Servicio de Representación Voluntaria Preguntas frecuentes
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- Gonzalo Salas Mendoza
- hace 7 años
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1 Ogasun, Finantza eta Aurrekontu Saila Departamento de Hacienda, Finanzas y Presupuestos Servicio de Representación Voluntaria Preguntas frecuentes 1. Qué es la representación voluntaria? La representación voluntaria permite a un obligado tributario habilitar a una persona de su confianza o a un profesional para que realice en su nombre trámites, actuaciones, ejercicio de derechos o cumplimiento de obligaciones. De esta forma, el representante voluntario se coloca en la situación del representado y todo lo que haga, así como los efectos de sus actuaciones, se trasladan al representado. 2. Qué Decreto regula la representación voluntaria? DECRETO FORAL 15/2010 del Consejo de Diputados de 13 de abril, que regula la representación voluntaria otorgada para la realización de determinados trámites y actuaciones en materia tributaria ante la Hacienda Foral de Alava y crea el Registro de Representantes voluntarios publicado el 30 de abril 2010 en el BOTHA nº Cuando se puede empezar a usar la Representación Voluntaria? El ejercicio de la Representación Voluntaria entrará en vigor el 1 de diciembre de Sin embargo, hasta esta fecha se podrán realizar altas, modificaciones y bajas de las relaciones de Representación Voluntaria. 4. Cómo se pueden dar de alta en el registro nuevas relaciones de representación voluntaria? El alta de una nueva relación de representación voluntaria se puede realizar por cualquiera de los siguientes procedimientos: A. Canal Presencial: Comparencia del representante y del representado en Hacienda Comparencia del representante y del representado en Hacienda (o una persona acreditada para realizar este trámite en nombre del representante o representado o en nombre de los dos), firmando ambos el modelo de solicitud y aceptación de la representación. B. Canal Presencial: Comparecencia sólo del representante en Hacienda y presentación de documento acreditativo Comparecencia sólo del representante en Hacienda (o una persona acreditada para realizar este trámite en nombre del representante), quien presenta un poder notarial o un documento privado con firma notarialmente legitimada del representado quedando claramente especificada la representación y el/los nivel(es) de representación voluntaria que le otorga al representante, de modo que la solicitud de representación que cumplimenta se da por aceptada.
2 C. Canal Telemático: Presentación por Internet de la solicitud (representante) y aceptación por Internet (representado) Presentación por Internet de la solicitud por parte del representante (en Diputación Digital y, por lo tanto, mediante el uso de claves, DNI electrónico o certificado digital) y aceptación de la misma por Internet por parte del representado (también usuario de Diputación Digital mediante el uso de claves, DNI electrónico o certificado digital, accediendo al servicio de Representación Voluntaria).El período de aceptación no será superior a 20 días naturales contados a partir del día siguiente al de la presentación de la solicitud de alta por parte del representante. En caso de que no se produzca la aceptación dentro del citado plazo se entenderá no validada la representación solicitada. D. Canal Telemático: Presentación por Internet (representante) y aceptación por Internet con claves (representante) Presentación por Internet de la solicitud por parte del representante (en Diputación Digital y, por lo tanto, mediante el uso de claves, DNI electrónico o certificado digital) respecto a un obligado tributario que no es usuario de Diputación Digital, pidiéndose excepcionalmente que se le facilite una clave especial para este procedimiento. Esta clave se envía por correo al domicilio del obligado tributario/representado. El obligado tributario/representado deberá entregar la clave al representante. El representante accederá a Diputación Digital y aceptará la solicitud al indicar la clave. El período de aceptación no será superior a 20 días naturales contados a partir del día siguiente al de la presentación de la solicitud de alta por parte del representante. En caso de que no se produzca la aceptación dentro del citado plazo se entenderá no validada la representación solicitada. 5. Cómo se puede modificar el nivel de representación en una relación entre un representante voluntario y un representado? La modificación del nivel de representación voluntaria se puede realizar por cualquiera de los procedimientos señalados para el alta (canal presencial o canal telemático). 6. Cómo se puede dar de Baja la relación de representación voluntaria? La revocación de la representación por parte del obligado tributario/ representado o la renuncia de la representación por parte del representante podrá realizarse en cualquier momento mediante comparecencia personal en Hacienda Foral de Álava o por Diputación Digital. Con efectos meramente informativos, la Hacienda Foral de Álava comunicará la revocación o renuncia a la parte que no la haya cursado, indicando la fecha de efectos a partir de la cual se entenderá revocada o anulada la representación correspondiente. 7. Cómo y dónde puedo consultar mis /representados y solicitudes presentadas? En Diputación Digital, dentro del servicio de Representación Voluntaria, en la opción Consulta se podrá acceder a las siguientes opciones:
