GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN PAGO DE NÓMINA FORMA MANUAL Y EXPLICACION DE LA ESTRUCTURA TXT.

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1 GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN PAGO DE NÓMINA FORMA MANUAL Y EXPLICACION DE LA ESTRUCTURA TXT. 1

2 INTRODUCCIÓN La presente guía tiene la finalidad de presentar los pasos para crear el data entry para poder realizar un pago de nómina. CONTENIDO Este documento tiene como objetivo presentar los pasos a seguir para que nuestros clientes jurídicos puedan crear un archivo para pagos de nómina a través del servicio Exterior NEXO Jurídico, garantizando de manera que la misma sea efectuada de forma efectiva y segura. Se contempla el siguiente punto: 1. Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de nómina de forma manual? 2. Explicación de la estructura TXT de Pago de nómina. GLOSARIO DE TÉRMINOS Data Entry: Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. Exterior NEXO Jurídico: Es un servicio mediante el cual el cliente podrá, a través de dispositivos electrónicos por intermedio de la red mundial de información denominada internet (world wide web), recibir información, realizar transacciones financieras y transacciones no financieras, que se encuentren disponibles en el mismo, de una forma segura, confiable y amigable. Pago Nómina: Es la transacción financiera que permite cancelar las obligaciones de tus colaboradores, 2

3 Contenido INTRODUCCIÓN... 2 CONTENIDO... 2 GLOSARIO DE TÉRMINOS... 2 Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de nómina de forma manual?... 4 Explicación de la estructura de TXT de pagos de Nómina

4 Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de nómina de forma manual? Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. A continuación lo pasos para obtener la plantilla del data entry: 1. Haga clic en Exterior NEXO en línea, botón Empresas. Figura 1. 4

5 2. Haga clic en el botón Ingresar de Exterior NEXO Jurídico. Figura En la sección Usuario Registrado, en el campo Usuario escriba el nombre de su usuario y haga clic en el botón Aceptar. Figura 3. 5

6 4. Ingrese la contraseña a través del teclado virtual y presione el botón Continuar. Figura 4 5. Haga clic menú Pagos, opción Nómina, selecciona el botón Descargar Plantilla. Figura 4 6

7 6. Seleccione el botón Data Entry. Figura 5 7. Aparecerá una ventana que te indica Abriendo DataEntry.exe, seleccionar el botón Guardar archivo. Figura 6 7

8 8. De esta forma se ejecutara el programa, debes seleccionarlo, este se guardara de forma automática en la carpeta de Mis documentos/descarga. Figura 7 Figura 8 8

9 9. De esta forma se ejecutará el programa el data entry. Tabla 1. Opciones del Data Entry. Figura 8 Ventana Opciones Archivo - Importar: Esta opción permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry. - Salir: Esta opción permite Salir del aplicativo Data Entry. Pagos - Nómina: Despliega la estructura para pago de nómina. - Proveedores: Despliega la estructura para pago de proveedores. Afiliaciones - Nómina: Despliega la estructura para afiliaciones de beneficiarios pago de nómina. - Proveedores: Despliega la estructura para afiliaciones para pago de proveedores. Ayuda - Pago de Nómina: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de Pago de Nómina. - Pago Proveedores: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de Pago de Proveedores. Afiliación Nómina: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de afiliación de beneficiarios para Pago de Nómina. - Afiliación Proveedores: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de afiliación de beneficiarios para Pago de Proveedores. 9

10 10. Selecciona la ventana Pagos opción Nómina. Figura Se desplegará la pantalla para crear el archivo de pago de nómina, el cual está estructurado de la siguiente manera: Encabezado: Se coloca los datos de la empresa. Campos de llenado automático: El data entry mientras van llenando el detalle del archivo va incrementando de forma automática la Cantidad de Pagos y el Monto Total de Pagos. Detalle: Se coloca los datos de los beneficiarios para el pago de nómina. Botones de Acción: Permite que luego que introduzca los datos guarde el archivo (Excel o txt), Cancelar o Importar un archivo. Figura 10 10

11 Tabla 2. Descripción de los campos del Menú Pagos opción Nómina. Área Campos Descripción Encabezado Campos de Llenado Automático Detalle Rif Cuenta Fecha de Pago Cantidad de Pagos Monto Total de Pagos Nombre del cliente Monto del pago Selecciona el tipo de documento que identifica a la empresa que realiza el pago: J Si corresponde a RIF Jurídico. G Si corresponde a RIF Gobierno Ingresa el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. En caso de no tener 9 dígitos completar con ceros (0) a la izquierda. Ingresa los 20 dígitos de la cuenta EXTERIOR de la empresa a la cual se debitará el monto. Fecha que se procesará el pago Debe estar bajo el formato: DDMMAAAA. Se colocará de forma automática la cantidad de pagos del archivo. Se colocará de forma automática el monto total de los Pagos. Ingresa el nombre del beneficiario No deberá contener caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales). Ingresa el monto acreditar al beneficiario. Tipo Doc. Seleccione el tipo de documento, de acuerdo a: N Persona Natural Venezolana. R Firma Personal. J RIF Persona Jurídica. 11

