SEGUIMIENTO A SEGUIMIENTOS DE MONITOREO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA SECRETARIA DISTRITAL DE HÁBITAT

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1 Versión: 5/07/20 06/06/202 02:00 p.m. Por la Veeduría Distrital realizado en la vigencia 200, para la sostenibilidad del Sistema de Control Interno. No. OBSERVACIONES MONITOREO 200 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO - 20 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO DOCUMENTOS SUMINISTRADOS En mayo de 20, la entidad inicio el proceso de Se han realizado jornadas de sensibilización de los Se deben generar mecanismos que conduzcan a certificación, dentro el cual se realizaron jornadas de principios y valores institucionales; sin embargo, a que en cada proceso se realicen actividades de sensibilización e interiorización de los principios, la fecha aún no se han realizado mediciones que Presentación en Power Point Inducción y autocontrol, en las que se pueda evidenciar la valores, Ideario Ético y demás elementos; la entidad permitan evidenciar su interiorización. reinducción 20, principios, valores, Ideario aplicación e interiorización de los principios y obtuvo la certificación NTCGP000:2009 y la ISO Ético. (Medio magnético) valores establecidos en el ideario y el código de 900:2008 por la firma BOUREAU VERITAS Estado de la recomendación: En proceso de ética, ya aprobados y adoptados por la entidad. implementación. 2 En la entidad se realiza seguimiento a los planes Se realizó una articulación de las métricas definidas de acción; sin embargo, se recomienda que se en los planes de acción, los procesos y los generen mecanismos que fortalezcan la medición proyectos de inversión, facilitando con ello, el por procesos para facilitar la toma de decisiones, seguimiento y la evaluación de la gestión. por parte de los líderes de procesos y de la Alta Dirección. Planes de acción por procesos disponibles en la intranet

2 Versión: 5/07/20 06/06/202 02:00 p.m. Por la Veeduría Distrital realizado en la vigencia 200, para la sostenibilidad del Sistema de Control Interno. No. OBSERVACIONES MONITOREO 200 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO - 20 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO DOCUMENTOS SUMINISTRADOS 3 Es necesario revisar y actualizar la política de administración del riesgo Actualmente la organización se encuentra en proceso de revisión y actualización de la La entidad ajusto la metodología a la establecida metodología utilizada para la administración de por el DAFP, migrando a la matriz de cinco por riesgos. Por tanto, la política para tales fines sigue Política de administración de riesgos, cinco, los elementos contemplados en la siendo la misma que se evidenció en el ejercicio de metodología para la administración del metodología corresponden a la política de monitoreo el año pasado. Dentro de este contexto, riesgo, Acta No. 002 del 0 de junio de 20 administración del riesgo que opera actualmente, se sigue siendo pertinente la observación realizada proceso de socialización de la Metodología evidenció el proceso de socialización de la dado que el documento vigente no contiene los a los líderes de procesos que incluye lista metodología a todos los funcionarios de la entidad. mínimos que requiere para ser adecuada. de asistencia. (Físico, Medio Magnético) Estado de la recomendación: No ha sido Implementada. 4 Como se mencionó en el punto anterior, la metodología para la identificación, análisis, valoración y tratamiento de riesgos, está en revisión y por tanto, aún no se ha iniciado el ejercicio de La Oficina de Control Interno estableció auditorías revisión y actualización de los mapas vigentes. El especiales al total de los mapas de riesgos de la Informe de auditoria especial del mapa de Se recomienda que en cada proceso se revisen y equipo de trabajo manifestó que una vez se defina entidad dos veces al año, la primera se realiza en el riesgos al Proceso de Bienes, Servicios e actualicen los riesgos, verificando lo concerniente la metodología a utilizar se dará inicio a las mes de marzo y la segunda en el mes de Infraestructuras realizada el 27 de marzo de a estructura e identificación de riesgos y la reuniones con los equipos de trabajo pertinentes noviembre, como se puede observar en el plan 202, Plan Operativo Oficina Control Interno efectividad de los controles establecidos para tales fines. (identificación de riesgos y operativo 202, de la oficina de Control Interno. año 202. (Físico) evaluación de la efectividad de los controles establecidos). Estado de la recomendación: No ha sido Implementada.

