Alsina Viedma apex@hansa-sur.com.ar 1998

Transcripción

1 Microsoft ACCESS 97 - (1) Para ingresar a Access podemos hacer clic en su icono en la barra de Office o elegir la opción Microsoft Access en el cuadro de Programas del menú Inicio... Una vez en el programa deberemos elegir si deseamos crear una nueva base o abrir una existente. Para crear una nueva base de datos: hacemos clic en Nueva base de datos dejamos Base de datos en blanco y hacemos clic en Aceptar escribimos el nombre del archivo (si es el caso, cambiamos de carpeta) y hacemos clic en Crear Para crear una nueva tabla con el Asistente para tablas: hacemos clic en el botón Nuevo hacemos clic en Asistente para tablas o en Vista diseño y en Aceptar elegimos si deseamos una tabla de tipo personal o de negocios elegimos la tabla deseada en Tablas de ejemplo elegimos cada campo que deseamos incluir en la tabla y hacemos clic en > si deseamos cambiar el nombre del campo seleccionado, hacemos clic en Cambiar el nombre del campo (es preferible no usar espacios ni signos, aunque Access los acepta) hacemos clic en Siguiente aceptamos o cambiamos el nombre de la tabla aceptamos (o no) que Access defina la clave principal (crea un campo Autonumérico) hacemos clic en Terminar (creará la tabla y nos dejará listos para empezar la carga de datos) Para abrir una tabla existente: hacemos clic en la ficha Tablas (si no es la ficha actual) hacemos clic en la tabla y luego en Abrir (se abrirá una ventana, mostrando los registros encolumnados) Para cargar datos en la tabla (en la Vista hoja de datos): Si la tabla tiene clave automática, presionamos Enter (para que acepte el valor autonumérico de la clave) vamos cargando los datos de los campos para pasar al siguiente campo (o registro) presionamos Enter (para desplazarse por los datos se pueden usar las flechas, Inicio, Fin, AvPág, RePág...) El botón Nuevo registro sirve para moverse al registro vacío al final de la tabla Presionando Control-' se repite el valor del campo del registro anterior También se puede Copiar y Pegar Escribiendo sobre el contenido de un campo se lo reemplaza Si antes de presionar Enter se pulsa Esc el dato no es ingresado al campo Para seleccionar un campo se hace clic en su borde izquierdo (el puntero se vuelve una cruz gruesa)

2 Microsoft ACCESS 97 - (2) Para modificar el tamaño de los campos: usamos el comando Formato Ancho de columna o también podemos usar el ratón en la división entre los nombres de campos De forma similar se puede cambiar la altura de todos los registros Para mover un campo: seleccionamos la columna y la arrastramos hasta su nueva ubicación y la soltamos [para seleccionar varios campos se hace clic en el primero y Mayúsculas clic en el último] Para cambiar la fuente de toda la tabla: usamos el comando Formato Fuente Para borrar un registro: lo seleccionamos, haciendo clic en el selector de registro hacemos clic en el botón Eliminar registro (o presionamos la tecla Supr) hacemos clic en Sí (para confirmar) Para ordenar registros: hacemos clic en la columna en base a la cual deseamos ordenar hacemos clic en Ordenar ascendente o bien en Ordenar descendente (si seleccionamos 2 columnas adyacentes, podemos ordenar de acuerdo a ambas) Para configurar la página para impresión: (márgenes, orientación, tamaño del papel...) usamos el comando Archivo Configurar página Para imprimir la tabla: usamos el comando Archivo Imprimir (o el botón Imprimir de la barra de herramientas) Para salir de Access: usamos el comando Archivo Salir o bien hacemos clic en la X de la ventana de Access (no en la de la tabla) si hemos hecho modificaciones de diseño preguntará si guarda los cambios [los datos cargados se guardan automáticamente al cargarse cada registro: no requieren una acción posterior de guardarlos]

3 Modificar la estructura de una tabla Microsoft ACCESS 97 - (3) hacemos clic en el botón Vista (para pasar de la vista hoja a la vista diseño) (mostrará la estructura de la tabla: la lista de los campos y las características del campo seleccionado) El tipo de datos de un campo determina qué clase de información contiene el campo y cómo es procesada. Para seleccionar el tipo de datos: hacemos clic en la columna Tipo de datos del campo deseado hacemos clic en la flecha de despliegue de tipos elegimos el tipo de datos (también podemos asignar una descripción al campo, en la columna Descripción) Tipos de datos: Texto: hasta 255 caracteres (letras, números, signos...) Memo: hasta caracteres Numérico: Byte: enteros entre 0 y 255 Entero: enteros entre y Entero largo: enteros entre -2,15x10 9 y 2,15x10 9 Simple: números de coma flotante de simple precisión Doble: números de coma flotante de doble precisión Id de réplica: identificador global único Autonumérico: números asignados automáticamente, de tipo Entero largo o Id de réplica Fecha/Hora: entre el y el Moneda: números de hasta 15 dígitos y 4 decimales Sí/No: sólo 2 valores posibles Objeto OLE: objeto insertado o vinculado al campo Hipervínculo: vínculo a un archivo del disco o a una dirección de Internet (accesible con un clic) Asistente para búsquedas: permite buscar un valor (no es un tipo) Si al cambiar el tipo de datos o el tamaño de un campo se perdieran datos, Access emitirá una advertencia para que decidamos si continuamos o no.

