PROCEDIMIENTO PARA DESPACHOS. 1. OBJETIVO Realizar las entregas en los tiempos requeridos por los clientes.

Transcripción

1 1. OBJETIVO Realizar las entregas en los tiempos requeridos por los clientes. 2. ALCANCE Des las ornes mensajería locales hasta los envíos nacionales e internacionales por correo. 3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD La autoridad por las cisiones a tomar en las disposiciones este procedimiento está dada al Gerente Administrativo La responsabilidad por la correcta implementación las disposiciones este procedimiento, es cada uno los mensajeros. 4. DEFINICIONES Cajillas: Lugar asignado para colocar las vueltas mensajería que requieren ser realizadas 5. ACTIVIDADES BASICAS Existen dos Horarios salidas l De entregar las Recibir las FO-DE-01 Departamento Mensajería. Uno en vueltas la mañana y una en la tar en los Zonificarlas: y Ornes siguientes horarios: Procesos - 9:30 A.M. Para esta salida las Operativos. Mensajer vueltas ben ser jadas s ía el día anterior (6:00 P.M.) en las cajillas mensajería. De revisar que - 2:30 P.M. para esta salida las vueltas ben ser jadas antes la 1:30 P.M. l mismo día. Todas las vueltas berán ser colocadas en las cajillas bidamente sectorizadas como sigue: - Norte (Calle 100 hacia el norte entre las carreras 1 y Av. Calle 26, Zona Industrial Fontibon, Puente Aranda Aeropuerto, Mosquera y Funza) - Chico (Calle 99 hasta la 40 y entre la 7ª y la autopista) este bien empacada y con orn mensajería: Los Mensajeros y la Gerencia Administrativa 1 6

2 - Centro (Des la Calle 39 hacia el sur y sector San Andresitos) Todas las vueltas ben venir bidamente empacadas (tiquetes y vouchers con sus portatiquetes) y con la orn mensajería correctamente diligenciada con el nombre la empresa o cliente, dirección correcta, nombre l funcionario a quien va dirigido (en el caso las cuentas corporativas), nombre claro el funcionario que remite la vuelta, la hora en que la coloca en la cajilla y una breve scripción lo que requieren que el mensajero realice o les recoja. Vueltas que no cumplan con el requisito anterior serán vueltas a remitente. Elaborar FO-DE- La Planilla be ser elaborada Mensajeros. Planillas Mensajer ía diariamente relacionando las Ornes Mensajería en el mismo orn en que se van a realizar ya sea por dirección o por prioridad. Las urgentes se resaltan y se atienn primero. Antes salir la oficina los mensajeros berán guardar cada vuelta en una bolsa plástica para luego guardarlo en el maletín lona impermeable. Adicionalmente berán verificar que portan el sello Panamericana y si es necesario llevar carta autorización la Empresa, para aquellos clientes corporativos que la requieren para la entrega cheque. Ejecutar las FO-DE- Realizar las vueltas acuerdo a las instrucciones impartidas en la orn Mensajeros. Diligenci mensajería. Adicionalmente en cada as y Reprogr amar sitio el cliente berá colocar, en la Planilla Mensajería, la hora en que se realizó la entrega así como también 2 6

3 Vueltas firmar y colocar el sello en el caso clientes corporativos Luego iniciado el recorrido el mensajero no berá aceptar llamadas telefónicas otros funcionarios reorganizando los recorridos. Estas urgencias o cambios último momento berán ser programadas con la Gerencia Administrativa En el evento en que no encuentre la dirección, o se presente cualquier otro inconveniente, es obligación l mensajero contactar al dueño la vuelta para recibir nuevas instrucciones y berá registrar la observación en la planilla mensajería. En caso que la instrucción sea volver a hacer la vuelta en otro momento, el mensajero berá informar a la Gerencia Administrativa para reprogramarla y berá quedar constancia en la planilla que la vuelta fue reprogramada para el turno siguiente. Entregar FO-DE- Una vez realizadas la vueltas y Mensajeros Docume regreso a la Compañía, berán ntos clasificar los documentos por Departamento (Caja, Facturación, Tesorería, Corresponncia etc) y hacer entrega formal los documentos a cada uno ellos, haciendo firmar la orn mensajería. ETAPA. REGISTRO DESCRIPCION RESPONSABLE Revisar las Planillas FO-DE- Todos los días la Gerencia Administrativa berá revisar las Planillas mensajería para verificar el número vueltas Gerente Administrativo realizadas, el número vueltas Mensajer ía reprogramadas y para conocer cualquier inconveniente que se pudo presentar y por así tomar los correctivos l caso. 3 6

