PLAN DE COMUNICACIONES ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE BETULIA

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1 Página 1 17 PLAN DE COMUNICACIONES ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE BETULIA

2 Página 2 17 JUSTIFICACIÓN El Plan Comunicaciones se enmarca en el cumplimiento l Decreto en el Manual para la Implementación Gobierno en línea, los cuales indican a las entidas contribuir con la construcción un Estado más eficiente, transparente participativo, que preste mejores servicios a los ciudadanos a las empresas mediante el aprovechamiento las TIC. Adicionalmente, la información l Estado be ser entendida como un bien público un recho los ciudadanos. Es un ber que orienta las acciones l Estado a suplir las necesidas informacionales cada colombiano en cuanto a las actividas, trámites servicios que ejecuten las entidas. A través los Planes Comunicación se terminarán la estrategia sus respectivas acciones que se implementarán en temas concernientes con la comunicación, divulgación uso la Estrategia Gobierno en línea, tanto en la esfera interna externa l municipio.

3 Página 3 17 OBJETIVO GENERAL Armonizar los medios comunicación que más se utilicen al interior exterior la administración municipal, en función la Estrategia Gobierno en línea l orn territorial, particularmente, para la fase Interacción las herramientas habilitadas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Integrar alinear a los funcionarios las entidas territoriales con los objetivos alcance las fases la Estrategia Gobierno en línea. Permitir que los ciudadanos empresas las entidas territoriales, conozcan entiendan el alcance funcionalidad las herramientas interacción que puedan usar por medio l sitio web. Generar apropiación conceptual, funcional técnico por parte los servidores públicos en la implementación la Estrategia Gobierno en línea. El diseño l Plan Comunicaciones tiene en cuenta los dos tipos stinatarios: internos externos, a los cuales la administración municipal preten involucrar en el uso apropiación la Estrategia Gobierno en línea. 1. DIAGNÓSTICO Diagnóstico imagen comunicación GELT en la entidad

4 Página 4 17 Este insumo se sarrolló con base en las encuestas a Servidores Públicos que con anterioridad se enviaron a las entidas. Estos son los datos que arrojó el formato: - Se intificaron todos los medios propuestos en la encuesta, aunque el materiales impresos fue el menos reconocido. - Algunas variables los medios intificados no fueron calificadas. - El medio con mejor calificación fueron las publicaciones la página web con un promedio 3.7, mensajes publicitarios con 3.6 correos directos con Cabe anotar que los medios impresos, al ser reconocido por uno solo los dos servidores, obtiene una calificación 5.0, pero genera algunas dudas por no ser intificado por el otro servidor. En cuanto a los comunicados prensa, fueron intificados por los dos, pero solo un servidor calificó algunas sus variables. - La fuente más usada por los servidores para enterarse los avances GELT son las publicaciones en la web los correos directos; sin embargo, el más mencionado por los servidores son los correos. - Por su parte, la página web se convierte en el medio preferido para informar a los ciudadanos. Uno los servidores, amás mencionó otros medios como correos electrónicos, oficios, cartas, res sociales reuniones personal. - Los servidores coincidieron al manifestar que les gustaría obtener información acerca las ventajas que trae GELT para los ciudadanos su manera informarles. - Se pi que la periodicidad con que se envíe o suministre información sea semanal, aunque también ponen a consiración las necesidas informativas la Estrategia.

5 Página Los servidores manifiestan recibir el boletín quincenal Antioquia en línea, siendo la variable contenido la mejor calificada con 4.0, diseño periodicidad con Siendo el correo electrónico una las principales fuentes consulta para informarse, la calificación es 3.2, la variable, datos información, es la menos apreciada. Aunque las publicaciones en la web tienen mejor calificación, solo es intificada por uno los servidores. - Por su parte, el medio favorito para informar, publicaciones en la página web, fue el mejor calificado. - Los servidores pin más información acerca cómo instruir a los ciudadanos en las ventajas Gobierno en línea territorial pin que la periodicidad sea semanal. - Teniendo en cuenta que aunque la mención otros medios, aparte la publicación en web, se hace por parte un solo servidor, es indispensable fortalecer medios tradicionales, reuniones eventos GELT culturales l municipio para que los ciudadanos se motiven a consultar la Estrategia e intifiquen las ventajas esta. 2. DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA - NIVEL INTERNO Teniendo en cuenta que la administración municipal es la responsable implementar la Estrategia Gobierno en línea lograr que los ciudadanos se involucren utilicen los servicios ofrecidos, es importante que al interior la entidad se splieguen actividas que permitan generar en los servidores públicos las competencias necesarios en el uso manejo las diferentes aplicaciones que permiten prestar un mejor servicio.

