Solicitud de préstamo interbibliotecario a otras instituciones PRO FECHA PUBLICACIÓN 02/01/2016 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo: Solicitud de préstamo interbibliotecario a otras Descripción de actividades: Solicitud de préstamo interbibliotecario a otras DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACION... 8

2 1. OBJETIVO Desarrollar las actividades necesarias para que los usuarios del sistema de Bibliotecas de la Universidad, puedan utilizar recursos bibliográficos de externas. 2. ALCANCE El proceso inicia con una búsqueda del material bibliográfico, y finaliza con la recepción del archivo de los soportes de devolución del material. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices: PDI: o o 1.1 Identificar y suplir las necesidades de los procesos académicos y de investigación en cuanto a recursos bibliográficos Establecer redes de cooperación e interacción con bibliotecas del país y del mundo Manual de registro de notas en Symphony Reglamento Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos: Reglamento de préstamo inter bibliotecario establecido por los convenios. Políticas de préstamo inter bibliotecario del Sistema de Bibliotecas de la Universidad. Las solicitudes se efectúan de un día para otro. Cada usuario puede solicitar máximo tres libros en préstamo inter bibliotecario. Instructivo carta de presentación Manual de procedimientos Servicio de préstamo interbibliotecario RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: JEFE - SBSER Responsabilidades : Auxiliar Biblioteca:

3 Elaborar los formatos de solicitud de préstamo inter bibliotecario siguiendo el formato que se encuentra en el link PtoInformacion<file:///\\BIBL-EMLP4046\PtoInformacion> Dar respuesta al usuario a través del correo institucional y en el sistema de Symphony. Enviar un correo si el material es de la colección de la Biblioteca de la Pontificia Universidad Javeriana a circulaciónypréstamo@javeriana.edu.co <mailto:circulaciónypréstamo@javeriana.edu.co> con los datos del libro y del usuario que retira el material para que se apartado. Entregar la carta de solicitud de préstamo inter bibliotecario. Llevar registro y control de la entrega y devolución del material. Llevar estadísticas de los libros solicitados más de dos ocasiones, los cuales podrán ser pedidos por pago de multas o por compra. Enviar estadísticas mensualmente al Gestor de Información Sala Virtual. Coordinador Servicios: Enviar renovaciones de convenio inter bibliotecario a las diferentes con las políticas y reglamentos establecidas por el Sistema de Bibliotecas. Aprobar las solicitudes de renovación de préstamos inter bibliotecarios. Determinar las sanciones cuando sea necesario. Sistema de Bibliotecas: En caso de que ocurra la pérdida de un libro, se debe devolver el material a la institución prestamista. Usuario: Conocer las con convenio inter bibliotecario vigente. Diligenciar la solicitud de préstamo inter bibliotecario a través del catálogo al público. También podrá solicitarla personalmente en la ventanilla del Punto de Retirar el material en la institución correspondiente Entregar el material en las fechas establecidas por la institución prestamista. Devolver el formato de préstamo con los sellos de devolución en el Punto de En caso de que la devolución no se realice dentro del tiempo exigido por la institución prestamista, debe asumir la multa según las políticas de la institución prestamista. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo: Solicitud de préstamo interbibliotecario a otras

4 5.2. Descripción de actividades: Solicitud de préstamo interbibliotecario a otras ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de adquirir un recurso bibliográfico del catálogo de otra institución. Estudiantes, profesores, empleados Soporte de devolución del material bibliográfico. Usuarios internos e No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS Buscar material bibliográfico en catálogos Solicitar convenio a Universidad Verificar disponibilidad del material 4 Solicitar material 5 6 Diligenciar formato de solicitud online Revisar solicitudes de carta de préstamo El usuario debe buscar el material que desea en el catálogo público de las prestamistas, ingresando a través de la página web correspondiente. El usuario debe buscar el material que desea en el catálogo público de las prestamistas, ingresando a través de la página web correspondiente. En el catálogo público de la institución prestamista, el usuario debe validar si el material que desea está disponible o no. En caso de que el material deseado, esté disponible, se procede a realizar la solicitud. Existen dos maneras de hacer la solicitud: a través de la página web del Sistema de Bibliotecas, o directamente en un Punto de Para la solicitud a través de la página web, se debe ingresar al catálogo público, seleccionar la opción de "Servicios al usuario" y desplegar la opción de Solicitudes. Se debe elegir la 'Solicitud carta de préstamo inter bibliotecario' y se debe diligenciar y enviar el formato de solicitud. En el sistema Symphony se revisan las solicitudes de cartas de préstamos inter bibliotecarios. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de Symphony