4 Regresar FO-DE- En el evento en que al mensajero haya Mensajeros. a la recogido dinero (efectivo, cheque) o Oficina algún tiquete o voucher no se haya podido entregar, berá necesariamente regresar a la oficina para que se guarn en caja fuerte los títulos valores recibidos. En caso pérdida algún tiquete o voucher, el mensajero berá: 1. Llamar a la Gerencia Administrativa para informar 2. Colocar el nuncio, traerlo a la Compañía y entregar a la Gerencia Administrativa. 3. La Gerencia Administrativa coordinará el envío esta información a las aerolíneas y operadores, ser necesario informará al cliente y coordinará la emisión nuevos tiquetes y vouchers. En el evento en que la pérdida sea dinero o cheques berá: 1. Informar a la Gerencia Financiera 2. Colocar el nuncio, traerlo a la Compañía y entregarlo a Caja. 3. La Gerencia Financiera coordinará el envío la información al cliente en caso que sean cheques para que n la orn no pago y si es efectivo el estudio l caso para que la Empresa tome alguna cisión. Elaborar FO-DE-03 Los sobres que van fuera la ciudad, Asistente Guías y son recibidos por la Asistente Administrativo Enviar Sobres Administrativa y Comercial y tendrán el siguiente procedimiento: 1. Recibir, diariamente, hasta las 5:30 P.M. los envíos que berán remitirse fuera la ciudad. 2. Verificar que vengan bidamente 4 6

5 empacados en sobres o cajas y marcados con el nombre la Empresa, stinatario, dirección, teléfono y ciudad. 3. Elaborar la Planilla Envíos Nacionales don se registrará la fecha y hora en que se recibe el envío, los datos l stinatario, dirección, ciudad, observaciones y se hace firmar por la persona que genera el envío. 4. Diligenciar una guia, l proveedor correo, por cada paquete a enviarse. 5. Diligenciar un formato Solicitud Servicios Clientes Corporativos por cada penncia que remite, don se resume el número sobres enviados y tallando el tipo servicio solicitado (prisa noche, aeropuerto-aeropuerto etc) 6. El proveedor l servicio, por contrato, recogerá diariamente la corresponncia a las 5:45 p.m. y en el evento en que no los recojan, se procerá a guardar los documentos en la caja fuerte y al día siguiente, pendiendo la urgencia, se envía por servicio aeropuerto-aeropuerto. 7. Archivar diariamente la Planilla Envíos Nacionales anexándole las copias las guías y el formato Solicitud Servicios Clientes Corporativos. 8. Rastrear diariamente x Internet, a través l programa Deprisanet, la entrega los envíos. 9. Revisar mensualmente la factura Deprisa contra las guías manejadas durante el mes. 10. La Gerencia Administrativa berá revisar diariamente la planilla envíos nacionales y sus soportes para constatar que los envíos recibidos por la Asistente Administrativo fueron enviados en su totalidad por correo, conocer los inconvenientes e implementar los correctivos. 5 6

6 6. ANEXOS FO-DE-01 FO-DE- FO-DE-03 ORDEN DE MENSAJERIA PLANILLA DE MENSAJERIA PLANILLA DE ENVIOS NACIONALES Elaborado por: Claudia Fernánz S. Fecha 17/09/07 Revisado por: Rosa Maria Jamoco Fecha 17/09/07 Aprobado por: Ruth Pinzon P. Fecha 17/09/07 6 6