IMPORT EXPRESS ONLINE GUÍA DEL USUARIO

Transcripción

1 IMPORT EXPRESS ONLINE GUÍA DEL USUARIO importexpressonline.dhl.com CON IMPORT EXPRESS ONLINE PREPARE Y ADMINISTRE SUS ENVÍOS EN FORMA RÁPIDA Y EFICIENTE, TENIENDO TOTAL VISIBILIDAD SOBRE SUS ENVÍOS Y MANTENIENDO CONFIDENCIAL SU NÚMERO DE CUENTA. Import Express Online fue diseñada para coordinar una efectiva comunicación entre Importadores y Remitentes dondequiera que estén, directamente a través de Internet. Brinda a los Importadores un total control sobre sus Importaciones, al tiempo que permite a los Remitentes preparar y administrar sus envíos. Beneficios: Prepare sus envíos de importación en línea con tan solo unos pocos clics, incluyendo instrucciones para el remitente por correo electrónico, guías, facturas y programación de recolecciones. Su número de cuenta de DHL Import Express permanece completamente confidencial ya que las instrucciones son enviadas a sus remitentes manteniendo segura la información de su cuenta. El fácil acceso a los números de guía y los datos de envío relacionados permiten a todas las partes involucradas optimizar las comunicaciones y el seguimiento de los envíos. Verifique el estado de los envíos en cualquier momento del proceso de importación. Reduzca el papeleo gracias a un proceso totalmente automatizado. Prepare y administre los envíos en línea las 24 horas, los 7 días de la semana.

2 ACCESO Y REGISTRO Con Import Express Online, no es necesario instalar software alguno y el uso de esta herramienta de envío es totalmente gratuito. Import Express Online de DHL sólo requiere que el importador tenga una cuenta de Import Express; el remitente no necesita una cuenta para registrarse y utilizar la aplicación. Sitio web DHL Global (elija su país) Acceda a DHL Import Express Online a través del enlace directo: O importexpressonline.dhl.com a través del sitio web de DHL de su país en Si ya está registrado, ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña. Recomendación Marque la casilla que se encuentra debajo de los campos de ingreso para que el sistema le recuerde su ID de correo electrónico. CÓMO COMENZAR A UTILIZAR LA HERRAMIENTA Ingreso Si usted es un importador y es la primera vez que utiliza esta herramienta, deberá registrarse para obtener acceso. Haga clic en Regístrese ahora debajo del botón Ingreso. Asegúrese de tener a la mano sus números de cuenta de Import Express. Registro Recomendación Como Importador, usted podrá incluir múltiples números de cuenta de Import Express al momento del registro, o ingresar uno y agregar el resto más tarde editando su perfil de usuario. Si usted es un remitente, podrá registrarse y mantener un perfil de usuario en Import Express Online, pero el sistema no le solicitará que ingrese un número de cuenta de DHL.

3 IMPORTADORES PREPARAR INSTRUCCIONES DE ENVÍO: DATOS DE DIRECCIÓN Datos de dirección Los importadores pueden preparar y enviar instrucciones de envío a sus remitentes O completar envíos en nombre de sus remitentes. Los importadores pueden autorizar a los remitentes mediante una instrucción de envío individual que permite a los remitentes enviar una vez al destinatario utilizando la cuenta de Import Express del importador, o bien pueden crear una autorización permanente* para permitir que los remitentes realicen envíos en cualquier momento al destinatario utilizando la cuenta de Import Express del importador. Ingrese y guarde la información de dirección del remitente y el destinatario y proporcione detalles de envío importantes para crear instrucciones de envío, revisar la información ingresada y rastrear envíos. Buscar remitente o destinatario Paso 1A: Para preparar instrucciones de envío rápidamente, utilice información de remitentes y destinatarios recientes, seleccionándolos de los respectivos menúes desplegables Enviar desde/enviar a y pulse Próximo para continuar. O Si su remitente o destinatario no han sido utilizados recientemente o si necesita ingresar nueva información de dirección, pulse uno de los enlaces Abrir Libreta de Direcciones o Crear nuevo remitente que aparecen debajo del campo Enviar desde. Crear documentos fáciles de utilizar Paso 1B: Para crear documentos fáciles de utilizar, seleccione el idioma del remitente del menú desplegable correspondiente y autorice al remitente a actualizar la dirección de recolección. Si es una dirección nueva, marque la casilla para grabarla en la Libreta de Direcciones. Nota *Disponible en el primer trimestre de 2011 Si el importador no marca la casilla que autoriza al remitente a modificar la información de recolección, los remitentes no podrán editar los campos respectivos.

