FUNDACION EDUCATIVA OBRERA FUNEDO TECNICO EN SECRETARIADO EJECUTIVO SISTEMATIZADO

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1 LOS FORMULARIOS Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño Crear formularios Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear: Formulario Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.

2 Diseño del formulario Abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario. Formulario en blanco Consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación. Asistente para formularios Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. Navegación Permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura típica de menús de una página web. Puede elegir entre seis diseños distintos.

3 Más formularios: Despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido. El asistente para formularios El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para formulario. Esta es la primera ventana: En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que queremos incluir en él. Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella. A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y pulsando el botón > o simplemente haciendo doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

4 Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<. Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla: En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuación...

5 En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario y luego damos finalizar y listo!!! El grupo Controles Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de TEXTO CORTO para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. En el grupo Controles de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la flecha inferior derecha del recuadro que los contiene:

6 Tipos de controles disponibles: Icono Control Descripción Seleccionar Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de selección, anulando cualquier otro control que hubiese seleccionado. Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Puede ser de dos tipos: dependiente o independiente. Cuadro de TEXTO CORTO Etiqueta - El cuadro de TEXTO CORTO dependiente depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Su propiedad Origen del control suele ser el nombre del campo a la que está asociado. - El cuadro de TEXTO CORTO independiente permite por ejemplo presentar los resultados de un cálculo o aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla origen. Su propiedad Origen del control será la fórmula que calculará el valor a mostrar, que siempre irá precedida por el signo =. Sirve para visualizar un TEXTO CORTO literal, que escribiremos directamente en el control o en su propiedad Título.

7 Botón Al pulsarlo se ejecutará la acción que se le indique, tanto acciones personalizadas como acciones predefinidas de entre las más de 30 disponibles en su asistente.

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9 otro. Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de cálculo, Marco de objeto etc. No varian cuando cambiamos de registro (independientes), y no independiente están en ninguna tabla de la base. Esta es la forma más moderna y óptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos Datos adjuntos adjuntos está disponible para las nuevas bases hechas en Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos pertenecen a las versiones anteriores (.mdb). Se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones Botón de opción ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto, sino, este otro. Para incluir un subformulario o subinforme dentro del formulario. Un Subformulario/ asistente te permitirá elegirlo. Subinforme En versiones anteriores un formulario no podía incluir un subinforme, en este aspecto se ha mejorado. Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de cálculo, Marco de objeto etc. Varian cuando cambiamos de registro (dependientes), porque se dependiente encuentran en una tabla de la base. Ejemplos: La foto o el currículum de una persona, las ventas de un empleado, etc. Permite insertar imágenes en el formulario, que no dependerán de Imagen ningún registro. Por ejemplo, el logo de la empresa en la zona superior.

10 LOS INFORMES Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos. Crear un informe Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear: Informe: Consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación. Diseño de informe Abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto informe o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. Informe en blanco Abre un informe en blanco en vista Presentación. Asistente para informes Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

11 RELACIONES Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2010 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Tipos de relaciones de tabla Existen tres tipos de relaciones de tabla. Una relación uno a uno La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A. En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común. Una relación uno a varios La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.

12 Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios. Una relación de varios a varios La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro asociado en la tabla A. Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en Access. Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación. Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

13 EJERCICIOS 1. La siguiente base de datos deberá llamarse Cotizaciones Este ejercicio simula un almacén de electrodomésticos en el que solo existen los siguientes: Televisor Nevera Grabadora Cafetera Dispensador de agua Procesador de alimentos La tabla que se muestra a continuación debe llamarse Clientes Debe tener como clave principal ID CLIENTE CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO DEL CAMPO ID CLIENTE NUMERO DOBLE NOMBRES TEXTO CORTO 60 APELLIDOS TEXTO CORTO 60 DIRECCION TEXTO CORTO 50 CIUDAD TEXTO CORTO 20 MUNICIPIO TEXTO CORTO 20 TELEFONO NUMERO DOBLE La tabla que se muestra a continuación debe llamarse Cotización CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO DEL CAMPO ID CLIENTE NUMERO DOBLE No COTIZACION NUMERO ENTERO LARGO FECHA DE COTIZACION FECHA FECHA MEDIANA ARTICULO TEXTO CORTO 100 VALOR MONEDA: EN PESOS FORMATO: MONEDA ARTICULO TEXTO CORTO 100 VALOR MONEDA: EN PESOS FORMATO: MONEDA ARTICULO TEXTO CORTO 100 VALOR MONEDA: EN PESOS FORMATO: MONEDA VALOR COTIZACION CALCULADO MONEDA

14 Para el valor final de la cotización VALOR COTIZACION tener en cuenta el IVA en los tres artículos que se cotizan para el cliente. Generar el formulario para cada una de las tablas Generar un informe donde relacione las dos tablas 2. La siguiente base de datos deberá llamarse Servicios Este ejercicio simula un taller de reparaciones caseras en el que solo prestan los siguientes servicios: Instalación tuberías Montajes Pintura Instalación eléctrica Además los CARGOS para los empleados son los siguientes: Pintor, Electricista, Plomero, Carpintero. La tabla que se muestra a continuación debe llamarse Empleados Debe tener como clave principal ID EMPLEADO CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO DEL CAMPO ID EMPLEADO NUMERO ENTERO LARGO NOMBRES TEXTO CORTO 60 APELLIDOS TEXTO CORTO 60 DIRECCION TEXTO CORTO 50 TELEFONO NUMERO DOBLE CARGO TEXTO CORTO 60 La tabla que se muestra a continuación debe llamarse Ordenes En esta tabla no debe marcarse llave principal. CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO DEL CAMPO ID EMPLEADO NUMERO ENTERO LARGO CLIENTE TEXTO CORTO 60

15 DOCUMENTO NUMERO DOBLE DIRECCION TEXTO CORTO 60 TELEFONO NUMERO DOBLE SERVICIO TEXTO CORTO 255 Generar el respectivo formulario para el ingreso y edición de los datos Generar un informe donde relacione las dos tablas

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