3 Mis relaciones: Permitirá consultar el listado de relaciones de representación voluntaria con representados o. También se podrá consultar del histórico de una relación en concreto. Solicitudes: Mostrará todas las solicitudes de representación voluntaria del interesado conectado. Permitirá la consulta del estado de la solicitud de representación, así como la descarga en PDF para su visualización. 8. Cuáles son los niveles de representación voluntaria? NIVEL 1 Presentar declaraciones (excepto las censales) y autoliquidaciones. Efectuar el pago de deudas tributarias y sanciones en período voluntario (por ejemplo pagar por pasarela). Solicitar, junto con las autoliquidaciones presentadas, aplazamiento o fraccionamiento, compensación de deudas y sanciones Consultar su estado de tramitación e imprimir copia válida. NIVEL 2 Subniveles: 2.A) Consultar y utilizar los datos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas para poder confeccionar la autoliquidación. 2.B) Solicitar y recibir certificados tributarios. 2.C) Presentar declaraciones censales, contestar a requerimientos derivados de los procedimientos censales y consultar los datos del Censo de Contribuyentes. NIVEL 3 Presentar y tramitar recurso de reposición y reclamación económico administrativa. Presentar y tramitar escritos relacionados con procedimientos de revisión (por ejemplo devolución de ingresos indebidos) y de vinculación administrativa previa (por ejemplo consultas tributarias). Contestar a requerimientos de presentación y de documentación relacionados con la gestión tributaria y recaudación. Solicitar el aplazamiento o fraccionamiento, compensación de deudas y sanciones Consultar los expedientes administrativos y su estado de tramitación respecto de los procedimientos anteriores. NIVEL 4 Subniveles: 4.A) Recepción de notificaciones relacionadas con trámites y procedimientos iniciados por el propio representante. 4.B) Recepción de notificaciones relacionadas con trámites y procedimientos iniciados por el obligado tributario. 4.C) Recepción de notificaciones relacionadas con trámites y procedimientos iniciados de oficio por la Hacienda Foral de Álava. 9. La clasificación de los distintos niveles del modelo de representación voluntaria está realizada desde el punto de vista de los impuestos? No, la clasificación de los niveles del modelo de representación voluntaria está realizada desde el punto de vista de los trámites que puede realizar el obligado tributario con Hacienda. De esta forma el nivel 1 se refiere a la presentación de obligaciones, el nivel 2 a la consulta de datos y solicitud de certificados, el nivel 3 a la presentación de derechos y por último, el nivel 4 se refiere a la recepción y acuse de notificaciones.
4 10. Cuántos como máximo puede tener un obligado tributario? Un obligado tributario puede tener como máximo 4 voluntarios. La vinculación entre los niveles de representación voluntaria así como el número máximo de para cada nivel es la siguiente: NIVEL 1 NIVEL 2 A NIVEL 3 NIVEL 4 A Máximo 1 representante NIVEL 2 B NIVEL 4 B Máximo 1 representante NIVEL 2 C NIVEL 4 C Máximo 1 representante Relación entre y niveles: Representante A: Representante B: 1 1 2A Sólo se puede tener un representante con el Nivel 2A 2C 2C 3 3 4A 4A 4B Sólo se puede tener un representante del Nivel 4A 4C Sólo se puede tener un representante del Nivel 4B El nivel 2B es independiente del resto de niveles y permite tener como máximo a 2. De esta forma la casuística que se puede dar es la siguiente: un obligado tributario puede tener como máximo 4 voluntarios: 2 con los niveles 1 a 4C (siempre cumpliendo las restricciones arriba indicadas) y 2 sólo con nivel 2B. un obligado tributario puede tener 3 voluntarios: 2 con los niveles 1 a 4C (siempre cumpliendo las restricciones arriba indicadas), teniendo uno de estos 2 además el nivel 2B y 1 representante sólo con nivel 2B. un obligado tributario puede tener 2 voluntarios: 2 con los niveles 1 a 4C (siempre cumpliendo las restricciones arriba indicadas) y además ambos con nivel 2B. Vinculación entre los Niveles de Representación: Nivel 2.A): La selección de este nivel obligará a la selección del Nivel 1. Nivel 2.C): La selección de este nivel obligará a la selección del Nivel 1