6 Página 6 17 Destinatarios Internos: Servidores públicos: alcal, equipo gobierno, contratistas carrera administrativa. Acciones a emprenr- Nivel interno Objetivo: Generar apropiación conceptual, funcional técnica por parte los servidores públicos en la implementación la Estrategia Gobierno en línea. Acciones Responsabl Indicadores Tácticas recursos e Informar a los Responsable N Toda la información servidores públicos l área contenidos estas actividas se la entidad los Comunicacion publicados en publicará a través l sitio diferentes medios es/prensa/div los medios web l municipio. De en línea disponibles para interactuar con los ciudadanos. ulgación o el que ejerza las funciones informar internamente. comunicación acuerdo con la encuesta comunicaciones, el medio más usado para enterarse los avances GELT es el correo electrónico, por lo que a través este medio se hará la maor difusión entre los servidores los medios disponibles para interactuar con los ciudadanos. Amás, el mensaje se reforzará con

7 Página 7 17 las siguientes acciones: - Entrega materiales impresos (manuales, folletos, instructivos) que sirvan guía. - Uso los medios comunicación internos la entidad (carteleras, emisora, intranet, reuniones periódicas) para informar fechas, horario temas las actividas señaladas. - Publicación estos temas en las res sociales. Contextualizar Lír N Realizar evento presentar a los Gobierno en servidores presentación l sitio web servidores públicos línea con el públicos la entidad. Para tal fin, el sitio web la apoo l capacitados se recomiendan las Entidad. administrador apropiados. siguientes acciones: l Sitio Web - Diseñar el presentación. encargado - El Alcal l

8 Página 8 17 comunicacion municipio es el que es be hacer la presentación l sitio web. - Para más información, los miembros l Comité GELT apoarán la presentación. - Se be redactar un comunicado prensa la presentación l sitio web difundirse a través los medios comunicación internos la entidad. Actualizar a los Lír N - Invitar a los servidores públicos Gobierno en servidores servidores públicos, acerca los línea con el públicos a través una últimos avances apoo l capacitados campaña la Estrategia en el administrador apropiados. concienciación, para municipio l Sitio Web que periódicamente el estén revisando la encargado página web l

9 Página 9 17 comunicacion municipio así se es. enteren los últimos avances la Estrategia. - Actualizar constantemente los medios internos l municipio con los últimos avances la Estrategia (carteleras, intranet, boletín informativo, correos electrónicos, banner la página l municipio). Informar a los Lír N Se monitoreará por parte servidores públicos Gobierno en servidores l Comité GELT los acerca los línea con el públicos avances que ha tenido la avances que ha apoo l capacitados ciudadanía en el uso la tenido la ciudadanía administrador apropiados. Estrategia. Esta en el uso la l Sitio Web información será Estrategia el transmitida a los servidores encargado públicos a través los comunicacion medios internos la es entidad (carteleras, intranet, boletín informativo, correos

10 Página electrónicos, banner la página l municipio). 2. DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA - NIVEL EXTERNO Partiendo que la Estrategia Gobierno en línea busca acercar al ciudadano al Estado, se finieron a través l Plan Comunicación acciones que permitirán divulgar a los ciudadanos los beneficios servicios que la administración municipal ofrece. Destinatarios Externos: Ciudadanos organizaciones Acciones a emprenr- Nivel Externo Objetivo: Involucrar motivar a los públicos externos en el uso e implementación la Estrategia. Acciones Responsable Indicadores Recursos Monitorear Responsable N El principal medio para informar divulgar a los Administrar el contenidos estos avances será la página ciudadanos a través sitio Web área publicados en web l municipio. En aras l sitio web, los los medios aprovechar los medios diferentes eventos Comunicaciones/ comunicación institucionalizados por el servicios que a prensa/divulgació municipio Betulia, pero través la n. dándole principal protagonismo Estrategia al sitio web, las acciones para Gobierno en línea esta actividad se realizarán se prestan. la siguiente manera: - Toda la información se publicará en el sitio web.

