ENSAYO. Sistemas de Información y su Impacto en las Organizaciones específicamente en el Área de Recursos Humanos RESUMEN

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1 ENSAYO Sistemas de Información y su Impacto en las Organizaciones específicamente en el Área de Recursos Humanos RESUMEN Por Mirian María López Álvarez El propósito es analizar el impacto que tiene el uso de los Sistemas de Información Gerencial (SIG) en las organizaciones, específicamente en el área de Recursos Humanos, lo cual tiene mucho que ver con el auge que ha tenido la tecnología en la última década y como está posesionándose en cada proceso, ya sea en la parte de finanzas como la del Capital Humano, es decir que el uso de la tecnología es parte de nuestro diario vivir, ya que lo queramos o no, somos parte de un proceso tecnológico el cual se ve reflejado en todos los ámbitos, ya que en las Organizaciones cuentan con sistemas de información Gerencial, donde hace todos los procedimientos en aras de que la toma de decisiones sea de manera precisa y veraz. Los Sistemas de Información Gerencial (SIG) hoy en día representan un requisito indispensable, ya que proporcionan las herramientas necesarias para la Toma de Decisiones adecuadas con mucho menos incertidumbre, esto debido a que se han convertido en un recurso más para las organizaciones debido a los cambios estructurales en la gestión administrativa, esto se da por que las tecnologías han tomado una mayor importancia por su agilidad al optimizar información y su desarrollo informático, el cual puede convertirse en soluciones a problemas organizacionales, ya que no solo avanzan los sistemas sino también debe haber un avance estructurar del ente organizacional a nivel de Recursos Humanos e Infraestructura. Los Sistemas de Información Gerencial (SIG), es relevante señalar que su implementación es tan importante como su adecuada utilización (que el sistema sea correcto y que este correcto el sistema); por ello es importante que el usuario que en este caso serán los administradores, gerentes medios y de alto nivel sepan aprovechar y utilizar al máximo las ventajas y la información

última década y como está posesionándose en cada proceso, ya sea en la parte de finanzas como la del Capital Humano, es decir que el uso de la tecnología es parte de nuestro diario vivir, ya que lo

2 que estos sistemas de información les pueden brindar, lo cual es necesario que tanto el usuario como los gerentes usen estratégicamente el sistema de manera que pueda maximizar el beneficio que éste pueda ofrecerle en pro de alcanzar los objetivos organizacionales eficaz y eficientemente, lo cual deberán apoyarse en los principios de oportunidad y de relevancia, es decir, utilizar la información de forma oportuna para llevar un control eficaz de la organización tomando las medidas correctivas y preventivas a tiempo, antes de que se presenten desviaciones considerables respecto a los objetivos previamente planificados; y en consecuencia deberá enfocarse en las tareas claves guiada por la información que el sistema le proporciona; considerando que esta información es relevante y está acorde para la toma de decisiones que se pueda presentar en cualquier momento. Aunado a todo esto, estos sistemas juegan un papel fundamental, entendiéndose dicho concepto como: el conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia. Gracias a que existen diferentes intereses y especialidades en las organizaciones (diversas áreas que la conforman) existen a su vez diferentes tipos de sistemas para proveer la información necesaria. Es bueno resaltar que encontramos cuatro clases de Sistemas de Información que sirven a diferentes niveles organizacionales: Sistemas de Niveles Operacionales (apoya a la gerencia operacional manteniéndolos al tanto de las actividades elementales y las transacciones de la organización, tales como recibos de pagos, nóminas, asignaciones, deducciones de ley, entre otros), Sistemas de Niveles de Conocimiento ( son el apoyo al conocimiento y trabajo con datos en la empresa), Sistemas de Niveles Administrativos (monitoreo, control, toma de decisiones y actividades administrativas de la gerencia mediana) y Sistemas de

de forma oportuna para llevar un control eficaz de la organización tomando las medidas correctivas y preventivas a tiempo, antes de que se presenten desviaciones considerables respecto a los

