Compras CONTROL DE CAMBIOS. Cambio Realizado Realizado por Fecha Versión. Gloria Torres Asistente de presupuesto

Transcripción

1 CONTROL DE CAMBIOS Cambio Realizado Realizado por Fecha Versión Logo institucional, objetivo, eliminación definición de criticidad, ajustes en los ítems 2, 4, 5, 6, 9, 10 y 11, modificación responsable en los ítems 12,13,16,17,19, 20 y 22. Eliminación ítems, 7, 8 y 21 y formatos Plan trimestral de compras, evaluación y reevaluación de proveedores. Modificación del título del formato listado maestro de proveedores. Gloria Torres Asistente de presupuesto 05/10/ Se complementó descripción ítem 4 del flujograma. Gloria Torres Asistente de presupuesto 04/11/ Numeral 9, tipo y grado de control en el procedimiento de compras. Gloria Torres Asistente de presupuesto 16/12/ De acuerdo a resultados de comité de, se modifica numeral 3 (aclara monto), se mejora redacción numeral 4, se elimina numeral 10, incluir antes del numeral 10 cuadro comparativo, se aclara la responsabilidad del Gerente frente a aprobación de órdenes de compra y contratos. Edgar Ospina Gestor de Calidad 31/10/ Cambios en el flujograma de actividades en cuanto a los responsables: asistente de presupuesto por profesional administrativo. El numeral 3 ahora incluye la verificación de disponibilidad presupuestal; el numeral 4 cambia el valor de la compra mínima por caja menor; se adiciona el numeral 5, monto de las compras autorizadas, según Manual de contratación. Se incluye el Comité de compras en el numeral 5. Edgar Ospina Gestor de Calidad 07/01/ Actualización montos autorizados para compras de bienes o servicios Edgar Ospina Gestor de Calidad 28/07/ Actualización de nombres de los cargos responsables de actividades. Se hacen ajustes al flujograma, en la descripción de actividades. Edgar Ospina Gestor de Calidad 09/02/ OBJETIVO Fijar los lineamientos para el suministro de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de Asohofrucol FNFH, garantizando el cumplimiento de los requisitos establecidos. Elaboró: Juan Camilo López, Edgar Ospina Cargo: 2. ALCANCE Gestor de, Gestor de Calidad Revisó: Giovanni Velásquez Cargo: Director Administrativo y Financiero Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez Cargo: Gerente General L

2 Aplica para todos los procesos, que realicen compras directamente por Asohofrucol. 3. RESPONSABLES es el responsable de las modificaciones de este procedimiento y de la verificación del cumplimiento e implementación de las actividades que se relacionan en este. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS FFCM. Fondo fijo de caja menor, en Asohofrucol tiene un monto de Un Millón Seiscientos Mil Pesos M/cte ($ ). Disponibilidad Presupuestal. Cantidad de dinero o de recursos disponibles de un rubro determinado. FNHF. Fondo Nacional Hortifrutícola Comité de. Es un grupo de personas que tiene facultad para evaluar, seleccionar y autorizar la compra de bienes, contratación de servicios. Para ello tiene como base la reglamentación establecida en el Manual de contratación de Asohofrucol. Integrado por Director del área solicitante, Director administrativo y financiero, Director de seguimiento y control de proyectos y el Gerente general. 5. FLUJOGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ITEMS DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN REGISTROS RESPONSABLE 1 Inicio

3 2 Cada líder identifica las necesidades de compras para el caso de Identificar necesidad de comprar y especificaciones necesarias. compras del FNFH se tiene en cuenta lo aprobado en el Plan Anual de Inversiones y Gastos, y para el caso de compras de ASOHOFRUCOL se tiene en cuenta lo aprobado en el presupuesto anual de ASOHOFRUCOL, si la compra no quedo contemplada dentro del presupuesto y es muy urgente se evalúa la necesidad y la urgencia, para el caso de compras de ASOHOFRUCOL, si se trata de compras del FNFH se solicita autorización y una adición presupuestal a la Junta Directiva del FNFH. Para las compras de los proyectos que ejecuta Asohofrucol, se tendrá en cuenta la disponibilidad presupuestal aprobada en los proyectos o convenios firmados. 3 El solicitante de la compra verifica la disponibilidad presupuestal, que Revisar disponibilidad presupuestal esté incluida dentro del Plan Anual de Inversiones o el presupuesto de ASOHOFRUCOL, o de los proyectos o convenios establecidos y confirma la disponibilidad mediante firma del encargado del presupuesto en la requisición AD- FT-010. Plan Anual De Inversiones FNFH, Presupuesto de ASOHOFRUCOL Requisición, AD- FT-010 revisado Gerente General, Junta directiva, Líderes de proceso, Encargado de presupuesto, Gestor de Auxiliar de registro y control de proyectos, Solicitantes Solicitante, Encargado de presupuesto. 4 La compra es inferior o igual a 10 SMDLV SI Cuando se compran bienes o servicios por un valor igual o inferior a diez salarios mínimos diarios legales vigentes de acuerdo con el manual de contratación se aplicara el instructivo Caja Menor, AD-IT Los definidos en el instructivo Caja Menor. Líderes de proceso, líder o coordinador proyecto. NO

