RESUMEN EJECUTIVO. Qué examinamos?

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1 Contenido RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIÓN Origen del estudio Objetivo General Alcance y periodo del estudio Antecedentes RESULTADOS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXO N

2 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La auditoría consistió en evaluar en verificar la efectiva ejecución y ajuste en los sistemas de información y registro de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contabilidad Nacional, así como la evaluación de los cambios implementados en los procedimientos administrativos, políticas contables que conllevan la adopción de las NICSP. El periodo de estudio abarcó del 01 de enero 2014 al 31 de diciembre del Por qué es importante? La importancia de la Auditoría realizada, fue evaluar el avance de la adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad de Sector Público Costarricense. Qué encontramos? Con base en el Informe de Avance de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), del III trimestre del 2014, que presentó el IMAS ante la Contabilidad Nacional, el cual indica que el porcentaje de avance de las actividades/tareas estaba en 84% en términos generales, está Auditoría verifico la siguiente información: Capacitación: el resultado obtenido en el proceso de capacitación en la adopción e implementación de las NICSP, en el presente estudio fue satisfactorio, al constatar, que la administración ha realizado acciones para capacitar al personal de las áreas/unidades relacionadas con el proceso contable o que suministran información; lo anterior se evidenció, mediante las siguientes contrataciones: Utilización del Plan General de Contabilidad Nacional (PGCN), Traslado de Saldos e Integración del Sistema de Administración Financiera: está auditoría concluye que los cambios o ajustes realizados a los sistemas informáticos internos del IMAS, para procesar la información contable y generar estados financieros con base NICSP, fueron satisfactorios. Tratamiento de Activos no Financieros y Tratamiento de Instrumentos Financieros: se determinó, que la administración ha realizado las acciones necesarias para garantizar, el avance en los registros de los instrumentos financieros y los activos no financieros, por cuanto se lleva un registro actualizado de los inventarios, estos bajo el método de costo promedio ponderado (PPP), en cuanto a la Propiedades, están registrados al costo de medición inicial (precio equivalente en efectivo en la fecha de reconocimiento). 2

3 Manuales de Procedimientos Contables: se determinó, que el IMAS, cumplió con el deber y la obligación de elaborar, y remitir a la Contabilidad Nacional, el Manual de los procedimientos contables del IMAS, basados en las NICSP; lo anterior se comprobó al verificar que dicha información se extrajo del Marco Conceptual Contable contenido en el Plan General de Contabilidad Nacional. Políticas Contables: está Auditoría, constató que la Administración cumplió con los requerimientos establecidos Contabilidad Nacional, al identificar y extraer las Políticas Contables Generales aplicables para el IMAS, del Plan General de Contabilidad Nacional, (PGCN). Por lo anteriormente indicado, está Auditoría concluye que el avance de adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad de Sector Público Costarricense en el IMAS, se viene realizando dentro del plazo establecido; y que se han realizado importantes esfuerzos por parte de las Unidades y/o Áreas involucradas, para garantizar el cumplimiento del Plan de adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. 3

4 AUD INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN NICSP EN EL IMAS Y TIENDAS LIBRES 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen del estudio El presente estudio se llevó a cabo de conformidad con el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna del IMAS para el año Objetivo General Evaluar el avance de la adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad de Sector Público Costarricense Alcance y periodo del estudio El estudio consistió en verificar la efectiva ejecución y ajuste en los sistemas de información y registro de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contabilidad Nacional, así como la evaluación de los cambios implementados en los procedimientos administrativos, políticas contables que conllevan la adopción de las NICSP. El periodo de estudio abarcó del 01 de enero 2014 al 31 de diciembre del El estudio se efectúo considerando el capítulo III del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (MNGA), las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, el Manual de Procedimientos de la Auditoría Interna del IMAS y sus modificaciones, así como la demás normativa de auditoría de aplicación y aceptación general Antecedentes En el Decreto Ejecutivo N H del 9 de diciembre del 2011, se estableció el nuevo plazo (enero del año 2016), para la Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP). En los Transitorios II y III, del citado decreto se estable que las instituciones sujetas al alcance deberán confeccionar un Plan de Acción con la finalidad de adoptar e implementar las NICSP; así como también, se indica que deben remitir a la Contabilidad Nacional informes de avances cada seis meses, a partir del 02 de enero del

