Anexo Jurídico a la Guía de supervisión del Procedimiento. 1 Diciembre 2014

Transcripción

1 1. Reglas generales: Anexo Jurídico a la Guía de supervisión del Procedimiento. 1 Diciembre 2014 La supervisión se realiza sobre el cumplimiento de las actividades y productos previstos en la guía de procedimiento del programa de formalización de la propiedad rural. El control de calidad enfatiza en los productos previstos en los contratos, plasmados en los planes operativos aprobados para su ejecución. Supervisión y control de calidad se realizan de manera simultánea a las actividades de los gtfs contratistas (empresas) Incluye supervisión en oficina y en campo. Se verificará la inclusión de insumos y productos jurídicos de las empresas información web, en el sistema de Los planes operativos pueden ser ajustados durante la ejecución cumpliendo los requisitos establecidos para ello en los términos de referencia, en el contrato y en la guía de supervisión. 2. Productos de la visita predial. Los productos de la visita predial son insumos principales para la elaboración de los informes técnico jurídicos, por tanto, los abogados deben tener en cuenta el detalle y requerimientos de la guía supervisión de estas etapas y pasos del procedimiento. En particular en lo relacionado con los contenidos del formato de inspección ocular, las declaraciones de los testigos y las actas de colindancia, los puntos 2.1 a 2.3 de la guía de supervisión, ofrecen recomendaciones para la revisión correspondiente 2. Además de lo anterior el punto siguiente desarrolla lo relacionado con el instrumento diseñado con apoyo de la Unidad Coordinadora para realizar el control de calidad y supervisión del informe técnico jurídico. 3. Herramienta para la supervisión específica del informe técnico jurídico y recomendaciones especiales. Como complemento al punto 3.6 de la guía de supervisión, se ha diseñado un formato de reporte de control de calidad de los informes técnico-jurídicos (Ver archivo anexo: Supervisión Informes técnico jurídicos). 1 Aplica para el Final de etapa 2 y para la Etapa 3 del procedimiento, en particular, Informes técnico jurídicos (paso 7 del procedimiento), conformación de expedientes y preparación de documentación (paso 9 del procedimiento) y para las actividades de la etapa 3 del procedimiento (presentación de minutas, demandas, acompañamiento a trámites notariales, judiciales y registro de títulos). 2 Este documento es un anexo al principal que es la guía de supervisión de Procedimiento, disponible y de consulta obligada para los abogados 1

2 2 3.1 Instructivo rápido para el uso del formato de control de calidad: El archivo supervisión informes técnico jurídicos es un libro en Excel con tres hojas, Reporte, Datos y Aspectos a revisar estructurado para revisar cada uno de los puntos o componentes del informe técnico jurídico. En la parte superior de la primera hoja Reportes (que es la que al final resume el resultado del trabajo de control realizado) se registra la información general del propio reporte como el número del contrato (este N aparece en la parte superior derecha del correspondiente contrato, con caracteres más pequeños). En el punto sobre ejecutor o contratista se digita el nombre de la empresa contratista. Frente a la casilla supervisor se escribe el nombre de quien está realizando la revisión y el control de calidad (abogado del GTF básico en este caso). Luego se incluye la regional, enseguida frente a la ZFM se digita el nombre del municipio y luego el nombre de la vereda. Finalmente la fecha en la que se realiza el reporte, es decir aquella en la que se ha elaborado el informe de supervisión y control de calidad. El contenido del reporte responde a cada uno de los puntos del informe técnico jurídico (en adelante ITJ): 1. Información General. Datos del solicitante y Datos de predio. 2. Definición de ZFM 3. Cumplimiento de requisitos para la aplicación del proceso verbal especial 4. Identificación del Inmueble (4.1 Aspecto físico y ubicación del inmueble. 4.2 Situación jurídica del inmueble. 4.3 Situación social y económica. 4.4 Uso y destinación del inmueble) 5. Inspección ocular. 6. Acta de colindancias y declaraciones de testigos. 7. Inexistencia de manifestaciones de inconformidad. 8. Anexos. Como se dijo, el libro de excel contiene tres hojas: Reporte, Datos y Aspectos a revisar. Lo primero para empezar a usar el formato es familiarizarse y comprender los aspectos a revisar para cada uno de los puntos del ITJ. Estos contienen una lista de datos o informaciones que resulta necesario verificar y son el resultado de la identificación de inconsistencias frecuentes encontradas en ejercicios de supervisión realizados en 2013 y Si bien con el uso del sistema de información para la generación de los ITJ, algunas de estas verificaciones aparecerán como innecesarias (sobre todo aquellas del punto 1 Datos del solicitante y datos del predio), se han mantenido, como un conveniente ejercicio de comprobación sobre la correcta inclusión en el sistema, de los datos de la solicitud que correspondan al informe en revisión y porque de todas maneras es posible que se presenten inconsistencias. La hoja de aspectos a revisar es una guía para el supervisor y se ha incluido en ella una columna de Comentarios que aporta información adicional previa al ejercicio de la verificación de la calidad del ITJ, con ejemplos y descripciones de la importancia de la revisión puntual requerida.

