Sistema Control. Administrativo Contable 2012.

Transcripción

1 Sistema Control Módulo: Administrativo Contable. 1

2 Introducción: El sistema desarrollado por Grupo Boot Record S.R.L., le permite controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministra toda la información referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc., en especial, no condicional ni excluyente, si usa los otros módulos de nuestros Sistemas Control : Módulo Ventas, Módulo Compras, Módulo Gastos, Módulo RR.HH., Módulo Integrado, y según la actividad, Módulo Producción. Ya que todos ellos son integrados y los registros se convalidan y se actualizan automáticamente en los otros. El Módulo Contable está integrado con la base de datos general de la compañía de manera que la información se visualiza en forma instantánea. En caso de no ser así, el Módulo Sistema Contable permite cargar todos los resultados provenientes de otros sistemas. Para los usuarios que crean necesario los invitamos a leer esta guía como material adjunto: Sistemas de contabilidad: práctica Qué es un sistema contable? Podemos entender que un sistema contable es la agrupación de una serie de principios y normas con las cuales se nos hace mucho más fácil conocer y representar de forma acertada al ente económico y las operaciones que efectúe. Un sistema contable se vale de recursos como formularios, reportes y libros donde se recopila información de la organización, que permite la toma decisiones financieras. El Sistema Control Administrativo Contable es del tipo: SISTEMA PATRIMONIAL O HISTÓRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. La característica funcional más importante es que es un software multi empresa: es decir permite administrar con el mismo programa múltiples compañías y/o con múltiples sucursales. Todo esto, complementa las características de multi idioma, y multiplataforma. Cuáles son los beneficios que se obtienen a través del software contable? Los software contables son herramientas importantes para todos los factores que engloban el desarrollo de una organización, la información que manejan es requerida para hacer auditorías, evoluciones, análisis, para tomar decisiones. Además, otras ventajas de tener un software contable son: que ayudan a mejorar la efectividad en las operaciones de la empresa a través del uso eficiente del factor tiempo, se suprimen las barreras de la distancia debido a que se puede trabajar con un mismo sistema en puntos distantes. La mejor manera de manejar su negocio, Sistema Control - Administrativo Contable! 2

3 Nuestro propósito es brindarle la más alta tecnología de manera flexible, amigable y accesible para poder llevar correctamente la administración de su Micro, Pequeña y Mediana empresa. Es por eso que hemos creado Sistema Control - Administrativo Contable, una herramienta creada por empresarios y profesionales en el desarrollo de software, con amplia experiencia en procesos administrativos, contables, de control y almacén que le ayudarán a hacer crecer su negocio. Ahora podrá hacer que su negocio funcione de manera eficiente y sin perder el control con los módulos interrelacionados de Grupo Boot Record S.R.L. Desarrollo de software, que le permitirán mantener su información al día de clientes, bancos, proveedores, empleados, proyectos, tareas, hojas de trabajo y producción. El Manual del Usuario de Sistema Control - Administrativo Contable, contiene la información detallada y precisa sobre el manejo de su programa, con el fin de ayudarle a utilizarlo con eficacia y sobre todo, conocer todas las ventajas que le ofrece. Gracias por su preferencia, nos sentimos honrados con la posibilidad que nos brinda, de poder demostrarle las capacidades y prestaciones de nuestro software! 3

4 Requerimientos mínimos: 128 MB RAM (Recomendado: 256MB) Procesador Pentium III 600MHZ (Recomendado: Pentium IV 1.2GHz) Sistema Operativo: Windows (32 o 64 bits) 4

5 Manual del Usuario: Como todos nuestros software, el Sistema Control Administrativo Contable, es multiusuario y cada uno de ellos con distintos niveles de privilegios. Debe ingresar un usuario válido y la contraseña que se le proporcionó: Paso seguido el Sistema Control Administrativo Contable, le preguntará con cual empresa, o sucursal trabajará: 5

6 Pantalla Principal del Sistema: Desde el panel de accesos rápidos, a la izquierda de la pantalla, haciendo clic en el botón Plan de Cuentas, se re dirige a un formulario para cargar y o editar el catálogo de cuentas, el Sistema Control Administrativo Contable, para facilita su trabajo, ya viene con Activos y Pasivos pre-cargados: 6