5 Mediante el oficio AI del 26 de enero del 2010, esta Auditoria en su función de acompañamiento a la Administración en la implementación de las NICSP, advierte respecto al Plan de Implementación. Lo anterior, por cuanto se había definido un grupo de trabajo para confeccionar el plan pero no para implementarlo, puesto que para ese periodo el decreto ejecutivo solicitaba la aplicación de las NICSP a enero del También, esta Auditoría, con el AI del 16 de agosto del 2011, emitió una segunda Advertencia con respecto a las actividades a desarrollar del Plan de Implementación, las cuales se encontraban pendientes y no se tenía una certeza razonable por parte de la Administración de cuando se pondrían en marcha. Lo cual reflejaba en ese momento dificultad en la planificación de las actividades para la implementación de las NICSP. Mediante la Directriz CN del 17 de febrero de 2012, la Contabilidad Nacional, establece que las entidades públicas deben remitir informes de avance trimestrales en los formularios que ella proporcione, mismos que tienen el objetivo de recoger datos para evaluar el avance de la institución en los tópicos más relevantes, como colaborar con la solución de problemas, y realizar los análisis estadísticos por grupos institucionales. El formulario, denominado Informe de Avance de las NICSP, la Contabilidad Nacional lo estructuró como se indica a continuación: Programa Actividad (Capacitación, Utilización de PGCN y el Manual Funcional de Cuentas Contables, Utilización de la guía de aplicación para la implementación del Devengo, Depuración de Saldos, Traslados de Saldos, Tratamiento de Activos Financiados, Tratamiento de Instrumentos no Financieros e Integración del Sistema de Administración Financiera). Tareas Fecha Tope de Culminación Fecha de Inicio Porcentaje de Avance Observaciones/Justificaciones Mediante la resolución administrativa GG , del 08/03/2014, el IMAS, conforma el Equipo de Trabajo para la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, por los siguientes funcionarios: Gerente General, Subgerente de Soporte Administrativo, Subgerente de Gestión de Recursos, Subgerente de Desarrollo Social, Coordinador del Área de Proveeduría Institucional, Coordinador del 5

6 Área de Administración Financiera, Coordinador del Área de Tecnologías de Información, Coordinador del Área de Captación de Recursos, Coordinador del Área de Dirección de Empresas, Asesor Jurídico General, Jefe de la Unidad de Contabilidad, Jefe de la Unidad de Presupuesto, Jefe de la Unidad de Tesorería, Jefe de la Unidad de Desarrollo Humano, Responsable de la Unidad de Administración Tributaria, Encargada de Donaciones, Coordinadores Administrativos Financieros de las Áreas Regionales de Alajuela, Cartago y Heredia. 2. RESULTADOS Con base en el Informe de Avance de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), del III trimestre del 2014, que presentó el IMAS ante la Contabilidad Nacional, está Auditoría procedió a seleccionar y extraer los datos de los programas, las actividades, las tareas y los porcentajes de avance, del informe ya citado y se elaboró el Anexo N 1, con el propósito de verificar la información seleccionada Evaluación del cumplimiento del Plan de Acción de Implementación de las NICSP Mediante correo electrónico del 15 de octubre del 2014, el IMAS envió a la Contabilidad Nacional, el Informe de Avance de Implementación NICSP (Formulario de registro de avance), correspondiente al III trimestre del año 2014, de dicho informe indica que el porcentaje de avance de las actividades/tareas estaba en 84% en términos generales. Con relación al Anexo N 1, esta Auditoría, revisó el cumplimiento que reportó la Administración en las actividades/tareas, que se ubican entre 80% y el 90%; se determinó que los porcentajes reportados en el documento son razonables, debido a que en su mayoría se trata de tareas predecesoras: es decir que es necesario que se complete una actividad primero, antes de iniciar la siguiente tarea. No obstante, del Anexo se desprende que en tres Actividades/tareas, presentan un grado de avance del 60% o inferior, las cuales se detallan a continuación: a) Depuración de saldos de las cuentas de activo (60%), se le consultó a Jefa de la Unidad de Contabilidad quién manifestó lo siguiente: La información de los estados financieros y los auditados, permiten precisar que las cuentas por cobrar, son la principal partida de activos, sujetas a proceso de depuración, dicho proceso es realizado por diferentes unidades, la implementación es institucional, y se debe incluir al Área de Empresas Comerciales y a la Unidad de Administración Tributaria, esta última controla y maneja el auxiliar del cuentas por cobrar que representa 40% del total de activos. 6

