OFICINA DE COOPERACION TECNICA INTERNACIONAL

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN TARAPOTO OFICINA DE COOPERACION TECNICA INTERNACIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES I. INTRODUCCIÓN La UNSM-T fue creada por Decreto Ley Nº del y ratificada por Ley Nº del ; tiene como sede central la ciudad de Tarapoto. El ámbito geográfico de su influencia comprende el Departamento de San Martín, Provincia de Alto Amazonas del Departamento de Loreto, Departamento de Amazonas y las Provincias de Jaén y San Ignacio, del Departamento de Cajamarca. La Oficina de Cooperación Técnica Internacional (OCTI) es un órgano de apoyo administrativo que depende del rectorado y está encargado de planificar, gestionar, controlar y coordinar los programas, convenios y/o proyectos regionales, nacionales e internacionales que permitan lograr acciones integradas a los procesos de internacionalización de la UNSM-T. Así mismo es responsable de apoyar la asistencia a eventos nacionales e internacionales relacionados con la capacitación de profesores y administrativos. Comprende las Áreas de Intercambio Docente - Estudiantil y del trámite de Créditos y Becas INABEC. El presente manual de organización y funciones es un documento normativo de gestión, que contiene la descripción de actividades que deben cumplir las diferentes instancias de la OCTI, de tal manera que sirva de referencia para la gestión de procesos de desarrollo institucional y considerado además como una herramienta básica para la institucionalización y acreditación universitaria. II. VISION y MISION DE LA OCTI UNSM-T VISIÓN Lograr que al 2008 la Universidad Nacional de San Martín, ocupe un lugar primordial en la Región, en donde se desarrollen actividades de cooperación técnica de acuerdo a las necesidades de la comunidad, que permitan lograr acciones integrales a los procesos de internacionalización de nuestra institución, contribuyendo a elevar el nivel académico, socio-cultural y tecnológico de la Región San Martín. MISIÓN 1

2 Canalizar, difundir, gestionar y coordinar las actividades de la cooperación técnica nacional e internacional que realizar la Universidad, participando activamente los docentes y estudiantes, contribuyendo en forma positiva, al desarrollo socio-económico cultural e institucional tratando de mejorar la calidad de la educación en la Región San Martín. III. FUNCIÓNES DE LA OFICINA DE COOPERACIÓN TECNICA INTERNACIONAL Según el Art. 96 del Estatuto de la UNSM, aprobado mediante Resolución N UNSM/AU La Oficina de Cooperación Técnica Internacional es el órgano de apoyo encargado de planificar, gestionar, controlar y coordinar los programas, convenios y/o proyectos regionales, nacionales e internacionales que permitan lograr acciones integradas a los procesos de internacionalización de la UNSM-T. Así mismo, es responsable de apoyar la asistencia a eventos nacionales e internacionales relacionados con la capacitación de profesores y administrativos. Comprende las Áreas de Intercambio Docente y Estudiantil y del trámite de Créditos y Becas INABEC. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OCTI 2

3 RECTORADO OFICINA DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL SECRETARIA AREA DE COORDINACIÓN CTI-LIMA ÁREAS DE INTERCAMBIO DOCENTE Y ESTUDIANTIL ÁREA DE TRÁMITE DE CRÉDITOS Y BECAS INABEC La Oficina de Cooperación Técnica Internacional de la UNSM - T, sus áreas de Intercambio Docente y Estudiantil y del trámite de Créditos y Becas INABEC, el Área de Coordinación CTI-Lima y la secretaria, cumplen las siguientes funciones específicas: 3

4 3.1. DEL DIRECTOR DE LA OCTI-UNSM-T - Representar a La Oficina de Cooperación Técnica Internacional. - Planificar, dirigir, ejecutar, coordinar y evaluar las actividades programadas de la Oficina. - Elaborar y proponer ante el Rectorado los lineamientos de política en concordancia con la política general de la Universidad en materia de cooperación técnica nacional e internacional. - Presentar el plan de trabajo anual de la Oficina. - Promover la cooperación técnica y financiera de otros sectores públicos o privados nacionales e internacionales para el logro de los fines de la Universidad. - Gestionar, orientar, promover la preparación de la documentación para la suscripción de convenios, así como tener a su cargo el Protocolo de suscripción en coordinación con la Oficina de Imagen Institucional, Secretaría General y las Unidades correspondientes de la Universidad. - Coordinar y supervisar las acciones de las facultades en las áreas de cooperación técnica nacional internacional. - Orientar a las dependencias de la Universidad en el cumplimiento de las políticas, fines y objetivos de la cooperación técnica. - Gestionar ante organismos públicos y privados nacionales e internacionales las oportunidades de cooperación, donaciones, becas integrales o parciales en el país o el extranjero, de estudios de post grado y otros para el personal docente, administrativo y alumnos a favor de la UNSM. - Prestar asesoramiento y absolver consultas de los organismos y dependencias de la UNSM, en las áreas de su competencia. - Coordinar con la Presidencia del Consejo de Ministros y el Ministerio de Relaciones Exteriores, los requerimientos de cooperación técnica de la Universidad, adecuándolas a los planes y programas de desarrollo nacional. - Coordinar con los Decanos, representantes de las facultades, coordinadores de cada convenio, el requerimiento de ejecución del respectivo convenio, los mismos que informarán en forma periódica para la conformidad de la alta dirección. - Otras funciones inherentes al cargo. REQUISITOS MÍNIMOS Título profesional universitario Docente asociado o Principal nombrado Experiencia en la Dirección del Sistema Administrativo que conduce. Capacitación en el campo de su competencia. Experiencia en la conducción de personal. LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Rector y es responsable del cumplimiento de sus funciones, coordinar con la Alta Dirección y horizontalmente con las facultades, oficinas académicas y administrativas. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS 4