3 Versión: 5/07/20 06/06/202 02:00 p.m. Por la Veeduría Distrital realizado en la vigencia 200, para la sostenibilidad del Sistema de Control Interno. No. OBSERVACIONES MONITOREO 200 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO - 20 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO DOCUMENTOS SUMINISTRADOS 5 En la intranet, se ha dispuesto todo el esquema de operación por procesos en una forma dinámica que facilita la búsqueda de los elementos asociados a cada uno de éstos: Se recomienda fortalecer la gestión por procesos Caracterización de la entidad, no sólo a través de socializaciones, Plan de acción sino de la construcción de herramientas que se Procedimientos desprendan de esta estructura (indicadores, Formatos riesgos, procedimientos, planes de mejoramiento, Mapa de riesgos entre otros). Indicadores Plan de mejoramiento Estructura del modelo de operación dispuesta en la intranet 6 Adicional a los controles establecidos a los riesgos identificados en el mapa respectivo, la institución cuenta con políticas de operación, puntos de Se debe fortalecer el establecimiento de control en los procedimientos e indicadores por controles, más allá de su asociación con la procesos que permiten prevenir o reducir el impacto identificación de riesgos. Se recomienda realizar de los eventos que ponen en riesgo la adecuada esta actividad paralela al proceso de revisión y ejecución de los procesos requeridos para el logro actualización de procesos de los objetivos de la entidad.

4 Versión: 5/07/20 06/06/202 02:00 p.m. Por la Veeduría Distrital realizado en la vigencia 200, para la sostenibilidad del Sistema de Control Interno. No. OBSERVACIONES MONITOREO 200 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO - 20 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO DOCUMENTOS SUMINISTRADOS 7 Como estrategia para la autoevaluación del control en los procesos, la entidad diseñó la figura de Se considera conveniente establecer mecanismos "padrinos y madrinas", personas independientes a para la autoevaluación del control en los los procesos sujeto de revisión, las cuales revisan procesos, pues en la revisión documental no se los controles con los dueños de los procesos, evidencian acciones tomadas producto de esta sugiriendo oportunidades de mejora. Producto de evaluación (a diferencia de la autoevaluación tales reuniones se ajustó el mapa de procesos, se SIG). Si bien ya se realizó sensibilización y modificaron las políticas de operación, los fortalecimiento de la cultura del control, es procedimientos y se redujeron los indicadores necesario implementar actividades que establecidos de 300 a 00 que son los que se evidencien la sostenibilidad de la autoevaluación tienen a la fecha. de los controles en los procesos de la entidad. Listado maestro de documentos 8 Aunque el Jefe de la Oficina de Control Interno Sería deseable realizar periódicamente manifestó que tal revisión se realiza mediante evaluación al Sistema de Control Interno por parte auditorías, el informe remitido como producto de tal La entidad utiliza la herramienta suministrada por la de la Oficina de Control Interno (independiente de remisión no corresponde a una evaluación integral Veeduría Distrital para realizar la evaluación Último Informe cualitativo y cuantitativo la realizada anualmente y que hace parte del del sistema de control interno, sino a evaluaciones a periódica que exige la Ley 474 de 20 y que es realizado con la herramienta a la Informe Ejecutivo reportado al DAFP), con el fin algunos procesos y/o áreas. Dentro de este publicada en la Página WEB de la entidad. sostenibilidad del sistema y publicado en la de que la entidad tenga resultados oportunos en contexto, se considera pertinente mantener la Página WEB de la entidad. el mantenimiento de controles efectivos, a través observación. de la revisión de la eficacia y eficiencia de los mismos, encaminados a la mejora continua. Estado de la recomendación: No ha sido implementada.

5 Versión: 5/07/20 06/06/202 02:00 p.m. Por la Veeduría Distrital realizado en la vigencia 200, para la sostenibilidad del Sistema de Control Interno. No. OBSERVACIONES MONITOREO 200 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO - 20 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO DOCUMENTOS SUMINISTRADOS 9 En este sentido, se ha avanzado en la actualización del formato para plan de mejoramiento en el cual se integran todas las fuentes generadoras de oportunidades de mejora como: autocontrol, Se recomienda generar un mecanismo de auditoria interna, producto no conforme, La entidad cuenta con un plan de mejoramiento consolidación de todas las acciones de mejora, seguimiento a indicadores, y auditorías externas); consolidado, teniendo en cuenta todas las fuentes independiente de la fuente que las genere, con el sin embargo, a la fecha aún no se ha realizado la generadoras de acciones de mejora al cual se le Matriz de plan de mejoramiento, fin de realizar un seguimiento y control desde las formalización de tal documento y no se encuentran realiza seguimiento de forma periódica. Magnético) diferentes instancias de la entidad, pues es consolidadas todas las acciones de mejora que necesario verificar que las acciones tomadas se permita su seguimiento y evaluación de manera han implementado de manera eficiente y eficaz. integral. (Medio Estado de la recomendación: En proceso de implementación. TOTAL OBSERVACIONES 9 00% 0% 0%

6 Versión: 5/07/20 06/06/202 02:00 p.m. Por la Veeduría Distrital realizado en la vigencia 200, para la sostenibilidad del Sistema de Control Interno. No. OBSERVACIONES MONITOREO 200 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO - 20 EVIDENCIADAS SEGUIMIENTO DOCUMENTOS SUMINISTRADOS ESTADO ACTUAL DE OBSERVACIONES MONITOREO 00% 80% 00% 60% 40% 20% 0% 0% 0%