7 Con respecto a las cuentas que controla la Unidad de la Administración Tributaria, se le consultó a la Jefa de la Unidad, sobre los avances que ha tenido en la depuración de las cuentas quién manifestó, se tiene un plan acción de las actividades/tarea a ejecutar, en el mismo, se actualiza conforme al cumplimiento y a la necesidad de nuevos requerimientos; no obstante, la depuración es lenta por cuanto existen 150 mil cuentas aproximadamente, las cuales deben ser revisadas y valoradas una a una. b) Confección de manuales y procedimientos (60%), a la fecha de este estudio la administración estaba modificando y corrigiendo los manuales y procedimientos con el propósito que estén en armonía a las NICSP. c) Cuentas de Beneficios a Empleados (50%), esta Auditoría determinó, que a la fecha de nuestra revisión, la administración se encontraba trabajando en reconocer, clasificar y determinar el tratamiento contable que se le debe dar a cada uno de ellas Evaluación de las principales actividades ejecutadas por la Administración para adoptar e implementar las NICSP. Con el fin de determinar, las actividades ejecutadas por la Administración para implementar las NICSP, se procedió a analizar la ejecución de los siguientes programas del Anexo N 1, los cuales son: Capacitación, Utilización del Plan General de Contabilidad Nacional (PGCN), Traslado de Saldos e Integración del Sistema de Administración Financiera, Tratamiento de Activos no Financieros y Tratamiento de Instrumentos Financieros, Manuales de Procedimientos Contables, Políticas Contables, y la Utilización de la Guía de aplicación para la implementación del devengo Capacitación: El resultado obtenido en el proceso de capacitación en la adopción e implementación de las NICSP, en el presente estudio fue satisfactorio, al constatar, que la administración ha realizado acciones para capacitar al personal de las áreas/unidades relacionadas con el proceso contable o que suministran información; lo anterior se evidenció, mediante las siguientes contrataciones: a) La Contratación Directa N 211CD IMAS denominada Contrato de los servicios profesionales para la implementación de las NICSP entre el IMAS y D.T. Baltodano Goghi y Zayas S. A., en la cláusula cuarta del contrato indica en el punto 5. lo siguiente: Capacitar a los funcionarios del Área Administrativa Financiera en cuanto a la normativa desarrolla para el IMAS y los posibles cambios en los registros contables (El subrayado no es parte del original) 7

8 b) La Contratación Abreviada IMAS denominada Contrato servicios profesionales para la parametrización y ajustar el sistema SAP/R3 a las necesidades surgidas en el proceso de adopción, implementación y puesta en ejecución de las NICSP y el nuevo catálogo de cuentas contables suscrito entre el IMAS y Price Waterhouse Coopers Consultores S.A. en la cláusula cuarta del contrato indica en el punto e) lo siguiente: Todos los usuarios del SAP/R3 debidamente capacitados en el uso correcto del Sistema, incluyendo los cambios que sufra la implementación del nuevo Catálogo de Cuentas Contables. (El subrayado no es parte del original) Utilización del Plan General de Contabilidad Nacional (PGCN), Traslado de Saldos e Integración del Sistema de Administración Financiera Está auditoría concluye que los cambios o ajustes realizados a los sistemas informáticos internos del IMAS, para procesar la información contable y generar estados financieros con base NICSP, fueron satisfactorios, al constatar, que mediante la contratación abreviada IMAS denominada Contrato servicios profesionales para la parametrización y ajustar el sistema SAP/R3 a las necesidades surgidas en el proceso de adopción, implementación y puesta en ejecución de las NICSP y el nuevo catálogo de cuentas contables suscrito entre el IMAS y Price Waterhouse Coopers Consultores S.A., según se indica a continuación: En vista de los cambios realizados por la Contabilidad Nacional (CN), se debió revisar, identificar y extraer las cuentas contables del último Plan de Cuentas, implicando cambios en los sistemas informáticos. Traslado de saldos y las observaciones, se efectuará el cierre contable aplicando el PGCN. Se trabaja con el nuevo catálogo de cuentas contables del PGCN. Integración del Sistema de Administración Financiera: Este proceso se realizó entre el 2011 y A partir de marzo 2012, se modificó el sistema informático SAP y se utiliza el nuevo catálogo, el cual está homologado con el clasificador presupuestario Tratamiento de Activos no Financieros y Tratamiento de Instrumentos Financieros Se determinó, que la administración ha realizado las acciones necesarias para garantizar, el avance en los registros de los instrumentos financieros y los activos no financieros, por cuanto se lleva un registro actualizado de los inventarios, estos bajo el método de costo promedio ponderado (PPP), en cuanto a la Propiedades, están registrados al costo de medición inicial (precio equivalente en efectivo en la fecha de reconocimiento). 8

