GUIA PARA EL ÁREA DE MANTENIMIENTO FÍSICO SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ

Transcripción

1 Revisó: Administrador/Coordinador sede Bucarica y Guatiguará PROCESO DE RECURSOS FISICOS Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de Aprobación: Febrero 13 de 2008 Resolución N o OBJETIVO. Definir los lineamientos generales, para el desarrollo de las actividades de reparación de la infraestructura física. 2. ALCANCE. Aplica al personal responsable de la ejecución del mantenimiento de la infraestructura física de la Sede Bucarica y Guatiguará. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Área de mantenimiento físico: Obedece a las actividades relacionadas a la atención de las solicitudes de mantenimiento, adecuación y/o remodelación de las instalaciones físicas. Mantenimiento: Conjunto de actividades desarrolladas con el fin de conservar las propiedades o bienes (inmuebles, instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, etc.), en condiciones de funcionamiento seguro, eficiente y económico, previniendo daños o reparándolos cuando estos se presenten. Mantenimiento Preventivo: Obedece a una programación preestablecida para evitar las causas de posibles fallas de la infraestructura física de las sedes. Mantenimiento correctivo: Obedece a las solicitudes de los usuarios para eliminar fallas presentadas en la infraestructura física de las sedes. Plan preventivo de mantenimiento de techos y cubiertas: Corresponde a las actividades desarrolladas mensualmente para evitar que se presenten goteras. Ver anexo 1. Herramientas: Corresponde a los elementos utilizados en las labores diarias cuya función es facilitar la aplicación de energía a una pieza o material durante la realización de una tarea. Insumos: El insumo es un bien consumible utilizado en la producción de otro bien o en la prestación de un servicio. 4. CONTENIDO DE LA GUÍA. - Con respecto a cadena de mando Todo el personal que realiza labores de mantenimiento responde al control del Administrador de la sede Bucarica o del Coordinador de la sede Guatiguará según corresponda su lugar de trabajo, y en cada caso responde al profesional que realiza las labores de asistencia administrativa en cada una de las sedes. Todas las novedades que se presenten en el desarrollo de las actividades diarias deben ser reportadas al administrador o coordinador de la sede según corresponda o al profesional que realiza las labores de asistencia administrativa, tales como fuga de agua, goteras, problemas eléctricos, fisuras, daño de piso, daños de tableros, o cualquier ruptura de

2 Página 2 de 8 elementos, utilizando para ello el Formato de Solicitud de servicio de mantenimiento, adecuación y/o remodelación (FRF.26) - Con respecto a las herramientas e insumos Las herramientas utilizadas para el desarrollo de sus actividades, estarán bajo la responsabilidad del empleado, y deberán permanecer en todo momento dentro de las instalaciones de la sede, de igual manera no puede prestar las herramientas sin previa autorización de la Administración o Coordinación de la sede, según corresponda. El encargado de la bodega de materiales de mantenimiento es el responsable directo de la administración de los mismos, para tal fin debe registrar los ingresos y salidas de los materiales en el formato de control de insumos y materiales identificado con el código FRF.28. De igual forma debe mantener el orden y aseo en la bodega. - Con respecto a su trabajo El personal de mantenimiento durante el tiempo que realice su servicio, debe mantener una imagen impecable, portando todos los días el uniforme limpio, estar afeitado, peluqueado, etc. Atender las solicitudes realizadas por el profesional y dar cumplimiento a las mismas de acuerdo al grado de importancia dado por el profesional. El personal de mantenimiento debe estar atento a recibir las recomendaciones de la Coordinación/Administración de la sede según corresponda, asociadas a su desempeño en la zona asignada. Realizar la visita de diagnóstico a la dependencia solicitante, describiendo con claridad el daño presentado, los materiales necesarios para su reparación, e identificando posibles soluciones, información que deberá registrar en el formato certificado de visita, seguimiento y aceptación del servicio, identificado con el código FRF.39, y que entregará al profesional de la sede una vez realizada la visita. El uso de materiales de óptima calidad, la aplicación de buenas técnicas de preparación y la utilización de las mismas son responsabilidad del trabajador quien realiza la labor de mantenimiento. La Coordinación/Administración de las sedes aplica el registro de forma aleatoria del formato Verificación de Actividades FRF.40 dos veces al mes El empleado debe utilizar los elementos de protección y seguridad que se les suministra por parte de la Universidad y las recomendaciones dadas en la guía de criterios de almacenamiento de materiales e insumos Sede Bucarica y Guatiguará, identificada con el código GRF.15. El personal de aseo debe diligenciar todos los días el formato de Control de Temperatura y Humedad Relativa en el horario de las 12:00 pm y 5:00 pm. Al finalizar el trabajo el empleado debe pedir la aprobación del cliente y pasar informe a la coordinación de la sede; esto se registra en el formato Certificado de visita, seguimiento y aceptación del servicio (FRF.39).

