MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DEL CORREO INSTITUCIONAL OFICINA DE INFORMÁTICA.

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1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DEL CORREO INSTITUCIONAL OFICINA DE 0

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 2 OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO... 3 MARCO LEGAL... 4 UNIDADES QUE INTEVIENEN... 5 FORMATOS UTILIZADOS... 6 NORMAS... 7 NORMAS GENERALES... 8 PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE CORREO INSTITUCIONAL GLOSARIO DE TERMINOS

3 INTRODUCCIÓN En cumplimiento de la Ley de Infogobierno de fecha 17 de Octubre del 2013 publicada en Gaceta Oficial N de la República Bolivariana de Venezuela, donde se establece la obligatoriedad de uso de las tecnologías de información además de contar con plataforma tecnológica bajo su control y administración, permitiendo las relaciones internas, con otros órganos y entes, de igual manera la participación ciudadana. Es por ello que la Oficina de Informática de la Gobernación del Estado Lara, como responsable de operar y mantener la plataforma tecnológica de comunicación, así como el servicio de correo electrónico institucional, ha generado el presente documento que define, bajo criterios técnicos, las normas de uso del sistema de correo electrónico institucional, las que deberán ser acatadas por todos los funcionarios de la Gobernación del Estado Lara, en el entendido que el objetivo buscado es dar un servicio eficiente para el uso de esta herramienta tecnológica.. 2

4 OBJETIVO DEL MANUAL Establecer los lineamientos metodológicos, definir normas asociadas al uso del servicio de correo electrónico institucional para funcionarios, Oficinas, Direcciones, Unidades y cualquier otra dependencia de la Gobernación del Estado Lara. Este manual servirá de instrumento para suministrar información de los procedimientos a seguir en la solicitud del correo electrónico institucional. Igualmente, procura establecer los niveles de responsabilidad de las unidades que intervienen, permitiendo así una eficiente y eficaz gestión. 3

5 MARCO LEGAL Constituciones Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Leyes y Decretos Normas Generales de Control Interno, publicadas en Gaceta Oficial Nº de fecha 17 de junio de Ley Sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, publicada en Gaceta Oficial Nº de fecha 28 de febrero de Ley de reforma de la Ley Orgánica de Ciencia y Tecnología e Innovación, Gaceta Oficial N , de fecha 16/12/2010. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial N Extraordinario de fecha 01/07/1981. Ley Especial contra los Delitos Informáticos, Gaceta Oficial N , de fecha 30/10/2001. Ley de Inforgobierno Gaceta Oficial Nº de fecha 17/10/2013. Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional, Decreto N 2.621, Gaceta Oficial N de fecha 25/09/2003. Ley de Administración del Estado Lara, Gaceta Ordinaria N , de fecha 24/11/2008. Demás ordenamientos jurídicos - administrativos inherentes. 4

6 UNIDADES QUE INTEVIENEN 1. Oficina de Informática División de Hardware y Redes. 2. Unidad Solicitante. 5

7 FORMATOS UTILIZADOS 1. Oficio 2. Sistema 6

8 NORMAS 7

9 NORMAS GENERALES 1. RESPONSABILIDADES El uso y administración de la plataforma de correo electrónico institucional fija algunas normas para asegurar el correcto funcionamiento del servicio. Estas normas son aplicables para todos los entes y dependencias de la Gobernación del Estado Lara definidos sobre el alcance antes descrito. 1.1 Responsabilidades del Usuario Finalidad del Correo y Uso El servicio de correo electrónico de la Gobernación del Estado Lara, es una herramienta de comunicación electrónica administrada por la misma, bajo tecnología de software libre, cuyo objetivo es, servir de soporte para el manejo, gestión e interacción de información de manera obligatoria en sus instituciones a través de Internet con los elementos propios de la Gobernación así como también órganos, entes del Estado y todas las relaciones con el público en general. El servicio de correo electrónico de la Gobernación del Estado Lara, no es para enviar mensajes masivos con documentación adjunta de grandes volúmenes de información. El correo electrónico institucional debe ser usado sólo para enviar mensajes breves, sin archivos adjuntos de gran tamaño. La casilla de correo electrónico asignada por la Oficina de Informática de la Gobernación del Estado Lara es responsabilidad del usuario a quien se le otorga, desde el momento en que ésta le es informada. La clave de acceso asociada a la casilla, debe inmediatamente cambiarse, luego es de uso privado y debe mantenerse como tal. El correo electrónico institucional asignado al funcionario de la Gobernación del Estado Lara es intransferible. 8

