GESPROY SGR. TIPS para manejo eficiente de la herramienta

Transcripción

1 GESPROY SGR TIPS para manejo eficiente de la herramienta Temas 1. Creación de usuarios Gesproy SGR 2. Prerrequisitos para visualizar proyectos 3. Proyecto con ajuste 4. Últimos ajustes del sistema 5. Errores comunes

2 1. Creación de usuarios Gesproy SGR La circular 062 del 11 de Septiembre de 2013 dispone la herramienta para el seguimiento y control de los proyectos financiados con recursos del SGR. Define que la responsabilidad de creación y administración de los usuarios del aplicativo es responsabilidad del ente ejecutor a través del Usuario 1 Aprueba y Envía correspondiente al representante legal de la entidad, y le permite crear, habilitar y deshabilitar los usuarios y sus roles en el sistema. El Instructivo de creación de usuarios y demás material de apoyo se encuentra publicado en la sección de material de apoyo de la herramienta en internet: Gesproy.aspx En caso que la entidad ejecutora no tenga actualmente el usuario del representante legal en el sistema SMSCE (Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación), deberá solicitar formalmente la creación de los usuarios del representante legal y del tesorero de la entidad aportando en formato digital la siguiente documentación como soporte: Cédulas escaneadas de los usuarios a registrar (Representante Legal y Tesorero). Documento de nombramiento o donde se confirme el cargo (Representante Legal y Tesorero). Certificación bancaria o documento donde se evidencie el número de cuenta registrada por el Ministerio de Hacienda. Acuerdo en el cual el OCAD designa como ejecutor de los proyectos a la entidad. Datos de cada uno de los usuarios: Teléfono fijo oficina, teléfono celular y correo electrónico (este será el correo electrónico autorizado donde se enviaran los usuarios y contraseñas) 2. Prerrequisitos para visualizar proyectos Importante tener claro que el aplicativo dispone las herramientas para hacer el reporte de información de programación, contratación y ejecución de los proyectos a las entidades Ejecutoras, y que NO es el sistema de formulación de los proyectos. Los proyectos y su formulación residen en el banco de proyectos en el aplicativo SUIFP, de donde Gesproy SGR toma la información respectiva de cada proyecto y la refleja en su sistema mediante un proceso de sincronización de datos que se ejecuta automáticamente cada día en horas de la noche. Quiere decir, que lo que se ve en Gesproy en cuanto a los datos básicos de formulación del proyecto es información que viene del banco y en caso que se requiera hacer modificaciones a la formulación estas deben hacerse previamente en el otro sistema. Para los temas de modificaciones de proyectos se debe remitir al Acuerdo Abril de 2013 de la Comisión Rectora.

3 Prerrequisitos del proyecto en SUIFP: El proyecto debe tener estado APROBADO El proyecto debe tener asignado Ente Ejecutor El proyecto debe tener Tener fuentes de financiación 3. Proyectos con Ajuste: En relación con los proyectos con ajuste debe realizarse todo el proceso en SUIFP-SGR desde su solicitud hasta la aprobación. Una vez aprobada los ajustes se reflejaran en GESPROY-SGR cuando se ejecute el proceso de sincronización. Valor fuentes de financiación aprobadas: En caso de existir diferencias en las fuentes de financiación y el proyecto no se encuentra en ajuste, por favor verificar los valores registrados en SUIFP-SGR en la opción PRIORIZACIÓN -> Priorizar y Aprobar. Si es necesario realizar alguna corrección se puede comunicar con la mesa de ayuda del SUIFP-SGR soportesuifp-sgr@dnp.gov.co PBX Ext y Una vez verificado lo anterior y persiste la diferencia por favor escalar el soporte a la mesa de ayuda GESPROY-SGR correo gesproysgr@dnp.gov.co PBX: Ext y Últimos ajustes del sistema 4.1. Cargue CDP: Ahora el CDP se puede manejar para varios proyectos. En la creación del CDP se habilitó un campo en el cual se indica que el CDP aplica para varios proyectos. De esta forma, se puede relacionar a un proceso precontractual que también aplica para varios contratos Contrato para múltiples proyectos: En la creación del contrato, se habilitó un campo para indicar que el contrato aplica para varios proyectos Reprogramación de actividades: Se habilitó la opción de cargue de reprogramación, por la cual se pueden redistribuir cantidades de actividades y/o adicionar actividades. En caso de reprogramación de actividades se controla que no se reasigne menor cantidad a una actividad que ya tiene una cantidad de ejecución reportada. El sistema también validará que la sumatoria del valor de las actividades no supere el valor del proyecto Inclusión de fuentes de financiación no incluidas en el banco de proyectos: En la incorporación presupuestal se permite la creación de incorporaciones con fuentes de financiación diferentes a las que el proyecto tiene ya asociadas en el SUIFP. Esto con el fin de permitir asociar recursos de cofinanciaciones del proyecto como recursos propios.

