Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Vigencia 2015

Transcripción

1 Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Vigencia 2015

2 IMPORTANTE PARA TENER EN CUENTA RECUERDE: El reporte debe ser realizado por parte del Jefe de Control Interno o quien haga sus veces y remitido por parte del Representante Legal una vez se diligencie la encuesta MECI y el análisis cualitativo. El informe ejecutivo solo se entiende presentado con el diligenciamiento en su totalidad de la encuesta MECI y el análisis cualitativo. Como constancia de presentación del informe ejecutivo, el sistema le permitirá descargar el certificado de diligenciamiento del citado informe. Se recomienda que lo conserve en caso de ser solicitado por las instancias de control. Antes de ingresar al aplicativo recopile toda la información o evidencia relevante relacionada con la gestión del Sistema de Control Interno en la vigencia, tales como: a) Informes de auditorías internas y externas (entes de control). b) Resultado de actividades de autoevaluación realizadas. c) Informes de gestión de los procesos. d) Resultados de indicadores. e) Informes presentados por la Oficina de Control Interno. f) Información financiera y contable.

3 INFORME EJECUTIVO INTEGRADO POR: 1. LA ENCUESTA MECI Conjunto de preguntas que evalúan los componentes principales del sistema de Control interno en una entidad. Para la presente vigencia se han incluido una serie de preguntas relacionadas con el control interno contable, las cuales se constituyen como un complemento de la evaluación que realiza la Contaduría General de la Nación sobre el tema. ANÁLISIS CUALITATIVO 2. Espacio abierto para el Jefe de Control Interno para que en ejercicio del la evaluación independiente describa el estado del sistema de control interno de la entidad, en términos de fortalezas y debilidades, aspectos que deberán tener coherencia con las respuestas de la encuesta MECI. CARACTERIZACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES Espacio determinado para la información relacionada con la composición de la Oficina de Control Interno o quién haga sus veces, la cual es de carácter informativo. 3. ENCUESTA SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Encuesta relacionada con el desarrollo y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad para las entidades reguladas por la Ley 872 de 2003 (artículo 2º), y para aquellas que voluntariamente lo han implementado. Nota: Las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del orden nacional no deberán diligenciar las preguntas relacionadas con la Gestión del Talento Humano, Gerencia Pública y cumplimiento de la ley de cuotas, ni el cuestionario relacionado con el desarrollo y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, los cuales se realizarán a través del Formulario Único de Reporte de Avances a la Gestión FURAG de que trata el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

4 1. PASOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO Ingrese a la página web o a través de en la parte inferior derecha de click en MECI para tener acceso al aplicativo NOTA: Se recomienda el uso del explorador Mozilla Firefox

5 PASOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO 2. El aplicativo se visualizará tal como lo muestra la siguiente imagen:

6 PASOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO 3. INICIO SESIÓN: En el campo USUARIO digite el NIT de la entidad sin el dígito de verificación, sin puntos y sin espacios. En el campo CONTRASEÑA digite la clave con la que ingresó para los anteriores reportes. Para aquellas entidades que no cuentan con la clave de acceso o la han olvidado deben utilizar la opción Olvido Contraseña y los datos serán enviados a los correos del Representante Legal y al del Jefe de Control Interno registrados en el último reporte realizado. Ingreso por primera vez En caso de no recibir la información o de no haber ingresado al aplicativo en las anteriores vigencias, el Representante Legal o Jefe de Control Interno de la entidad deberá solicitar su inclusión en la base de datos de este Departamento Administrativo, enviando un correo a eva_soportemeci@funcionpublica.gov.co indicando el nombre completo de la entidad, NIT, municipio y departamento al cual pertenece, con el fin de crearlos y asignar el respectivo usuario y contraseña.

7 4. OLVIDO CONTRASEÑA: Digite el número del NIT de la entidad sin el dígito de verificación, sin puntos y sin espacios y de click en la opción ENVIAR

8 5. A. DATOS ENTIDAD: En estos campos diligencie los datos que se solicitan, si el aplicativo muestra información ya diligenciada revísela y modifíquela SOLO SI se han presentado cambios Es importante que los correos registrados, dentro de lo posible, sean correos institucionales más no personales. (iii) Es necesario diligenciar todos los campos. En caso de no contar con información en alguno de ellos, conteste NA para evitar errores al final del reporte. Tenga en cuenta que la fecha de la certificación debe ser MENOR y diferente a la de vencimiento de la certificación.

9 5. B. PREGUNTAS SOBRE FENECIMIENTO Y RESULTADOS CONTRALORÍA : Una vez diligencie o actualice todos los campos y haga clic en el botón «ACTUALIZAR DATOS» Aparecerá el mensaje LOS DATOS FUERON ACTUALIZADOS. (iii) Los campos de Evaluación Sistema de Control Interno Concepto Gestión Fenecimiento de la Cuenta y Opinión estados contables SOLO se habilitan en el caso de que la Contraloría seleccionada sea General de la Nación Recuerde que la vigencia de la visita de la contraloría es 2014 y puede ser mediante Auditoria Regular o Actuaciones Especiales Si no tuvo visita de la contraloría para la vigencia 2014 seleccione Ninguna

10 6. (i) CARACTERIZACIÓN: Para diligenciar esta información debe desplegar la opción ENTIDAD y seleccionar Caracterización. 6. (ii) CARACTERIZACIÓN: En esta pestaña, encontrara unos datos pre diligenciados, los cuales son traídos por defecto de la pantalla Datos.