10 Aquellos correos electrónicos institucionales asociadas a dependencias de la Gobernación del Estado Lara y que sean traspasados a funcionarios a cargos de dichas dependencias, serán de su responsabilidad hasta el momento de su cierre o cambio de funciones, momento en que deberá hacer entrega formal del identificador y contraseña a quien lo releve. La información que se maneja en la casilla de entrada esta bajo la responsabilidad del usuario, por lo tanto debe Mantener un respaldo de su información, más aún si maneja una copia única en su equipo personal. Si necesita soporte de cómo realizar esta administración debe ponerse en contacto con la Oficina de Informática No realizar acciones con objeto de imposibilitar o dificultar el normal funcionamiento del servicio de correos electrónico. Administrar eficientemente los correos de su casilla con el fin de evitar que esta sature el espacio asignado. Si necesita soporte de cómo realizar esta administración debe ponerse en contacto con la Oficina de Informática de la Gobernación del Estado Lara. Queda expresamente prohibido manipular las cabeceras de los mensajes para intentar ocultar o falsear la identidad del usuario remitente del mensaje, al enviar, reenviar, aprobar o recibir correos. Así como la modificación de cualquier parte del mismo, en cualquier parte de su trayecto desde su origen hasta el destino De la contraseña de correo electrónico La contraseña del servicio de correo electrónico no debe ser de fácil deducción, para evitar que otras personas accedan a su correo sin su consentimiento. Para ello se necesitará tener una clave de al menos 7 caracteres, que contenga minúsculas, mayúsculas y números. La contraseña será considerada fuerte si contiene al menos 2 caracteres de cada tipo 9

11 indicado anteriormente. Se recomienda agregar además caracteres especiales (ejemplos: ^,*,+,=, etc.) De difusión de contenidos No hacer envío de información anónima. No enviar contenido de naturaleza ilegal, como es todo aquel que constituya complicidad con hechos ilícitos, fraudulento, acosador, con contenido sexual explícito, obsceno, intimidatorio, difamatorio, inapropiado o intolerante hacia otras tendencias, culturas, creencias religiosas y formas de pensamiento. No usar casillas propias o ajenas para enviar de forma masiva, publicidad o cualquier otro tipo de correo no solicitado, con excepción de información de trabajo o gestión de las dependencias. Solo los Directores y autorizados por el, pueden enviar mensajes a las listas de distribución previo acuerdo con el responsable de dicha lista para prevenir sobrecargas del tráfico de red y lentitud en los servicios de la Gobernación del Estado Lara. 1.2 Responsabilidades de la Administración La Oficina de Informática de la Gobernación del Estado Lara como dependencia a cargo de la administración del correo electrónico institucional y del otorgamiento del servicio de correo electrónico es la responsable de desarrollar todas las acciones necesarias para mantener el servicio operativo, verificando su correcto funcionamiento y tomando las acciones correctivas sobre problemas detectados en la supervisión del servicio. La Oficina de Informática de la Gobernación del Estado Lara, asignará casillas de correo institucionales, previa solicitud por escrito de la máxima autoridad de la dependencia y solo si los recursos físicos del centro de datos de la Gobernación del Estado Lara lo permita. 10

12 La Oficina de Informática de la Gobernación del Estado Lara, asignará casillas de correo electrónico para las dependencias predefinidas con un tamaño de 200 Megabytes. 2. Sanciones El incumplimiento de la normativa en el uso de correo electrónico institucional de la Gobernación del Estado Lara, conllevara a la suspensión del servicio emitiendo un informe sobre la Violación de la Misma que permita tomar otras acciones y sanciones pertinentes. 11

