SEGUIMIENTO EDUCATIVO. Comunicaciones

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1 SEGUIMIENTO EDUCATIVO Comunicaciones Diciembre 2013

2 Índice 1.INTRODUCCIÓN ACCESO MENSAJERÍA Grupos a los que pertenezco Enviar mensaje Mis mensajes Papelera de reciclaje Mis categorías Configuración del usuario en la Mensajería TABLÓN DE ANUNCIOS ENCUESTAS DE RAYUELA SUGERENCIAS...27

3 1. INTRODUCCIÓN La plataforma RAYUELA se define, principalmente, como un potente medio de comunicación entre los distintos miembros de la Comunidad Educativa: padres/madres, profesorado, alumnado y centro. Para mantener un flujo de comunicación lo más activo y participativo posible, RAYUELA SEGUIMIENTO cuenta con varias herramientas de comunicación, que iremos viendo detenidamente: Mensajería: Esta opción de comunicación permite enviar mensajes internos a través de Rayuela, de forma inmediata a usuarios de la plataforma de manera individualizada, es decir, el receptor recibirá personalmente el mensaje. La plataforma también ofrece la posibilidad de enviar el mismo mensaje a todo un colectivo (profesores, alumnado y tutores legales). Tablón de anuncios: Su función es comunicar a todos los usuarios de la plataforma determinadas noticias de interés. En este caso, el usuario no recibirá la información de manera individualizada, sino que ésta será accesible para todos los usuarios de la plataforma. Encuestas: Las encuestas tienen como objetivo obtener información estadística definida acerca de algún tema de interés para el centro o la Comunidad educativa en general. Por lo tanto, los usuarios sólo podrán dar su opinión respecto al tema que se les plantea, y haciendo uso de las respuestas establecidas. Sugerencias: Con esta funcionalidad se da la oportunidad a los usuarios de realizar sugerencias sobre el funcionamiento de los distintos servicios de Rayuela Seguimiento, con objeto de mejorarlos y adaptarlos a las necesidades expresadas en los comentarios. Además, se ofrece la posibilidad de adjuntar ficheros para completar la sugerencia. 2. ACCESO Para u t i l i z a r l o s s e r v i c i o s d e c o m u n i c a c i ó n d e R a y u e l a, después de identificarse en la pantalla de acceso y acceder al módulo de Seguimiento, seleccione la opción Comunicaciones en el menú principal. Al hacerlo, se despliegan las siguientes opciones: Mensajería Tablón de anuncios Encuestas Sugerencias Página 1

4 Recientemente, la herramienta de mensajería de Rayuela ha sido mejorada con nuevas funcionalidades pensadas para aumentar su potencia, así como su facilidad de uso. A continuación se describe cada uno de los servicios de comunicaciones de Rayuela. De ellos, el de Mensajería es común a los módulos de Gestión y de Seguimiento, pudiendo utilizarse desde cualquiera de ellos. 3. MENSAJERÍA Una de las herramientas de comunicación más potentes que nos ofrece RAYUELA es la de mensajería, que le permite contactar de una manera directa con el resto del profesorado, el alumnado, sus tutores legales, etc. Para acceder a ella, pulse en la opción del menú principal Comunicaciones, y después en la subopción Mensajería. Esta mostrará 5 subopciones: Página 2

5 De estas 5 opciones del menú de Mensajería, tres han sido completamente renovadas: Mis mensajes Papelera de reciclaje Mis categorías. Con esta renovación se pretende, en la medida de lo posible, asimilar la mensajería de Rayuela a los gestores de correo más convencionales y populares utilizados de manera masiva por los usuarios (como Gmail, Liv , Yahoo, etc.). A continuación se describe cada una de las opciones del menú de Mensajería. 3.1 Grupos a los que pertenezco Al objeto de facilitar y potenciar la comunicación entre todos los miembros de la comunidad educativa, se han definido en Rayuela una serie de grupos a los que cada usuario pertenece y que determinará la recepción de determinados mensajes. La pertenencia a algunos de estos grupos vendrá determinada automáticamente y no se podrá decidir la suscripción a los mismos. Sin embargo, en otros grupos sí es posible decidir la suscripción a ellos para recibir los mensajes. Para ello bastará con chequear la casilla de verificación Estoy suscrito? y pulsar el botón Aceptar. Para entender mejor qué implica pertenecer a un grupo y estar suscrito a la recepción de los mensajes que se envían a él, a continuación se explica con un ejemplo personalizado en el profesor de un centro: Por ejemplo, cuando un cargo directivo del centro donde imparto clases como profesor, envía un mensaje a todo el profesorado de mi departamento, yo también lo recibo porque Página 3