4 5 - de bienes o servicios para ejecución de proyectos de Asohofrucol y FNFH hasta $ M/cte., autoriza Gerente General y se elabora Orden de servicio. Revisar monto de las compras autorizadas, según Manual de contratación - de bienes o servicios para ejecución de proyectos de Asohofrucol y FNFH mayores a $ M/cte, autoriza Gerente General y se elabora Contrato. - Asohofrucol funcionamiento hasta 40 SMMLV autoriza Gerente General y se elabora Contrato - Asohofrucol funcionamiento superiores a 40 SMMLV, aprueba la Junta Directiva de Asohofrucol y se elabora Contrato. - de bienes o servicios para ejecución de proyectos de Asohofrucol y FNFH mayores a 82 SMMLV, se lleva a Comité de compras para su autorización y se elabora Contrato. 6 El solicitante elabora la requisición Recepción de requisición compra de bienes o servicios de bienes o servicios: Los bienes o servicios como papelería y otros clasificados en el Anexo 1, se deben solicitar mínimo con 5 días hábiles de antelación a la fecha que requiere la compra. Este debe contar con el VoBo del líder del proceso solicitante y del encargado de presupuesto. Mediante el software Sevenet Suite, se radica y el físico es enviado de igual forma al Gestor de. La fecha límite para la recepción de solicitudes será hasta cinco días hábiles antes de la fecha de cierre de cuentas, si la compra es para el mes en curso, según cronograma. Las solicitudes que se reciban posterior a esta fecha se tramitarán en el mes siguiente. 7 Aprobación requisición de compra de bienes y servicios SI NO, revisa y aprueba la requisición, si no está de acuerdo con la requisión la devuelve al solicitante indicando las razones de la devolución e indicando las correcciones a realizar cuando corresponda, el físico es devuelto al solicitante. Si la requisición es aprobada se puede continuar con el procedimiento. Orden de 006 o Contrato AD-MA-001 Manual de contratación Requisición, AD- FT-010, registro sevenet. Cronograma de cierre de cuentas Requisición, AD- FT-010 aprobada, registrado sevenet Junta directiva de Asohofrucol. Gerente General. Comité de compras. Director Administrativo y Financiero. Solicitante Líderes de proceso Recepcionista

5 8 Ubicación, identificación de posibles proveedores Se indaga sobre los proveedores potenciales existentes, esto se puede hacer mediante internet, directorio telefónico, sugerencias del solicitante, listado maestro de proveedores, etc, Solicitante, 9 10 Solicitud de cotizaciones Revisar cuadro comparativo Se solicitan las cotizaciones a los proveedores encontrados, como mínimo 3, en lo posible, salvo el caso en que el producto o servicio tenga un solo proveedor debido a lo específico del mismo. Esto lo realiza el solicitante de la compra o el Gestor de o el solicitante sugiere el proveedor, con fundamento en los criterios definidos en el formato AD-FT-008 Selección reevaluación de proveedores y en el formato comparativo de cotizaciones. El profesional administrativo, el Gestor de : compras realiza y revisa el cuadro comparativo de selección de proveedores y comparativo de cotizaciones, según para las compras que aplique. El líder de proceso aprueba los formatos con los resultados sugeridos. Cotizaciones Cuadro comparativo AD-FT-008 Selección reevaluación de proveedores AD-FT-009 Comparativo de cotizaciones para la orden de compra de bienes o servicios Solicitante, Solicitante, Lider de proceso 11 Para la selección definitiva del proveedor. Los proveedores que obtienen mayor puntaje en la selección son llevados al listado maestro de proveedores. El físico es enviado al archivo, junto con las cotizaciones y otros documentos solicitados. El tipo y grado de control Selección de proveedor es el mismo para todas las compras. Solo en algunos casos específicos como los siguientes: a) cuando el proveedor es el único en el suministro del bien o del servicio. b) Cuando el proveedor ha sido seleccionado y evaluado con anterioridad obteniendo un buen puntaje. c) Cuando el proveedor es conocido, existen convenios o se ha venido trabajando con el mismo proveedor desde años anteriores. Selección reevaluación proveedores FT-008 y de AD- comparativo de cotizaciones para orden de compra de bienes o servicios AD-FT Listado Maestro de Proveedores.AD FT- 005 Solicitante