11 6. (iii) CARACTERIZACIÓN: En el campo Estado actual de la Oficina de Control Interno, recuerde seleccionar la opción que mejor se acomode a la situación actual Recuerde que dependiendo de la respuesta en esta pregunta las opciones de la pregunta: Estado actual del cargo de Control Interno varían Respuestaen Estado actual de la Oficina de Control Interno a) Se encuentra creada la dependencia y/o el cargo en la estructura de la entidad b) No existe dependencia y/o cargo c) Tercerizado con una firma privada Campo Estado actual del cargo de Control Interno Se habilita para seleccionar alguna de las siguientesopciones: a) Encargado b) En propiedad c) Vacante d) Contratista NO se habilita Se selecciona automáticamente la opción d) Contratista (NO SE DEBE CAMBIAR)

12 6. (iv) CARACTERIZACIÓN: Los campos Si se encuentra en propiedad, solo se habilitan si respondió la opción a) en Estado actual de la Oficina de Control Interno y la opción b) en Estado actual del cargo de Control Interno En el campo No. Resolución se admiten Números y Letras 6. (v) CARACTERIZACIÓN: Los campos Caracterización Jefes de Control Interno, solo se habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno.

13 6. (vi) CARACTERIZACIÓN: Los campos Caracterización Jefes de Control Interno, solo se habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno. En el campo Denominación de la dependencia responsable del control interno si selecciona la opción f) Otro Cuál?, diligencie el espacio en blanco que aparece a continuación

14 6. (vii) CARACTERIZACIÓN: Los campos Caracterización Jefes de Control Interno, solo se habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno. Respuestaen Denominación del jefe de control interno o quien hagas sus veces Campo Código del cargo de jefe Campo Grado Recuerde que dependiendo de la respuesta en esta pregunta las opciones de la pregunta: Denominación del jefe de control interno o quien hagas sus veces varían Jefe de Oficina 0137 Seleccionarde la lista desplegable Asesor 1020 Seleccionarde la lista desplegable Profesional Especializado 2028 Seleccionarde la lista desplegable Profesional Universitario 2044 Seleccionarde la lista desplegable Asignación de Funciones NO se habilita NO se habilita Régimen Especial Se debe diligenciar Se debe diligenciar

15 6. (viii) CARACTERIZACIÓN: Los campos Caracterización Jefes de Control Interno, solo se habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno. Recuerde que si selecciono en Estado actual del cargo de Control Interno la opción c) Vacante, los campos - Profesión del JCI o quien haga sus veces y Posgrado del JCI o quien haga sus veces NO se habilitaran En el caso que el JCI o quien haga sus veces NO cuente con un posgrado, colocar N.A Se recomienda colocar el texto en MAYUSCULAS y sin tildes.

16 6. (ix) CARACTERIZACIÓN: Los campos Caracterización Jefes de Control Interno, solo se habilitan si respondió la opción a) o c) en Estado actual de la Oficina de Control Interno. Recuerde que si selecciono en Estado actual de la Oficina de Control Interno la opción b) No existe dependencia y/o cargo, los campos de la imagen anterior NO se activaran Si la OCI cuenta con contratistas mediante Prestación de servicios, en NUMEROS coloque el total en el campo: Cuantos contratistas hacen parte de su equipo de trabajo El total de filas de la tabla inferior debe coincidir con el numero del campo Cuantas personas conforman su equipo de trabajo SIN incluir al jefe de control interno ni a los contratistas En el campo Cuantas personas conforman su equipo de trabajo SIN incluir al jefe de control interno ni a los contratistas, coloque en NUMEROS el total de personal de planta (excluyendo contratistas y al JCI o quien haga sus veces) que conformen la Oficina de Control Interno.

17 6. (x) Se requiere diligenciar toda la información correspondiente a la caracterización (composición) de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y luego haga click en el botón «ACTUALIZAR DATOS» La información solicitada es eminentemente informativa y no afecta la calificación sobre la encuesta MECI.

18 7. Una vez diligenciados la totalidad de los datos de la entidad en el menú de opciones (parte superior), en Encuesta podrá desplegar: Encuesta MECI Encuesta Calidad (si aplica) En este momento puede iniciar con el respectivo diligenciamiento de cada una de ellas.

