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Transcripción

1 Versión 7.0 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Registrar con base en los reportes de los canales de captación, el ingreso del Aporte parafiscal del 3%, que por obligación legal deben realizar los aportantes a favor del ICBF, con el fin de producir estados de pagos a los aportantes. 2. ALCANCE Inicia al recibir y verificar el registro y control de ingresos por concepto de aporte parafiscal del 3%, realizado por los aportantes, en los bancos autorizados para el recaudo, las Cajas de Compensación Familiar y las cuentas bancarias del ICBF y termina con la generación del Estado de pagos al aportante.. Aplica a nivel nacional y regional. 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Inicio 1.1 Realizar el cargue de la información por concepto de pago a través de la planilla única de aportes, en el aplicativo oficial para el registro de pagos por aportante. Grupo de tesorería de la sede de la dirección general NSIR Consolidado Regional de los ingresos PILA Realizar cargue de bancos y cajas de compensación familiar CCF clasificar e identificar los terceros que efectuaron las consignaciones ver criterio operativo 4.1 (Regionales) Aplicativo SIREC

2 Versión 7.0 Página 2 de Recibir y verificar el cargue de la información por concepto de pago a través de la planilla única de aportes, de bancos y cajas de compensación familiar CCF en el aplicativo oficial para el registro de pagos por aportante. (una vez por mes) revisar el cargue en tesorería 2.1 Verificar que el total de lo registrado en el sistema corresponde al total de lo reportado en el consolidado Regional y Movimientos bancarios (una vez por semana ) Es correcta la información registrada en el aplicativo? si. continua con la actividad 3, técnico o designado en el Responsable de Recaudo y/o coordinador de regional Bogotá Aplicativo SIREC no. la regional envía correo al grupo de tesorería volver actividad 1 3.Registrar y actualizar los ingresos de los diferentes canales que se tienen como soporte para mantener actualizada la deuda y en el aplicativo para los estado de pagos. (ver criterio operativo 4.2) Realizar la conciliación de las partidas con el responsable en el área de Contabilidad, por tercero revisar plantilla y ajustarla en el sistema (1 vez al mes) Revisar y obtener visto bueno del Coordinador Financiero a los ingresos registrados por los diferentes canales y enviar a la sede nacional y publicar en la dirección NAS indicada. Dentro de los 5 primeros días del mes, vía y correo físico Realizar el seguimiento mensual a los valores recaudados y canales de captación, para determinar el comportamiento del recaudo. Técnico o, designado en las áreas de Recaudo Contabilidad responsable de recaudo Regional / Coordinador de Regional Bogotá soportes Movimiento bancario, Aplicativo SIREC Informe Conciliación Debidamente firmado quienes Participaron de por Sirec Reportes Rcan 3132 y Rpag445 firmado Correo Electrónico. Coordinador del grupo de recaudo y Responsable Correo Electrónico de recaudo Regional

3 Versión 7.0 Página 3 de 5 6 Recibir del aportante la solicitud de estado de pagos de aporte parafiscales del 3%, firmado por el Representante legal de la empresa. Regional o Sede de la Dirección General. Oficio 7 Expedir el estado de pago del SIREC firmado por el Coordinador Financiero en la Regional o del Coordinador Grupo Recaudo de la Sede de la Dirección General Fin responsable de recaudo Regional / Coordinador de Regional Bogotá/ Sede de la Dirección General. Estado de pago 4. CRITERIOS OPERATIVOS: 4.1. El responsable de recaudo debe entregar al pagador la información requerida para el registro del ingreso (La información del recaudo corriente que remiten los bancos, incluidas las consignaciones de las cajas de compensación), máximo el día siguiente al del recibo de la consignación, y registrar diariamente la información en el aplicativo de recaudo de parafiscales. El responsable de recaudo en las regionales debe analizar el recaudo de cartera y discriminar el valor del abono a capital y el valor de los intereses correspondientes a cada pago. Esta información la debe entregar al Tesorero y al Contador máximo al día siguiente del recibo, y hace parte de los soportes necesarios para el registro, tanto en la contabilidad como en el presupuesto. 4.2 Informar al Grupo de Tesorería los casos en que los ingresos no fueron identificados para el registro en la cuenta contable correspondiente. En los casos de los ingresos cuya identificación del tercero no haya sido posible determinar con la información reportada en el extracto y distintas bases de datos se debe proceder en conjunto a determinar la identificación plena de dichos ingresos. 5. DURACIÓN DEL CICLO DEL : 30 días 6. PRODUCTO: Estados de Pagos.

4 Versión 7.0 Página 4 de 5 7. DEFINICIONES: SIREC: El Sistema de Información de Recaudo - fue creado en 1996 para apoyar el proceso de recaudo, como mecanismo para registrar, controlar, monitorear e informar sobre los valores recaudados por concepto del aporte parafiscal 3% proveniente de los empleadores y constituye la herramienta fundamental con que cuenta el nivel regional para mantener la información actualizada sobre estos ingresos. RCAN 3132: es un reporte que se genera desde el SIREC para consultar todos los giros hechos por los canales en un rango de fechas. RPAG 445: es un reporte que se genera desde el SIREC visualizar la información de pagos correspondientes a un determinado período, discriminada según corresponda a Presente Vigencia o a Vigencias Anteriores. PILA: Planilla integrada de liquidación de aportes. También referenciado como Formulario único o integrado para la autoliquidación y pago de aportes al Sistema de seguridad social integral y de aportes parafiscales, o planilla integrada de liquidación de aportes, adoptado mediante Resolución No del 11 de mayo de Bancos: Es el canal de captación por medio del cual se recibe el pago de aportes parafiscales 3% de los aportantes que se encuentran en proceso de fiscalización y/o cartera. Cajas de compensación Familiar (C.C.F): Es el canal de captación por medio del cual se recibe el pago de aportes parafiscales 3% de los aportantes contenidos en la Resolución 1622 de 2009 Exceptuados Fiscalización: Es la facultad de investigación con que cuenta el ICBF para la verificación del pago de los aportes parafiscales del 3%, con el fin de asegurar su correcta liquidación y pago por parte de los aportantes Cartera: Son todas aquellas obligaciones a cargo de los deudores de aportes parafiscales del 3% con destino al ICBF, que se encuentren representadas en resoluciones debidamente ejecutoriadas o cualquier título que contenga una obligación clara, expresa y actualmente exigible, pagaderas. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Resolución 1615 de 2006 Resolución 2868 de 2011 Lineamiento fiscalización y cobro de aporte parafiscal Resolución 1622 de 2009 Exceptuados Manual aplicativo SIREC - instructivo mensual de ingresos aportes 3% SIREC

5 Versión 7.0 Página 5 de 5 9. RELACIÓN DE FORMATOS Formato en Excel movimiento bancario: Informe de ingresos diarios ANEXOS NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Ítem Nombre del ítem Descripción del Cambio Modif. 1 Objetivo Se cambia el producto del informe 2 Alcance Se cambia el producto del informe Descripción de 3 Se actualizaron las actividades Actividades 4 Criterio Operativo Se actualizan los criterios operativos Duración del ciclo del 5 Se actualiza el periodo proceso 7 Definiciones Se actualizan de acuerdo a la normatividad vigente Documentos de 8 Se actualizó Referencia Se eliminaron los siguientes formatos : Formato F05_PA02M: Informe de Ingresos por canales Relación de Anexo al Formato F05_PA02M: Informe 9 Formatos Ingresos fiscalización y cartera Formato F14_PA02P : Liquidador de Intereses a la fecha