TEMA 27: FACTURACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE FACTURAS DE VENTAS EN SAP. CONTRATOS EMVISL EN SAP R/3

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1 TEMA 27: FACTURACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE FACTURAS DE VENTAS EN SAP. CONTRATOS EMVISL EN SAP R/3 Elementos de partida: Descripción general del proceso de negocio Se describe el tratamiento de la creación de los precios en la empresa EMVISL y su correspondiente actualización. Antes de crear cualquier tipo de contrato, es condición necesaria la previa creación del precio para ese contrato que imputaremos al mismo, sino el contrato quedará incompleto y no podremos facturarlo. De este modo, cuando tengamos que aplicar cualquier incremento sobre el precio, lo haremos directamente sobre el registro de condición que hayamos dado de alta y a continuación actualizaremos los precios en todos los contratos. Esta creación de precios no se aplicará en ninguno de estos contratos: contratos precarios, y convenios, con y sin revisión del IPC. Tendremos los siguientes procesos: 1. Creación de precios. 2. Actualización de precios.

2 Introducción al proceso: Se ha actualizado una clase de condición o tipo de precio, para cada mes del año, de modo que si vamos a dar de alta un contrato en el mes de Junio previamente crearemos su precio relativo a dicho mes, es decir, lo daremos de alta como ZP06: ZP01 ZP02 ZP03 ZP04 ZP05 ZP06 ZP07 ZP08 ZP09 ZP010 ZP011 ZP012 De esta forma, cuando tengamos que actualizar los precios de aquellos contratos que se metieron en un mes determinado, solo tendremos que actualizarlos para la clase de condición correspondiente al citado mes. Además, la clase de condición o el precio no solo va a depender del mes en que introduzcamos el contrato, sino que también tendrá en cuenta la clase de contrato y el cliente al que va dirigido el mismo. Pero para los contratos de amortización no aplicaremos esta regla de creación de precios, ya que no van a tener una actualización de los mismos en el contrato. Para estos casos se han establecido otras dos clases de condición adicionales: ZPEM: Capital a amortizar ZA00: intereses a amortizar El procedimiento de creación será el mismo, y la única diferencia es que no se actualizará cada cierto periodo de tiempo, sino que como ya se conoce el montante a cobrar en los próximos años, los daremos de alta desde el principio. Creación de una clase de condición o precio: Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Comercial Datos maestros Condiciones Selección mediante clase de condición Crear VK11

3 En esta pantalla indicaremos al sistema la clase de condición o tipo de precio que vamos a crear: en este caso crearemos un precio para Enero ZP01, y pulsamos OK. En esta pantalla deberemos rellenar los campos que hacen referencia a la empresa (organización ventas), la clase de contrato (Clase de documento), el cliente (Solicitante), el importe( se trata normalmente del alquiler mensual), la moneda (EUR), la unidad de venta (UM) y el periodo para el cual dicho precio será válido (daremos la máxima amplitud de periodo, como se muestra en la pantalla podemos ver que esta hasta y desde ):

4 Una vez definidos los campos, grabamos. De esta forma, cuando vayamos a crear un contrato de alquiler con incremento anual del IPC (ZV01) para el cliente , el sistema, automáticamente, le asignará el precio que acabamos de dar de alta. En el caso de los precios para los contratos de amortización, el procedimiento de creación es exactamente el mismo, tanto para el importe correspondiente al capital como para el de los intereses, pero lo que sí veremos a continuación es cómo se dan de alta los precios como copia de otros, ya definidos con anterioridad. Actualización de los precios: En este apartado veremos cómo podemos repercutir el incremento del IPC en masa sobre los precios establecidos. Hay que tener en cuenta que una vez realizado esto, deberemos sacar un listado con todos los contratos vigentes hasta el momento y aplicar sobre los mismos, también en masa, las modificaciones que hayamos llevado a cabo sobre los precios anteriormente. Primero veremos cómo repercutir sobre los precios el incremento del IPC: Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Comercial Datos maestros Condiciones Selección mediante clase de condición Modificar VK12 En esta pantalla indicaremos la clase de condición que hace referencia al mes correspondiente al incremento del IPC, por ejemplo, Enero: Pulsamos Intro. A continuación tenemos una pantalla con unos campos para la selección del listado con los precios. Si el incremento va a ser el mismo para todos los tipos de contratos, con rellenar únicamente el campo que hace referencia a la empresa sería suficiente, pero como los incrementos suelen variar en función del tipo de contrato, indicaremos también para qué contratos incrementaremos el IPC, en nuestro ejemplo lo veremos para los tipos de contratos ZV00 (alquileres vitalicios, con incremento anual del IPC):

5 Es aconsejable que siempre indiquemos como fecha de validez la más lejana posible en el pasado, y de ese modo no nos dejaremos a ninguno en el tintero. Ejecutar : En este caso solo tenemos definidos precios para dos clientes, con el citado tipo de contrato. Vamos a realizar la modificación en masa sobre los mismos: Marcamos todas las posiciones o aquellas sobre las que queramos realizar el cambio Pulsamos en el icono Nos aparecerá la siguiente pantalla:

6 Indicamos el porcentaje de incremento del IPC y aceptamos. En este caso hemos incrementado en un 10% los precios. A continuación visualizaremos otra pantalla informativa que nos indica cómo van a quedar los precios en comparación con los anteriores: Volvemos hacia atrás: Ya tenemos la nueva definición de precios, incluido el incremento del IPC: GRABAMOS,. Ahora solo nos resta repercutir sobre los contratos pendientes el incremento del precio que acabamos de realizar. Vía Código de Transacción VA45

7 Desde esta transacción obtendremos un listado con todos los contratos abiertos pendientes y podremos realizar el cambio de precios masivo sobre el mismo. Si en dicho listado solo queremos que nos aparezca un tipo de contrato en concreto, por ejemplo solo los de alquiler vitalicio, con incremento de IPC, pulsamos en Otros criterios de selección, y el sistema nos permitirá realizar una discriminación de contratos en función de la selección de campos que hagamos. Por ejemplo, por clase de documento de ventas: Pulsamos intro nos aparece una pantalla de selección de clases de documentos de venta. Nosotros indicaremos los contratos de alquiler vitalicios:

8 Pulsamos intro hasta que visualicemos el listado de contratos: En este listado seleccionamos todos los contratos a modificar el precio y desde el menú marcamos en Tratar Modificación en masa Nueva determinación de precios.

9 El sistema nos preguntará si queremos ejecutar el cambio en los precios, y si decimos que sí y marcamos en la alternativa B, dicha modificación en masa de los precios será llevada a cabo de forma automática. El proceso terminará en este punto. Solo nos quedaría el verificar si dicha modificación se ha llevado a cabo satisfactoriamente en el mismo listado, pero antes tendremos que salir y volver a entrar en el mismo para refrescar los datos. Dar de baja un precio: Otro punto muy importante que no debemos olvidar, es que siempre que anulemos un contrato también deberemos dar de baja el correspondiente precio en el registro de condición. A continuación veremos cómo podemos dar de baja un precio Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Comercial Datos maestros Condiciones Selección mediante clase de condición Modificar VK12 En dicha transacción indicaremos la clase de condición que nos disponemos a anular, en este caso se trataría de un precio con revisión del IPC en Julio: Aceptamos y en la siguiente pantalla nos pedirá el cliente y la clase de contrato para los que hemos definido el citado precio:

10 Ejecutamos: Y vemos que para el cliente , en la clase de contrato ZV00 (Alquiler vitalicio con IPC anual), tenemos un precio de 101,50 euros: Para borrar el precio, con marcar la línea y pulsar en el icono ya habremos marcado para borrado el precio, o lo que es lo mismo, habremos inhabilitado dicho precio para la creación de cualquier documento de ventas con las mismas condiciones. Grabamos. En caso de que quisiéramos volver a habilitarlo, volveríamos a seleccionar la línea y a continuación pulsando en el icono visualizaremos la siguiente pantalla, que es donde desmarcaremos el indicador para borrado:

11 Grabamos. CONTRATOS EMVISL EN SAP R/3 Elementos de partida: Descripción general del proceso de negocio Se describe el tratamiento de la facturación en EMVISL. Como último paso a seguir, crearemos las facturas correspondientes a esos contratos desde el pool de facturación. Habrá los siguientes procesos: 3. Creación del contrato. 4. Facturación del contrato.

12 Introducción al proceso: Para poder dar de alta cualquier clase de documento de ventas (bien sea un contrato, un pedido ) es necesario que todos los datos maestros estén previamente dados de alta en el sistema: clientes, materiales, precios, etc. Una vez tengamos todos los datos necesarios podremos empezar a crear un circuito de ventas. En relación a esto, hay que resaltar que el precio que repercutiremos en el contrato que estemos dando de alta, deberá haber estado previamente en el registro de condición (ver manual de Precios EMVISL y actualización del IPC ), porque sino el documento quedará incompleto. Se han dado de alta los siguientes tipos de contratos (exceptuando los de amortización): ZV00: Alquiler IPC interanual vitalicio ZV01: Alquiler IPC interanual sujeto a la LAU 64 ZV02: Alquiler IPC interanual sujeto al decreto 85 ZV03: Alquiler IPC interanual sujeto a la LAU 94 ZV04: Alquiler IPC interanual sujeto a la LAU 94 Bonificados ZV05: Convenio Pisos Compartidos ZV06: Alquiler IPC bianual vitalicio ZV07: Arrendamientos Locales ZV08: Convenio sin revisión IPC ZV09: Convenio con revisión IPC ZV10: Viviendas en amortización a 25 años ZV11: Viviendas en amortización a 15 años ZV12: Contrato Precario ZV13: Alquiler baremo vitalicio Otro dato fundamental a tener en cuenta es el área de ventas, es decir, se trata de la combinación de los tres siguientes campos que definen la empresa: 2600: Organización de ventas EMVISL 26: Canal de distribución EMVISL 26: Sector EMVISL Creación de un contrato, que no sea de amortización: Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Comercial Ventas Pedido abierto Crear VA41