4 4.5. Calculo de avance físico del proyecto: No se toman avances físicos de las actividades por encima del 100% de la actividad Modificación Contratos: Se adiciono en la opción de modificación de información de los contratos la posibilidad de cambiar o eliminar el proceso precontractual del contrato como también el ajuste de la fecha final real del contrato 5. Errores comunes 5.1. Información insuficiente al solicitar soporte a la mesa de ayuda: En el momento de enviar una solicitud de soporte a la mesa de ayuda, por favor enviar la mayor documentación del error y del contexto que sea posible. Una síntesis del error presentado, indicando en qué proceso, enviar pantallazos con los datos que se ingresaron al sistema y que generaron el error o excepción, código BPIN del proyecto en el que se estaba trabajando, nombre de la entidad ejecutora o código del usuario al que se le presentó el error, etc. Esto evita que el proceso de soporte se dilate teniendo la mesa de ayuda que solicitar esta información y generando nuevamente tiempos de espera Reinicio de clave y desbloqueo de cuenta de usuario: El sistema permite que el usuario solicite la recuperación de la contraseña por olvido o bloqueo de la cuenta por exceder el número máximo de intentos de conexión. La opción se encuentra en la página de ingreso en el link Recuperación de clave por olvido o perdida, donde se solicitará documento de identidad (sin puntos ni espacios), código de log in del usuario al aplicativo y el ingreso del código de verificación que se le presenta en una imagen. La clave asignada será enviada al correo que registra la persona en el sistema SMSCE, por lo tanto debe conocer la contraseña de su correo. En caso que el bloqueo sea porque expiró la fecha del contrato a término fijo de la persona con la entidad, lo cual se visualiza en el módulo de Administración de Usuario al cual tiene acceso el usuario representante legal, se debe actualizar la fecha de terminación del contrato para que la cuenta quede activa nuevamente y le permita el ingreso al sistema al usuario Relacionar CDP a proceso precontractual: Puede ser que en la opción Gestión precontractual al intentar relacionar un CDP al proceso, el CDP no aparezca en el combo de selección o lista. Esto se debe a que previamente se debió haber creado tanto la incorporación presupuestal como el CDP y su respectivo detalle de CDP. En este caso, verificar que exista el CDP y su detalle y que la vigencia del CDP corresponda con la vigencia de la incorporación presupuestal.

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6 5.4. Creación Contratos: Puede ser que en la creación del contrato en el combo de selección del proceso precontractual no aparezca el proceso correspondiente al contrato que se va a ingresar. Esto sucede porque en la opción Gestión precontractual el proceso no se ha creado, o se creó pero no se le han relacionado su o sus respectivos CDP s. En este caso se debe verificar esta información Errores en cargues de archivos CSV: Los errores generados en el proceso de cargue de archivos se describen respectivamente en el log del cargue, el cual encuentra en el costado derecho de la ventana de resultados del proceso del cargue. Si se han generado errores debe revisar su archivo o sistema según el mensaje indicado. Esto le ahorra tiempo ya que cuando se envía una solicitud de soporte a la mesa de ayuda en cuanto a errores de cargue lo que hacemos es revisar este log e identificar el mensaje generado. Es decir, puede ahorrar tiempo de espera para soportes de este tipo de errores revisando el log y tomando las respectivas acciones correctivas sobre los archivos.

7 5.6. Errores de compatibilidad con navegadores de internet: El navegador de internet recomendado es Internet Explorer. En el manual de usuario se dan indicaciones en cuanto a configuración adicional que debe tener el explorador. Un ejemplo de incompatibilidad y/o configuración del navegador es cuando en otros navegadores como FireFox o Google Chrome se ingresa a la opción de Detalle Contratos Interventoría, donde la página no se despliega. En este caso se debe utilizar el navegador Internet Explorer y hacer la siguiente configuración de la vista de compatibilidad: Ingresar por el menú de configuración del IE dando click en el icono ubicado en la parte superior izquierda que tiene forma de rueda dentada. Seleccionar la opción "Configuración de vista de compatibilidad" Agregar a la lista el dominio: sgr.gov.co Salvar cambios, cerrar navegador y volver a abrirlo para ingresar a Gesproy SGR.

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9 Si la versión de Internet Explorer que se maneja es menor a la 10, la configuración la hace por la siguiente opción:

10 Configuración del modo protegido: A partir de la versión 9 de Internet Explorer, el modo protegido del navegador debe estar deshabilitado: Por último, para la configuración del navegador, se debe indicar que siempre tome la últma versión de las páginas visitadas de la siguiente manera:

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