Sistema electrónico de presentación del informe conforme al artículo 15 del Convenio

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1 MANUAL DEL USUARIO CONVENIO DE ESTOCOLMO SOBRE CONTAMINANTES ORGÁNICOS PERSISTENTES (COP) Sistema electrónico de presentación del informe conforme al artículo 15 del Convenio El Sistema electrónico de información (ERS) ha sido elaborado y puesto a disposición de los puntos de contacto oficiales del Convenio de Estocolmo (OCP), encargados de presentar sus respectivos informes nacionales según lo establecido en el artículo 15. Cada OCP debe haber recibido de la Secretaría del Convenio de Estocolmo un nombre de usuario y una contraseña que le permitirán identificarse, rellenar los formularios en línea y por último enviar el informe a la Secretaría. Identificación El acceso al ERS en línea se realiza a través de una cuenta protegida por una contraseña. Se ha asignado a cada Parte dos juegos de nombre de usuario y contraseña para tener acceso en línea al formulario del informe. La información de identificación (nombre de usuario y contraseña) para las dos cuentas ha sido enviada a los respectivos puntos de contacto oficiales de todas las Partes. Cuenta Nombre de usuario Contraseña Cuenta 1: Punto de contacto oficial OCP_xx xxxxxxxx Cuenta 2: Punto de contacto técnico TECH_xx yyyyyyyy Cuenta 1 (solamente para el OCP) La primera cuenta es para uso exclusivo del OCP y permite coordinar la recopilación de datos a nivel nacional, así como certificar el envío electrónico del informe a la Secretaría. Si bien el OCP puede rellenar el formulario conjuntamente con otros técnicos, el envío del informe a la Secretaría solamente podrá realizarlo el OCP. Cuenta 2 (otros usuarios autorizados) El OCP puede comunicar la información de identificación de la segunda cuenta (para el punto de contacto técnico) a todo técnico autorizado que posea información relacionada con las diferentes secciones del formulario. Esto hace posible que el formulario sea rellenado por técnicos de cada país relacionados con las correspondientes secciones. No obstante, estos técnicos con acceso a la cuenta 2 no podrán enviar el informe final a la Secretaría. El OCP, introduciendo el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta 1, puede revisar la información aportada por los técnicos y enviar a la Secretaría el informe nacional terminado. Al identificarse, el usuario abre una sesión. Durante la sesión el usuario puede introducir los datos que se requieren para el informe, hacer modificaciones a los datos introducidos y salvarlos en la base de datos del ERS en línea. Por razones de seguridad la sesión se cierra después de transcurrido cierto tiempo o cuando el usuario se desconecta. Por ello se recomienda SALVAR con cierta frecuencia los datos introducidos para evitar perderlos. Si se ha cerrado la sesión los usuarios tendrán que volver a identificarse con su nombre de usuario y contraseña y abrir una nueva sesión. 1

2 El usuario puede cerrar la sesión y salir del sistema en cualquier etapa del proceso pulsando Desconexión en la esquina superior derecha de la pantalla. Cuenta de prueba La Secretaría ha creado una cuenta de prueba para dar a los usuarios la posibilidad de ensayar el ERS en línea sin tener que utilizar ninguna de las cuentas oficiales antes mencionadas. El nombre de usuario y la contraseña para probar el sistema son los siguientes: Nombre de usuario: Art15 Contraseña: test El formulario en línea Una vez identificado en el sistema, el usuario llega a la página de instrucciones (ver infra). Esta página contiene información general sobre la estructura del formulario en línea, así como de sus partes, las cuales aparecen numeradas en el diagrama. (1) Instrucciones (4) Parte C (2) Parte A (5) Parte D (3) Parte B (6) Enviar el informe nacional 2

