MANUAL DE AYUDA APLICACIÓN PARA LA GESTION DE LAS SUBVENCIONES CONCEDIDAS EN EL PROGRAMA DE COOPERACIÓN HISPANO-BRASILEÑO

Transcripción

1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE SUBDIRECCIÓN GENERAL DE FORMACION Y MOVILIDAD DEL PROFESORADO E INNOVACION DOCENTE MANUAL DE AYUDA APLICACIÓN PARA LA GESTION DE LAS SUBVENCIONES CONCEDIDAS EN EL PROGRAMA DE COOPERACIÓN HISPANO-BRASILEÑO MODALIDAD A: ESTANCIAS DE PROFESORES E INVESTIGADORES DE LOS GRUPOS ESPAÑOLES EN BRASIL

2 1. ACCESO AL TRAMITE ORGANISMOS Como pre-requisito se establece que el usuario se haya registrado en la Sede Electrónica del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Con los datos de usuario y contraseña se podrá acceder al trámite. Una vez en Sede ( han de acceder a Trámites y Servicios, y desde esa página elegir la opción Organismos. Al entrar en Organismos, hay que acceder a Formulario de solicitud y consulta de solicitudes. Se les solicitarán los datos de usuario y contraseña para logarse en la Sede y acceder al trámite. Página 2 de 9

3 Aparece una pantalla con un enlace que lleva a Trámites disponibles, es decir, los trámites en los que tenemos autorización para acceder. Al pinchar en Trámites disponibles, aparece esta pantalla con un desplegable de los trámites a los que tenemos acceso. En este caso se seleccionará PROYECTOS BRASIL-Seguimiento solicitudes. Al acceder a la aplicación aparece una pantalla con las acciones disponibles: Ver/Modificar datos y desde este enlace se accede a los listados de los beneficiarios del programa seleccionado. Página 3 de 9

4 2. LISTADO DE BENEFICIARIOS: Se proporciona un buscador para seleccionar los beneficiarios sobre los que queremos trabajar. Hay varios criterios: Convocatoria, Año, Fecha Resolución, Estado DATOS DE UNA SOLICITUD/BENEFICIARIO: Una vez que se accede a los datos del beneficiario, se muestra un menú donde se pueden consultar todos los datos del Beneficiario divididos en diferentes apartados. En la parte final del menú se muestran las opciones de Trámites disponibles para ese beneficiario. Página 4 de 9

5 MODIFICACION FECHAS DE ESTANCIA Si el beneficiario no va a poder o no ha podido realizar la estancia en las fechas concedidas, por motivos debidamente justificados, es imprescindible solicitar la modificación del periodo en el impreso normalizado correspondiente. Corresponde a la universidad su autorización, una vez constatado que la solicitud es correcta y que el beneficiario ha justificado el cambio y tiene autorización para ausentarse durante el nuevo período. Han de indicarse las fechas de inicio y fin del nuevo periodo. Una vez verificado que los datos aportados son correctos se pulsa el botón guardar. Antes de finalizar, en el apartado Documentación a adjuntar, se ha de pulsar la opción Nuevo y adjuntar el archivo con la solicitud y autorización de cambio de periodo. En este momento el estado pasa a ser Prórroga solicitada y ha de ser autorizada por el órgano gestor. Si el órgano gestor la aprueba, el estado pasará a Aplazado. Si al revisar la documentación el órgano gestor considera que hay algún error o deficiencia, enviará al organismo una notificación de subsanación. Cada vez que el órgano gestor efectúe un requerimiento de subsanación, el sistema informático emitirá un correo informativo desde la dirección: eadministracion@educacion.es [mailto:eadministracion@educacion.es] que se enviará de forma automática a las personas autorizadas para el acceso a la aplicación. Página 5 de 9

6 Tanto en este trámite como en cualquier otro que pueda ser objeto de subsanación, al acceder al expediente del beneficiario, en el menú de trámites disponibles figurará al final el de Subsanación. Debe acceder a Subsanación para ver el documento o acción que requiere ser subsanada. 4. RENUNCIA SIN LLEGAR A INCORPORARSE AL CENTRO BRASILEÑO Cuando el beneficiario no puede hacer uso de la subvención y no llega a incorporarse al centro receptor, ha de cumplimentarse el impreso normalizado de Renuncia y adjuntarlo en la aplicación. Página 6 de 9

7 5. INCORPORACIÓN DE UN BENEFICIARIO: En esta pantalla van a aparecer las fechas de inicio y fin concedidas en la resolucion de concesion, salvo que se haya solicitado y aprobado una modificacion de fechas, en cuyo caso las fechas que aparecerán son las autorizadas. Se debe grabar la fecha que figura en el certificado de incorporación y a continuación pulsar el botón Guardar. Este proceso queda finalizado cuando se envia la incorporacion y siempre se va a requerir adjuntar el documento escaneado del certificado de incorporación, cuyo original debe obrar siempre en poder del organismo. El estado de la solicitud pasa a Incorporado y queda pendiente de revisión y aprobación por parte del órgano gestor. Una vez aprobado, pasará a Propuesta de pago. Si al revisar la documentación el órgano gestor considera que hay algún error o deficiencia, enviará al organismo una notificación de subsanación. 6. RENUNCIA UNA VEZ INCORPORADO Una vez incorporado, el beneficiario puede verse obligado a renunciar antes de finalizar de la estancia. En este caso debe cumplimentar el impreso de renuncia, haciendo constar en el mismo desde qué día renuncia. En la aplicación se debe seleccionar el motivo de la renuncia y grabar la fecha del último día de estancia en el centro receptor. Pulsar la opción guardar y para finalizar se le va a pedir siempre que haya adjuntado el impreso normalizado de comunicación de renuncia. Página 7 de 9

8 Cuando el proceso está debidamente finalizado el estado pasa a ser Renuncia solicitada, a la espera de revisión y aprobación por el órgano gestor. Si el órgano gestor la aprueba, al ser una renuncia tras la incorporación, el estado será Baja. 7. AUSENCIAS Tanto las ausencias por motivos derivados del proyecto como las ausencias por motivos personales o profesionales, ajenos a la investigación, han de tramitarse aquí en los impresos normalizados correspondientes. Hay un desplegable en el que ha de seleccionarse el tipo de ausencia. Cuando es por motivos ajenos a la investigación, es una interrupción, a efectos económicoadministrativos. En todos los casos hay que indicar las fechas de inicio y fin de la ausencia o interrupción y adjuntar el impreso normalizado correspondiente. Página 8 de 9

9 8. JUSTIFICACION CIENTIFICA En el mes siguiente al de finalización de la estancia debe remitirse la documentación acreditativa de la estancia: informe y certificado de estancia emitido por el responsable del grupo brasileño e informe científico del beneficiario que recoja las actividades realizadas durante la estancia. En esta pantalla se ha de grabar la fecha de finalizacion de la estancia, que es la que aparece como fecha final de la estancia en el documento del Informe del investigador responsable del centro brasileño. Una vez grabada esta fecha hay que adjuntar los dos documentos de la justificación: el informe del responsable del grupo brasileño en el que figuran las fechas de inicio y fin de la estancia y el informe científico realizado por el beneficiario. Al pulsar la opción Finalizar el expediente pasa a Memoria Presentada y el órgano gestor ha de revisar y aprobar que es correcta la documentacion presentada. Si se aprueba, el estado será Memoria Aprobada. Página 9 de 9