11 Página Se promocionará a través banner. - Se reforzará el mensaje a través otros medios, tales como las res sociales, publicación en carteleras en lugares concurridos correos electrónicos, para el caso organizaciones. Se proponen estos medios para aprovechar los canales que más se usan en el municipio, acuerdo con las respuestas que manifestaron en la encuesta. - Amás, el Plan Comunicaciones Betulia, propone que también se tengan en cuenta los medios comunicación tradicionales, tales como emisora, televisión, perifoneo, entre otros. - Se invitará al Alcal o

12 Página miembros l Comité GELT para que en eventos informen los avances resultados la estrategia en el municipio. Atenr a los Administrador l N ciudadanos - Disponibilidad funcional ciudadanos a través Sitio Web. atendidos la aplicación. l Servicio Encargado - Invitar a través la página Atención en línea. comunicaciones. web. Chat. - Invitar a través Facebook. Informar fechas, Encargado Ciudadanos - Se divulgará a través la actividas, comunicaciones impactados. página toda la información requisitos, administrador pertinente a los eventos beneficios la página web. mencionados (fecha; hora; resultados los requisitos para eventos: proveedores, clientes, - Olimpiadas visitantes; calendario Deportivas. actividas; entre otros). - Semana la - Se reforzará el mensaje juventud. visitar la página para - Jornadas enterarse todos los Salud Pública. talles los eventos l - Programa municipio a través otros Gerontológico. medios como Facebook, - Encuentro canal local, emisora

13 Página Cuidado MANA. carteleras en la alcaldía, - Viernes iglesia otros lugares culturales. concurridos. - Fiesta la - Se realizará un calendario cosecha. estos eventos, que be - Fiesta l hacer parte l menú la Retorno. página l municipio. En el - Festival la banner, se le hará especial Cometa. atención al evento la - Aniversario l fecha. municipio. - Fiesta Virgen l Carmen. - Jornadas comunitarias. - Fiestas patronales. - Rees Magos. - Vacaciones recreativas. - Navidad comunitaria. - Casa viajera. Publicar foros Administrador l N foros - Disponibilidad funcional periódicamente con Sitio Web. publicados la aplicación. temáticas que Encargado - Temáticas finidas permitan que los comunicaciones. comentarios. aprobadas por el Comité

14 Página ciudadanos opinen GEL. en las temáticas - Res sociales. la entidad. Publicar encuestas Administrador l N - Disponibilidad funcional a los ciudadanos Sitio Web. encuestas la aplicación. periódicamente. Encargado publicadas. - Temáticas finidas comunicaciones. aprobadas por el Comité GEL. - Res sociales. Visitar periódicamente una institución educativa u organización (Fundaciones, juntas acción comunal, Concejo, veredas, etc.) e informar los servicios ofrecidos Realizar entrevistas al con el Alcal o Servidores Públicos en los medios comunicación locales, para que informen sobre los Integrantes l Comité Gobierno en línea encargado comunicaciones. Integrantes l Comité Gobierno en línea encargado comunicaciones. N visitas - Divulgar información visitas a través l Sitio Web l municipio. - Publicar resultados esas visitas en el Sitio Web, en las res sociales escribir comunicados prensa que serán difundidos a través los medios comunicación regionales. N - Realización entrevista. entrevistas - Transmitir entrevista a emitidas en los través los medios medios locales locales, así como res sociales. - Poner a disposición la ciudadanía el audio vio

15 Página servicios la entrevista en la novedas página l municipio, o en Gobierno en línea. su caso, la entrevista escrita. Capacitar a los Integrantes l N - Intificar instituciones que ciudadanos en el Comité ciudadanos apoen las capacitaciones. uso básico Gobierno en línea capacitados. - Intificar los ciudadanos ingreso encargado que requieran participación los comunicaciones. capacitación. servicios - Publicar información Gobierno. capacitaciones a través l Sitio Web. - Uso los medios locales para informar acerca las capacitaciones, especialmente en medios escritos. Informar, a través Alcal, gabinete Ciudadanos - Publicar en el Sitio Web l evento encargado l municipio. información acerca las Rendición comunicaciones. fechas en las que se harán cuentas a los las rendiciones cuenta. ciudadanos, las Después l evento, gestiones publicar los resultados alantadas en los también. temas Gobierno - Redactar comunicados en línea. prensa que ben ser transmitidos a través los

16 Página medios comunicación locales con la invitación a la rendición cuentas, posteriormente, los resultados. Evento Alcal, Comité Ciudadanos - Divulgación evento a presentación l GELT impactados través l sitio web. Sitio Web encargado - Cuñas radiales con comunicaciones información l evento. - Uso otros medios comunes en el municipio (canal comunitario, perifoneo, avisos parroquiales, carteleras en entidas públicas, etc.) - Res sociales (foros, chat, comentarios, publicación fotos).

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