Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

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1 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION Se realiza cambio de responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos según lo establecido en el numeral 4.3, se realiza cambio de versión del de Octubre de 2011 documento. En el numeral 4.7 se incluye la codificación del Consultorio Jurídico CJ, al proceso registro y control se le adiciono la palabra académico de Noviembre de 2011 En el numeral 4.3 se hace ajustes en la metodología de revisión, aprobación y difusión de los documentos y se elimina el formato FT-MC-04 ACTA APROBACION /02/2012 Se modifican los siguientes numerales: 4.4 Creación y modificación o eliminación de documentos del SGC La solicitud de cambios en documentos del SGC se realiza además en la intranet, ruta: de modificación para formatos del SGC 4.5 Control de documentos obsoletos y de origen externo: se complementa en cuanto a no almacenamiento de documentos obsoletos y manejo de documentos de origen externo. Se complementa el numeral 4.6 Distribución de documentos ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: Guillermo Bolívar NOMBRE: Guillermo Bolívar NOMBRE: Guillermo Bolívar Responsable de Mejora Decano Académico Continua Decano Académico

2 1. OBJETO Definir el procedimiento para controlar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la USTA, garantizar la vigencia e idoneidad; además establecer las directrices que se deben tener en cuenta para la estructuración del contenido, la presentación y la codificación de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Las disposiciones consignadas en éste procedimiento se aplican para los documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad, tanto los elaborados internamente como aquellos de origen externo a la USTA que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Los términos utilizados en este manual, deben entenderse conforme lo establecido en la NTC ISO 9000 versión Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de calidad SGC Mapa de Procesos: Identificación de los procesos que aplica a la Universidad. Procesos: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman elementos de entrada en resultados. Instructivo: Documento que describe los pasos a seguir para desarrollar una actividad muy específica, relacionados con la parte operativa. Procedimiento: Escrito que proporciona información detallada sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de una manera coherente. Formato: Corresponde a una hoja previamente diseñada para permitir la recolección de la información. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas y de la conformidad de los requisitos, así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad; estos deben ser legibles, identificables y recuperables.

3 Documentos de origen externo: Son aquellos documentos que a juicio de la empresa, se consideran necesarios para la prestación del servicio y que son emitidos por fuentes ajenas. Documento obsoleto: Son todos aquellos documentos que han sido corregidos y que tienen versiones anteriores y se consideran dasactualizados al interior de la empresa. Listado Maestro de Documentos y Registros: Documento en el cual se encuentran listados todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad. Evidencia el número de versiones que tienen los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, la última fecha de actualización, la ubicación, el responsable, el proceso al cual pertenece, el acceso, la retención y la disposición. Distribución de Documentos. Entrega de un documento aprobado a los funcionarios de la organización involucrados en las actividades descritas para su conocimiento y cumplimiento. Elaboró. Nombre y cargo de la persona que redacta el documento, procedimiento, manual o instructivo, los cuales se integran al Sistema de Gestión de Calidad. Revisó. Nombre y cargo de la persona que revisa los documentos elaborados y/o modificados del sistema para garantizar que cumpla con las condiciones establecidas. Aprobó. Nombre y cargo de la persona responsable de aprobar los documentos elaborados y/o modificados del SGC verificando que se cumplan con las políticas establecidas. 4. DESARROLLO 4.1. CONDICIONES GENERALES La documentación es manejada en medio magnético, por tanto, se consideran vigentes los documentos aprobados y ubicados en la siguiente dirección: link Servicios/Intranet/Sistema de Gestión de la Calidad. Los documentos que no estén aprobados se consideran en elaboración o actualización. La elaboración de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad es responsabilidad de las personas encargadas del proceso o la actividad que se está documentando, el responsable de Mejora Continua puede apoyar estas actividades.

4 Cuando el personal necesite la utilización de un documento de origen externo, debe comunicarlo al responsable del proceso de Mejora Continua, quien lo registra en el Listado Maestro de Documentos para su control e identificación. Los documentos deben ser legibles y fácilmente identificables, evitando enmendaduras, tachones, correcciones. Los formatos quedan aprobados con la firma del procedimiento que los contenga. Los documentos deben ser claros y de fácil entendimiento para las personas que van a interactuar con ellos, evitando generar conflictos y ambigüedades en la ejecución de las actividades, debe evitarse el uso de abreviaturas y expresiones coloquiales ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC Para la edición definitiva de un documento, se debe tener en cuenta la estructura documental, la cual dicta los requisitos para la elaboración del encabezado y cuerpo del documento, de la siguiente manera: ENCABEZADO: El encabezado identifica el documento del SGC y está compuesto por: Logotipo de la Universidad, nombre del documento y una casilla con el código, versión y fecha de última actualización. Como se observa en la Grafica 1. GRAFICA 1. NOMBRE DOCUMENTO CODIGO: VERSION: VIGENCIA: CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la forma como se estructura el contenido del documento y consta de los siguientes elementos: a. Control de Cambios: Al inicio del procedimiento se encuentra la tabla para registrar la naturaleza de los cambios de versión del documento.

