciones del Plan de Trabajo son elementos esenciales del proyecto, por lo que se recomienda el contacto previo con el STC antes del envío de la solicitud de modificación. Cómo formalizar la modificación del Plan de Trabajo? Se deben seleccionar las actividades que se pretenden modificar y clicar en Modificar datos de actividad, después seleccionar la o las acciones que se pretenden modificar en Modificar acción A continuación, se introduce el texto y las informaciones relativas a los elementos que son modificados en la actividad o en la acción. Para suprimir una actividad o acción, también se recomienda el contacto previo con el STC antes del envío de la solicitud de modificación. Se debe escoger la actividad que pretende suprimir y clicar en Suprimir actividad y después seleccionar la o las acciones que se pretenden suprimir y seleccionar en Suprimir acción. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 22

23 B.05 - MODIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL PARTENARIADO En relación a este aspecto del proyecto dos elementos pueden ser objeto de modificación: -La organización del Partenariado de una forma general, - La información específica de uno o más socios o en el caso de incluir un nuevo socio, su descripción completando todas las rubricas propuestas. Modificación de la Organización del Partenariado Hacer clic en Revisión de la organización del partenariado. A continuación introducir el texto y las informaciones relativas a los elementos que son modificados Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 23

24 B.05 - MODIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL PARTENARIADO Modificación de la descripción de uno o más socios Seleccionar el socio en cuestión, hacer clic en «Modificar datos de descripción del socio» y realizar las modificaciones. Si se introduce un nuevo socio en la sección 2 «Composición del Partenariado» se deben completar todas las rubricas. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 24

25 B.06 - MODIFICACION DEL PLAN DE COMUNICACION El formulario sigue la misma estructura que la candidatura, es decir, se estructura por actividades y se subdivide en acciones. Por defecto, se presentan los datos iníciales del formulario de candidatura o de las modificaciones posteriores aprobadas. En relación a este aspecto del proyecto dos elementos pueden ser objeto de modificación: -La descripción general del Plan de comunicación y diseminación de los resultados - La información específica a una o más actividades de comunicación Modificación de la descripción general del Plan de comunicación y diseminación de los resultados Hacer clic sobre Modificación del plan de comunicación e introducir la información sobre las informaciones relativas a los elementos que son modificados. Modificación de la información específica a una o más actividades de comunicación Hacer clic sobre la actividad Modificar la actividad de comunicación, y proceder a las modificaciones. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 25

26 B.07 - MODIFICACION DEL PRESUPUESTO Las modificaciones en el presupuesto pueden ser resultado de: -Modificaciones en el Plan de Trabajo y del partenariado -Cambios en el coste ( incremento o disminución) - Distribución del gasto a lo largo de periodo del proyecto con consecuencias en las anualidades presupuestarias. ATENCION Es imposible registrar y certificar en un informe de ejecución gastos que no fueron previstos. Consecuentemente, debe realizarse la modificación ANTES de certificar cada gasto ( Sección A. 01 Principios Generales sobre la solicitud de una modificación) Las modificaciones presupuestarias pueden afectar: - Financiadores Externos (eliminar/ incluir un nuevo financiador) - Recursos del proyecto - Gastos Modificación de Financiadores Externos - Suprimir un Financiador, hacer clic sobre Suprimir un financiador, después es necesario ajustar la sección Recursos Financieros para que sea congruente con la supresión de la financiación de este financiador externo. - Añadir un nuevo financiador, hacer clic sobre Añadir un nuevo financiador. Previamente es necesario definir el nuevo financiador en la sección 2 Composición del Partenariado considerando al nuevo financiador como un Asociado. Asimismo, es necesario ajustar la sección Recursos Financieros para que sea congruente con la incorporación de la financiación de este financiador externo en nombre de uno más los socios del proyecto Modificación del Presupuesto- Gastos del Proyecto Los gastos son presentados de la misma manera que en el Formulario de Candidatura aprobado: por socio, por año, actividad y línea presupuestaria. La columna «Aprobado» se refiere a la cantidad aprobada en el Formulario de Candidatura contractualizado o en la última modificación aprobada. La columna «Acumulado» se corresponde al montante declarado en los informes de ejecución enviados. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 26