4 PREPARAR INSTRUCCIONES DE ENVÍO: DETALLES DEL ENVÍO Detalles del envío Paso 2A: La pantalla Detalles del envío permite a los importadores: Ingresar un mensaje para el remitente, como qué artículos se solicitarán, los números de órdenes de compra e instrucciones de manejo. Opcionalmente, tendrá la posibilidad de adjuntar un archivo, que puede ser una orden de compra o cualquier documento relacionado. Puede elegir facturar el flete y los cargos aduaneros a diferentes cuentas, de ser necesario. Utilice el menú desplegable para seleccionar la cuenta de Import Express a la que se facturará. Indicar si desea recibir notificaciones por correo electrónico cuando se realizan los envíos y con qué frecuencia; o configurar sus preferencias para recibir mensajes de seguimiento vía correo electrónico en caso que el remitente no haya procesado el envío en un determinado período de tiempo. Detalles del envío (preparar envío en nombre del remitente) Paso 2B: Adicionalmente a la información indicada en el paso 2A, si el importador está preparando un envío en nombre del remitente, los importadores pueden: Seleccionar un tipo de empaque, ingresar piezas y peso así como una descripción del contenido, indicar el estado a efectos de Aduanas ( no documento si está sujeto a pagos de impuestos y aranceles o documento si no es gravable), y decidir si preparará una factura comercial en línea. Seleccionar un producto entre las opciones desplegadas; la aplicación sólo mostrará productos que estén disponibles según los datos ingresados por el importador. Si el producto seleccionado no está disponible al momento del envío, indicar si prefiere entonces la opción más rápida o la más económica. Nota La fecha de entrega estimada se basa en que el envío se procese inmediatamente. La fecha de entrega puede variar dependiendo de cuándo se procese el envío.

5 PREPARAR INSTRUCCIONES DE ENVÍO: REVISAR Y ENVIAR INSTRUCCIONES Revisar detalles del envío Paso 3A: Import Express Online brinda a los importadores la posibilidad de revisar toda la información ingresada antes de enviarla al remitente. Opte por autorizar a un remitente a procesar una instrucción individual o genere una autorización permanente* para que el remitente utilice su número de cuenta de Import Express para envíos regulares. Marque la casilla para permitir que el remitente tenga visibilidad de las tarifas. Recomendación MANAGE AUTHORIZATIONS Para realizar cambios, pulse los botones Atrás o Cancelar al pie de la página. Pulse el botón Enviar instrucción para remitir las instrucciones de envío por correo electrónico al remitente designado. *Disponible en el primer trimestre de 2011

6 ADMINISTRAR AUTORIZACIONES Paso 3B: Cree autorizaciones permanentes* para sus remitentes y guarde un registro de las mismas mediante la función Administrar autorizaciones. Ingrese los datos del remitente (De) y destinatario (Para) seleccionando los contactos más recientes de los respectivos menúes desplegables; o utilice el enlace Abrir Libreta de Direcciones para buscar otro remitente ya grabado en su Libreta de direcciones; o pulse los enlaces Crear nuevo remitente/destinatario para ingresar datos de un nuevo remitente/destinatario. Seleccione el número de cuenta al que se facturará. Verifique los datos de dirección y revise los detalles de pago confirmando las cuentas a las que se facturarán el flete y los impuestos y aranceles. Pulse el botón Otorgar autorización permanente al pie de la página. Se proporciona al remitente un enlace para acceder directamente a Import Express Online. Recomendación El remitente recibirá un correo electrónico indicándole que un importador le ha otorgado una autorización permanente*. El mensaje proporcionará la dirección de correo electrónico del importador, un enlace directo para que el remitente acceda a la aplicación, así como la contraseña que deberá utilizar. HISTORIAL Y RASTREO DE ENVÍOS Ver historial y rastrear envíos Paso 4: Para ver y rastrear sus envíos, pulse la pestaña Historial/ Rastreo. Haga clic en el encabezado de una columna para ordenar por número de ID, última actualización, nombre de remitente, país, ID de correo electrónico, número de guía y estado. O Rastree un envío ya procesado pulsando el enlace Rastrear en la columna Estado. También puede actualizar/autorizar, cancelar o preparar nuevas instrucciones de envío, según sea necesario. *Disponible en el primer trimestre de 2011