9 Al respecto, cabe señalar, que la administración solicitó a la Contabilidad Nacional (CN), la autorización para mantener el método de costo promedio ponderado en los inventarios, mediante el oficio GG del 15 de octubre del También, mediante el oficio GG , del 15 de octubre del 2014, le solicitó a la CN, el criterio para que le definiera a la institución, a que clases de activos fijos e intangibles se le aplicaría la revaluación; sin embargo, a la fecha del presente estudio, el IMAS, estaba en espera de las respuestas por parte de ese Órgano Rector Manuales de Procedimientos Contables Se determinó, que el IMAS, cumplió con el deber y la obligación de elaborar, y remitir a la Contabilidad Nacional, el Manual de los procedimientos contables del IMAS, basados en las NICSP; lo anterior se comprobó al verificar que dicha información se extrajo del Marco Conceptual Contable contenido en el Plan General de Contabilidad Nacional; además, que el Manual fue enviado como una propuesta a la Contabilidad Nacional, mediante el correo electrónico el día 19 de diciembre del 2014, el cual indica lo siguiente: Con instrucciones de la Gerencia General y con el fin de dar cumplimiento a la directrices CN y N CN , de la Contabilidad Nacional, emitidas el 22 de octubre 2012 y 28 de junio del 2013 respetivamente (sic), referidas a la elaboración de un Manual de los procedimientos contables conforme a la normativa contable internacional, el marco conceptual contable contenido en el Plan General de Contabilidad Nacional y demás componentes de dicho plan que sean de aplicación, se remite propuesta del Manual de los Procedimientos Contables IMAS. Para la confección de los procedimientos se siguieron los requerimientos y formato básico establecido por la CN en la Directriz CN Además se incluyeron las cuentas contables, de la última versión enviada por la CN del Manual funcional de cuentas contables correspondiente al 2 de diciembre Políticas Contables Esta Auditoría, constató que la Administración cumplió con los requerimientos establecidos Contabilidad Nacional, al identificar y extraer las Políticas Contables Generales aplicables para el IMAS, del Plan General de Contabilidad Nacional, (PGCN), lo anterior se evidenció, mediante el oficio CONT , con fecha del día 16 de setiembre del 2014, el cual la Unidad de Contabilidad remitió a la Gerencia General del documento, se extrae lo siguiente:. las mismas se extrajeron del documento oficial Políticas Contables Generales emitido por la Contabilidad Nacional, lo anterior con lo definido en el plan de Implementación de la CN que establece la tareas identificar y extraer las políticas de PGCN que aplican a las transacciones de la Institución 9

10 Tal como fue informado, su aplicación es obligatoria, no se puede alterar el número, texto ni el formato, motivo por el cual se mantuvo el orden de cada capítulo. De acuerdo con la reunión sostenida el día 22 de mayo 2014 con personeros de la Contabilidad Nacional, el IMAS solo debe remitir el listado de los números de políticas que serán aplicadas, por eso se elaboró un resumen. Lo anterior en concordancia con lo que se indica en la Guía de implementación en el inciso c), punto 5.1.1, que indica: Realizar un análisis del documento que ofrece las normas y políticas generales, con el fin de identificar las que aplican para regular los registros contables de la entidad, y a partir de ellas elaborar las políticas específicas, en caso de que se requieran, con el fin de normalizar lo que a criterio de la entidad sea necesario. Una vez elaboradas las políticas específicas, deben ser presentadas como propuesta a la Contabilidad Nacional para su respectivo análisis y posteriormente, si procede, su respectiva aprobación Utilización de la Guía de aplicación para la implementación del devengo Se determinó que el IMAS, registra las transacciones sobre la base de acumulación (devengo), lo anterior se evidenció en el inciso c) de la Nota N 2, Principios, Políticas y Prácticas Contables de los Estados Financieros, la cual indica lo siguiente: En general se sigue el sistema de contabilidad acumulativa, con base en el devengado los ingresos se reconocer(sic) en el momento en que ocurren y los gastos en el momento en que incurren. Los saldos se anotan en los estados financieros, a su valor histórico. Por lo anteriormente indicado, esta Auditoría considera que el porcentaje asignado por la administración del 90% en el informe de Avance de Implementación NICSP, es satisfactorio, además de que el proceso de implementación todavía no terminado y aún existen algunas cuentas contables están en análisis. 3. CONCLUSIONES De conformidad con los resultados obtenidos en el presente estudio, esta Auditoría concluye que el avance de adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad de Sector Público Costarricense en el IMAS, se viene realizando dentro del plazo establecido; y que se han realizado importantes esfuerzos por parte de las Unidades y/o Áreas involucradas, para garantizar el cumplimiento del Plan de adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. 10

