SIIGO WINDOWS. Facturación Electrónica Parámetros. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Facturación Electrónica Parámetros Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Factura Electrónica? 3. Cómo se Maneja en SIIGO Facturación Electrónica? 4. Qué es EDI? 5. Qué Parámetros se Deben Tener en Cuenta para Manejar Facturación Electrónica?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara y explica los parámetros a tener en cuenta en el programa para poder realizar o generar facturación electrónica.

4 FACTURACION ELECTRONICA PARAMETROS Qué es Factura Electrónica? Una factura electrónica también es llamada comprobante fiscal digital. Es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel. En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel Cómo se Maneja en SIIGO Facturación Electrónica? En SIIGO la facturación electrónica se maneja por medio de Opciones EDI y se realiza a través de internet. Se envía un mensaje EDI que es un archivo electrónico que siguiendo unas normas establecidas agrupa símbolos y datos que conforman información relacionada con diversos documentos. Los documentos que pueden enviarse mediante EDI comprenden aquellos utilizados para: Operaciones comerciales, Transacciones financieras, Trámites en los sectores de servicios públicos y de salud entre otros Qué es EDI? EDI (Electrónica Data Interchange) es intercambio electrónico de datos de computadora a computadora entre Socios Comerciales (cadenas), con la finalidad de ahorrar tiempo al eliminar los tradicionales métodos de preparación y envío de documentos a través de mensajería. A la vez, tiene la ventaja de ser un método más seguro y confiable para el manejo de información. Qué Parámetros se Deben Tener en Cuenta para Manejar Facturación Electrónica? Para manejar facturación electrónica, se deben tener en cuenta los siguientes parámetros: 1. Registro de Control Se debe ingresar al registro de control y marcar maneja opciones EDI.

5 Al marcar esta opción se habilita la siguiente ventana: Sigla moneda ISO 4217: Se debe indicar la sigla ISO para la moneda local con que se realiza los documentos (para Colombia, la sigla de Pesos es COP). Código EAN de la empresa: Este código es con el que se identifica la empresa y el cual se necesita para enviar en el archivo como código EAN de la empresa emisora, o empresa proveedora. En este código se deben ingresar solo dígitos numéricos. Importante: Después de realizar cualquier modificación en el registro de control, es necesario salir de SIIGO y volver a ingresar para que el programa tome los cambios.

6 2. Registro de Monedas: Al momento de ingresar al catalogo de monedas se habilita un nuevo campo: Sigla ISO 4270: Este campo se habilita para cada una de las monedas creadas en el software

7 3. Apertura de Terceros: Se debe ingresar al catalogo de terceros se habilita un nuevo campo: Código Localización: Código EAN con el cual se identifica el tercero, este campo es de carácter obligatorio, es de tipo numérico de trece (13) caracteres 4. Apertura de Productos: En el catalogo de productos se habilitan dos nuevos iconos código del producto: al digitar el

8 Captura de Datos EAN13 Datos EDI Una vez es seleccionado este botón se presentan los siguientes datos: Una de las ventajas de esta captura es que se pueden digitar los datos que se requieren ingresar sin necesidad de ingresar toda la información. Importante: Los campos obligatorios son Clasificación IAC, Número de artículo del Proveedor, 1. Registro Nombre de Monedas: Funcional, Peso Bruto, Nombre del Fabricante, Tipo de Empaque, Identificación del Tipo de Empaque, Descripción Corta. Los demás datos son de ingreso opcional por parte del usuario dependiendo de las necesidades que se requieran. En EAN13 se dejo la opción de asociar al producto si maneja EAN14.

9 Captura Datos EAN14: Únicamente permite su ingreso cuando en la captura de Datos EAN13 o Datos EDI seleccionamos la opción de Maneja Códigos EAN14 para este producto Importante: El EAN 14 contiene los mismos datos del EAN 13, la diferencia que 1. existe Registro es que de un Monedas: EAN13 puede tener asociados varios EAN14.

10 En el catálogo de productos también se habilita un nuevo campo: Unidad Medida EDI: Corresponde a la sigla ISO de la medida, se debe realizar la búsqueda de las unidades ya definidas en el programa, se puede hacer la búsqueda con la tecla de función F2 o con los binoculares. Código de Barras: Este campo siempre existe, pero en el momento de manejar facturación es obligatorio su diligenciamiento pues representa el código EAN o código de identificación único del producto.

11 2. Definición de Documentos: Se debe ingresar por la ruta: Interfase Importaciones EDI Tipos de Documentos, allí se habilita la siguiente ventana: Documentos SIIGO: Corresponde a la letra del Tipo de Documento, solo se habilitan: Tipo Documento: Son los tipos de documentos SIIGO, los cuales va a utilizar ya sea para incorporar Ordenes de Pedidos, o para Generar Facturas de Venta, Notas Débito o Notas Crédito Importante: Se recomienda parametrizar un documento (C D F Y Z) diferente que solo sea utilizado para la facturación electrónica y estos parámetros 1. Apertura van de de Terceros: acuerdo a la actividad económica del usuario o al giro ordinario del negocio.

12 Código Documento: Actualmente los códigos que se deben ingresar dependiendo el tipo de documentos son: Factura Comercial: 380 Nota Crédito: 381 Nota Débito: 383 Importante: El sistema por defecto trae estos números, si el usuario lo desea cambiar lo puede hacer aunque no se recomienda ya que este es el numero 1. Apertura internacional de Terceros: de facturación electrónica que asume el sistema. Detalle del Documento: Es una descripción breve del documento que se está ingresando (este dato no será llevado a los archivos planos). Observación: Comentario general que el usuario quiera realizar al documento que se esta ingresando (este dato no será llevado a los archivos planos).