7 OTROS ENLACES Y PANTALLAS DEL IMPORTADOR Mi Perfil La pantalla Mi Perfil contiene la información que usted ingresó al momento del registro. Podrá revisarlo y actualizarlo en cualquier momento. Ante preguntas sobre cómo usar una pantalla determinada, pulse el enlace Ayuda en la barra de navegación o alguno de los enlaces Ayuda junto a los campos de los formularios. La pantalla Libreta de Direcciones le permite guardar toda la información de contacto de remitentes y destinatarios. Para ingresar nuevos remitentes y destinatarios, pulse el botón correspondiente y complete la información requerida. Libreta de Direcciones Para importar/exportar libretas de direcciones, utilice los botones respectivos en la parte inferior de la pantalla. Seleccione qué libreta de direcciones desea importar/exportar (la del remitente o la del destinatario). Indique si el archivo a importar/exportar tiene encabezados, adjunte el archivo y pulse Comenzar importación/ exportación. Haga coincidir los nombres de los campos de Import Express Online con los del archivo CSV a ser importado/ exportado. Pulse el botón Importar/Exportar. Recibirá un correo electrónico de confirmación.

8 REMITENTES Ingrese y grabe la información de dirección del remitente y el destinatario y brinde detalles de envío importantes para crear instrucciones de envío, revisar información ya ingresada y rastrear envíos. Página de inicio ingresando a través de la URL Los remitentes pueden acceder a Import Express Online A través de notificaciones proactivas por correo electrónico enviadas por importadores, o Utilizando el enlace directo importexpressonline.dhl.com y sus respectivas credenciales de ingreso después de haberse registrado en la aplicación. Paso 1: Los remitentes accederán a Import Express Online en una de las siguientes maneras: FPO Pulse la URL provista en la notificación proactiva vía correo electrónico enviada por los importadores. O Acceda a la aplicación a través del enlace directo importexpressonline.dhl.com Nota Página de inicio ingresando a través del enlace directo Al ingresar por primera vez a Import Express Online utilizando el enlace y contraseña temporal provistos en la notificación proactiva por correo electrónico, el remitente deberá seleccionar una nueva contraseña, que será válida para todos los envíos futuros. A los remitentes ya registrados, se les presentará la página de inicio dividida en dos secciones: Preparar nuevos envíos (envíos revertidos): para que los remitentes preparen una solicitud de envío para el titular de una cuenta de DHL; los cargos del envío se facturarán al titular de la cuenta de DHL después de que éste haya autorizado la solicitud. Administrar envíos: muestra instrucciones de envío de importadores.

9 SOLICITUDES DE ENVÍO: RESUMEN DEL ENVÍO Resumen del envío Paso 2: Cuando se utiliza la URL del mensaje de correo electrónico para acceder al programa, el remitente verá un resumen de las instrucciones de envío del importador. Pulse el botón Aceptar para aceptar la solicitud de envío del importador tal como se preparó. O Si desea aceptar la solicitud de envío, pero la información sobre la dirección de recolección ha cambiado y debe ser actualizada, pulse el botón Modificar dirección de recolección y aceptar. O Rechace el envío e indique la razón en el campo Motivo de rechazo. Pulse Rechazar. Nota SOLICITUDES DE ENVÍO: OPCIONES DE ENVÍO El botón Modifar la dirección de recolección sólo estará disponible si el importador indicó que el remitente tiene autorización para actualizar información. Detalles del envío Paso 3A: Una vez que la solicitud ha sido aceptada, ingrese información adicional tal como tipo de empaque, número de piezas, peso total, descripción del contenido y, si se trata de un envío sujeto a derechos de aduana, el valor declarado. Si el importador preparó los detalles del envío en nombre del remitente, el remitente solamente tendrá que chequear y actualizar de ser necesario. Paso 3B: Utilice el menú desplegable de Recolección para indicar la acción solicitada. Se pueden incluir instrucciones adicionales en el campo Instrucciones especiales. El horario de recolección se puede programar con anticipación, dependiendo del país. Recomendaciones Import Express Online incluso ayuda al remitente a decidir si el envío se considera documento o no-documento. Pulse el enlace Ayuda para decidir situado a la derecha del campo Estado del envío. Los remitentes en los EE.UU. con envíos sujetos a derechos de aduana también deberán ingresar un ITN válido o una exención de FTR del menú desplegable.