7 Para cargar nuevas cuentas a su catálogo simplemente debe hacer clic en el botón Nuevo, en la parte inferior del formulario: Los datos a rellenar son: Código contable Descripción o nombre de la cuenta Tipo de cuenta Anexo Y le da la opción de identificarlo rápidamente mediante un color 7

8 Vista del formulario Nueva Cuenta con Tipo de cuenta en lista desplegable: Vista del formulario Nueva Cuenta con Anexo de cuenta en lista desplegable: 8

9 Para cargar nuevos comprobantes, haciendo clic en el botón Comprobantes, de la barra lateral, y clic en el botón inferior Nuevo : Un centro de costos es una división que genera costos para la organización, pero sólo indirectamente le añaden beneficio o utilidad. Ejemplos típicos de esto son los Departamentos de Investigación y Desarrollo, Mercadotecnia y Servicio al cliente. Los Centros de Costos por otro lado sirven a la administración para tener un mejor control presupuestal, al poder medir a 9

10 cada departamento o línea de negocio, poder obtener un estado de resultados por centro de negocios y medir en forma aislada cada unidad de negocio. Son las áreas de la empresa que tienen manejo y control sobre el consumo de recursos (material, mano de obra, etc.). En los centros de costos no se toman decisiones sobre ventas o cantidad de activos. El informe mediante el cual se evalúan los centros de costos es el Informe de costos. Registrar nuevos centros de costos: Registro de Movimientos: Desde el panel lateral, haciendo clic en el botón: Registro de Movimientos, se accede al formulario de carga de registros. La fecha es modificable en base a la necesidad de cargar movimientos de fechas pasadas o distintas a la actual. 10

11 Permite el registro en base a un Centro de Costos o un Comprobante en particular; a este le permite el registro de número y de un texto de observación o concepto para facilitar el entendimiento a posterior. 11

12 Al pasar el cursor del mouse sobre los espacios a rellenar, aparece un texto explicativo, como guía sencilla de uso: En el espacio Código contable : se debe rellenar con el código numérico asignado en el Plan de Cuentas correspondiente a la cuenta en particular a cargar. 12

13 La tecla F2: abre el formulario de búsquedas. A medida que se escribe el Sistema devuelve resultados por coincidencias. También la cuenta a cargar se puede seleccionar desde la lista desplegable Descripción de Cuentas. Al determinar la cuenta e ingresar el valor, en forma automática se carga en Debe o en Haber, según corresponda. Al presionar el signo menos (-), antes o después de ingresar la cantidad, el número se convierte en negativo y se cargará en Debe, independientemente de que la cuenta corresponda a un Haber. 13

14 El Sistema Control Administrativo Contable, funciona según el Sistema de partida doble. El sistema de Partida Doble consiste en que en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos y los abonos efectuados deben ser iguales, en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que tuvieron una fuente definida. La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios: 1. Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor; 2. Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa; 3. Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale; 4. Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta; 5. Confrontabilidad: las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan. Para limitar las posibilidades de error el Sistema Control Administrativo Contable, no permite la finalización de la carga, y el botón Finalizar solo se activa cuando no hay partida doble: 14

15 Al presionar el botón Agregar o al presionar ENTER, los datos pasan al formulario mientras se limpia el renglón de carga para permitir nuevos registros: 15

16 Al presionar el signo menos (-), antes o después de ingresar la cantidad, el número se convierte en negativo y se cargará en Debe, independientemente de que la cuenta corresponda a un Haber. Presionando el botón Finalizar, que se activa cuando se cumple la regla de Partida Doble o presionado la tecla F9 del teclado. 16

17 Cada cierre, guarda un lote de carga histórico que puede ser consultado a posterior. 17

18 Configuración de las compañías y/o sucursales del Sistema Control Administrativo Contable: 18

19 Configuración de los orígenes de datos (compañías y/o sucursales) del Sistema Control Administrativo Contable: Configuración del idioma del Sistema Control Administrativo Contable: 19

20 Permite hacer sus propias traducciones de cada una de las ventanas o formularios: Configuración del menú del Sistema Control Administrativo Contable, en base al perfil de los usuarios: 20

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