27 B.07 - MODIFICACION DEL PRESUPUESTO La columna «Revisado» permite introducir las nuevas cantidades de la solicitud de modificación. La columna «Cambio» se corresponde a la diferencia entre el montante revisado y el montante aprobado. El formulario muestra, con el fin de poder realizar un seguimiento de la ejecución del proyecto, los cambios acumulados por socios y por líneas presupuestarias. Estas variaciones son calculadas en comparación con las informaciones presupuestarias del Formulario de Candidatura presentado con la firma del contrato (Formulario Inicial). Se presenta la tabla más adelante. Al hacer clic sobre «Modificación de gastos presupuestarios», la columna Revisado aparece activa. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 27

28 B.07 - MODIFICACION DEL PRESUPUESTO Insertar los datos modificados para cada socio, año, actividad y línea presupuestaria en la columna «Revisado» En la columna «Cambio» aparece la diferencia entre el montante revisado y el montante aprobado. Al hacer clic sobre el botón aparece la suma de las modificaciones por socio. Cómo realizar un seguimiento del grado de las modificaciones durante la vida del proyecto? Las modificaciones presupuestarias son aspectos relevantes de la vida del proyecto. En función del nivel de modificación, el proceso de decisión puede requerir la intervención del Comité de Seguimiento a solicitud de la Autoridad de Gestión para el desarrollo de una consulta escrita. El porcentaje de variación es SIEMPRE medido en comparación con las informaciones presupuestarias del Formulario de Candidatura presentado en el momento de la firma del contrato (Formulario Inicial). La información sobre las modificaciones acumuladas a lo largo de la vida del proyecto, tiene como objetivo evitar la transformación gradual de la naturaleza del proyecto inicialmente aprobado. El STC podrá en cualquier caso de solicitud de modificación, solicitar la participación y decisión del Comité de Seguimiento. Sin embargo, en función del nivel de modificación, dispone de delegación de decisión. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 28

29 B.07 - MODIFICACION DEL PRESUPUESTO Sintéticamente, el proceso es el siguiente : Tipo de Modificación Redistribución de los gastos de un socio particular entre líneas presupuestarias para una variación inferior o igual al 10% Proceso de Decisión STC Información previa del Jefe de Fila CS Mecanismo de solicitud Formulario Electrónico de Demanda de Modificación Redistribución del presupuesto entre los socios participantes, con una variación para cada uno de los socios implicados, inferior o igual al 10% Información previa del Jefe de Fila Formulario Electrónico de Demanda de Modificación Cuando las modificaciones sean superiores al 10%, el STC con el Comité de Seguimiento, analizará y decidirá sobre la demanda de modificación. X Formulario Electrónico de Demanda de Modificación STC : Secretariado Técnico Conjunto CS : Comité de Seguimiento ATENCION Para las variaciones inferiores al 10%, en las cuales el Jefe de Fila dispone de cierta capacidad de decisión, debe igualmente informar al STC con el objetivo de que se ponga a su disposición en la PCC el Formulario de Modificación. Para los casos en los cuales la variación es superior al 10%, el proceso puede requerir la participación de otras estructuras de decisión. En este caso el procedimiento es más lento. Se pueden identificar las variaciones que afectan a cada socio en cada una de las modificaciones presupuestarias que han sido efectuadas, así como las variaciones al conjunto del proyecto en la línea TOTAL Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 29

30 B.07 - MODIFICACION DEL PRESUPUESTO Igualmente, se pueden identificar el impacto de las modificaciones realizadas sobre el presupuesto anual. La parte superior muestra las variaciones a nivel de proyecto, y la parte inferior la distribución por socio y año presupuestario. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 30

31 B.08 - MODIFICACION DE LOS INDICADORES DE REALIZACION Y RESULTADO Durante la ejecución del proyecto puede ocurrir que sea necesario realizar una modificación de los indicadores. Hacer «clic» sobre «Modificación de los Objetivos de los Indicadores». A continuación se puede introducir el texto y las informaciones relativas a los elementos que son modificados. En caso de modificación, la columna «Cambio» se corresponde a la diferencia entre el valor revisado y el valor aprobado inicialmente o en modificaciones anteriores aprobadas. La columna «Acumulado» se corresponde con el total de las ultimas actualizaciones. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 31