3 Niveles Estratégicos (ayudan a la alta gerencia a crear e implantar nuevas estrategias y tendencias a largo plazo). Cuando la institución o Empresa decide formalizar y hacer uso de la información, el Sistema de Información a implementar (independiente del nivel de la organización en el cual se desea integrar el sistema) debe ser un fiel reflejo de las necesidades y requerimientos de la empresa. Es decir, no basta solamente con contar con la información sino que se requiere del diseño de un sistema integrado que relacione la información obtenida por las diversas aplicaciones de la empresa. Para ello, se requiere elegir la Tecnología de Información adecuada, como componente fundamental en la implementación de este sistema y como generador de ventajas estratégicas, lo cual hace posible que la información viaje de manera veraz, precisa a cualquier usuario que este inmerso a la información. En esta era de la información y de la gestión del conocimiento es muy importante que no solamente los usuarios manejen la información en forma eficiente, óptima y en el momento preciso, sino que también todos los profesionales, técnicos entre otros administren la información desde la más simple hasta los sistemas más complejos, pues se sabe que el hombre por naturaleza es un procesador de la información más antigua y su historia se remonta con la aparición de el mismo. La aplicación de un de un Sistema de Información Gerencial dentro de cualquier organización, tiene como propósito asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos. El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis en la vinculación entre estrategias de tecnología y de negocios (integración funcional), utilizando a la tecnología como un facilitador para transformar la infraestructura y procesos de la organización. El empleo de las tecnologías de la información para la instrumentación de nuevas estrategias dentro de la organización requiere conocer las fuerzas/debilidades de la

sistema) debe ser un fiel reflejo de las necesidades y requerimientos de la empresa.

4 infraestructura interna de tecnología y administrar el riesgo tecnológico adecuadamente. El éxito de los Sistemas de Información Gerencial dependerá en gran medida en que los empleados de la organización que tienen acceso o trabajan con la información que suministra el sistema estén en la capacidad de entenderla y manejarla adecuadamente. Por ello encontraremos que los gerentes y administradores deben estar capacitados y tener un perfil idóneo que les permita manejar la información a la cual tendrán acceso y mediante la cual tomaran las decisiones que regirán el rumbo de la organización; además entran en papel clave los especialistas, programadores, diseñadores de sistemas entre otros que se encargaran de adecuar el sistema a los requerimientos de la organización y mantendrán la funcionalidad y operatividad del mismo. Es vital que cada miembro de la organización se adapte y adecue al sistema de información utilizado de tal manera que el trabajo individual eficiente y eficaz que conduzca a la organización a la consecución de sus objetivos y por ende al éxito. Por ello en conclusión, se hace notar, que el objetivo de los Sistemas de Información Gerencial, es proporcionar un marco estratégico de referencia para los sistemas de información de un determinado ámbito en la organización que integrados con la técnica de la administración permiten conducir y controlar a las organizaciones, por lo tanto, orienta las actuaciones en materia de desarrollo de sistemas de información con el objetivo básico de apoyar la estrategia a nivel empresarial, elaborando una arquitectura de la información y un plan de proyectos informáticos para dar apoyo a los objetivos estratégicos que permitan enriquecer una visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicación. Es de hacer notar, que el impacto que ha generado los Sistemas de Información en general, dentro de la organización y específicamente en el área de Recursos Humanos es la capacidad de poder detectar con la amplitud requerida tanto la problemática, como los procesos de cambio a manera

la capacidad de entenderla y manejarla adecuadamente.

5 integral, es decir a nivel humano, de recursos y procesos, por lo tanto todas las organizaciones debería implantar estos sistemas, para así tener un crecimiento y desarrollo sostenibles y en términos viables en un tiempo determinado, donde brindará la información necesaria, precisa y oportuna a la empresa, para que éste cumpla con sus objetivos a cabalidad. Consultas de Fuentes bibliográficas 1. Gordon, Davis M. y Olson Margrethe H. (1994). Sistemas de Información Gerencial. Editorial McGraw-Hill, 2 Edición. 2. Gil Pechuan, Ignacio (1993). Sistemas y Tecnologías de la Información para la Gestión. Editorial McGraw-Hill. 3. Scott, G.M. (1988). Principio de Sistema de Información Gerencial. México, McGraw-Hill. 4. Scott, G.M. (1995). Principio de Sistema de Información Gerencial. México, McGraw-Hill 5. CHIAVENATO, Adalberto. Administración de Recursos Humanos. Editorial Mc Graw-Hill, Quinta Edición 6. O BRIEN, James. Sistema de Información Gerencial. Editorial Mc Graw- Hill, Cuarta Edición. 7. McLEOD, Raymond, Jr. Sistema de Información Gerencial. Editorial Pearson Educación, Séptima Edición.

Gordon, Davis M. y Olson Margrethe H. (1994). Sistemas de Información Gerencial. Editorial McGraw-Hill, 2 Edición. 2. Gil Pechuan, Ignacio (1993).

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