PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE SERVICIOS CON FACTURACIÓN CONJUNTA

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1 1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE Página 1 de 5 Garantizar a los usuarios que el cobro del servicio a través de EPM sea oportuno, con las tarifas apropiadas y las novedades generadas según lo establecido en el marco legal y los direccionamientos del convenio interinstitucional vigente. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificación de las necesidades y novedades para la liquidación del valor del servicio y termina con la conciliación de ingresos, y aplica para los cobros que se realicen por facturación con EPM. 3. DEFINICIONES 3.1 Factura de venta: Es un documento probatorio de la realización de una operación económica, donde se refleja el tipo de servicio, el volumen, su precio, forma de pago, impuestos Información del prestador del servicio: deberá contener como mínimo el nombre del prestador, NIT, dirección del inmueble y un número telefónico Información del suscriptor y/o usuario: deberá contener el nombre del usuario, NIT y/o Cédula, dirección del inmueble receptor del servicio y un número telefónico Información de dirección de cobro: La dirección del inmueble a donde se envía la factura o cuenta de cobro Información del concepto: deberá contener el concepto y la descripción del servicio con el objetivo de determinar la tarifa que se debe aplicar Información de períodos de facturación: deberá contener el período de la facturación del servicio y la fecha de expedición de la factura Información sobre el pago: deberá contener el valor y las fechas para el pago oportuno, a su vez los sitios y las modalidades donde se pueden realizar los pagos. 3. RESPONSABLE Es responsable de velar por la aplicación de este documento el Coordinador de Gestión de.

2 Página 2 de 5 4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN a. No se procesarán las novedades en las que la información suministrada por la Oficina de Servicio al Cliente, no sea coherente con las condiciones del sistema de facturación y los lineamientos legales. b. La información de las novedades y los aforos permanentes, debe estar registrada en el sistema en la fecha establecida por el, según las fechas límites establecidas por EPM. 5. CONTENIDO 1. Identificar la necesidad de facturación Coordinación de Facturación Y. cartera Mensualmente el Comité de Tarifas determina la tarifa del servicio ordinario a cobrar a través de la facturación de EPM a los generadores grandes, pequeños y residenciales por la prestación del servicio según la resoluciones 351 y 352 de 2005, igualmente el de Facturación, actualiza las tarifas en el sistema y procesa las variaciones que puedan surgir a raíz de las reclamaciones y/o novedades de otros entes o terceros. Recolecta la información para el reporte de acuerdo a cada uno de los siguientes casos: Resolución de tarifas no reguladas Tarifas reguladas del servicio ordinario PQR (cuando aplique). F-GM-02 F-GM-01 Resoluciones 351 de de 2005 Servicio ordinario y especial: Tiene en cuenta el resultado de la evaluación del aforo permanente dentro del período de facturación o aforo por oficio. 2. Recolectar información para el reporte Servicios suscritos nuevos y desocupados: Incluye el respectivo archivo plano de los usuarios nuevos y desocupados generados por PQR. Ruta Hospitalaria: Se ingresan los aforos de ruta hospitalaria y se crean las nuevas solicitudes. F-PF-03 F-PF-01 F-PF-04 Resoluciones 351 de de 2005 Servicios especiales Pequeños generadores: Se ingresan los respectivos aforos informados por el funcionario encargado de esta actividad. Novedades PQR: Validar que la información de estas novedades esté registrada en el sistema.

3 Para elaborar el cargue de facturación se procede a: Página 3 de 5 3. Procesar novedades 4. Liquidación y envío del cobro de tasa de aseo a EPM Registrar los aforos permanentes que identifican las variaciones en el metraje cúbico de los usuarios. Realizar el cargue y verificación de servicios nuevos al sistema de facturación para la liquidación del período. Procesar las novedades generadas por PQR y/u otros entes o terceros. Identificar y analizar los errores e inconsistencias que genere el proceso hasta que salgan sin errores. Verificar que la información cargada cumpla con los valores definidos para el período. Antes de realizar la liquidación de tasa de aseo, se verifica la idoneidad de los aforos o el documento soporte que motive el cobro de un servicio. Al momento de liquidar se revisa el listado de errores generado por el sistema. Los generados que son competencia de quien realiza el proceso se corrigen, los demás son remitidos al responsable directo. La liquidación se debe hacer hasta que esta no presente ningún error. Una vez listo, se ejecuta la exportación del archivo plano con la liquidación, el cual debe ser enviado a EPM antes de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes, con el respectivo oficio que contenga el resumen de la información, además envía copia del oficio y del F-PF- 05 resumen de facturación para EPM a contabilidad. Oficios EPM Oficio F-GM Verificar recibo de la información 6. Realizar conciliación de ingresos con EPM Coordinación Nota: Cuando el día número 10 del mes sea Domingo o Festivo, debe ser enviado el día hábil antes. Verifica por correo electrónico el recibo de la información por parte de EPM y espera a que se de la notificación de validación del archivo sin errores, en caso de haber errores, se corrigen y se realiza de nuevo el envío, esto se hace hasta que EPM valide la información. Mensualmente realiza un seguimiento a los reportes de recaudo, descargas y rechazos enviados por EPM, y semestralmente realiza la conciliación con funcionarios del área de facturación de EPM con base en la información generada por las partes.

4 7. Conservar los registros del procedimiento. Se aseguran de conservar los registros que den evidencia de las actividades realizadas, de acuerdo al procedimiento para el control de los registros. Página 4 de 5 Sistema de Facturación 6. PUNTOS DE CONTROL a. El control de los cambios a alguno de los datos enunciados en el numeral 3 de este procedimiento, se hará mediante la verificación de los informes reportados por PQR o un tercero. b. Antes de que la información sea cargada en el sistema, se debe verificar que la liquidación se haya hecho de acuerdo con los parámetros establecidos para el período (tarifas, novedades, aforos), igualmente que la estructura de los archivos planos generados para EPM cumplan con las condiciones establecidas por ellos. 7. NOTAS DE CAMBIO No. Versión inicial Breve Descripción del Cambio 00 No aplica para esta versión Se adicionó la Actividad número 7 al contenido la cual señala lo siguiente: Conservar los registros del procedimiento Analista de. Se aseguran de conservar los registros que den evidencia de las actividades realizadas, de acuerdo al procedimiento para el control de los registros. En las políticas de operación en el literal a se cambio Oficina de Servicio al Cliente por Oficina de Peticiones, Quejas y Recursos En el contenido en la parte del quien cambio Analista de por. Director de por Coordinador de. Hay ajustes de formas en las políticas de operación En el contenido. Actividad 1; en la descripción cambia Director Financiero por Comité de Tarifas. Actividad 2. Cambia reportados por EPM cambia a Generados por PQR. También en solicitados por PQR cambia a informados por el funcionario encargado de esta actividad. Actividad 4. Hay cambio en la frecuencia de días; de 15 a 10. Versión Final Fecha 01 04/10/ /02/ /04/14

5 Página 5 de 5 8. ANEXOS Actualizó: Revisó: Aprobó: BEATRIZ ESCOBAR. - Coordinadora WILMAR CARDONA RODRIGUEZ - Representante de Gerencia ante el SGI WILMAR CARDONA RODRIGUEZ - Representante de Gerencia ante el SGI Jaid Oswaldo Betancur López - Gerente