5 Nivel 3): La selección de este nivel obligará a la selección del Nivel 1 Nivel 4.A): La selección de este nivel obligará a la selección del Nivel 1 y del Nivel 3 Nivel 4.B): La selección de este nivel obligará a la selección del Nivel 1, del Nivel 3 y del Nivel 4.A) Nivel 4.C): La selección de este nivel obligará a la selección del Nivel 1, del Nivel 3, del Nivel 4.A) y del Nivel 4.B) 11. Alta de representación voluntaria para una persona (física o jurídica) que nunca ha tenido relación con la Hacienda Foral de Álava. Diputación Digital: Si una persona (física o jurídica) que solicita ser representante voluntario no se encuentra registrado en Hacienda Foral de Álava, cuando seleccione el servicio de Representación Voluntaria se emitirá un mensaje informando de dicha situación y se le indicará que contacte con la Hacienda Foral de Álava para que proceda a su registro (bien sea presencialmente, fax, correo o e- mail). Una vez realizado el registro ya podrá proceder a solicitar el alta de Representación Voluntaria por diputación digital. Si el obligado tributario representado no está registrado en Hacienda Foral de Álava, se emitirá un mensaje informando de dicha situación y se le indicará que contacte con la Hacienda Foral de Álava para que proceda a su registro. Oficinas de Hacienda Foral de Álava: Si una persona (física o jurídica) no está registrada en la Hacienda Foral de Álava, cuando acuda a las oficinas de Hacienda, se procederá a su registro, momento a partir del cual podrá iniciar cualquier procedimiento. 12. Qué ocurre si pasado el plazo para la aceptación de la relación de representación voluntaria ésta no ha sido aceptada? El período de aceptación no será superior a 20 días naturales contados a partir del día siguiente al de la presentación de la solicitud de alta por parte del representante. En caso de que no se produzca la aceptación dentro del citado plazo se entenderá no validada la representación solicitada y por tanto la relación de representación voluntaria no surtirá efectos. 13. Qué ocurre si se rechaza la solicitud de aceptación de la representación voluntaria? Si se produce el rechazo de la solicitud de la relación de representación voluntaria se entenderá no validada la representación solicitada y por tanto la relación de representación voluntaria no surtirá efectos. 14. Desde cuando surte efecto el alta o modificación de la representación voluntaria? La representación, una vez cumplidos los requisitos exigidos en la normativa, se dará de alta en el Registro de Representantes Voluntarios, momento en que empezará a surtir efectos La modificación de los niveles de representación en el Registro de Representantes Voluntarios surtirá efectos a partir de la inscripción de la modificación en el referido Registro. 15. Desde cuando surte efecto la baja de la representación voluntaria? Para que la revocación o renuncia de la representación surta efectos será necesario indicar la fecha a partir de la cual será efectiva (siempre posterior a la fecha en que se solicite dicha revocación o renuncia). En su defecto, tendrá efectividad desde el día siguiente a la fecha de realización de la revocación o renuncia.
6 16. Es posible que un obligado tributario actúe unilateralmente en sus interacciones con la Hacienda Foral, aún cuando disponga de representante voluntario? Sí es posible, ya que facultar a un representante voluntario para realizar en nombre del obligado tributario ciertos trámites con Hacienda, no significa que el propio obligado tributario renuncie al derecho de tramitar esas gestiones. 17. Existe algún procedimiento más ágil de autorizaciones de representación para llevar a cabo ciertos trámites con Hacienda? La forma mas ágil de autorización de representación es dar de alta una relación en el registro de representación voluntaria, ya que un obligado tributario faculta a un representante para que gestione los trámites contemplados en el nivel de representación acordado entre ambos, evitando así que cada vez que una persona realice algún trámite en nombre de un obligado tributario, tenga que acreditar con un documento justificativo su autorización. 18. Cómo se debe tramitar una declaración complementaria cuando el obligado tributario dispone de representante voluntario? Una declaración complementaria se tramita de igual manera tanto si el obligado tributario dispone de representante voluntario como si no. La tramitación no varía en función de si es realizada por el representante voluntario o por el obligado tributario. 19. Si un obligado tributario tiene dos voluntarios con nivel suficiente para la presentación de autoliquidaciones/declaraciones y ambos presentan la misma autoliquidación/declaración qué autoliquidación/declaración es la válida? La Hacienda Foral de Álava, como procedimiento general, procederá a llamar al obligado tributario/ representado para que éste aclare cuál es la autoliquidación/declaración válida. En caso de no localizar al obligado tributario/representado, se procederá a llamar a los voluntarios. 20. Si un obligado tributario y su representante voluntario presentan la misma autoliquidación qué autoliquidación es la válida? La Hacienda Foral de Álava, como procedimiento general, procederá a llamar al obligado tributario/ representado para que éste aclare cuál es la autoliquidación/declaración válida. En caso de no localizar al obligado tributario/representado, se procederá a llamar al representante voluntario. 21. Cuando un representante voluntario realiza un envío de autoliquidaciones/declaraciones Qué puede consultar? Un representante voluntario activo con las relaciones no cesadas una vez realizado el envío podrá: Consultar los modelos por él mismo presentados que fueron enviados ejerciendo la Representación Voluntaria. Acceder a los acuses de lo presentado por él mismo e imprimirlos