3 El ejercicio de revisión se materializa con el llenado de la hoja Reporte y se apoya en la hoja de datos como se explica a continuación. Una vez el abogado que realiza la supervisión se ha familiarizado con los aspectos a revisar y conozca también en detalle, la hoja de Datos, podrá sin mayores dificultades rellenar el reporte de la revisión realizada. Es necesario explicar antes, la estructura de la hoja de Datos y la forma como se complementa con la hoja de Reporte : Datos, tiene un contenido para cada componente que incluye un Si como primera opción (para el caso de que el ITJ en revisión cumpla a satisfacción, con el aspecto verificado) y en las filas siguientes una serie de enunciaciones en negativo que responden a los diferentes aspectos a revisar para cada componente (para el caso de que el ITJ en revisión NO cumpla con el aspecto correspondiente). Al final en cada uno de los componentes está la opción de otro(s) hallazgo (s) de inconsistencia(s) en el ITJ. La descripción de estas otras inconsistencias deberá escribirse en la columna Observaciones de la hoja Reporte. La manera como la hoja Datos complementa a la hoja Reportes se concreta de la siguiente manera: El archivo y la hoja de Reporte está hecha para la revisión de 8 ITJs, que se espera sea realizado en no más de 4 horas (el parámetro de rendimiento establecido para revisión es de dos -2- ITJs revisados en una hora). Para cada ITJ, identificado en la primera columna de la tabla con el código de archivo (este es el número único e irrepetible que le asigna el sistema de información a cada solicitud y que aparece como primer dato del solicitante en el punto 1 del Informe técnico jurídico) se han dispuesto tres filas, para registrar en cada una de ellas diferentes inconsistencias encontradas en la revisión de cada componente. Si la verificación es satisfactoria para el componente, es necesario seleccionar SI en todas y cada una de las celdas habilitadas para la revisión. (si se deja en blanco esto hará que en la columna de aprobación dispuesta al final de la tabla, se despliegue el texto: REVISAR) Al posarse en cada celda en las filas de cada componente a revisar, aparece en la parte inferior derecha al lado de la celda un botón El cual al picar sobre él, despliega la información de la hoja Datos con el SI en primer lugar y de allí para abajo, numeradas, las enunciaciones en negativo correspondientes a inconsistencias referidas al componente del ITJ en revisión. El abogado supervisor entonces seleccionará la opción que corresponda al resultado de su revisión del componente. 3

4 Se han habilitado tres filas para la revisión de cada ITJ y cada componente, esperando que no sean más de tres las inconsistencias halladas por el abogado supervisor en cada componente 3. Para cada ITJ, a la hora de completar el reporte de la revisión de cada componente, el abogado selecciona la opción que corresponda al resultado de la revisión de ese punto específico, con un SI en el caso de que el componente revisado cumpla, en la forma en que ya se mencionó. Tal como ya se reseñó (en el punto sobre la hoja DATOS), en el caso de que existiendo reparo, este no aparezca entre las opciones consideradas, se deberá seleccionar la opción otro (s) (que aparece al final de la lista desplegada en cada celda) y será necesario especificar o describir la objeción en la celda de observaciones que corresponda. La penúltima columna de la tabla dispuesta en la hoja Revisión (columna N: observaciones) permite escribir las que se consideren necesarias para cada una de las filas de cada ITJ, en relación con todos los componentes revisados. La última columna (O, Aprobación) tiene pre establecida una fórmula que se concreta en dos opciones de resultado: Aprobado, o Revisar. El primero, de aprobación solo será el resultado de una respuesta SI en todas y cada una de las 11 celdas que corresponden a cada fila por componente revisada. El segundo resultado, de no aprobación y revisión necesaria por parte del responsable de la elaboración del ITJ, se despliega cuando al menos en una de las 11 celdas, se ha seleccionado una de las objeciones previstas o se ha dejado en blanco. (por esta última razón aparece, por defecto, el texto Revisar cuando no se ha diligenciado el formato) Recomendaciones Especiales El resultado de las actividades del paso 6 del procedimiento y en especial de la visita predial, determinan la identificación física y jurídica definitiva del inmueble a formalizar. Esto se traduce en que al momento de elaborar el informe técnico jurídico, se debió tener definida la matrícula inmobiliaria del predio dentro del cual se encuentra aquel que el interesado está solicitando en formalización y a esta debe referirse tal informe. La más reciente versión del plano para la formalización aporta claridad en este punto al señalar en la parte inferior central de la marcheta la información: Referencia Catastral y de registro (Código predial y folio de matrícula inmobiliaria al que corresponde el predio a formalizar). Se entiende que esta referencia es al folio de matrícula inmobiliaria correcto y al código predial asociado a esta matricula. Así, la verificación debe centrarse en que el ITJ registre de manera adecuada estos datos plasmados en el plano y que ya se dijo, deben el ser el resultado del trabajo conjunto de 3 Si son más de tres en alguno, será necesario insertar una fila posándose en la fila central del correspondiente ITJ (identificado según su código de archivo) así: se sitúa el cursor en el número de la fila correspondiente y se pica el click derecho que despliega una ventana en la cual se elige insertar y allí se crea la nueva fila necesaria. 4