10 Información de aduana Paso 4: Seleccione Factura Comercial o Factura Proforma del menú desplegable Tipo de Factura, dependiendo del tipo de mercancías a enviar. Indique el tipo de exportación en el menú desplegable. Ingrese información sobre las mercancías completando los campos del formulario, y pulse Agregar. Repita este proceso hasta ingresar toda la información de las mercancías. Recomendaciones Puede incluir información opcional no requerida para la factura, tal como número de factura, términos de comercio, Otros comentarios y Otros cargos. Se pueden ingresar múltiples listados con información sobre mercancías. Simplemente ingrese la descripción del envío, indique el país de origen, la cantidad, la unidad de medida y el precio por unidad. Pulse Agregar para incluir cada listado. Luego de haber completado la información de la factura, puede agregarla a sus plantillas de factura pulsando la casilla en la parte inferior e ingresando un nombre de archivo para la nueva plantilla de factura. Opciones de servicio Paso 5: La pantalla Opciones de servicio mostrará todos los productos y servicios disponibles según los detalles del origen, destino y envío ingresados. También mostrará la última hora de recolección posible para el país del remitente. Si un importador eligió autorizar a un remitente para tener visibiliad de las tarifas, éstas aparecerán junto a cada producto. Seleccione el producto DHL que mejor se adapta a sus necesidades de envío. Si el importador seleccionó el producto, verifique su disponibilidad y prosiga a la pantalla Confirmar envío.

11 SOLICITUDES DE ENVÍO: CONFIRMACIÓN DE ENVÍO Confirmar envío Paso 6: En la pantalla Confirmar envío, puede modificar los datos ya ingresados pulsando el botón Atrás. Luego de verificar los detalles, acepte los Términos y condiciones. FPO Pulse el botón Confirmar envío para continuar. Recomendación Se puede cancelar la instrucción de envío pulsando el botón Cancelar en cualquier momento. SOLICITUDES DE ENVÍO: IMPRIMIR DOCUMENTOS Imprimir documentos Paso 7: Seleccione la opción de impresión y el número de copias que desea imprimir. Pulse el botón Vista Previa para revisar los documentos antes de imprimirlos (resumen del envío, guía, factura) y luego pulse Imprimir.

12 ENVÍOS REVERTIDOS Los remitentes pueden preparar y enviar una solicitud de envío a un importador. El importador deberá autorizar la solicitud para que el remitente la procese. Los cargos del envío se facturarán a la cuenta del importador. Instrucciones de envío Paso 1A - Remitente: El remitente ingresa a Import Express Online. Seleccione un destinatario de la Libreta de Direcciones. Ingrese los datos del envío y seleccione un importador de la lista desplegable (si no se había establecido una relación importador-remitente previamente, el remitente deberá ingresar la dirección de correo electrónico del importador). Seleccione un producto. Solicite aprobación. Se envía un correo electrónico al importador. Datos del remitente/destinatario Paso 1B - Importador: El importador recibe una notificación via correo electrónico e ingresa a Import Express Online. Ver la solicitud de envío. Actualice el mensaje al remitente y la información de facturación, si es necesario. Apruebe o rechace la solicitud de envío. Se envía un correo electrónico al remitente. Paso 1C - Remitente: El remitente recibe una notificación vía correo electrónico e ingresa a Import Express Online. Ver la solicitud de envío del mensaje de actualización del importador. Imprima la documentación de envío y programe una recolección.

13 Programar recolección Si no tiene una recolección programada regularmente en un día específico, puede solicitar una fácilmente utilizando la pestaña Programar recolección. Se pueden recolectar múltiples envíos a la vez. Solicitar/revisar autorizaciones Mantenga un registro de todas las autorizaciones permanentes* que le han otorgado los importadores. Autorización permanente* Solicite una autorización permanente* de un importador para poder realizar envíos en forma regular. Ingrese el ID de correo del importador Seleccione un destinatario Y siga el mismo proceso de los envíos revertidos por única vez *Disponible en el primer trimestre de 2011

14 OTROS ENLACES Y PANTALLAS DEL REMITENTE Mi Perfil La pantalla Mi Perfil contiene la información ingresada por el importador. El remitente puede realizar revisiones y actualizaciones en cualquier momento. Para hacerlo, simplemente ingrese la información nueva o modificada y pulse el botón Enviar. Pulsando el enlace Ayuda en la barra de navegación, encontrará información sobre cómo utilizar una determinada pantalla. Recomendación Puede encontrar ayuda adicional sobre los formularios de envío pulsando los diversos enlaces de ayuda ubicados a la derecha de algunos de los campos del formulario Plantillas de factura comercial/proforma Luego de haber completado la información de la factura, puede agregarla a sus plantillas de factura pulsando la casilla en la parte inferior e ingresando un nombre de archivo para la nueva plantilla de factura. Libreta de Direcciones La libreta de direcciones almacena toda la información de sus destinatarios, lo que le permite preparar envíos sin tener que ingresar la información de contacto cada vez. Utilice el campo Encontrar para realizar una búsqueda por nombre o ver sus contactos utilizando diversas opciones de clasificación disponibles en la lista desplegable Contenido en la columna.

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