7 Adjuntar información sólo de los envíos realizados por él. 22. Uso de los Programas de ayuda Los programas de ayuda podrán ser utilizados: - Por los Contribuyentes a modo particular - Por las entidades colaboradoras, y los voluntarios que a su vez sean entidad colaboradora en el modo entidad colaboradora. Los voluntarios que no sean entidad colaboradora podrán utilizar los programas de ayuda en el modo particular, para confeccionar autoliquidaciones/declaraciones de sus representados y generar los ficheros correspondientes (no el envío mediante lotes ni el envío en línea de cada autoliquidación/declaración). Por lo tanto los voluntarios que no sean entidad colaboradora deberán acceder a Diputación Digital para poder realizar el envío de los ficheros generados por el programa de ayuda de las autoliquidaciones/declaraciones de sus representados, identificándose con el rol de representante voluntario e identificando al obligado tributario/representado, para posteriormente proceder al envío del fichero. 23. Diferencias entre Representante Voluntario y Entidad Colaboradora La Entidad Colaboradora únicamente podrá presentar y consultar el acuse del envío realizado, no pudiendo en ningún caso, consultar el contenido de la autoliquidación presentada. La figura del Representante Voluntario podrá presentar y consultar el acuse del envío realizado y además consultar el contenido de la autoliquidación presentada. Envío de lotes de declaraciones por Diputación Digital: sólo aquellos registrados como entidades colaboradoras podrán generar y enviar lotes. Si un Representante Voluntario que actualmente no es entidad colaboradora, desea generar y enviar lotes, debe por lo tanto solicitar darse de alta como tal, cumpliendo con los requisitos del Decreto Foral 50/2001, del Consejo de Diputados de 20 de abril de Envío de declaraciones de manera individual (una a una) por Diputación Digital: La persona que figure únicamente como Representante Voluntario (no entidad colaboradora) podrá enviar la declaración de uno de sus representados. 24. Diferencias entre Representante Voluntario y Autorizado Un Representante Voluntario puede ser tanto una persona física como jurídica. Sin embargo, un Autorizado sólo puede ser una persona física. Un Representante Voluntario puede representar tanto a una persona física como a una jurídica. Sin embargo, un Autorizado sólo puede realizar determinadas actuaciones en nombre de una persona jurídica. Cualquier persona que quiera actuar como Representante Voluntario podrá iniciar la solicitud de representación voluntaria de un obligado tributario. Sin embargo, sólo el usuario de Diputación Digital que figura como representante legal de la persona jurídica podrá habilitar a los autorizados en Diputación Digital. Para que una persona física sea designada como autorizado debe ser previamente usuario de Diputación Digital. Sin embargo, un representante voluntario no necesita ser usuario de Diputación Digital para poder solicitar el alta en el registro de voluntarios.
8 Tanto el obligado tributario como el Representante Voluntario, pueden dar de baja la relación de Representación en cualquier momento. Sin embargo, sólo el representante legal de la persona jurídica podrá desautorizar a un Autorizado. Un Representante Voluntario puede realizar actuaciones, en representación de un obligado tributario, sólo ante la Hacienda Foral de Álava. Sin embargo, un Autorizado, puede realizar trámites en nombre de la persona jurídica, frente a la Diputación Foral de Álava. La aceptación de la Autorización por parte de la persona física, le otorga la condición de usuario de Diputación Digital con el fin exclusivo de operar como autorizado a efectos de realizar ciertos trámites de dicha persona jurídica. Sin embargo, la aceptación de la relación de Representación Voluntaria por parte del Representado NO le otorga la condición de usuario de Diputación Digital. Un Representante Voluntario puede realizar actuaciones en representación de su representado así como recibir las notificaciones y/o comunicaciones derivadas de las mismas, en función del nivel de representación que exista. Sin embargo, un Autorizado sólo puede realizar actuaciones como si fuera la persona jurídica y NUNCA recibirá las notificaciones y/o comunicaciones derivadas de las mismas.
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