3 3

4 En la parte superior del formulario aparece un menú (7) que permite seleccionar el idioma en que se prefiere presentar el informe. El cuestionario está disponible en los seis idiomas de las Naciones Unidas: árabe, chino, inglés, francés, ruso y español. Para disponer del formulario en el idioma de su preferencia, tenga a bien pulsar el idioma correspondiente. Se le ruega leer cuidadosamente las instrucciones antes de proceder a rellenar el formulario. Una vez que se encuentre en la página de instrucciones, podrá tener acceso a las partes A, B, C o D del informe pulsando las pestañas correspondientes. La parte A contiene información general sobre la Parte contratante, el punto de contacto oficial y el punto focal nacional. La parte A del formulario aparecerá ya rellenada con la información disponible en la base de datos de la Secretaría, y usted no podrá cambiar ningún dato de los que aparecen en esta parte. Los cambios solamente podrán ser realizados por la Secretaría, previa instrucción de las Partes a través de los canales oficiales definidos en el Convenio. Las partes B y C contienen las preguntas esenciales que las Partes tienen que responder en línea. Usted podrá tener acceso a estas preguntas pulsando el botón con el número correspondiente ubicado sobre la pregunta en la barra del menú (1). También podrá tener acceso a la pregunta anterior o continuar hacia el próximo grupo de preguntas pulsando los botones de navegación Retroceder (2) o Continuar (3), situados al final de cada página. La parte B del formulario contiene preguntas que abarcan, en general, todas las obligaciones que la Parte tiene que cumplir. La parte C contiene preguntas específicas en relación únicamente con los PCB. 4

5 Las preguntas están agrupadas en secciones y los botones de las preguntas que aparecen en la parte superior se pondrán de color azul oscuro o quedarán en blanco (sin color específico) en dependencia de si se ha respondido la pregunta en cuestión. Si los botones de las preguntas quedan en blanco (4) esto quiere decir que esas preguntas aún no se han respondido, mientras que los botones de las preguntas ya respondidas aparecerán de color azul oscuro (5). Antes de terminar cada sección y de enviar el formulario tenga a bien verificar el color de los botones de cada pregunta a fin de garantizar que todas las preguntas estén respondidas. La Parte D ofrece la posibilidad a los usuarios de hacer comentarios sobre el sistema electrónico de información. Esta parte consta solamente de dos preguntas. La primera de éstas se refiere a información fundamental que el usuario considera útil pero que no puede recogerse en ninguna otra pregunta. La segunda pregunta de la Parte D permite al usuario transmitir a la Secretaría comentarios sobre la efectividad del formulario y sugerencias y recomendaciones respecto a cómo mejorarlo. Parte final envío del informe nacional esta parte contiene las instrucciones y el mando para enviar el informe. Una vez enviado el informe no se podrán hacer cambios. Si fuera necesario hacer algún cambio tenga a bien establecer contacto directamente con la Secretaría. 5

6 Cómo rellenar los formularios en línea Opciones de respuesta La mayor parte de las preguntas tienen una lista de opciones únicas (botones redondos) tales como sí, no, información disponible, información no disponible, etc. El usuario deberá seleccionar la opción o las opciones que corresponda(n) a la Parte contratante. Algunas preguntas permiten solamente una respuesta. En el caso de otras preguntas existe la posibilidad de seleccionar varias respuestas. El usuario tendrá que completar la información solicitada de la forma que se muestra en el diagrama siguiente: 1. Seleccione la opción u opciones que se avenga(n) a la Parte (1). 2. En el caso de seleccionar ciertas opciones, se abrirá un recuadro para precisar otros detalles. Responda según se le solicite (2). 3. Salve la página terminada pulsando el icono Salvar ubicado en la esquina superior derecha (3). 4. Después de pulsar el botón de salvar, el sistema anuncia la confirmación mediante la aparición de una ventana (4). 6

7 Los detalles adicionales de cada opción pueden ser solicitados en diferentes formatos tales como: Lista de una sola opción posible (botones redondos) Lista de varias opciones posibles (botones cuadrados) Tabla simple con datos para rellenar Tablas múltiples Botones redondos y cuadrados En el diagrama a continuación se presenta el ejemplo de una página con listas de una y varias opciones. Observe que hay botones redondos (1) y cuadrados (2). 7