5 identificación jurídica del predio realizada entre abogados y técnicos del gtf (básico o contratista según corresponda). En la supervisión jurídica se debe prestar especial atención a que la situación jurídica descrita en informe técnico jurídico, refleje un análisis a fondo de los antecedentes registrales del inmueble en cuestión 4. La emisión de informes técnico jurídicos con base en certificados conocidos como no registra previstos en el artículo 11 a) de La Ley 1561 de 2012 y el artículo 407 del C.P.C. debe llamar la atención del supervisor, en el sentido de conocer si se hicieron a conciencia las revisiones y consultas necesarias sobre los antecedentes registrales del inmueble 5, las cuales deben estar reflejadas en la carpeta de la solicitud y en el sistema de información web del programa. 4. Supervisión Jurídica de la conformación de expedientes y la etapa 3 del Procedimiento. Lo primero que debe conocer en detalle el abogado que cumple actividades de supervisión son los términos de referencia de la contratación de la etapa 3, más el paso 9 del procedimiento de formalización de la propiedad rural y por supuesto la guía de procedimiento y sus formatos y anexos. Es necesario recordar, para tenerlas en cuenta, las reglas generales del punto 1 de este anexo jurídico a la guía de supervisión Si bien para la vinculación de las empresas (Gtfs contratistas) se suscriben contratos por grupos de municipios y se han aprobado planes operativos t ambién por grupos de municipios, la supervisión y control de calidad local de las actividades y productos acordados para cada municipio, se realiza por los abogados locales de los gtfs básicos, a los que se les haya asignado esta responsabilidad. La conformación de expedientes implica un intenso trabajo de campo, en la tarea de completar la documentación necesaria, por parte de los dependientes judiciales y abogados de las empresas. Por lo anterior, quienes realizan labores de supervisión deben ofrecer el apoyo necesario para el cumplimiento de estas actividades y velar para que se realicen de la mejor manera. Tal conformación requiere visitas domiciliarias individuales y gestiones institucionales por los gtfs contratistas (principalmente dependientes judiciales), para la consecución de los documentos. Las jornadas colectivas de subsanación de documentos no son la mejor alternativa en este paso del procedimiento, en el cual se debe intensificar la comunicación y relacionamiento individual con el solicitante, que está llegando a las etapas finales en el camino al logro de su título registrado. El 4 Las orientaciones jurídicas para la elaboración del informe técnico jurídico ofrecidas por el programa de formalización de la propiedad rural detallan aspectos relevantes a tener en cuenta. 5 En especial teniendo en cuenta la Sentencia T.488 de 2014 de la Corte Constitucional 5

6 supervisor debe estar atento al cumplimiento de esta orientación y propiciar la atención individualizada y con visitas a los domicilios de los solicitantes. Si se van a acumular pretensiones en un proceso judicial u otorgar varios títulos en un mismo instrumento (escritura pública) el supervisor se podrá encontrar un expediente que contiene varias solicitudes de formalización. La revisión debe hacerse sobre los documentos de todas las solicitudes y los poderes demandas o minutas deben incluir la información de todos los solicitantes que se han agrupado en tal expediente. 4.1 Formatos de supervisión jurídica y control de calidad de productos jurídicos de los pasos 9 a 12 del procedimiento. Las actividades y productos principales de los pasos 9 a 12 del procedimiento de formalización están detallados en la guía de procedimiento, los términos de referencia de las convocatorias y los contratos. Para la supervisión y control de calidad, se cuenta con dos instrumentos importante, la lista de chequeo para supervisión jurídica de la conformación del expediente (paso 9) y el formato de supervisión para la etapa 3 del procedimiento. La lista de chequeo de la conformación de los expedientes presenta, según la ruta jurídica que corresponda, una relación de los documentos indispensables para la realización de los trámites judiciales, notariales o registrales necesarios para lograr la formalización de la propiedad rural, descritos en la guía de procedimiento dentro de los pasos 10 a 12 de la etapa 3. La verificación de esta lista de chequeo no se limita a constatar que cada documento esté en la carpeta, se debe revisar el contenido de los documentos, la pertinencia, validez y coherencia de los mismos. En cuanto al formato de supervisión de la etapa 3, este representa una forma de constatar que las actividades generales o más importantes de la aplicación de la ruta jurídica se hayan cumplido a cabalidad. Sentencias judiciales o escrituras públicas logradas con apoyo del programa de formalización de la propiedad rural que no hayan sido registradas constituyen un producto incompleto que conlleva la no culminación exitosa del procedimiento, y así debe ser reportado por el abogado que cumple actividades de supervisión. Los productos principales de la etapa 3 del procedimiento son los certificados de tradición con la inscripción del (o los) nuevo (s) propietario (s), antes solicitante del programa de formalización de la propiedad rural. 6

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