MANUAL PARA LA SOLICITUD DE REFORMA Y REPROGRAMACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL

Transcripción

1 MANUAL PARA LA SOLICITUD DE REFORMA Y REPROGRAMACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL Febrero 2015

2 Página 2 de 10 HOJA DE RESUMEN Descripción del Documento: Manual para la solicitud de reforma y reprogramación del. Objetivo: El Manual se define como una guía conceptual, metodológica y operativa que contiene los procedimientos, lineamientos y criterios asociados a la solicitud de reforma y reprogramación de los Planes Operativos Anuales () de cada unidad ejecutora del Ministerio de Comercio Exterior (MCE). Elaboración Revisión Aprobación Nombre Cargo Acción Fecha de Acción Analista de Planificación e Jaime Abril Quintero Actualización Feb/10/2015 Inversión ACTUALIZACIONES/REVISIONES/MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN RESPONSABLE 3 Febrero 2015 Modificación en niveles de aprobación, se unifican criterios Jaime Abril de reforma y reprogramación 2 Mayo 2014 Cambio en los niveles jerárquicos de firma de la solicitud e Andrés Navarro informe. 1 Abril 2014 Versión Inicial Andrés Navarro 2

3 Página 3 de 10 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDAD BASE LEGAL CONSIDERACIONES GENERALES LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS... 6 ANEXOS

4 Página 4 de OBJETIVO El Manual se define como una guía conceptual, metodológica y operativa que contiene los procedimientos, lineamientos y criterios asociados a la solicitud de reforma y reprogramación de los Planes Operativos Anuales () de cada unidad ejecutora del Ministerio de Comercio Exterior (MCE). 2. ALCANCE Está dirigido a todos los Viceministros, Subsecretarios, Coordinadores Generales Coordinadores Técnicos, Directores y responsables de cada unidad ejecutora de proporcionar la información referente al Plan Operativo Anual (), a la Coordinación General de Planificación del MCE. 3. RESPONSABILIDAD El cumplimiento y supervisión de lo dispuesto en este manual, así como la realización de recomendaciones al mismo, es responsabilidad de todos los servidores del Ministerio de Comercio Exterior que aplican este proceso. 4. BASE LEGAL Constitución de la República del Ecuador, octubre Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, octubre Reglamento al Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, noviembre Ley de Contraloría y Normas de Control Interno. Normas Técnicas de Presupuestos Actualizadas al , Subsecretaría de Presupuestos del Ministerio de Finanzas. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Comercio Exterior, septiembre Acuerdo Ministerial No. 21 Reglamento de desconcentración administrativa, financiera y jurídica del Ministerio de Comercio Exterior. 5. CONSIDERACIONES GENERALES 5.1 Para efectos de un mejor entendimiento del presente manual se definen los siguientes términos: 4

5 Página 5 de 10 Reformas: se presenta cuando se requiere: Incrementar o disminuir recursos económicos de una actividad de un proyecto o proceso Existe error o cambios en las partidas presupuestarias Incluir o cancelar proyectos, procesos o actividades Reprogramación: son cambios en la programación de ejecución de una actividad de un proyecto o proceso, sin alterar el monto de la actividad ni el total del presupuesto de la unidad (en los casos que lo tuviere). Ejemplo: La reprogramación procede en el siguiente contexto; si la unidad operativa en el mes de marzo, solicita que la ejecución del proyecto/proceso Campañas Publicitarias programada según el en el mes de Abril; se cambie al mes de Octubre o viceversa. Reforma y Reprogramación Presupuestaría: es la combinación de las dos anteriores. Ejemplo: La unidad operativa, necesita que el presupuesto de la actividad Situación Actual y Posicionamiento de Marca del Proyectos Estudios de Mercado, programado para el mes de Marzo pase a la actividad Campaña con Plataforma online del Proceso Publicación de Noticias Institucionales en Redes Sociales a ejecutarse en el mes de Octubre. 5.2 En relación a la operativa de reformas y reprogramaciones se debe considerar los siguientes lineamientos: Cuando la solicitud de Reforma al corresponda a un incremento del techo presupuestario, ésta será analizada y gestionada por la Coordinación General de Planificación, para determinar su pertinencia. Es necesario que las unidades ejecutoras al momento de solicitar reformas al, que afecten al presupuesto asignado, busquen en primera instancia, reutilizar los saldos futuros de presupuesto que tuvieren de sus propias actividades, razón por la cual cada unidad deberá administrar un control actualizado de ejecuciones y saldos por devengar por cada actividad de su. Las reformas y reprogramaciones al deben ser solicitadas al menos con un mes de anticipación y hasta el término del III Trimestre del ejercicio fiscal en curso. Se aceptarán reformas y reprogramaciones hasta el día 10 de cada mes. Ejemplo: si se necesita reprogramar una actividad del mes de mayo para ejecutarse en el mes de marzo (adelantar fecha de ejecución) se debe gestionar el cambio hasta el 10 de febrero. 5

