ANEXO Nº 2. Este sistema estará formado por los equipos y aplicaciones informáticas que permitan:

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1 ANEXO Nº 2 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE SISTEMAS DE ESPERA INTELIGENTE EN VARIAS OFICINAS DE PRESTACIONES DEL EN TOLEDO. 1.- OBJETO DE LA CONTRATACION 1.1 El presente Pliego tiene como objeto, definir los criterios y condiciones que han de servir como base para la adjudicación del suministro e instalación de un sistema integral de gestión de espera, que permita regular la atención al ciudadano en las Oficinas de Prestaciones del Servicio Público de Empleo Estatal en TOLEDO. Este sistema estará formado por los equipos y aplicaciones informáticas que permitan: La identificación del ciudadano Regulación de turnos Direccionamiento a puestos de atención Visualización de mensajes informativos Control y supervisión de todo el conjunto Obtención de estadísticas 2.- LUGARES DE ENTREGA E INSTALACIÓN. Los sistemas de gestión de espera, se instalarán en las oficinas indicadas en el siguiente cuadro. OFICINA DE PRESTACIONES DE TOLEDO BAJADA DE CASTILLA LA MANCHA, TOLEDO OFICINA DE PRESTACIONES DE TORRIJOS C/ BUENADICHA, TORRIJOS OFICINA DE PRESTACIONES DE OCAÑA PLAZA GUTIERRE DE CARDENAS, OCAÑA OFICINA DE PRESTACIONES DE VILLACAÑAS PLAZA DE ESPAÑA, VILLACAÑAS OFICINA DE PRESTACIONES DE MORA GLORIETA DE EUSEBIO MENDEZ, MORA OFICINA DE PRESTACIONES DE QUINTANAR DE LA ORDEN PLAZA DE FELIPE VILLA, QUINTANAR DE LA ORDEN C/ Reino Unido, 3 TOLEDO 45005, TOLEDO TEL : FAX :

2 3.- PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El contrato deberá ser ejecutado, en un plazo máximo de dos meses, a partir de su formalización. 4.- CONDICIONES A LAS QUE HA DE AJUSTARSE LA OFERTA. Las condiciones mínimas que deberán reunir los equipos y aplicaciones ofertadas son las que se detallan a continuación por áreas diferenciadas: A. IDENTIFICACIÓN, GESTION Y DIRECCIONAMIENTO DE CIUDADANOS B. SUPERVISIÓN Y CONTROL C. GESTION DE ESTADÍSTICAS D. CONFIGURACIÓN Y MANTENIMIENTO A. IDENTIFICACIÓN, GESTION Y DIRECCIONAMIENTO DE CIUDADANOS Gestiona el acceso de los ciudadanos, previamente identificados, a los diferentes puestos de atención, mediante la definición previa de grupos de demanda de información susceptibles de codificación. Esta función contará con los siguientes dispositivos: Servidor del Sistema Compuesto por un Servidor de aplicaciones y un programa informático, cuya función principal será la de controlar y gestionar todas las actividades del Sistema. Los componentes deberán cumplir los siguientes requisitos: El Sistema de espera será administrado y gestionado por un componente software que se instalará en el servidor de aplicaciones. El soporte hardware será un ordenador personal suministrado por el Servicio Público de Empleo Estatal, bien utilizando uno de los instalados en cada oficina o bien suministrando uno específico para esta aplicación. La instalación del servidor de aplicaciones y sus componentes software se realizará sobre un sistema operativo MS Windows (98, 2000, XP o superior) y la empresa adjudicataria se compromete a la adaptación del software suministrado a la evolución de los sistemas Windows garantizando el mantenimiento de versiones de software del sistema de espera con independencia del sistema operativo de los equipos servidores de aplicación. La empresa adjudicataria deberá garantizar la posibilidad de reinstalación del servidor de aplicaciones incluyendo todos los productos software necesarios para el funcionamiento del sistema de espera en cualquiera de los puestos del Centro en caso de avería o sustitución del ordenador donde se haya instalado el servidor. 2

3 Permitirá la configuración de todos los periféricos del Sistema desde dicho software. Se podrá realizar modificaciones en la configuración, sin necesidad de rearranque del Sistema. El Sistema tendrá la facilidad de poder ser gestionado desde aplicaciones externas. Soportará aplicaciones de cita previa integradas en el Sistema de gestión. Permitirá la identificación de los usuarios de los puestos de atención mediante claves de acceso o "Iogin". Permitirá la introducción desde los puestos de atención de los códigos de atención presencial. La definición de los códigos aceptados por el Sistema será realizada desde la propia aplicación. El Sistema permitirá la conexión con redes de área local. Desde los terminales de la red, se podrá llamar y reenviar a ciudadanos, enviar mensajes hacia el servidor y otros terminales, etc. El Sistema tendrá la facilidad de ser configurado remotamente desde cualquier ordenador conectado con el servidor de la oficina. El Sistema gestionará la emisión de sonidos que permita llamar a los ciudadan o emitir cualquier mensaje informativo. Display General de Información: Este display, instalado en el área de espera, proporcionará al ciudadano información de los últimos números llamados, además de presentar mensajes de texto. El Sistema podrá trabajar en simultáneo con al menos 64 displays. Mostrará, con leds de alta luminosidad de color rojo: avisos, textos informativos o datos del sistema, de hasta 15 caracteres. Mensajes de tamaño superior, se podrán mostrar mediante texto en movimiento. Cuando se utilice cita previa, este display permitirá también, llamar al ciudadano por su nombre. Unidad reproductora de sonido Dispositivo acústico que permite, mediante una señal, llamar la atención a las personas que están en espera cuando un nuevo turno es llamado. Este dispositivo será configurable a efectos de tonos, frecuencia, tiempo y volumen. Display de Puesto de Atención Estos displays instalados en cada uno de los puestos de atención, estarán formados por dos secciones superpuestas: la inferior indicará, en un formato de 4 dígitos (leds color rojo de alta luminosidad),el número de turno y/o texto en movimiento; la superior, con un texto adhesivo, el numero de puesto. Deberán cumplir los siguientes requisitos: 3