6 pertenezco a dicho grupo ( Miembros de mi departamento ). Del mismo modo, si uno de mis alumnos lo hiciera con todos sus profesores, sucedería lo mismo, ya que también estoy suscrito al grupo Profesores del alumno. Hay que tener en cuenta que estos grupos están definidos a nivel de usuario y no de perfil, por tanto aparecerán tantos grupos como nos correspondan por nuestro perfil o perfiles. Para clarificar lo anterior, en la siguiente imagen se muestra un ejemplo de los grupos a los que pertenece o podría pertenecer el profesor del ejemplo, en caso de que además tuviese el perfil padre o madre. 3.2 Enviar mensaje Además de acceder al envío de mensajes desde la correspondiente opción del menú, puede hacerlo desde un acceso directo que se ha situado en la cabecera de la Plataforma, justo debajo de sus datos personales. Página 4

7 A la hora de enviar mensajes hay que seleccionar primero al grupo al que pertenece la persona o personas a las que se quiere hacer llegar el mensaje. Hay que tener en cuenta, que en esta opción sólo aparecen como posibles destinatarios los grupos a los que se puede enviar un mensaje en función del perfil seleccionado. En el caso del profesor del ejemplo, estos grupos son los que se muestran en la siguiente imagen. Rayuela permite el envío de mensajes a grupos completos, o a alguna persona o personas incluidas en un grupo. Para realizar un envío individualizado, se debe marcar la casilla de verificación Seleccionar sólo algunas personas. Al hacerlo, se muestra el listado completo de componentes del grupo. Página 5

8 Para seleccionar a aquella o aquellas personas a las que se va a enviar el mensaje, hay que pasar a éstas de la lista de 'Destinatarios candidatos' a 'Destinatarios seleccionados' haciendo doble clic sobre ellas, o utilizando las flechas situadas entre las listas. Por último se introduce el Asunto y finalmente el texto del Mensaje. Después se pulsa en el botón Aceptar. Página 6

9 Para facilitar la localización de destinatarios en listados extensos, se ha implementado un campo de búsqueda inteligente de destinatarios candidatos y seleccionados. Su funcionamiento es muy sencillo y de gran utilidad: tan sólo hay que ir escribiendo el nombre y/o apellidos del destinatario a localizar, y se nos irán ofreciendo automáticamente los resultados que coinciden con los caracteres introducidos. Es importante tener en cuenta que en el listado de 'Destinatarios candidatos' sólo aparecerán los nombres de aquellos que estén activos como usuarios de Rayuela. Recuerde que como profesor puede consultar los tutores legales de su alumnado que están activos en la plataforma en la opción: Tutores legales y alumnos / Tutores legales usuarios de Rayuela. Para conocer con detalle el procedimiento para adjuntar ficheros en los mensajes disponemos de un manual específico, situado en Manuales/ Utilidades/ Adjuntar ficheros en la mensajería. 3.3 Mis mensajes En esta subopción del menú principal se encuentra una de las novedades más notables realizadas en la mensajería de Rayuela. Página 7

10 Desde una única pantalla, se puede acceder a las distintas bandejas de la mensajería: mensajes recibidos, enviados, archivados y aquellos que marquemos como destacados. A continuación se describe cada una de las acciones que podemos realizar con los mensajes desde esta pantalla: Leer y responder un mensaje. Pulsando sobre el asunto del mensaje se despliegan las opciones del menú emergente, entre las que se encuentra la opción Detalle. Accediendo a esta opción podrá leerse el contenido del mensaje. Desde el mismo panel de lectura del mensaje puede enviar una respuesta, ya sea al remitente tan sólo, o a todos los usuarios receptores del mensaje original. También Página 8

11 puede adjuntar un archivo a la respuesta. Una vez leído un mensaje, en la pantalla MIS MENSAJES se indicará que ha sido leído mediante el icono de sobre abierto. También puede indicar que un mensaje tiene el estado leído sin acceder a él. Sólo tiene que seleccionar la opción Marcar como leído del menú emergente del mensaje. Página 9

12 Archivar mensajes. Al archivar los mensajes, éstos se envían a la bandeja de mensajes Archivados, donde pueden consultarse siempre que sea necesario. Para archivar mensajes tenemos distintas opciones: 1. Pulsar sobre el asunto del mensaje y seleccionar la opción Archivar. 2. Marcar la casilla de selección del mensaje (o mensajes) y pulsar en el botón Archivar todos los mensajes seleccionados. Página 10

