Guía para auditar la toma física de Inventarios

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1 2010 Guía de Auditoría Guía para auditar la toma física de Inventarios Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno 30/11/2010

2 OBJETIVO De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario. REQUISITOS SEGÚN LA NIA 501 Si el inventario es un rubro de importancia relativa en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de: a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible para: i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario ii) Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración iii) Inspeccionar el inventario iv) Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario. RESPONSABILIDAD La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico. BUENAS PRÁCTICAS EN UN INVENTARIO FÍSICO Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable. 2

3 3

4 CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa. PROCEDIMIENTOS DEL AUDITOR Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre y sobre los cuales el Auditor emitirá su opinión. A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Auditor puede ejecutar al momento de la realización del inventario físico. Estos procedimientos no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente queremos que sirvan de punto de partida para el mejoramiento de nuestra práctica de auditoría. a) Procedimientos previos al inventario 1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (Tomar como punto de partida las buenas prácticas de un inventario físico que se encuentran en esta guía). Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los días previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna 2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo 3. Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes 4. Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciación del conteo 5. Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se encuentra debidamente identificado y separado 6. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario) 4

5 7. Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo 8. Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo en donde se asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe incluir una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: personal de compras 9. Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas 10. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y verificación de lo adecuado del mismo b) Procedimientos durante la ejecución del inventario 11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones 12. Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo 13. Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando 14. Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el ítem referenciado 15. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra 16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que está registrado en el Kárdex 17. Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la bodega 18. Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes. 19. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación 5

6 c. Procedimientos finales del inventario 20. Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo 21. Verificación de la ejecución de tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo 22. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes. 23. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario físico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario 24. Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor 25. Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotación, identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la provisión de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre ALGUNAS FORMAS DE CUBRIR FALTANTES A continuación enumeramos algunos de los métodos con los que se pueden cubrir faltantes en la toma física, con el fin de que el auditor los conozca y los tenga presentes al momento de realizar el inventario. 1) Dejar espacios vacios entre los productos 2) Incluir cajas vacías o con productos que no corresponden a la referencia 3) Incluir productos que han sido dados de baja por la compañía por estar, dañados, obsoletos, descontinuados o con lenta rotación 4) Incluir productos que no corresponden a la referencia 5) Incluir en el inventario productos que no pertenecen a la compañía. Ejemplo, productos en custodia de la compañía. 6

7 6) Intercambiar referencias, es decir, referencia que están sobrando trasladarlas a productos que hacen falta 7) Manipulación de equipos de medición. Ejemplo: Pesas. 8) Una inadecuada segregación de funciones. Ejemplo: Las personas que realizan el inventario, son las mismas que lo custodian. QUE PASA CUANDO EL INVENTARIO NO SE REALIZAR AL CORTE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS? Si el conteo físico no se realiza en la fecha de corte de los estados financieros, ejemplo noviembre 30, el auditor, además de participar en el conteo físico, deberá realizar procedimientos que le permitan obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita verificar si están registrados de manera apropiada los movimiento del inventario (entradas, salidas y otros) entre la fecha del conteo y la fecha de corte de los estados financieros. INVENTARIO EN PODER DE UN TERCERO Si existe inventario de propiedad de la compañía que está en poder de un tercero y su valor es significativo, el auditor deberá obtener evidencia suficiente y adecuada respecto a la existencia y condición de dicho inventario, mediante uno o ambos de los siguientes procedimientos: 1) Confirmando con el tercero las cantidades y condición del inventario bajo su responsabilidad. Normalmente la confirmación que envía el tercero no incluye la condición del inventario, por lo anterior, el auditor puede programar la realización de una inspección para verificar su condición. 2) Participando en el conteo físico 7

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