13 En esta pantalla indicaremos al sistema la clase de documento que vamos a crear: en este caso crearemos un contrato ZV00. También deberemos indicarle el área de ventas (organización de ventas + canal de distribución + sector), que se refieren a la empresa. Una vez que hemos rellenado todos estos datos, pulsamos OK. A continuación accedemos a la creación del contrato: El sistema nos pide que introduzcamos el código del cliente, en el campo solicitante, lo podemos buscar mediante el nombre y apellidos desplegando dicho campo,

14 Después introduciremos las fechas de entrada en vigor y de expiración del contrato, fecha de pedido y fecha de precio (la fecha de entrada en vigor, la fecha de pedido y la fecha de precio es la misma).y por último pasaremos a rellenar las posiciones (materiales o servicios a facturar que en nuestro caso será alquileres), de las que dicha solicitud se va a componer, en cantidad 1. Ahora vamos a ver cómo imputamos el contrato a una ubicación determinada, en este caso contra un elemento PEP es decir la vivienda que va a ser objeto de alquiler. Esta imputación puede ser tanto a nivel de cabecera (con esto indicaremos que todas las líneas del contrato están asignadas a una misma ubicación) como a nivel de posición (un mismo contrato podrá tener más de una ubicación, siendo este el caso de los convenios, con y sin revisión del IPC). Asignación del contrato a un elemento PEP: en el menú seleccionamos Pasar a Cabecera Imputación : Y en el campo Elemento PEP, indicaremos la ubicación a la que va asignado el contrato. En el caso de los convenios (clases de documentos ZV07 y ZV08), dicha asignación podrá ser realizada también a nivel de posición. En ese caso seleccionaremos Pasar a Posición Imputación : Como en el caso anterior, indicaremos la ubicación en el campo Elemento PEP. En principio ya tenemos nuestro contrato con todos los datos necesarios rellenos. A continuación verificaremos cómo ha quedado el plan de facturación, en el cual nos basaremos para realizar las correspondientes facturas. Para acceder al mismo deberemos marcar la línea y a continuación pulsar en el icono:

15 Obtendremos la siguiente pantalla: Otro dato a tener en cuenta, y que es obligatorio rellenar es el motivo del pedido: Indicaremos la que corresponda y de esta forma tendríamos nuestro contrato completo.

16 GRABAR,. Si al grabar faltase algún dato, el sistema nos daría un aviso y al mismo tiempo nos indicaría los datos a rellenar. Si todo está OK a pié de página aparecerá el siguiente mensaje: Ya tenemos nuestro contrato nº Nos quedaría ver su correspondiente facturación. Para volver a la pantalla anterior pulso: Creación de una Factura: Las facturas las crearemos desde el pool de facturación. Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Comercial Facturación Factura Tratar pool de facturación VF04

17 En esta pantalla rellenaremos los campos de la fecha de facturación hasta la cual tenemos pedidos pendientes de facturar, en la EMVISL se suele factura el día 15 de cada mes; los datos organizativos que hacen referencia a nuestra empresa y marcamos el pincho Por pedido En base a la entrega S/documentos c/bloqueo de factura. También puede darse el caso que solo queramos facturar a un cliente en este caso podríamos rellenar el campo que hace referencia al cliente o solicitante, y así tendríamos todos los pedidos pendientes de facturar a un cliente en concreto y para una fecha determinada. Una vez rellenados los datos que nos interesan pulsamos en el icono De esta forma accederemos a una pantalla con todos los documentos de ventas pendientes de facturar hasta la fecha anteriormente detallada. El sistema por defecto nos marcará todos los documentos, y en nuestra mano estará su selección o no.lo que está en amarillo es lo que va a facturar, podemos nosotros marcar o desmarcar lo que nos interese. A continuación, y después de seleccionar los documentos de ventas a facturar, marcamos en el icono Factura colectiva, y de esta forma el sistema irá generando todas las facturas en automático. Borrar un contrato: Vía Menús Vía Código de Transacción Logística Comercial Ventas Pedido abierto Modificar VA42 Para borrar un contrato deberemos verificar primero si ya hemos facturado parte o no. En el caso de que no hubiésemos facturado nada del mismo el procedimiento sería el siguiente: una vez que estamos en la pantalla de modificación del

18 contrato iríamos al menú y allí seleccionaremos Documento Ventas Borrar, y borramos el documento, con lo que ya no quedaría ningún rastro del mismo en el sistema. Pero si ya hubiésemos facturado parte del contrato el procedimiento sería diferente: en este caso asignaremos un motivo de rechazo a todas las posiciones del contrato. Para eso nos tenemos que situar en la última de las pestañas del resumen del contrato

19 Una vez indicado el motivo de rechazo, grabamos el documento. No olvidar que siempre que realicemos cualquiera de estas dos operaciones de anulación de un contrato, después tendremos que anular también el correspondiente precio al que el contrato hacía referencia, en el registro de condición. (ver manual de precios)