13 3. Acceder al Detalle del mensaje, y pulsar en el botón Archivar. Eliminar mensajes (enviar a la Papelera de reciclaje). Otra de las novedades de la mensajería de Rayuela es la eliminación de mensajes en dos pasos. En un primer momento, los mensajes se envían a la Papelera de reciclaje (se explica más adelante cómo acceder a ella), y una vez aquí pueden eliminarse definitivamente si así se desea. Página 11

14 Para eliminar un mensaje (enviarlo a la Papelera de reciclaje) tenemos distintas opciones: 1. Pulsar sobre el asunto del mensaje y seleccionar la opción Enviar a la papelera del menú emergente. 2. Marcar la casilla de selección del mensaje (o mensajes) y pulsar en el botón Enviar a la papelera los mensajes seleccionados. 3. Acceder al Detalle del mensaje, y pulsar en el botón Enviar a la papelera. Página 12

15 Marcar mensajes como Destacados. Esta nueva opción de la mensajería de Rayuela permite que el usuario pueda identificar aquellos mensajes que considere de interés con una marca, concretamente una estrella de color amarillo. Al hacerlo, dichos mensajes se incorporan de manera automática a la bandeja de Destacados para que puedan localizarse más fácilmente, aunque seguirá permaneciendo también en la bandeja original (Recibidos o Enviados). Al deseleccionar la marca de destacado, el mensaje deja de estar localizable en la bandeja de Destacados. Página 13

16 Acciones masivas con los mensajes. Existen acciones que pueden realizarse sobre el conjunto de mensajes de una misma bandeja. Son las siguientes: 1. Archivar todos los mensajes (bandeja de Recibidos). Pulsando este botón de la botonera, se archivarán todos los mensajes de la bandeja de Recibidos. 2. Enviar a la papelera todos los mensajes (bandejas de Recibidos, Enviados y Destacados). Pulsando este botón de la botonera, se envían a la papelera de reciclaje todos los mensajes de la bandeja. Funciona tanto en la bandeja de Recibidos, como en la de Enviados y Destacados. Página 14

17 3. Restaurar todos los mensajes (bandeja de Archivados). Pulsando este botón de la botonera, todos los mensajes que se encuentran en la bandeja de Archivados se devuelven a la bandeja de Recibidos. 3.4 Papelera de reciclaje Ya se ha comentado más arriba la función que tiene la Papelera de reciclaje de la mensajería de Rayuela. Para trabajar con ella, acceda al menú Comunicaciones/ Mensajería/ Papelera de reciclaje. Página 15

18 Hasta aquí pueden llegar mensajes tanto de la bandeja de Recibidos como de los Enviados. Esta pantalla permite la aplicación de un par de filtros para facilitar la búsqueda de los mensajes: el grupo implicado en el mensaje y la procedencia de los mismos. Desde la relación de mensajes de la papelera, podemos realizar varias tareas: Acceder al detalle del mensaje. Pulsando sobre la fecha del mensaje se despliega el menú emergente. La primera opción de este menú da acceso al detalle del mensaje. Página 16

19 Restaurar el mensaje a su bandeja de origen. Al pulsar esta opción, el mensaje volverá a la bandeja en la que se encontraba antes de llegar a la papelera. Consultar las categorías. En el caso de tener alguna categoría asignada, podremos consultarla desde esta opción. (Se ve más adelante cómo crear las Categorías) Eliminar definitivamente. Al seleccionar esta opción, el mensaje será eliminado definitivamente de la mensajería, y por lo tanto no podrá recuperarse para su consulta. Página 17

20 Otras acciones. Desde la botonera de la pantalla de la Papelera de reciclaje, pueden hacerse un par de tareas más: 1. Restaurar todos los mensajes seleccionados. Este botón permite la restauración, en sus respectivas bandeja de origen, de aquellos mensajes que estén seleccionados en el listado. 2. Eliminar definitivamente todos los mensajes seleccionados. Este botón permite la eliminación definitiva de todos los mensajes seleccionados en el listado. Página 18