6 12 Elaboración orden de compra o servicio y/o contrato según el caso, elabora orden de compra y/o servicio y/o contrato. Orden de 006 o contrato 13 Cuando se elabora orden de compra y/o servicio, su revisión y firma de 14 Revisión y firma orden de compra y/o contrato Se elaboró y firmó contrato? NO SI aprobación la hace el Gerente General con visto bueno del Líder del proceso solicitante. En caso de que se haya elaborado contrato, u orden de prestación de servicios, el Director administrativo y financiero revisa y envía al asesor jurídico cuando corresponda y remite al Gerente General para firma y aprobación. Si en la compra se elaboró contrato se deben solicitar las pólizas y demás documentos según corresponda, elaborar acta de inicio y luego continuar con el procedimiento. Orden de 006 o contrato revisado y firmado Acta de inicio, AD-FT-003 Gerente General Director administrativo y Financiero. Asesor Jurídico. Líder del proceso solicitante. Gestor de Talento humano.. Director Administrativo y Financiero Envío y aceptación de orden de compra o de servicio Seguimiento a la entrega de los bienes o servicios adquiridos emite la orden de compra o de servicio al proveedor directamente, por correo o correo electrónico para firma y aceptación. El proveedor firma y acepta la orden de compra o de servicio y la devuelve al Gestor de debidamente firmada, directamente o por correo electrónico. Si no hay firma de aceptación, con la calificación del servicio o bien, el solicitante aprueba dicha orden. Según condiciones operativas y otros aspectos relevantes, acordadas previamente para la entrega de los bienes o servicios se realiza un seguimiento al cumplimiento de estas. Orden de 006 o contrato revisado y firmado Orden de 006 o contrato revisado y firmado Proveedor Solicitante

7 17 18 Recibir, verificar y distribución interna compra. Cumple con los requisitos? NO Se recibe y se verifica la compra realizada, dicha verificación se hace confrontando la orden de compra con factura y esta con lo que se está recibiendo efectivamente, aplica solo para bienes y servicios que se presten inmediatamente. En el caso de bienes, la distribución de estos se hace conforme a lo definido en el punto 20 de este procedimiento. En el caso que un bien o servicio no cumpla con los requerimientos preestablecidos y comunicados al Proveedor en la orden de compra. Se realiza devolución al proveedor y en el caso de servicios se realizará una reclamación o queja por escrito al proveedor. Orden de 006, factura Oficio, Orden de compra, AD-FT-006 SI Pago de Facturas (Proveedores) Utilización del bien o servicio Traslado documentos físicos al archivo central Se comunica al proveedor que los bienes o servicios se recibieron a satisfacción que puede facturar. Indicar el proyecto al que se debe facturar y remitir la factura al solicitante (y/o proyecto) del bien o servicio adquirido. En el caso de bienes insumos (papelería, elementos de aseo y cafetería), el Gestor de distribuye de acuerdo a las requisiciones. Para los bienes muebles, equipos de sistemas y otros se sigue el procedimiento de control de activos, AD-PR-003 Se realiza el traslado de la documentación y registros generados durante el procedimiento al archivo de gestión y posteriormente al archivo central de acuerdo con la TRD vigente No tiene Requisición, AD- FT-010 Los definidos en el Manual General de Archivo SEM- MA-001 FIN 6. DOCUMENTOS ASOCIADOS A ESTE PROCEDIMIENTO CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO FI-IT-001 INSTRUCTIVO CAJA MENOR AD-FT-010 FORMATO REQUISICIÓN

8 AD-FT-005 AD-FT-006 No aplica AD-FT-008 AD-FT-003 AD-PR-002 AD-PR-003 AD-FT-009 SEM-MA-001 AD-MA-001 No aplica FORMATO LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES FORMATO ORDEN DE COMPRA. CONTRATO FORMATO SELECCIÓN - REEVALUACION DE PROVEEDORES FORMATO ACTA DE INICIO PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACTIVOS COMPARATIVO DE COTIZACIONES PARA ORDEN DE COMPRA DE BIENES O SERVICIOS MANUAL GENERAL DE ARCHIVO MANUAL DE CONTRATACION OFICIO 7. ANEXOS ANEXO 1: LISTADO DE BIENES Y/O SERVICIOS Ver Biblioteca virtual y SGC Proceso administrativo: Plataforma virtual