6 Página 6 de 10 No se aprobarán reprogramaciones, ni modificará la Planificación Operativa Anual cuando las unidades operativas realicen un requerimiento durante o posterior al mes en el que se va a ejecutar la actividad, o cuando soliciten hacer uso de valores no ejecutados de los proyectos/procesos de meses anteriores, estos valores no podrán ser modificados en el para ejecutar otros proyectos/procesos. Ejemplo: La unidad operativa en el mes de abril, solicita reprogramar la ejecución del proyecto Campañas Publicitarias, programado en el en el mes de febrero, para que se cambie al mes de Junio. La Coordinación General de Planificación, producto del seguimiento realizado al desarrollo de actividades y ejecución de las unidades del MCE, se reserva el derecho de sugerir, mediante informe a la máxima autoridad, la reforma de cualquier que no se esté ejecutando de acuerdo a su programación; esto a fin de optimizar los recursos y reasignarlos a otras unidades que lo requieran con mayor urgencia. 6. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS 6.1 Procedimiento de Reformas del Dentro de los escenarios posibles de Solicitud de reforma tenemos: 1) Reforma que no afecta al techo presupuestario de la unidad ejecutora, 2) Reforma que si afecta el techo presupuestario de la unidad), 3) Reforma con modificación de ítem presupuestario, 4) Reforma para cancelación o inclusión de proyectos, procesos y/o actividades, 5) Cambio en los indicadores de las actividades (indicador propiamente o meta). Para solicitar reformas al, el titular de cada unidad debe enviar vía Quipux un oficio a la Coordinación General de Planificación con la solicitud, se debe considerar el Formato establecido en el Anexo 1, donde se debe identificar de manera clara los cambios que se desean realizar. El anexo debe ser adjuntado a la comunicación, y en el texto del documento se deberá listar y justificar las causales de cada cambio (ver Anexo 2); la comunicación deberá ser copiada a su jefe inmediato superior. Si se tratase de una solicitud de recursos adicionales que incrementen el techo presupuestario de la unidad, la Coordinación General de Planificación realizará el respectivo análisis para la asignación de nuevos recursos. La solicitud de reforma del debe detallar cada una de las actividades en las cuáles se destinarán los recursos, así como su respectiva programación. Las reformas de la planificación se realizarán de manera anticipada, mínimo un mes de anticipación a la ejecución; se aceptarán las solicitudes de las unidades operativas 6