8 Pulse los botones correspondientes a la respuesta adecuada a su país. El cuestionario no aceptará varias respuestas cuando los botones son redondos. Si desea cambiar la opción seleccionada, simplemente pulse la nueva opción deseada y de esta forma se anula la selección anterior. En caso de varias opciones posibles si desea eliminar una respuesta seleccionada simplemente púlsela de nuevo y ésta será anulada. Tablas simples 8

9 Las tablas se necesitan principalmente para aportar información cuantitativa. En el diagrama siguiente se muestra un ejemplo de tabla simple. En el caso de las tablas simples, los elementos de la matriz (columnas y renglones) están predefinidos. Los valores numéricos se deben escribir en las celdas correspondientes (1). En algunos casos se pueden agregar renglones para ampliar las tablas (2). 9

10 Tablas múltiples En el caso de las tablas múltiples se debe proporcionar la información detallada que se solicita en la matriz por diferentes años, productos químicos, etc. La pregunta 10 de la parte B que se muestra en el siguiente diagrama se utilizará como ejemplo para explicar paso a paso cómo se rellena una tabla múltiple. 1. Seleccione el producto químico en el menú de desplazamiento ubicado en la parte superior (1). 2. Seleccione el año en el menú de desplazamiento de la parte superior (2). 3. Proporcione la información que se le solicita (3). 4. Una vez terminada la tabla, sálvela pulsando el botón Salvar tabla que se encuentra en la parte inferior de la tabla (4). 5. En la parte superior de la tabla hay una línea que contiene la lista de las tablas ya salvadas. Esto le permite al usuario saber qué años ya están salvados en la base de datos (5). Este proceso se repite para cada año y cada producto químico que sea necesario. Envío del informe nacional Para enviar el informe nacional, tenga a bien seguir las instrucciones siguientes y utilizar el diagrama como referencia: 1. Para pasar a la página de envío del informe nacional, pulse el icono Enviar informe nacional del menú ubicado en la parte inferior de cada página (1). 10

11 Entonces aparecerá la página de envío del informe nacional. Esta página también contiene información de ayuda para enviar el informe. 2. Para enviar el informe, pulse el botón Enviar informe nacional. Esta función SÓLO estará activada para los Puntos de Contacto Oficiales. 3. Una vez enviado el informe, no se podrá modificar ninguna información almacenada en la base de datos. Para guardar una copia del informe, imprima el informe completo pulsando el icono de imprimir ubicado en la parte superior de cada página (3). Al enviarse el informe, el sistema registrará automáticamente la fecha de envío (ver Parte A). Sugerencias Para disponer del formulario en el idioma de su preferencia, tenga a bien pulsar el idioma correspondiente en la parte superior de la página de instrucciones. 11

12 Usted puede terminar la sesión y salir del sistema en cualquier etapa del proceso pulsando Desconexión en la esquina superior derecha de la pantalla. Usted puede imprimir el informe en cualquier momento pulsando el icono de imprimir que se encuentra en la parte superior de cada página. NO utilice el icono Retroceder del navegador (por ejemplo, Internet Explorer, Firefox, etc.) para anular datos previamente salvados. Si desea modificar algún dato después de haber pulsado el botón Salvar, simplemente modifique la información y vuelva a pulsar Salvar. Al introducir datos numéricos con cifras decimales, se le ruega utilizar un punto para separar las décimas (por ejemplo 10.7). No es necesario separar los millares. Si necesita ayuda adicional o desea hacer comentarios y sugerencias sobre el sistema de presentación del informe en línea, se le ruega establecer contacto con la Secretaría en la siguiente dirección electrónica: Escriba Prueba de Informe Nacional en la línea de asunto del mensaje electrónico. 12

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