CARACTERIZACIÓN PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

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1 PÁGINA: 1 DE 7 OBJETIVO DEL PROCESO Orientar promocionar el sarrollo económico, social ambiental l Departamento, mediante la intermediación, asistencia técnica, asesoría la dirección l sistema planeación. RESPONSABLES DEL PROCESO Director l Departamento Administrativo Planeación Departamental SECRETARÍAS, GERENCIAS U Gerencia Estudios Económicos Políticas Públicas; Gerencia Desarrollo Regional; Oficina OFICINAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO Sistemas Información, Análisis Estadística; Oficina Técnica Cooperación Oficina Técnica Inversión Pública. REQUISITOS DEL PROCESO REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NTC GP 1000:2009 Constitución Política Colombia Le Le Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Ornanza más normas concordantes Ornanza CONPES Le reforma urbana Le Le Le Le Le Le Le 141 l 1994 Le Le Le Le Le Le Le Requisitos Generales Control documentos Control registros Seguimiento medición los procesos 8.4. Análisis datos Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva 7.1. Planificación la realización l producto o prestación l servicio 7.2. Procesos relacionados con el cliente Determinación los requisitos relacionados con el producto /o servicio Revisión los requisitos relacionados con el producto /o servicio Comunicación con el cliente 7.5. Producción prestación l servicio Control la producción la prestación l servicio Intificación trazabilidad Propiedad l cliente Preservación l producto /o servicio.

2 PÁGINA: 2 DE 7 Le Le Le Plan Desarrollo Departamental Ornanzas aprobadas por la Asamblea PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Comunidad General Servidores públicos en Solicitus información Desarrollo Regional Realizar la asistencia Técnica a los Municipios Realizar seguimiento al sempeño municipal con lineamientos metodologías l DNP (Evaluación Desempeño Integral, Viabilidad Fiscal Financiera Requisitos Legales) Asistencia Técnica a los entes territoriales Rendición cuentas Entes territoriales municipales Comunidad en General Entes territoriales municipales Solicitud asistencia técnica Mecanismos planeación participación (Consejo territorial planeación l partamento Comisión Regional Ornamiento Territorial Brindar apoo a las instancias planeación participativa en las cuales se ejerza funciones como secretaría técnica. Datos e información estadística Informe gestión Comunidad en General Entidas empresas Entes territoriales municipales Comunidad en General Comunidad General Entes Vigilancia Control Departamento Nacional Planeación en Información para la comunidad Requerimientos entes control Lineamientos Metodologías evaluación Inversión Pública Asesorar a los temas concernientes a los bancos programas proectos, plan sarrollo, planes acción seguimiento a la inversión pública en los términos establecidos por la Le en coordinación con el secretario encargado l tema. Coordinar operar los mecanismos concurrencia intersectorial e interinstitucional necesarios para la ejecución proectos acciones la administración partamental. Brindar asistencia técnica a penncias l orn Evaluación Desempeño Municipal Proectos viabilizados. Información Desempeño proceso. sobre l Departamento Nacional Planeación Todos los procesos Mejoramiento Continuo

3 PÁGINA: 3 DE 7 Gestión l Talento Humano. Gestión financiera Servidor Público competente con bienestar. Disponibilidad Presupuestal. partamental, entidas territoriales, personas naturales /o jurídicas en formulación seguimiento proectos. Evaluar la gestión realizar el seguimiento financiero a la inversión pública l Departamento. Emitir concepto técnico previo para modificaciones l presupuesto inversión. Información para rendición cuentas. Planes, programas Proectos. Necesidas personal idóneo. Planeación Estratégica Talento Humano Evaluación Seguimiento Direccionamiento Estratégico Comunicaciones. Mejoramiento Continuo Informe con recomendaciones. Direccionamiento institucional Plan Desarrollo. Resultados la revisión por la dirección Políticas divulgación comunicación interna externa. Directrices gestión la calidad Desarrollo Organizacional. Asesoría jurídica. Convocar a los miembros l OCAD. Recibir revisar los proectos inversión. Solicitar los conceptos a las entidas correspondientes. Llevar los proectos al OCAD para su priorización. Llevar la relatoría elaborar las actas las Sesiones. Comunicar o notificar según el caso los acuerdos aprobación proectos. Realizar la custodia archivo la gestión documental. Dar tramite al comité consultivo con el fin que se analice la conveniencia, oportunidad o soliz técnica financiera ambiental los proectos inversión presentados a consiración los OCAD. Cumplimiento a recomendaciones control interno. Solicitud Disponibilidad presupuestal Solicitud concepto jurídico contratación. Documentación los contratos convenios Necesidad asesoría fensa jurídica Evaluación Seguimiento Gestión Financiera Bienes Servicios Gestión Jurídica. Gestión jurídica Autos Disciplinarios (Control Disciplinario Recibir radicar programas /o proectos. Hacer control viabilidad programas /o proectos. Información sempeño servidor público l l Gestión Jurídica (Control Disciplinario Interno).