5 N DENOMINACIÓN DE CARGOS N OBSERVACIONES Orden CARGO CARGO ESTRUCTURAL CARGO CLASIFICADO S 01 Director Director de Oficina 01 Docente nombrado a TC o DE en la categoría de Principal o Asociado. 02 Dir. Sist. Adm. II Jefe Unidad o área de 01 intercambio docente y estudiantil 03 Dir. Sist. Adm. II Jefe Unidad o Área de 01 Trámite de créditos y becas INABEC. 04 Técnico Área de coordinación de 01 Administrativo II cooperación técnica internacional lima 05 Secretaria I Secretaria I 01 TOTAL ÁREA DE INTERCAMBIO DOCENTE Y ESTUDIANTIL DE LOS CARGOS - Cumplir con las directivas del Área para la atención de los requerimientos, proyectos y propuestas de convenio de las facultades. - Cumplir con las directivas del Área para la atención de los requerimientos del desplazamiento de docentes de nuestra universidad al extranjero y de docentes del extranjero a nuestra Universidad, becas de las facultades, en cuanto a las oportunidades de otorgamiento de becas que las instituciones ofrecen. - Dar a conocer oportunamente las becas que se ofrecen en base a los boletines y documentos de convocatoria que se soliciten a instituciones - Coordinar con las instituciones la preparación de la documentación necesaria para postular a una beca gestionando antes la dirección el otorgamiento de la credencial correspondiente. - Exigir al beneficiario que obtenga una beca, como requisito para sustentar su solicitud de licencia con goce de haber por el tiempo que dura la misma, la firma de la carta de compromiso de retorno; así como la presentación de una Carta Fianza legalizada notarialmente para efectos de la responsabilidad económica de retorno. - Realizar un seguimiento de las becas y sobre el cumplimiento de los compromisos de retorno para dejar sin efecto las cartas de fianza respectiva. - Coordinar con las facultades para que elaboren la propuesta y los requerimientos del desplazamiento de personal docente y estudiantes, así como las necesidades de solicitar la venida y participación - Proponer sugerencias para la mejor redacción y ejecución de los convenios. 5

6 - Gestionar ante las facultades la designación oportuna de los coordinadores para la ejecución de los convenios. - Coordinar para que los coordinadores de cada convenio, presenten oportunamente sus informes, ya sea trimestral, anual o informe final, los que deberán ser elaborados de acuerdo a la directiva de formulación. - Realizar el seguimiento de la ejecución técnica de los convenios. - Realizar la labor de difusión de los convenios con la facultades y la Oficina de imagen Institucional - Presentar informes referentes a la ejecución técnica de convenios y los resúmenes de cuadros cronogramados sobre su ejecución, a base de la información proporcionada por los coordinadores de cada convenio. - Elaborar informes para presentar a las fuentes cooperantes para la aprobación del Rector y su posterior remisión. - Controlar el funcionamiento de las normas y procedimientos de trabajo interno del Área y de la Oficina. - Otras que se le encomienden y las que se deriven de su naturaleza. REQUISITOS MÍNIMOS Título Profesional Universitario Capacitación especializada en el área Experiencia en la conducción de un sistema administrativo LÍNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones ÁREA DE TRÁMITE DE CRÉDITOS Y BECAS INABEC. - Cumplir con las directivas del Área para la atención de los requerimientos de Créditos y Becas, en cuanto a las oportunidades de otorgamiento de becas que las instituciones ofrecen. - Dar a conocer oportunamente las becas que se ofrecen en base a los boletines y documentos de convocatoria que se soliciten a instituciones - Coordinar con las instituciones la preparación de la documentación necesaria para postular a una beca gestionando antes la dirección el otorgamiento de la credencial correspondiente. - Exigir al beneficiario que obtenga una beca, en caso de ser docente, como requisito para sustentar su solicitud de licencia con goce de haber por el tiempo que dure la misma, la firma de la carta de compromiso de retorno; así como la presentación de una Carta Fianza legalizada notarialmente para efectos de la responsabilidad económica de retorno. - Realizar un seguimiento de las becas y sobre el cumplimiento de los compromisos de retorno para dejar sin efecto las cartas de fianza respectiva. - Coordinar con las facultades para que elaboren la propuesta y los requerimientos del desplazamiento de personal docente y estudiantes, así como las necesidades de solicitar la venida y participación. - Sistematizar la gestión y los informes trimestrales sobre la ejecución técnica de convenios vigentes y convenios culminados en base a la información proporcionada por los coordinadores de cada convenio. - Controlar el funcionamiento de las normas y procedimientos de trabajo interno del Área y de la Oficina. - Mantener actualizado y clasificado el archivo de convenios suscritos por la universidad. 6