32 B.09 - MODIFICACION DE LOS ANEXOS El formulario de modificación permite anexar los documentos justificativos que son necesarios para la solicitud de ciertas modificaciones. Ejemplo, los documentos justificativos relativos al cambio de nombre de la organización o del representante legal. Hacer clic sobre Inclusión de nuevos Anexos del Proyecto, los campos permitirán insertar el texto y el documento PDF necesario. Hacer clic sobre «Añadir nuevo documento» para crear una nueva línea. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 32

33 B.10 - OTRAS FUNCIONES DEL FORMULARIO DE MODIFICACION El formulario dispone de otras funcionalidades que permite imprimir documentos relacionados con la solicitud de modificación. Extracción de ficheros Anexos La extracción crea de manera automática los directorios de las carpetas de los anexos adjuntos a la solicitud de modificación. Detección de errores El sistema señala los errores que fueron detectados para que puedan ser subsanados. ATENCION : Antes de enviar el formulario al STC deben eliminarse todos los errores detectados. Solo las «alertas» (warning) pueden permanecer. Imprimir la propuesta de modificación Es posible escoger el lenguaje en que se quiere realizar la impresión. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 33

34 B.10 - OTRAS FUNCIONES DEL FORMULARIO DE MODIFICACION Se puede imprimir la solicitud de modificación. Es necesario mencionar el nombre de la persona que firma la declaración Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 34

35 B.10 - OTRAS FUNCIONES DEL FORMULARIO DE MODIFICACION Es necesario precisar la posición de la persona que firma la declaración Se propone un modelo de documento que se puede imprimir o salvaguardar en varios formatos. A través del botón derecho, aparece la opción «Salvaguardar en PDF» En el caso de que existan problemas con esta función, se puede instalar un programa gratuito a través del siguiente link: 63B07BA5F2E5&displaylang=en Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 35

36 B.10 - OTRAS FUNCIONES DEL FORMULARIO DE MODIFICACION ATENCION Una vez que la declaración este firmada, es necesario insertar la versión PDF en la Sección 1 Declaración del Jefe de Fila en relación al presente pedido de alteración de la decisión de financiación Resumen de la propuesta de modificación del proyecto Esta función permite visualizar todas las secciones donde se han solicitado modificaciones. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 36

37 B.10 - OTRAS FUNCIONES DEL FORMULARIO DE MODIFICACION Se puede imprimir el documento en su totalidad o por sección. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 37

38 C - ENVIAR LA SOLICITUD DE MODIFICACION A TRAVES DE LA PCC Y COMUNICACION DE LA DECISION Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 38

39 C.01 - ENVIAR LA SOLICITUD DE MODIFICACION A TRAVES DE LA PCC Una vez completada la solicitud de modificación, el Jefe de Fila debe enviarla al STC para su análisis y toma de decisión. Se envía a través de la PCC en la sección Proyecto/ Revisiones de Proyecto En la sección «Pedidos de Revisión» ATENCION En la parte «Pedidos de Revisión» con el fin de poder identificar las demandas de modificación a lo largo de la vida del proyecto, se debe crear un carpeta de solicitud de modificación con la fecha. A continuación, se adjunta el formulario de solicitud en esa carpeta. CONSEJO Es indispensable, que las carpetas estén zipadas para una descarga más rápida de los documentos. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 39

40 C.02 - LA COMUNICACION DE LA DECISION EN RELACIÓN A LA SOLICITUD DE MODIFICACIÓN Una vez que las solicitudes sean analizadas y se tome una decisión sobre su aprobación, los resultados serán comunicados al Jefe de Fila. El STC notificará al Jefe de fila la decisión sobre la solicitud de modificación. La notificación se acompaña de un documento detallado donde se especifican los cambios que han sido aceptados. Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 40

41 C.01 - ENVIAR LA SOLICITUD DE MODIFICACION A TRAVES DE LA PCC Estos documentos se colocan en la PCC en la sección «Pedidos de Revisión» El STC editará una nueva versión del Formulario de Candidatura aprobado incorporando los cambios que han sido aceptados. Este Formulario se encontrará en la sección Proyecto Candidatura Aprobada Guía del usuario para completar el formulario de Modificación 41