4 PÁGINA: 4 DE 7 Gestión Recursos Físicos. interno). Entrada Salida elementos en Almacén. Archivo histórico para consulta. Elaborar certificados registro programas /o proectos Establecer el Plan Operativo Anual Inversión Programar la inversión Departamental Necesidas comunicación Interna externa. Comunicaciones. Establecer el Plan Indicativo Otorgar Certificados Verificar las metas programas /o proectos Planificación realización la audiencia pública rendición cuentas. Bienes Servicios Conceptos jurídicos contratación. Directrices Contratación. Consolidar información para el Informe Rendición Cuentas. Controlar evaluar el logro los objetivos resultados asociados a los programas proectos en ejecución Estudios Económicos Políticas Públicas Realizar los estudios económicos l Departamento. Solicitud entrada salida Almacén Solicitud inventario, consulta, préstamo documentos. Gestión Recursos Físicos. Establecer lineamientos políticas públicas. Realizar acompañamiento en servicios públicos domiciliarios a municipios operadores. Emitir los conceptos a los Organos Coleciados Administración Decisión. OCAD. Realizar acompañamiento Consejo regional MIPYMES.

5 PÁGINA: 5 DE 7 Oficina sistemas Información, Análisis Estadística Consolidar la Información Estadística l Sistema Integral Información Departamental. Diseñar, implementar poner en marcha Sistemas Seguimiento Evaluación la Gestión, Resultados Estadísticas, en el Departamento. Formular lineamientos estándares para generar manejar información estadística geográfica en el Departamento. Consolidar, actualizar purar la información espacial geográfica estadística, para facilitar la gestión formulación planes, programas proectos sarrollo. Procesar publicar la información geográfica, social, económica estadística l Departamento. Efectuar la recolección, actualización proección las estadísticas sociales, económicas más que sean necesarias para la formulación planes proectos sarrollo en el Departamento Oficina técnica Cooperación. Intificar gestionar en las entidas nacionales públicas privadas organizaciones internacionales, proectos cooperación técnica para apoar la gestión l Departamento sus municipios. Coordinar con las diferentes entidas la administración partamental acciones encaminadas a la búsqueda recursos

6 PÁGINA: 6 DE 7 cooperación. Intificar promover proectos cooperación técnica internacional para apoar la gestión l Departamento. Realizar el seguimiento evaluación los proectos inversión que cuenten con recursos financiación provenientes convenios cooperación Todas las penncias Administrar los riesgos l proceso Controlar el producto no conforme Tomar acciones preventivas, correctivas mejora Medir los indicadores l proceso Participar en las auditorías internas Participar la revisión por la dirección RECURSOS Físicos: Instalaciones locativas, equipos res cómputo, elementos oficina, archivadores, software condiciones favorables ambiente trabajo (Ventilación e Iluminación). Financieros: Presupuesto aprobado por la entidad Humanos: Gerente Estudios Económicos Políticas Públicas, Gerente Desarrollo Regional, Asesor Oficina Sistemas Información, Análisis Estadística, Asesor Oficina Técnica Cooperación, Asesor Oficina Técnica Inversión Pública, Profesionales Especializados, Profesionales Universitarios, Técnicos Personal Apoo PARÁMETROS DE CONTROL PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. P-PE-01 Formulación, aprobación divulgación l plan sarrollo P-PE-02 Registro programas /o proectos en el Banco Programas Proectos Inversión Departamental P-PE-03 Plan Operativo Anual Inversión P-PE-04 Formulación aprobación l plan indicativo Hoja Vida Indicadores l proceso. Gestión riesgos l proceso.

7 PÁGINA: 7 DE 7 P-PE-05 Informe gestión anual P-PE-06 Audiencia pública Rendición Cuentas P-PE-07 Gestión Recursos Promoción la Internacionalización P-PE-08 Revisión l Avance Programas Proectos Seguimiento al Plan Indicativo P-PE-11 Evaluación los municipios P-PE-14 Mecanismos Planeación en la participación ciudadana P-PE-16 Formulación, ejecución, control seguimiento planes programas P-PE-17 Consolidación Información Estadística l Sistema Integral Información Departamental P-PE-24 Sistema Único información (SUI) - Gobernadores P-PE-25 Asistencia Técnica Municipal P-PE-26 Formulación, Coordinación, Implementación Evaluación la Política Pública Manual Funciones REGISTROS DEL PROCESO F-PE-01 Radicación Proectos Nuevos F-PE-02 Devolución Proectos F-PE-03 Devolución, Solicitud Ejecución Recursos F-PE-04 Lista Chequeo para Presentación Proectos ante el BPPID F-TH-38 Acta reunión F-TH-39 Listado atención al público F-TH-41 Control asistencia F-TH-42 Asistencia Servidores públicos Formatos Bienes Servicios Oficina Asuntos Contractuales CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 Según Acto Administrativo Versión Inicial VERSIÓN 02 Según Acto Administrativo Reingeniería Procesos VERSIÓN Abril 2010 Revisión ajuste como resultado la acción correctiva No l 15 febrero VERSIÓN Noviembre 2012 Como resultado la reingeniería, se formularon dos procedimientos en el área estadísticas estudios a fin mejorar la gestión cumplimiento metas l plan sarrollo. VERSIÓN Agosto 2013 Se realizan ajustes acuerdo a la reestructuración, creto por normatividad externa VERSIÓN Octubre Se segmentó la interacción, se clarificaron las actividas por responsables l proceso. REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO REVISÓ APROBÓ DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN RESPONSABLE A LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO Nota: Verificar la vigencia l documento en el listado maestro documentos.