7 - Otras que se le encomienden y las que se deriven de su naturaleza. REQUISITOS MÍNIMOS Título Profesional Universitario Capacitación especializada en el área Experiencia en la conducción de un sistema administrativo LÍNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones. 3.4 AREA DE COORDINACIÓN DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL LIMA - Actualizar el Directorio de Organismos de Cooperación Internacional. - Actualizar el Directorio de Oficina de Cooperación Técnica Internacional a nivel de Universidades. - Realizar el seguimiento y coordinar la gestión de los proyectos de cooperación internacional de las facultades que remita la OCTI. - Presentar informes sobre la coordinación realizada por cada proyecto ante fuentes cooperantes. - Visitar embajadas, oficinas cooperantes y otras instituciones para la elaboración y presentación de proyectos y/o convenios. - Presentar a la OCTI los términos de referencia para elaborar y presentar proyectos de cooperación técnica internacional. - Coordinar sobre los convenios de cooperación internacional a suscribir con instituciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras. - Preparar la agenda del Director de la OCTI y de la Alta Dirección de la UNSM para celebrar reuniones con personalidades de organismos cooperantes o instituciones. - Otras que se le encomienden y las que se deriven de su naturaleza. REQUISITOS MÍNIMOS Instrucción Secundaria completa y título de Secretaria. Experiencia en labores administrativas y gestión de cooperación técnica. Conocimiento de idioma ingles a nivel intermedio. LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones SECRETARÍA 7

8 - Recepcionar, registrar y clasificar la documentación recibida y remitida. - Organizar y mantener actualizado los archivos de la OCTI. - Asistir e informar a la jefatura respecto al trámite administrativo de la documentación a su cargo. - Preparar la documentación que disponga el Jefe de la Oficina. - Administrar el flujo documentario de la Oficina, tramitándolos interna y externamente. - Controlar el funcionamiento de lar normas y procedimientos de trabajo interno. - Preparar la agenda diaria de la jefatura. - Coordinar con los profesionales de idiomas que prestan apoyo a la Oficina para la traducción de la documentación recibida. - Atender a los servicios de comunicación, así como solicitar servicios de mensajería. - Elaborar las estadísticas del flujo de documentación correspondiente a los archivos. - Elaborar el cuadro de necesidades y requerimientos del material de la OCTI. - Llevar el inventario de los equipos y bienes asignados a la Oficina. - Otras que se le encomienden y las que se deriven de su naturaleza. REQUISITOS MÍNIMOS Instrucción Secundaria completa y título de Secretaria. Experiencia en labores variadas de Oficina. Conocimiento de idioma ingles a nivel intermedio. LÍNEA DE AUTORIDAD o Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones. IV. DEL PERSONAL PARTICIPANTE DE LA COOPERACIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS: Participan bajo acciones de coordinación en las acciones que realiza la OCTI, los docentes o funcionarios designados como coordinadores para los convenios y/o proyectos. Así como los integrantes de las comisiones o equipos multidisciplinarios, quienes están encargados del cumplimiento de las actividades programadas en los plazos y cronograma establecido. La responsabilidad por el cumplimiento de las actividades recae sobre el coordinador como líder del equipo de trabajo, quien tiene la obligación de elevar información financiera, cuantitativa y cualitativa del cumplimiento de metas, en forma trimestral y anual de todas las acciones realizadas. LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones. 8

9 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL: UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN ASAMBLEA UNIUNIVERSITARIA CONSEJO UNIVERSITARIO COMITÉ ELECTORAL TRIBUNAL DE HONOR Rectorado (3) Of. de Cooperación Técnica Internacional ( 3 ) Órgano. De Control Institucional ( 5 ) Secretaría General (9) Of. de Imagen Institucional ( 4 ) Of. de Planificación y Presupuesto ( 9 ) Of. de Asesoría Jurídica ( 2 ) Of. de Informática y Comunicaciones Oficina de Acreditación Vice Rectorado Académico ( 2 ) Vice Rectorado Administrativo (3) Of. de Investigación y Desarrollo ( 3 ) Of. de Extensión y Proyección Universitaria (5) Of. de Coordinación y Registro Académico (21) Of. de Admisión ( 3 ) Of. de Administración (36 ) Of. de Mantenimiento y Servicios Generales ( 78 ) Of. de Bienestar Universitario (19 ) Of. de Infraestructura (21 ) Consejo de Facultad Fac. de Ciencias Agrarias ( 47) Fac. de Ingeniería Agroindustrial ( 35 ) Fac. de Ingeniería Civil ( 35 ) Fac. de Ciencias de la Salud (63) Fac. de Ecología ( 24) Fac. de Educación y Humanidades ( 63 ) Fac. de Ingeniería de Sistemas e Informática ( 47 ) Fac. de Ciencias Económicas ( 37) Institutos Escuela Pos Grado 9 Centros de Producción (4 )

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