Casos finalistas PyMES Premio OCCMundial de Recursos Humanos Empresa: Grupo Proyecta Proyecto: Excelencia en el ambiente laboral Nuevas Oficinas

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1 Casos finalistas PyMES Premio OCCMundial de Recursos Humanos 2014 Empresa: Grupo Proyecta Proyecto: Excelencia en el ambiente laboral Nuevas Oficinas Grupo Proyecta nace a principios del año 2000 con el objetivo de innovar en el rubro de desarrollos inmobiliarios, construyendo comunidades planeadas con el apoyo de las firmas más reconocidas del mundo en planeación, diseño, paisajismo y construcción. Grupo Proyecta se ha consolidado como el primer desarrollador de comunidades planeadas en la ciudad de Puebla, con los más altos estándares de calidad que se traducen en un estilo de vida con tranquilidad, comodidad y seguridad. Grupo Proyecta es el consorcio inmobiliario y de desarrollo que más plusvalía ha generado en el Estado de Puebla, con un 26.35% de incremento promedio anual en el precio por m2 de sus desarrollos. Esto ha permitido incrementar el patrimonio familiar de más de 8 mil familias. Las operaciones de Grupo Proyecta se han extendido a otras regiones del país que cuentan igualmente con altos índices de seguridad y donde se ha probado el profesionalismo y visión del grupo, posicionándolo como uno de los grandes desarrolladores de tierra de México. Actualmente somos 95 los colaboradores que hacemos que Grupo Proyecta destaque entre las empresas inmobiliarias y de desarrollo de comunidades en México. Descripción del proyecto: Desde el año 2010 Grupo Proyecta ha trabajado en fortalecer el vínculo de los colaboradores con la empresa,

2 con el firme propósito de crear un lugar para trabajar amigable y agradable, al que sea un placer asistir todos los días. Con este propósito la empresa se evalúa en clima laboral con Great Place to Work desde el año Así pues, en el año 2012 Grupo Proyecta logra de nueva cuenta la certificación, la cual es muestra del empeño que se pone en crear un excelente ambiente para trabajar en la empresa y de cómo todos los colaboradores nos sentimos orgullosos de colaborar en ella. La encuesta realizada en 2013 nos mostró algunas áreas de oportunidad en las que trabajaríamos durante el año, con el objetivo de trabajar en una mejora continua, sabiendo que no se puede bajar la guardia cuando se habla de capital humano y considerando que las empresas necesitamos invertir recursos en mantener espacios y ambientes excelentes de trabajo, lo que dará como resultado mejoras en la productividad y mejoras en la calidad del talento profesional. Nuestro reto en el 2013 fue crear un ambiente de trabajo EXCELENTE. Es así como, al vernos enfrentados al cambio en la ubicación de nuestro lugar de trabajo nos dimos cuenta de la incertidumbre que causa el cambio físico del lugar de trabajo. Los colaboradores se sentían entusiasmados ante de la idea de ubicarnos en un mejor corporativo en el corazón del desarrollo más importante de Grupo Proyecta: Sonata en Lomas de Angelópolis; sin embargo surgieron inquietudes en cuanto al espacio que ocuparía cada uno, el tiempo en el trayecto del hogar al trabajo, la posibilidad de tener tiempo para comer en casa o comer dentro de las instalaciones del corporativo, los servicios de transporte público, etc. La zona de confort de los colaboradores dentro de su vida laboral es un aspecto muy importante y no se puede tomar a la ligera. Nos dimos cuenta que la mudanza no solo implicaría cambio de ubicación de una oficina, si no también mudar a cada colaborador como individuo y establecer una nueva zona física de confort. Así que Grupo Proyecta se propuso tomar esta gran oportunidad e incrementar la satisfacción de los colaboradores en cuanto a espacios y clima laboral.

3 Objetivos del proyecto: 1. Motivar a los colaboradores. 2. Fortalecer el plan de comunicación interna, como herramienta para disminuir la incertidumbre de los colaboradores. 3. Mantener las buenas prácticas de recursos humanos adaptándolas a un nuevo ambiente físico. 4. Detectar las nuevas necesidades en materia de capital humano para poder dar solución y de esta manera evitar un impacto negativo en la productividad de los colaboradores. 5. Brindar apoyo en cuanto a necesidades particulares de cada colaborador en cuestiones de logística. 6. Ofrecer mejores instalaciones. 7. Crear un vínculo entre colaboradores y lo que la empresa está creando (Desarrollo de Lomas de Angelópolis). 8. Crear un excelente ambiente laboral. Desarrollo del proyecto: Una de las grandes fortalezas de Grupo Proyecta es que la empresa estuvo involucrada en el diseño y construcción del nuevo edificio en donde estaría establecido el corporativo, así que desde el principio del proyecto el área de Recursos Humanos estuvo involucrada en designar espacios específicos para cada colaborador, así como espacios de recreación e integración. La estrategia principal fue la creación de una campaña de comunicación interna enfocada a disminuir la incertidumbre en los colaboradores. Se realizó comunicación sobre los avances de la construcción de las oficinas en medios impresos, por internet vía correo electrónico y en los boletines. El mantener informados a los colaboradores sobre cada paso del proyecto se