21 3.5 Mis categorías A través de esta opción se accede a la pantalla desde la que se pueden crear las categorías que irán aplicándose a los distintos mensajes, siempre que se crea necesario. Con esta funcionalidad se obtiene un sistema para catalogar fácilmente los mensajes y facilitar su búsqueda posterior a través de filtrados. Para dar de alta una nueva categoría, hay que pulsar el botón Nueva categoría de la parte superior derecha de la pantalla. Página 19

22 A continuación, se introduce el nombre de la categoría y se pulsa en el botón Aceptar para guardarla. Rayuela nos ofrece la opción de seguir introduciendo más categorías de manera continua. Una vez registradas las categorías estarán disponibles para aplicarlas a los mensajes, y serán las que se presenten en el filtro de categoría para las diferentes bandejas. En la pantalla MIS CATEGORÍAS aparecen relacionadas todas las categorías que se hayan dado de alta. Pulsando sobre el nombre aparece un menú emergente que nos permite dos acciones: Acceder al detalle de la categoría, por si fuese necesario modificar el nombre. Borrar la categoría. Al hacerlo, los mensajes que estuviese utilizándola quedarán sin ninguna categoría aplicada. Página 20

23 3.6 Configuración del usuario en la Mensajería En la pantalla de Configuración del usuario en Rayuela se han añadido una serie de parámetros de configuración que afectan a la mensajería. Deseo recibir notificaciones de Rayuela en mi correo. Marcando esta opción, Rayuela enviará de manera periódica un resumen de los mensajes recibidos al correo del usuario registrado en el campo inferior (Correo electrónico en el que recibiré las notificaciones). Deseo recibir copia de mis mensajes recibidos de Rayuela en mi correo electrónico. Seleccionando esta opción, Rayuela enviará al correo indicado una copia de cada mensaje recibido. 4. TABLÓN DE ANUNCIOS Página 21

24 Otra de las herramientas de comunicación con la que cuenta RAYUELA SEGUIMIENTO es el Tablón de anuncios. Para ver las noticias del Tablón debe acceder a la subopción Tablón de anuncios del menú Comunicaciones. Este menú muestra dos opciones: Noticias: desde aquí tiene acceso tanto a las noticias actualmente publicadas en el tablón, como a aquellas otras ya archivadas, en todas o en cada una de las secciones de noticias de las que consta el tablón. Página 22

25 Las noticias pueden llevar ficheros adjuntos. Para abrir o descargar un fichero adjunto acceda al contenido de la noticia a través de la opción emergente 'Ver' y pulse sobre ese fichero para seleccionar la opción que desee realizar. Solicitudes: Rayuela le da la opción de solicitar la publicación de una noticia. La pantalla de SOLICITUDES DE UNA NOTICIA le muestra las solicitudes que ya ha realizado organizadas por su estado. Página 23

26 Para realizar una nueva solicitud, pulse en el botón Nueva solicitud situado en el margen superior derecho. Deberá argumentar el interés de su publicación. 5. ENCUESTAS DE RAYUELA Para acceder a las encuestas, vaya al menú Comunicaciones, subopción Encuestas. Accedemos a la pantalla ENCUESTAS, en la que aparece la relación de encuestas activas (es decir, cuyas fechas de fin aún no han pasado y en las que puede participar). También podemos ver las encuestas pasadas e incluso todas juntas seleccionando la opción Página 24

27 correspondiente en la lista desplegable Ver encuestas. Pulsando sobre la encuesta activa aparece un menú emergente con dos opciones: Resultado y Votar. La opción Votar aparecerá habilitada si no se ha participado aún en la encuesta; en el caso de haber emitido ya un voto para esta encuesta, la opción Votar se inhabilitará. Antes de contestar a la pregunta planteada en la encuesta, podemos consultar algunos artículos relacionados si queremos informarnos un poco sobre el asunto encuestado. Para emitir nuestro voto pulsamos sobre la opción correspondiente (siempre que esté habilitada). Accedemos así a la pantalla de voto, en la que debemos seleccionar la respuesta que creamos conveniente y posteriormente aceptar. Página 25

28 Una vez hayamos votado veremos el resultado parcial de la encuesta, que se muestra en forma de gráfico. Página 26

29 6. SUGERENCIAS Desde esta opción podremos enviar sugerencias relacionadas con las distintas funcionalidades y servicios ofrecidos por Rayuela. Para ello, una vez accedamos a la pantalla desde el menú Comunicaciones/ Sugerencias/ Envío de sugerencias, deberemos seleccionar el tema, redactar un título y el texto de la sugerencia. También podremos adjuntar un archivo que sirva para clarificar los puntos comentados en la sugerencia. Página 27