5 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION b. Tabla de aprobación: se registra el nombre y el cargo de quién elabora, revisa y aprueba el documento. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: PARA LOS PROCEDIMIENTOS DEBE CONTENER ADEMAS: c. OBJETO: se describe brevemente el propósito del documento. Además, puede incluir la finalidad de la actividad o proceso (Para qué). d. ALCANCE: se determina quienes deben aplicar el documento. Puede hacer referencia a áreas, cargos o procesos; en todo caso, la referencia debe ser clara, para evitar ambigüedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar con precisión. d. DEFINICIONES: se registran las definiciones de aquellos términos utilizados en el documento, que son importantes para su aplicación y que no son de uso común y fácil comprensión, algunas definiciones pueden ser tomadas de la NTC ISO 9000:2005. La definición de términos no contemplados por la citada norma, pero que es necesario incluir por la actividad o procesos que se documentan, deben hacerse de manera clara y concisa. e. DESARROLLO: Descripción secuencial de las actividades que se desarrollan durante el proceso.

6 f. ANEXOS: Se listan los formatos y documentos que aplican al procedimiento o instructivo, detallándolos con código y nombre REVISIÓN, APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad debe pasar por las etapas de: Elaboración, Revisión, Aprobación y Difusión: La elaboración de los documentos es realizada por el responsable del proceso quien pasa el respectivo documento para revisión con el Representante de Mejora Continua. Posteriormente este se encarga de verificar que el documento cumpla con los criterios del procedimiento PR-MC-01 CONTROL DE DOCUMENTOS. Nota: Todos aquellos documentos que contengan algún direccionamiento estratégico, será aprobados por la Rectoría y pre-revisado por el Consejo Directivo. La Aprobación de los documentos está a cargo del Responsable de proceso, quien se encarga de validar que el documento cumple con las especificaciones propias para la ejecución de sus actividades y se demuestra con la firma de aprobación en el formato FT-MC-03 Solicitud Modificación Documentos. La Difusión, es la divulgación de la información por parte del responsable del proceso si este lo considera necesario. En el caso que se realice se debe dejar la evidencia según sea el caso en el formato FT-MC-01 Registro de Asistencia a Eventos CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El Responsable de cada proceso puede solicitar la creación, modificación o eliminación de un documento perteneciente a su respectivo proceso a través del formato FT-MC-03 Solicitud Modificación Documentos o mediante intranet en la ruta de Modificación para formatos del SGC, esta solicitud debe ser analizada por el responsable del proceso de Mejora Continua, quien determina su aceptación o rechazo. Cuando dicha solicitud sea rechazada, se debe informar al solicitante por medio de un correo electrónico el motivo por el cual no fue aceptada. En caso de ser aprobada se procede a realizar el cambio en el documento, actualizando el

7 encabezado y el FT-MC-02 Listado Maestro de Documentos y Control de Registros CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Y DE ORIGEN EXTERNO Los documentos que cambian de versión y se convierten en obsoletos, serán eliminados a fin de evitar el uso de versiones obsoletas. Documentos pertenecientes a entes externos a la Institución y tiene como objetivo brindar información pertinente de ser conocida o divulgarse a todas o alguna área específica de la institución con el fin de lograr una adecuada gestión de los procesos de la Universidad Santo Tomás. Entre los entes externos se citan organizaciones de carácter normativo o regulatorio, Instituciones educativas, se identifican por su nombre y se registran en el FT-MC-02 Listado Maestro de Documentos y Control de Registros por nombre, para identificar su ubicación. Estos documentos reposan en de la institución y direccionados al responsable del proceso de Mejora Continua, el cual los incluye en el FT-MC-02 Listado Maestro de Documentos y Control de Registros DISTRIBUCION DOCUMENTOS Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se encuentran almacenados magnéticamente en la red link Servicios/Intranet/Sistema de Gestión de la Calidad, donde todo el personal tiene acceso a ellos, para evitar la manipulación los documentos se encuentran en PDF, y es responsabilidad del encargado de Mejora Continua mantenerlos actualizados y en la versión vigente. NOTA: La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad alojada en intranet no cuenta con permisos de modificación, dichos cambios deben ser solicitados a Mejora Continua ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD La estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad se presenta en la siguiente figura, donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

8 4.7. CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: Con el propósito de facilitar la identificación de los documentos del SGC, se establece el siguiente sistema de codificación: TIPO DE DOCUMENTO PROCESO PERTENECE CONSECUTIVO

9 PR FT CT IT MN DG RT TIPO DE DOCUMENTO PROCEDIMIENTOS FORMATOS CARACTERIZACION INSTRUCTIVO MANUAL DOCUMENTOS GENERALES REGLAMENTO DE PA AM RC PD TL IV GT PF AS BU BC MS TI MC CJ PROCESO AL QUE PERTENECE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PLANEACION ACADEMICA ADMISIONES Y MATRICULAS REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO PERFECCIONAMIENTO DOCENTE TITULACION INVESTIGACION GESTION DE TALENTO HUMANO PLANTA FISICA Y APOYO LOGISTICO ADQUISICIONES Y SUMINISTROS BIENESTAR UNIVERSITARIO BIBLIOTECA MERCADEO Y COMUNICACIONES TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIÓN MEJORA CONTINUA CONSULTORIO JURIDICO 5. ANEXOS FT-MC-01 Registro de Asistencia a Eventos FT-MC-02 Listado Maestro de Documentos y Registros FT-MC-03 Solicitud Modificación Documentos

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