PROCEDIMIENTO PDI.PRO 65 Gestionar pagos en nómina de personal UC en convenios de Fundaciones Universitarias

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1 PROCEDIMIENTO PDI.PRO 65 Gestionar pagos en nómina de personal UC en convenios de Fundaciones Universitarias ELABORA REVISA APRUEBA FECHA 13/06/ /06/ /07/ /07/2013 FIRMA Asesor RR.HH. Jefe Sec. Retribuciones y SS Jefe Servicio PDI, R. y SS. Jefe Sección Tesorería Jefe Servicio Financiero y P. Página 1 de 8

2 Tabla de contenido 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DIRECTRICES REGISTRO Y ARCHIVO PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS DIBUJO DEL PROCEDIMIENTO IMPRESOS NORMALIZADOS... 6 Página 2 de 8

3 1. OBJETO El objeto es la correcta coordinación y efectiva aplicación de los pagos por nómina a personal de la UC colaborador en proyectos y convenios gestionados por Fundaciones Universitarias, así como un eficaz método de determinación de los importes a facturar mensualmente, por este concepto, a las entidades gestoras de los proyectos/convenios. 2. ALCANCE Con carácter mensual las distintas Fundaciones universitarias realizan pagos a personal de la UC que colabora en proyectos vinculados al artículo 83 de la LOU y gestionados por dichas entidades. Para hacer frente a una gestión coordinada y efectiva de la tramitación y posterior facturación de los importes a abonar por las entidades, es necesario simplificar y unificar las comunicaciones y el formato de éstas, así como definir el medio y la forma en que deben llevarse a cabo 3. REFERENCIAS Hasta la fecha, el actual procedimiento es el que se había diseñado para la tramitación de pagos de la Fundación Leonardo Torres Quevedo, aplicándose de forma análoga a la Fundación Instituto de Hidráulica Ambiental de Cantabria, si bien sólo para aspectos relacionados con plazos. Se trata de establecer un procedimiento común a todas las entidades que puedan en algún momento gestionar este tipo de pagos. No existe normativa aplicable. El valor estratégico de este servicio es de 3 en una escala de 1 a DIRECTRICES Tanto la solicitud como la respuesta o el posible envío de documentación, será realizado por medios electrónicos, y de forma unívoca a todos los intervinientes (Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social, Servicio Financiero y Presupuestario, OTRI, Servicio de PAS, Formación y Acción Social). Las comunicaciones deberán cumplir un estándar, para lo cual se fija un modelo de impreso de comunicación personalizado para cada entidad, que permitirá en todo momento identificar el coste salarial imputado a cada perceptor así como el total que en dicho mes deba ser facturado Página 3 de 8

4 desde el Servicio Financiero y Presupuestario de la UC y a la entidad correspondiente, la cual abonará el importe de la mencionada facturación antes del día 25 de ese mismo mes. La entidad enviará la relación confeccionada cada mes en el plazo que se fije en el Manual de Gestión Presupuestaria de la UC, y contendrá el detalle completo de los perceptores de ese mes, indicando expresamente si se trata de un alta, baja o continuación de la percepción, en este último caso por tratarse de un pago correspondiente a un periodo. Mientras que OTRI y Servicio de PAS intervienen como meros controladores de condiciones que deben cumplir tanto los perceptores como los proyectos de los cuales perciben emolumentos, el Servicio Financiero y el de PDI, Retribuciones y Seguridad Social, se ocuparán respectivamente de los procedimientos de facturación/cobro y control de techos salariales, categorías, alteraciones de nómina, pago y liquidación de impuestos y seguros sociales o mutualidades. Las relaciones de perceptores deberán ser remitidas con datos veraces, contemplarán los costes totales del mes, incluidos costes patronales, impuestos, etc. Las altas o modificaciones de alta, a efectos de cobro, tendrán que realizarse durante el periodo de vigencia proyecto; no se admitirán altas o modificaciones con posterioridad a la fecha de finalización del proyecto. Los Servicios de PAS y PDI y la OTRI dispondrán de un plazo máximo de 48 horas para comunicar al Servicio Financiero Presupuestarios de cualquier incorrección o cambio que se detecte en las relaciones enviadas por las entidades. Este Servicio Financiero y Presupuestario se ocupará de comunicar a las entidades las incorrecciones o cambios que deben ser corregidos de forma inmediata y en cualquier caso antes del 11 de cada mes. Las entidades deberán enviar el documento corregido con tiempo suficiente como para poder llevar a cabo la facturación correspondiente (antes del 15 de cada mes). El envío se realizará de igual forma que en el arranque del procedimiento. 5. REGISTRO Y ARCHIVO El registro y archivo de las solicitudes, así como de las respuestas ofrecidas será el que cada Servicio y/o entidad defina. En el caso del Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social, al margen del archivo del mensaje electrónico, se guardará una copia completa de la comunicación en formato papel. 6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS PDI.PRO 12. Elaborar Nóminas PDI.PRO 13. Liquidación de Seguros Sociales y envío de ficheros MUFACE PDI.PRO 22. Gestionar pagos por nómina Página 4 de 8

5 FUNDACIÓN FACTURACIÓN CORRECCIONES AL DOCUMENTO TRAMITADO Tramite previo al pago por nómina Abono de la facturación antes del 25 de cada mes SECCIÓN DE TESORERIA Servicio Financiero y Presupuestario Informar UNIDAD DE GESTION DE LA INVESTIGACIÓN Trámite en impreso normalizado antes del 8 de cada mes OFICINA DE TRANSFERENCIA DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN SERVICIO DE PAS, FORMACIÓN Y ACCIÓN SOCIAL (Controla perceptores y que se trate de Proyectos registrados y comunica a Retribuciones y Tesorería posibles incorrecciones) (Controla percepciones y comunica a Retribuciones y Tesorería posibles incorrecciones y/o cambios) SECCION DE RETRIBUCIONES Y SS Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social. ALTERACIONES EN NÓMINA SECCIÓN DE TESORERIA Servicio Financiero y Presupuestario BUZONES QUE INTERVIENEN OTRI: otri@gestion.unican.es Servicio Financiero y Presupuestario: tesoreria@unican.es Servicio PDI, Retribuciones y SS.: retribuciones@unican.es Servicio PAS, Formación y Acc.Soc.: servicio.pas@unican.es Unidad Gestión de la Investigación: unigesinves@gestion.unican.es FLTQ: josemaria.ason@unican.es FIHAC: juan.gonzalez@unican.es PAGO DE NÓMINA FIN DE PROCEDIMIENTO Página 5 de 8

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