5 7 Solicitar carta de préstamo La solicitud se hace directamente en un Punto de información del Sistema de Bibliotecas. Se solicita la carta de préstamo para entregarla en la institución prestamista. 8 Verificar estado del usuario en el sistema En Symphony se verifica si el usuario está habilitado para hacer solicitar préstamos. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de Symphony 9 Notificar al usuario Se le notifica al usuario que está inhabilitado para solicitar préstamos. La inhabilidad puede ser por una multa pendiente o porque tiene los privilegios vencidos. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de 10 Elaborar carta de solicitud de préstamo Cuando se ha validado que el usuario está habilitado para solicitar préstamos inter bibliotecarios, se elabora la carta de préstamo y se envía un correo electrónico notificándole al usuario solicitante que ya puede pasar a recoger la carta. Si el material es de la colección de la biblioteca de la U. Javeriana se envía un correo directamente a "circulacionyprestamo@javeriana.edu. co" con los datos del libro y del usuario que retira el material para que se apartado. De la carta de solicitud de préstamo inter bibliotecario se elaboraran 3 copias: una la firma el usuario y se archiva en la carpeta de préstamos inter bibliotecarios para llevar control de los préstamos, las dos restantes se le entregan al usuario. Una será para la institución prestamista y la otra el usuario deberá devolverla con el sello de devolución de la entidad Carta de préstamo interbibliotecario

6 11 12 Solicitar préstamo a institución prestamista Verificar devolución oportuna del material prestamista, una vez cumplido el plazo de entrega del material. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de El usuario debe entregar la carta de préstamo y recoger personalmente el material solicitado en la institución correspondiente, de igual manera se comprometerá a entregarlo en las fechas establecidas. Se le debe hacer un seguimiento a la fecha de devolución del material solicitado. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de 13 Sancionar a usuario En caso de que el material no haya sido devuelvo oportunamente, se sanciona al usuario por un tiempo. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de 14 Recibir constancia de devolución del material y archivarla Cuando el material fue devuelto oportunamente, se recibe por parte del usuario la constancia de devolución del material. Esta constancia se archiva. Esta actividad también la puede realizar el Gestor de Servicios de DEFINICIONES Préstamo interbibliotecario: Servicio que ofrece el Sistema de Bibliotecas para facilitar el préstamo de materiales bibliográficos a o Bibliotecas con las cuales se tiene establecido un convenio vigente. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. Carta de presentación Carta Préstamo Interbibliotecario Informe de préstamos interbibliotecarios

7 Solicitud de préstamo interbibliotecario a otras NIVEL 2 MACROPROCESO NIVEL 1 Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Servicios de Información Bibliográfica ISO-9001_2008 Instructivo Carta de Presentación Manual de procedimientos Servicio de préstamo interbibliotecario 2012 PDI: Sistema de Bibliotecas REGISTRO DE NOTAS FINAL REGLAMENTO DE 8. INDICADORES FICHA DEL INDICADOR MATERIAL FALTANTE DE PRÉSTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS Código del indicador IND Responsable del indicador Gestor de Información Sala Virtual Objetivo Identificar el crecimiento de solicitudes realizadas por nuestros usuarios, para determinar el porcentaje de material faltante en nuestras colecciones. Método de Medición Se realiza la recolección de datos con el número solicitudes de préstamo interbibliotecario realizadas en el año, contra las solicitudes de préstamo interbibliotecario realizadas en el año inmediatamente anterior. Unidad de Medida Porcentaje Fórmula [#de solicitudes de préstamo interbibliotecario realizadas en el año / #de solicitudes de préstamo interbibliotecario realizadas en el año inmediatamente anterior] * 100% Variables Numerador: préstamos interbibliotecarios solicitados en el año Denominador: préstamos interbibliotecarios solicitados en el año inmediatamente anterior. Limitaciones Ninguna Fuente de datos Control y registro llevado por auxiliar de Sala Virtual (documento Excel) Granularidad Por institucion Periodicidad Anual Meta 5% Observaciones La política es disminuir el número de solicitudes realizada por nuestros usuarios 9. RIESGOS OPERATIVO

8 Mal diligenciamiento de los formatos. CALIDAD DE SERVICIO Demora en los tiempos de respuesta. SEGURIDAD Accidente laboral de la persona encargada de mensajería, en el trayecto a la BLAA. Perdida del material por parte del usuario. ADMINISTRATIVO Cancelación del servicio por sanciones administrativas. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 13/05/2015 Publicación 02/01/ APROBACION NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 13/05/2015 REVISÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 28/09/2015 Alberto Monsalve Coordinador Servicios 28/09/2015 APROBÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 28/09/2015