7 Página 7 de 10 hasta el día 10 de cada mes. Las reformas deberán considerar los tiempos que toman los tipos de contratación requeridos, de manera que los tiempos previstos sean oportunos. La Coordinación General de Planificación dará contestación a las solicitudes, vía Quipux (Ver Anexo 3), indicando a la unidad respuesta favorable o no favorable, conforme corresponda. Los s reformados/reprogramados, serán remitidos a todas las unidades solicitantes hasta el 20 de cada mes. 6.2 Procedimiento de Reprogramaciones del Para solicitar reprogramaciones al, el titular de cada unidad debe enviar vía Quipux un oficio a la Coordinación General de Planificación con la solicitud, justificando las causales del cambio. La comunicación debe ser copiada a su jefe inmediato superior. Se debe considerar lo siguiente: La reprogramación se debe realizar a través del formato de reprogramación establecido (Anexo 1). En el formato de solicitud se debe listar los cambios que se solicitan, así como la respectiva justificación por la cual se ha realizado la reprogramación. Es importante que las unidades operativas conozcan a cabalidad los lineamientos que rigen para las reprogramaciones y las reformas de la planificación, así como la diferencia entre ambos conceptos, previo a la solicitud formal vía quipux. 7

8 ANEXOS Anexo 1 Formulario anexo a solicitud de reforma o reprogramación del Unidad: Fecha: Tipo de solicitud: Elementos a modificar Proyecto Presupuesto Proceso Actividad Indicador actividad Item Presupuestario Riesgo de la actividad Escenario Actual Proyecto/Proceso DATOS GENERALES PROGRAMACION PRESUPUESTO Actividad Factores de Riesgo para el cumplimiento de la actividad Indicador de la Actividad Unidad Medida Línea Base Meta Anual ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ITEM Presup Descripción ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Monto Anual Escenario Propuesto DATOS GENERALES PROGRAMACION PRESUPUESTO Proyecto/Proceso Actividad Factores de Riesgo para el cumplimiento de la actividad Indicador de la Actividad Unidad Medida Línea Base Meta Anual ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ITEM Presup Descripción ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Monto Anual Escenario Actual: Representa la situación inicial la cual se desea reformar (se debe insertar en cada fila el elemento del que se quiere modificar, ya sea proyecto/proceso, actividad, indicador de actividad, ítem presupuestario o presupuesto de alguna actividad) Escenario Propuesto: Representa la situación deseada (como debería quedar el ), es importante tener en cuenta que es una propuesta que nace desde la unidad, y está sujeta a análisis previa aprobación por parte de la Coordinación General de Planificación. En este apartado se debe señalar cada elemento que se desea reformar, y en la parte inferior del anexo se debe indicar los justificativos del cambio.

9 Anexo 2 Ejemplo del Formato del Quipux de Solicitud de Reforma o reprogramación del Para: Nombres y Apellidos Coordinadora General de Planificación (E) Asunto: Solicitud de Reforma del Por medio del presente solicito a usted la reforma del de la (Nombre de la Unidad) de conforme el siguiente detalle: Proyecto/proceso/Actividad 1: Motivos por los cuales se solicita el cambio Proyecto/proceso/Actividad 2: Motivos por los cuales se solicita el cambio Proyecto/proceso/Actividad 3: Motivos por los cuales se solicita el cambio En calidad de anexo a esta comunicación, se adjunta el Formulario de reforma y reprogramación para su respectiva revisión y aprobación. Atentamente, Firma Nombre CC:

10 Página 10 de 10 Anexo 3 Respuesta a la Solicitud de Reforma o reprogramación del Para: (Nombre de la autoridad solicitante) (Área solicitante) Asunto: Respuesta a solicitud de Reforma del No. (Número del memorando)- (nombre de la unidad solicitante) En respuesta a su Memorando (Nro. del memorando), donde se solicita la (reforma/reprogramación) del de su unidad, cúmpleme indicar que se ha procedido a atender su solicitud, y en calidad de anexo a esta comunicación se adjunta el informe de (reforma/reprogramación). Así también, mediante Memorando (Nro. del memorando), se remitió a la Dirección Financiera la solicitud de reforma del presupuesto, de manera que refleje los cambios realizados en la planificación. Finalmente se adjunta el reformado de la unidad, el cual se considerará de aquí en lo posterior para el proceso de seguimiento y evaluación Atentamente, (Firma) (Nombre) Coordinadora General de Planificación 10