19 8. DILIGENCIAMIENTO: (i) Las preguntas iniciales tienen opciones de respuesta SI/NO, pero a medida que se avanza en el formulario se encontrarán diferentes opciones de respuesta. (ii) Una vez contestadas todas las preguntas visualizadas en pantalla, aparecerá la opción GUARDAR, si queda una o más preguntas sin contestar no aparecerá esta opción y no se podrá avanzar en la encuesta hasta ser diligenciada en su totalidad. Dependiendo de la velocidad de conexión y del explorador utilizado, la pestaña GUARDAR puede tardar unos segundos en aparecer. Se recomienda el uso de MOZILLA

20 (ii) Una vez se da click en GUARDAR, aparecerá un cuadro de diálogo donde se establece que luego de guardadas las respuestas NO podrán ser modificadas. Recuerde que una vez guardadas las respuestas, el aplicativo no podrá ser reestablecido.. Asegúrese de revisar sus respuestas antes de dar la opción ACEPTAR,

21 (iii) A medida que se avanza en la encuesta se irán visualizando las pantallas correspondientes, si desea salir y volver a ingresar, es posible hacerlo en la parte superior derecha en la opción SALIR, al ingresar nuevamente iniciará donde quedo la última vez que ingresó. (iv) Recuerde que puede Ingresar y Salir cuantas veces lo requiera, ya que la información diligenciada y GUARDADA no se perderá en el proceso

22 (v) Continúe respondiendo las preguntas hasta encontrar la siguiente frase «SU ENTIDAD YA DILIGENCIÓ LA ENCUESTA MECI. LOS DATOS FUERON GUARDADOS EXITOSAMENTE». Continué diligenciando el análisis cualitativo para culminar con el Informe Ejecutivo Anual. Se invita a las entidades territoriales que cuenten con avances en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, diligenciar la respectiva encuesta.

23 (vi) Continúe en la opción ENCUESTA y seleccione CALIDAD, con el fin de realizar la evaluación al Sistema de Gestión de la Calidad (Solamente se visualizará por parte de las entidades del orden territorial y las entidades del orden nacional diferentes a la Rama Ejecutiva). Si se trata de una entidad territorial y no cuenta con el Sistema de Gestión de la Calidad implementado, no será necesario responder esta encuesta.

24 9. DILIGENCIAMIENTO FORTALEZAS Y DEBILIDADES: En esta opción encontrará los campos correspondientes para que de forma cualitativa determine el concepto sobre el estado del Sistema de Control Interno de la entidad, su análisis debe ser coherente con las respuestas consignadas en la encuesta MECI. Se sugiere realizar un documento previo al diligenciamiento de los campos para ser presentado al Representante Legal a fin de que éste conozca la situación actual del Sistema de Control Interno Encontrará 2 enlaces en la parte inferior DILIGENCIA y ENVIAR, una vez redacte en los espacios correspondientes en cuanto a fortalezas y debilidades de click en DILIGENCIA (esto habilitara el enlace de ENVIAR), automáticamente aparecerán los nombres del Jefe de Control Interno y del Representante Legal respectivamente, tal cual como se diligenciaron en la pantalla DATOS ENTIDAD.

25 10. CERTIFICACIÓN DEL REPORTE: Una vez se ha dado click en las 2 pestañas(diligenciado y ENVIADO) de la parte cualitativa, aparecerá automáticamente la certificación, la cual es posible descargar en formato PDF, dando click en la pestaña DESCARGAR. En caso de aparecer NO PRESENTÓ, para la vigencia evaluada (2015), es necesario revisar en la opción INFORME si en la parte de abajo aparecen tanto el nombre del JEFE DE CONTROL INTERNO como el nombre del REPRESENTANTE LEGAL, es decir, si se activaron las 2 opciones DILIGENCIADO y ENVIADO, que corresponde a la parte final del reporte, de este modo se activa la pestaña DESCARGAR. Así mismo aparecerán las certificaciones de reportes de vigencias anteriores para su referencia.

26 11. VISUALIZACIÓN CERTIFICADO DEL REPORTE INFORME EJECUTIVO: En la pestaña certificación podrá descargarla en formato PDF.

27 14. Una vez finalizada toda la estructura del reporte se sugiere descargar la certificación de presentación. Los resultados obtenidos serán publicados después del cierre del aplicativo (29 de febrero), la fecha exacta de publicación se estará informando oportunamente mediante correos masivos a los servidores registrados en el aplicativo (Representante Legal y Jefe de Control Interno o quien haga sus veces) y a través de la página web Todos los inconvenientes de tipo técnico, dudas con respecto a la estructura del reporte, asignación de usuarios y contraseñas serán atendidas en el correo eva_soportemeci@funcionpublica.gov.co máximo en las 24 horas siguientes al envío de la solicitud. Aquellas solicitudes recibidas después del cierre del aplicativo (29 de febrero) serán atendidas, pero serán extemporáneas y no será posible realizar el reporte.

28 En caso de requerir alguna aclaración sobre el reporte podrá escribir a: O bien comunicarse a los teléfonos: , o Este correo de contacto únicamente es utilizado para atender requerimientos de tipo técnico relacionados con el reporte, no debe ser utilizado para solicitudes de conceptos técnicos o jurídicos, para este efecto deben escribir al correo eva@funcionpublica.gov.co