4 * La información mostrada tendrá la facilidad de parpadeo y la duración de dicho parpadeo será configurable desde el propio programa del Sistema. * Este display se configurará desde el propio programa del Sistema, para mostrar diferentes mensajes cuando el puesto no esté activo. Terminal físico de Puesto Cada puesto de atención dispondrá de un dispositivo físico cuya misión principal será requerir al próximo ciudadano. Este terminal dispondrá de una serie de pulsadores, todos ellos configurables por software desde el servidor del Sistema. Dispondrá así mismo, de un display capaz de mostrar cualquier tipo de información numérica o de texto, del Sistema. Deberá permitir, al menos, la siguiente funcionalidad: - Selección de 64 servicios o prestaciones y 64 prioridades o criterios de llamada. - Reenvío de ciudadanos hacia cualquier puesto o servicio. - Envío/recepción de alarmas y mensajes de texto hacia/desde el supervisor. Llamada a ciudadanos de forma aleatoria o secuencial. - Introducción de códigos de actos presenciales. - Visualización en el display del terminal de la siguiente información: Nº de ciudadano actual, ciudadanos en espera, tiempo de espera del próximo ciudadano, tiempo medio de espera, hora actual, alarmas por condiciones del sistema. - Posibilidad de trabajo en red integrando toda la funcionalidad del terminal físico en una aplicación software instalada en el ordenador del puesto de atención. B. SUPERVISIÓN Y CONTROL Las facilidades de Supervisión y Control estarán soportadas por una aplicación informática, que instalada en un ordenador personal, permita en tiempo real: Proporcionar información relativa al flujo de visitas, tiempos de espera y atención e información relativa a los puestos de atención. Envío de mensajes alfanuméricos a los terminales de los puestos de atención. Reorganización y distribución de la carga de trabajo entre los diferentes puestos de atención de acuerdo a la afluencia de ciudadanos. Esta funcionalidad podrá realizarse remotamente desde cualquier ordenador conectado con el servidor mediante red. 4

5 C. GESTION DE ESTADÍSTICAS Mediante una aplicación informática, el Sistema recogerá y almacenará la información de todas y cada una de las transacciones que se producen en el centro, para su posterior análisis y elaboración de informes estadísticos. Independientemente de la naturaleza del software de estadísticas utilizado, el sistema proporcionará, además, dichos datos estadísticos en ficheros con formato Access, Excel, etc. Se valorarán programas que permitan el control sobre objetivos de calidad y aplicativos de simulación. D. CONFIGURACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Todos los componentes del sistema deberán ser administrados desde el servidor de aplicaciones de cada Centro, desde el que se realizará la configuración y mantenimiento de todo el sistema. El sistema será configurado inicialmente por la empresa adjudicataria de acuerdo con las directrices, especificaciones técnicas y necesidades de gestión de cada Centro. 6. GRADO DE CUMPLIMIENTO. La Mesa de Contratación podrá requerir a los oferentes para que realicen una demostración del cumplimiento de la funcionalidad de los productos ofertados. 7. CONDICIONES GENERALES. El sistema deberá ser compatible con los requerimientos técnicos de los sistemas y servicios informáticos establecidos por la Subdirección General de Informática del Servicio Público Empleo Estatal, con el fin de garantizar la coherencia con los proyectos y sistemas informáticos existentes. En todo caso las soluciones técnicas propuestas por la empresa adjudicataria deberán ser aprobadas por dicha Subdirección con anterioridad a la instalación del sistema. La empresa adjudicataria se hará cargo de la instalación total y funcionamiento del sistema. La instalación tendrá una garantía y mantenimiento in situ para todos los componentes del sistema de 12 Meses desde la recepción del suministro. Dispondrá de una red de servicio técnico, que garantice la resolución de las posibles anomalías de funcionamiento, en un plazo de tiempo no superior a 24 horas desde la comunicación de la avería o incidencia. Se responsabilizará de la formación necesaria del personal, presentando una descripción del tipo de formación y del tiempo necesario para realizarla. El importe de esta formación estará incluido en el precio de la oferta. Entregará la correspondiente documentación técnica y manuales de usuario, uno por cada puesto de trabajo. La empresa adjudicataria debe garantizar la existencia de los repuestos necesarios. 5

6 8. DOCUMENTACION TECNICA A APORTAR. Memoria descriptiva de los equipos a suministrar.. Documentación relativa a la rapidez de respuesta para la atención de averías. Documentación que defina y cuantifique, en su caso, las mejoras aportadas. 9. OTROS. La empresa adjudicataria nombrará un representante que será el encargado de coordinar y mantener informado a la persona que se designe por el SPEE de Toledo. Todos los procesos contemplados en el presente Pliego, serán supervisados por parte de ambos responsables, y el coordinador de la empresa adjudicataria. Antes del inicio de los trabajos, se presentará un cronograma detallado de la actuación prevista, debiéndose acordarse con el representante del SPEE los horarios de la instalación, de forma que no incida de forma negativa en el normal funcionamiento de las oficinas de prestaciones. Toledo, 12 de Septiembre de 2011 EL DIRECTOR PROVINCIAL Fdo: Jesús FUENTES LAZARO 6

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