12 Área Campos Descripción Detalle Botones de Acción Tipo Iden. Nro. Documento Detalle del pago Nro. Cuenta a abonar Código del banco Agregar Eliminar Guardar Cancelar Importar Seleccione el tipo de identificación de acuerdo a: V Venezolana. E Extranjera. P Pasaporte. J Jurídica. G Gobierno Ingresa el Nro. de cédula, pasaporte o Rif. Ingresa la descripción del pago Ingresa los 20 dígitos de la cuenta del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos. Se colocara de forma automática el código del banco donde se realizarán el crédito (beneficiario). Al seleccionar el signo + se agregara una línea, para ingrese a otro beneficiario. Al seleccionar el signo - se eliminara a ese beneficiario Permite que se genere, guarde (exporte) el archivo, puedes seleccionar formato excel o txt. Permite cancelar la ventana donde esta posicionado. Permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry. 12

13 12. Ingrese todos los datos, no se puede dejar ningún campo en blanco, ni una fila completa en blanco, en caso de querer eliminar fila o agregar utilices los símbolos + Agregar ó Eliminar, selecciona el botón Guardar. Figura 11 13

14 13. Aparecerá la pantalla que dice: Seleccione el formato a exportar Excel ó TXT, debes seleccionar el formato que requieras, recuerda que Exterior Nexo Jurídico para cargar archivo debe estar en formato txt, haga clic en el botón TXT. Figura 12 14

15 14. Seleccione la carpeta donde guardara el data entry, seleccione el botón Save. Figura 13 15

16 15. El sistema dice mensaje de confirmación: Archivo Generado con éxito, Selecciona el botón Ok. 16. Este es el data entry creado. Figura 14 Figura 15 16

17 17. En caso que requiere maximizar o minimizar el data entry, seleccione las opciones en la esquina derecha superior. Figura En caso que su empresa tenga muchos beneficiarios para realizar el pago de nómina es recomendable que su sistema genere el txt de forma automática. 17

18 Explicación de la estructura de TXT de pagos de Nómina. Encabezado: Contiene el tipo de identificador de empresa (J ó G). el Rif de la empresa, el número de cuenta donde se debitará el pago, la cantidad de beneficiarios, el monto total del archivo, fecha de pago, el código de servicio para pago de nómina es Cero Dos (02) y espacios en blanco Estructura del encabezado 1 2 Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 76 caracteres Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones Tipo de identificación del pagador Número de identificación del pagador Alfabético 01 1 al 1 Si Numérico 09 2 al 10 Si 3 Número de cuenta a DEBITAR Numérico a 30 Si 4 Cantidad de Pagos Numérico a 34 Si 5 Monto del Pago Numérico a 47 Si 6 Fecha de Pago Numérico a 55 Si 7 Código del servicio Numérico a 57 Si 8 Espacios en Blancos NA a 76 Si Es el tipo de documento identifica a la empresa que realiza el pago: J Si corresponde a RIF Jurídico. G Si corresponde a RIF Gobierno. Contiene el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. Completar con ceros (0) a la izquierda. 20 dígitos de la cuenta EXTERIOR a la cual se acreditará el monto. Es la sumatoria de todos los beneficiarios que contiene el archivo Completar con ceros a la izquierda. Indica el monto total a pagar. Completar con ceros (0) a la izquierda. Fecha que se procesará el pago Debe estar bajo el formato: DDMMAAAA Es el código del servicio de pagos a nómina, debe incorporarse las Siglas: 02 (cero dos) Completar con 19 espacios en blanco a la derecha Detalle: Contiene el nombre del beneficiario, el monto a pagar, identificación del beneficiario, detalle del pago, código del banco, número de cuenta a abonar. 18

19 Estructura del detalle Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 156 caracteres Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones Contiene el nombre del beneficiario. No deberá contener 1 Nombre del cliente Alfabético 50 1 a 50 Si caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales). Completar con espacios a la derecha. 2 Monto del pago Numérico al 62 SI Monto acreditar al beneficiario Completar con ceros a la izquierda. 3 Identificación Beneficiario Alfanumérico al 73 SI Contiene tipo de documentos, tipo y número de identificación de acuerdo a: NV Persona Natural Venezolana. NE Persona Natural Extranjera. NP Persona Natural Pasaporte. RV Firma Personal. JJ RIF Persona Jurídica. JG RIF Gobierno 3 Detalle del pago Alfanumérico al 133 SI Descripción del pago Rellenado con espacios a la derecha. 4 Código del banco Numérico al 136 SI Código del banco donde se realizarán el crédito (beneficiario) Ubicado en los primeros 4 dígitos de la cuenta Sin el cero (0) inicial. 5 Número de Cuenta a abonar Numérico al 156 Si 20 dígitos de la cuenta del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos. 19