DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento

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1 PD-A-GF de 5 HISTORIAL DE CAMBIOS No. VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A

2 PD-A-GF de 5. OBJETIVO. Describir los pasos que se deben tener en cuenta para realizar el pago de aportes a seguridad social y aportes parafiscales, en cumplimiento a las normas vigentes. 2. ALCANCE. Este procedimiento aplica desde la elaboración de las planillas de los aportes generados por la liquidación de nóminas, hasta el pago a las respectivas entidades beneficiaras y archivo de documentos. 3. DEFINICIONES. 3. Consignar: Procedimiento mediante el cual se depositan fondos en una cuenta de corriente o de ahorros en una entidad bancaria. 3.2 Consignación: Documento que soporta el deposito de dineros en una entidad bancaria. 3.3 Boletín Diario de bancos y caja: Documento en el cual se registra tanto los ingresos como los egresos diarios de la cuentas bancarias y de caja. 3.4 Ingresos: Debe reconocerse cuando se perciban o causen como resultado del flujo real de bienes y/o servicios o recibidos de recursos aportados o transferidos sin contraprestación. Deben clasificarse en ingresos fiscales, venta de bienes, prestación de servicios, de acuerdo con la actividad financiera, económica y social desarrollada por el ente publico. 3.5 Recaudo: Es el proceso por el cual ingresa el dinero a las cuentas de la Universidad de la Amazonia, por diferentes conceptos 3.6 Pago: es uno de los modos de extinguir las obligaciones que consiste en el cumplimiento efectivo de la prestación debida del servicio por parte del funcionario.

3 PD-A-GF de 5 4. DESCRIPCION No PASOS A REALIZAR DESCRIPCION - Verifica las planillas con sus respectivos anexos, para establecer si se ha detallado los tipos de nómina y las entidades a quienes se les realiza el pago. RESPONSABLE 0. Revisar y Registrar en el sistema el gasto - Elabora imprime el Certificado de Disponibilidad Presupuestal asignando el rubro presupuestal de acuerdo al tipo de nómina (contribuciones inherentes a la nómina, hora cátedra, servicios técnicos, etc.). Auxiliar Presupuesto 0.2 Revisar y firmar los documentos - Registra el compromiso, la obligación y la orden pago presupuestal; por el valor a girar a cada entidad (EPS, ICBF, etc.). Verifica los registros presupuestales y refrenda con sello y firma. Remite a la Rectoría para la firma. Técnico Administrativo 0.3 Firmar las planillas de aportes Revisa las planillas de aportes y firma, autorizando el pago y remite a Pagaduría. Rector 0.4 Elaborar comprobante de egreso - Elabora en el aplicativo comprobante de egreso directo, especificando concepto de salud, pensión, COMFACA, ICBF y riesgos profesionales, por cada entidad beneficiaria. - Imprime comprobantes de egreso Cuando es pago con la Pila: - Realiza giro electrónico por la página web del respectivo operador. 0.5 Realizar el pago de los aportes - Imprime el reporte en constancia que se ha realizado el pago, se anexa a todos los soportes de la planilla y se archiva, el movimiento diario. Cuando son pagos no incorporados en la Pila: 0.6 Realizar pago en entidad bancaria - Elabora el comprobante de egreso cheque y entrega al mensajero para que realice la consignación. Recibe de la Pagadora los cheques con las respectivas planillas; hace entrega a cada entidad bancaria y hace firmar el recibido en donde conste el pago. Mensajero(a)

4 PD-A-GF de Recepcionar las planillas pagadas Recepciona las planillas y verifica que tenga la firma del recibido por parte de cada entidad bancaria Archivar soportes Anexa todos los documentos de pagos de aportes, y archiva en el boletín de caja y bancos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO 6. ANEXOS

5 PD-A-GF de 5 7. DOCUMENTO DE REFERENCIA Formato Certificado de disponibilidad presupuestal Formato Orden Pago presupuestal Formato comprobante de egreso Normatividad Laboral Nómina Estatuto Presupuestal Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: María Elena Chaguala Nombre: Guineth Facundo Nombre: Guineth Facundo Vargas Vargas Cargo: Profesional Especializado Cargo: Jefe División Cargo: Jefe División Financiera con funciones de contadora Financiera Fecha: Sep. 5 de 2009 Fecha: 5 de Octubre de Fecha: 5 de Noviembre de 2009