4 logró que todos nos sintiéramos parte del mismo y no lo sentimos como una imposición por parte de dirección. Es difícil valorar y disfrutar algo sin conocerlo, es por eso que decidimos hacer de las herramientas de comunicación nuestro mejor aliado. Este proyecto se llevó a cabo en 7 etapas diferentes: Etapa 1. Campaña de comunicación: fue nuestro mayor reto y a la vez nuestra herramienta para mantener a los colaboradores motivados hacia el cambio. El objetivo fue mantener la estabilidad y clima laboral. Mantener a los colaboradores enterados de las decisiones, cambios fue la mejor arma para enfrentar problemas. Las personas se sintieron escuchadas y tomadas en cuenta. Nuestras herramientas: correos electrónicos, boletines, visitas y entrevistas en lugares de trabajo y periódico mural. Etapa 2. Campaña de recolección de necesidades: no se puede pensar en otorgar espacios ideales para trabajar sin tomar en cuenta la opinión de los colaboradores, es por esto que nos dimos a la tarea de entrevistar a los jefes de área para detectar necesidades en cuanto espacio y herramientas de trabajo. Después se hizo un estudio de las mejores prácticas de capital humano de empresas como Google, desarrollando una zona común de calidad, con libros, sillones de descanso, mesas de trabajo, pantalla plana de 80 pulgadas, cafetera, mini bar. Nos dimos cuenta que los colaboradores necesitan un tiempo para descansar la vista y la mente, por lo que se les da 15 minutos durante la mañana para salir a los jardines de Sonata a tomar aire, a comer el lunch si lo necesitan o simplemente estirar las piernas. No se pueden cubrir los gustos de cada uno, sin embargo los colaboradores se sintieron escuchados y en la medida de lo posible se les dieron espacios ideales para realizar cada una de sus actividades diarias. Etapa 3. Campaña de comunicación de soluciones finales e integración de todos al proyecto: se hizo uso eficiente de todas las herramientas de comunicación para notificar a los colaboradores sobre: servicios de transporte, rutas de transporte público activas en el nuevo complejo, servicios y lugares de comida, convenios

5 con restaurantes vecinos, estacionamiento gratuito para colaboradores de la empresa. Se hizo público el plano de las oficinas para asignar oficinas y cubículos. Se realizaron dos tours a las nuevas oficinas, mientras seguían en proceso de construcción, para que todos tuviéramos una clara idea de cómo sería nuestro lugar de trabajo y disminuir falsas expectativas. Etapa 4. Mudanza: se empezó con un correo en donde a cada colaborador se le asignó un número, con ese número se identificarían las cajas y mobiliario para ser asignado con el mismo número en las nuevas oficinas. La mudanza se hizo en tres etapas, cada etapa tenía dos días para mudarse. El día de la mudanza se convirtió en un convivio social que fortaleció las relaciones interpersonales de cada uno de los colaboradores. Los empleados eran libres de llevar a sus familias para mostrarles su nueva oficina y de esta manera propiciar el sentimiento de orgullo y pertenencia con la empresa. Etapa 5. Actualización de políticas y manual de comportamiento en nuevas oficinas: se actualizaron los manuales de comportamiento y las políticas, incrementando los beneficios de los colaboradores como: 15 minutos diarios de esparcimiento; festejos semanales de cumpleaños en la zona común con pastel, bocadillos, dulces, etc. La presentación de estas actualizaciones se hizo mediante una reunión con todos los colaboradores, esta presentación estuvo a cargo de uno de nuestros directores, de esta manera se aprovecho para dar la bienvenida y finalizó con una comida casual. Etapa 6. Actualización y mejora de actividades de integración: con nuevos y mejores espacios podemos tener convivencias en donde todo el personal esté involucrado. Etapa 7. Mejora continua: no podemos dejar que todo termine con un proyecto, el hacer de este corporativo un excelente lugar de trabajo lleva tiempo y seguimos tomando nota de las necesidades de los colaboradores y de las oportunidades que podemos tener al llevar nuestras actividades a este gran desarrollo.

6 Logros: Durante todo el proceso de transición hubo rotación 0%. Mudanza de 55 personas en 5 días. Mudanza de documentación y archivos en 10 días. Mejora en calidad de espacio en el trabajo. Incremento en las relaciones interpersonales. Orgullo por la empresa. Espacios pensados para desarrollar un mejor ambiente de trabajo.