3 Página 3 de 8 Debe hacer inspección al sistema de aguas lluvias, bajantes, muros y paredes de las áreas comunes, con el fin de contribuir al buen estado de la infraestructura de las sedes. Debe ser cordial, atento y responsable con las dependencias a las cuales esta atendiendo. - Con respecto a las instalaciones sanitarias Las instalaciones sanitarias deben ser mantenidas en condiciones adecuadas desde el punto de vista físico, funcional, y sanitario. Las tuberías y accesorios dañados, defectuosos o corroídos deberán ser sustituidos por otros de calidad estándar que presenten iguales condiciones operativas y de seguridad, dentro de los patrones de desempeño establecidos para este tipo de instalaciones. Se debe dar énfasis a la detección y corrección de fugas por sus repercusiones económicas y su impacto en el deterioro de la edificación. - Con respecto a las instalaciones eléctricas Los sistemas eléctricos y mecánicos deberán ser mantenidos bajo condiciones satisfactorias de operación y seguridad de acuerdo al RETIE. Las instalaciones y redes deterioradas, obsoletas o que presenten deficientes condiciones de operación deberán ser reparadas o sustituidas por nuevas que cumplan con todas las especificaciones que exigen las normas vigentes. - Con respecto a la pintura Toda pared que presente pintura levantada, tendrá que hacerse el análisis de causas (humedad, inadecuada aplicación, mala calidad del producto, etc.), la cual será registrada en el formato certificado de visita, seguimiento y aceptación del servicio, identificado con el código FRF.39. El procedimiento básico de recuperación es el siguiente, (Siendo ajustado según las características de la pared y si estas son interiores o exteriores, y del análisis de causas realizado con anterioridad): la pared debe ser raspada, resanada dejando la superficie lisa y libre de cualquier vestigio de suciedad o ralladuras. Deberán utilizarse materiales de la mejor calidad. 5. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 01 Febrero 13 de Abril 11 de Noviembre 05 de 2009 DESCRIPCION DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento Adición del plan preventivo de mantenimiento de techos y cubiertas. Inclusión de la actividad de verificación y Control de Temperatura y Humedad Relativa

4 Página 4 de 8 ANEXO 1 PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y CUBIERTAS De todas las superficies exteriores del edificio del establecimiento, los techos, tejados o cubiertas son los más vulnerables a presentar fallas, debido a su implacable exposición al sol, viento, lluvia y temperaturas extremas. Por tal razón se establece una jornada de inspección de techos y cubiertas durante todos los viernes de cada mes bajo la siguiente programación, tal como se evidencia en los planos de cada una de las sedes. Período PRIMER VIERNES SEGUNDO VIERNES TERCER VIERNES CUARTO VIERNES Sector Emisoras CIDLIS Cubierta Norte Cubierta Central Cubierta Sur Patio Interno Consultorio Jurídico PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y CUBIERTAS 1 VIERNES TERRAZAS COMUNICACIONES TERCER SEGUNDO PISO

5 Página 5 de 8 PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y CUBIERTAS 2 VIERNES RECTORIA SEGUNDO PISO CIDLIS TERCER PISO PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y CUBIERTAS 3 VIERNES CUBIERTAS NORTE CENTRAL Y SUR

6 Página 6 de 8 PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE TECHOS Y CUBIERTAS 4 VIERNES CONSULTORIO JURÍDICO PRIMER PISO TERRAZAS SEGUNDO PISO SEDE GUATIGUARÁ Programación De Mantenimiento A Techos Y Cubiertas de la sede Guatiguará Período Sector Área administrativa CIC Área administrativa coordinación PRIMER VIERNES CINBIN CINTROP Corasfaltos CIDELAC CDPA CICTA SEGUNDO VIERNES CICAT Laboratorios de GIMBA Cuarto de cableado dos UPS Planta de emergencia Área administrativa GIMBA Aula 205 Aula 206 TERCER VIERNES Cafetería CEIAM CDT de gas INSED

7 Página 7 de 8 CUARTO VIERNES Laboratorio de análisis Petrofísico Laboratorio de comportamiento de fases CIGP Cuarto de cableado uno Laboratorios CIC Auditorio Nicanor Pinzón Neira Aula 101 Aula 102 Aula 103 SEDE GUATIGUARÁ PLAN PREVENTIVO MANTENIMIENTO TECHOS Y CUBIERTAS Consideraciones durante la inspección: El personal de mantenimiento deberá estar atento ante cualquier daño para así reportarlo a la coordinación o administración de la sede, según corresponda, en el formato de solicitud de mantenimiento, adecuación y/o remodelación (FRF.26). Evaluar los efectos que sufre el material de la placa y de impermeabilización frente a cambios de temperatura, y en forma especial en todos los techos que presentan voladizos, salidas de ductos de extracción, entradas de gases, aberturas para iluminación, etc.

8 Página 8 de 8 Tener adecuado control sobre el acceso a las cubiertas de manera que solo permita el ingreso a personal autorizado, para garantizar el tiempo de vida a los bajantes. Los casos críticos deben ser de atención inmediata. ANEXO 2 PLAN PREVENTIVO DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES ELECTRICAS Debido al impacto que puede causar un daño en las redes eléctricas en la sede Guatiguará por los equipos que deben mantener temperaturas adecuadas para la preservación de muestras, se establece una jornada de mantenimiento preventivo. ESPECIFICACIONES GENERALES Realizar el mantenimiento preventivo en las siguientes zonas: Zonas Transformadores Cajas de inspección Gabinetes eléctricos Líneas aéreas Descripción