13 PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE CORREO INSTITUCIONAL. 12

14 PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE UNIDAD SOLICITANTE OFICINA DE INFORMATICA (Recepción) OFICINA DE INFORMATICA (Jefe) SOLICITUD DE CORREO INSTITUCIONAL. ACTIVIDAD 1. Realiza una solicitud de servicio del correo institucional a través de un oficio. 2. Envía 1 Original y 1 Copia a la Oficina de informática especificando la información de solicitud requerida e informando a quien (es) serán creadas, modificadas o eliminadas el correo institucional. 3. Recibe la solicitud con firma y sello en señal de recibido. 4. Envía al jefe de la Oficina para su revisión y aprobación. 5. Recibe y revisa Oficio de Solicitud del Servicio. 6. Coloca media firma en el Oficio de Solicitud. 7. Envía Oficio de Solicitud de Servicio al coordinador de la División de Hardware y Redes. DIVISION DE 8. Recibe oficio de Solicitud, clasifica y registra la solicitud de servicio. 9. Verifica los Tipos de Servicios Para generar una cuenta de Correo HARDWARE Y Institucional. REDES 9.1 Procede a generar la creación de Correo Institucional Da el ingreso de nombre de usuario, Código de (Coordinador) trabajador, departamento al que pertenece, número telefónico ó extensión) Asigna contraseña Envía los datos de la nueva cuenta de correo institucional a través de un oficio y opcionalmente a una cuenta de correo electrónico personal, del ente u oficina Agrega al o los nuevos(s) usuario(s) a una base de datos. 9.2 Procede a generar la modificación del correo institucional Ingresa al sistema de correo Institucional Busca al Usuario(s) indicado(s) y realiza la modificación Envía a través de un oficio y opcionalmente a correo electrónico personal, la información que el usuario indicado ya fue modificado 9.3 Procede a generar la eliminación del Correo Institucional Ingresa al sistema de correo Institucional. 13

15 PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE OFICINA DE INFORMATICA (Jefe) OFICINA DE INFORMATICA (Secretaria) SOLICITUD DE CORREO INSTITUCIONAL. ACTIVIDAD Busca al Usuario(s) indicado(s) y realiza la eliminación del correo institucional Envía a través de un oficio y opcionalmente a correo electrónico personal, la información que el usuario indicado ya fue modificado Una vez borrado del sistema ingresa a la base de datos y procede a la eliminación del usuario. 10. Notifica al usuario que la solicitud fue generada 11. Revisa el (los) oficio(s) que dan repuesta a dicha solicitud firma y sella en señal de aprobación y que el mismo fue generado satisfactoriamente. 12. Envía oficio a la secretaria 13. Envía oficio de respuesta a la Unidad Solicitante. Fin del Procedimiento. 14

16 GLOSARIO DE TERMINOS Correo Electrónico Institucional: es una herramienta para el intercambio de información relacionada a las tareas de trabajo de los usuarios de la Gobernación del Estado Lara así como también permitir el plataforma, soporte y administración es provista por la Institución. Contraseña: una contraseña o clave (en inglés password) es una forma de autenticación que utiliza información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso. La contraseña normalmente debe mantenerse oculta y aquellos que deseen acceder a la información se les solicita usuario y clave; se concede o se niega el acceso a la información de acuerdo a la validación de datos. Spam: se llama spam al correo basura o sms no solicitado, habitualmente de tipo publicitario, enviados en grandes cantidades masivas que perjudican de alguna manera al receptor. Generalmente, se activan mediante el ingreso a páginas de comunidades o grupos al acceder en diversas secciones o registrarse en las mismas. Alias: un alias de correo es un renombre especial de tu dirección de correo en tu dominio, que redirige todos los mensajes que recibe a la cuenta que ha sido renombrada. Software libre: es la denominación del software que respeta la libertad de todos los usuarios que adquirieron el producto y, por tanto, una vez obtenido el mismo, puede ser usado, copiado, estudiado, modificado, y redistribuido libremente de varias formas. Listas de distribución: son mecanismos de difusión de informaciones basadas en el correo electrónico, donde se hace llegar mensajes a varios usuarios de una vez, en lugar de enviar un mensaje individual a cada uno de ellos. 15