11 4. RECOMENDACIONES De los resultados expuestos, no se encontraron situaciones que ameriten la formulación de recomendaciones a la Administración. Revisado y Aprobado Por: Licda. Sandra Mariño Avendaño ENCARGADA DE PROCESO AUDITORIA INTERNA SETIEMBRE,

12 ANEXO N 1 Avance de las actividades/tareas efectuadas en el proceso implementación de las NICSP que fueron reportadas por el IMAS a la Contabilidad Nacional en el III trimestre 2014 Programa Actividad Tareas Porcentaje de Avance Reportado por la Administración del IMAS 1. Capacitación Inducción y Capacitación NICSP- Implementación del PGCN Metodología y Guía Concientizar sobre la Gestión Financiera. Gestión de Cambio. 2. Utilización del PGCN y el Manual funcional de Cuentas Contables 3. Utilización de la guía de aplicación para la implementación del Devengo. Con base a los instrumentos proporcionales por DGCN, realizar las acciones necesarias para su implementación Identificar y clasificar rubro, eventos generadores de registros, momentos de registro, política contable relacionada, cargos y abonos a las cuentas contables. 4. Depuración de saldos Cumplir con la depuración de saldos establecida por la DGCN en la Guía de Implementación Capacitación Continua 80% NICSP-PGCN Analizar la descripción de las cuentas del nuevo PGCN para identificar y extraer las correspondientes para uso de la institución. Identificar y extraer las políticas de PGCN que aplican a las transacciones de la institución. Elaborar las propuestas de 90% las Políticas particulares que la institución requiera, de acuerdo con la política general del PGCN. Enviar a la Contabilidad 80% Nacional para su revisión y aprobación las políticas contables particulares propuestas, en caso de las Instituciones que no tengan contabilidad patrimonial aplicar el nuevo PGCN. Guía de Activos 90% Guía de Pasivos 90% Guía de Patrimonio 90% Guía de Ingresos 90% Guía de Gastos 90% Saldos de las Cuentas del 60% Activo Saldos de las Cuentas del 98% Pasivo 12

13 Saldos Cuentas del Patrimonio Programa Actividad Tareas Porcentaje de Avance Reportado por la Administración del IMAS 5. Traslado de Saldos Establecer la relación de las cuentas utilizadas hasta el 31/12/2013 con las cuentas del nuevo PGCN. 6. Tratamiento de Activos no Financieros 7. Tratamiento de Instrumentos Financieros 8. Manuales de Procedimientos Contables 9. Integración del Sistema de Administración Financiera. Reconocimiento de los Activos no Financieros de acuerdo a las NICSP, tomando en cuenta los transitorios Reconocer, valuar y exponer todos los instrumentos financieros según NICSP. Elaboración y remisión de los manuales de procedimientos contables. Homologar los clasificadores presupuestarios con las cuentas contables. Cierre del Balance General con las cuentas contables ya utilizadas. Homologar las cuentas contables vrs cuentas nuevas del PGCN. Trasladara los saldos depurados al 31/12/2013. Inventarios Propiedad, Planta y equipo. 85% Propiedad de inversión. 85% Bienes de infraestructura. 85% Activos intangibles 85% Activos biológicos Activos concesionados. Activos Financieros 85% Pasivos Financieros 85% Instrumentos de Patrimonio Beneficios a los empleados 50% Arrendamientos Financieros Confeccionar los manuales de los procedimientos contables por la Contabilidad Nacional. Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación. Identificar las cuentas contables y su relación con los clasificadores presupuestarios. Ajustar sus sistemas de apoyo contable con las matrices de integración. Fuente: Informe de Avance de la Implementación NICSP del III trimestre del año 2014, suministrado por la Unidad de Contabilidad. 60% 13