4 Microsoft ACCESS 97 - (4) Propiedades de los campos: Tamaño del campo: (establece la longitud del contenido del campo) si es de tipo Texto, hacemos clic en Tamaño del campo y escribimos el número de caracteres si es numérico, hacemos clic en Tamaño del campo y elegimos un tipo de datos Formato: (especifica cómo aparecen en la pantalla los datos del campo) hacemos clic en Formato hacemos clic en la flecha para ver los formatos predefinidos, y elegimos uno o bien escribimos la cantidad de ceros que determinan el número de cifras Máscara de entrada: (determina la presentación y el tipo de datos a ingresar) hacemos clic en Máscara de entrada los ceros establecen dígitos obligatorios los nueves establecen dígitos opcionales # permite dígitos, el signo + y - y espacios L requiere una letra A requiere una letra o un dígito & requiere un carácter o espacio? permite cualquier letra o nada a permite cualquier cosa o nada C permite cualquier cosa o nada < convierte lo siguiente a minúsculas > convierte lo siguiente a mayúsculas \ inserta el siguiente carácter! alinea a la derecha los caracteres encerrados entre comillas son agregados Ejemplos: >L<???? Hasta 5 letras, la primera será convertida a mayúscula \(99000") "9900\ (hasta 5) dígitos entre paréntesis y 6 (hasta 8) con un espacio Título: (especifica cómo aparece en la pantalla el nombre del campo) hacemos clic en Título escribimos el nomnre de presentación del campo Valor predeterminado: (establece un valor que aparecerá sugerido) hacemos clic en Valor predeterminado escribimos el valor que deseamos sugerir Requerido: (determina que el campo no puede quedar vacío) hacemos clic en Requerido hacemos clic en la flecha y elegimos Sí Para regresar a la vista hoja hacemos clic en el botón Vista (se nos pedirá confirmación para guardar las modificaciones realizadas)

5 Microsoft ACCESS 97 - (5) Para crear un Cuadro combinado: Al seleccionar el tipo de datos (ver pág. 3) se elige Asistente para búsquedas: - si elegimos que busque los valores de una tabla: ver pág si elegimos escribir los valores indicamos el número de columnas (o lo dejamos en 1) vamos escribiendo cada valor y pulsando Tab luego hacemos clic en Siguiente escribimos una etiqueta (o dejamos el nombre del campo) en la sección Propiedades del campo hacemos clic en la solapa Búsqueda hacemos clic en el cuadro Limitar a la lista y elegimos Sí Luego, al cargar los datos en este campo deberemos hacer clic en el botón y elegir un valor Para crear un Autoformulario: seleccionamos la tabla para la que crearemos el formulario hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Autoformulario con el botón podemos agregar registros nuevos a la tabla para cerrar el formulario basta cerrar la ventana (la primera vez deberemos asignarle un nombre) Para crear un formulario con el Asistente: hacemos clic en la solapa Formularios hacemos clic en el botón Nuevo seleccionamos Asistente para formularios y hacemos clic en Aceptar elegimos la tabla deseada en el campo Tablas/Consultas hacemos clic en el botón para seleccionar todos los campos (o elegimos los que deseamos) hacemos clic en Siguiente elegimos la distribución más adecuada y hacemos clic en Siguiente elegimos un estilo de fondo y clic en Siguiente le asignamos un nombre y hacemos clic en Terminar Para modificar un formulario: abrimos el formulario hacemos clic en el botón Vista para pasar a Vista diseño (si es necesario maximizamos la ventana) para mostrar u ocultar el cuadro de herramientas hacemos clic en el botón (el formulario está dividido en tres partes: encabezado, detalle y pie) accionando sobre el borde del formulario podemos modificar su tamaño para elegir un campo se hace clic sobre su recuadro (llamado control) si deseamos moverlo junto con su etiqueta lo arrastramos cuando muestra una manito negra abierta para moverlo sin su etiqueta, lo arrastramos desde el controlador de movimiento las etiquetas también tienen un controlador de movimiento para moverlas independientemente el tamaño de las etiquetas y controles se puede cambiar actuando sobre sus puntos negros controlador de movimiento

6 Microsoft ACCESS 97 - (6) si seleccionamos (arrastrando el ratón) varios controles (campos) podemos alinearlos empleando las opciones de Alinear del comando Formato otra manera de seleccionar varios controles es ir haciendo clic en ellos con la tecla May presionada estando seleccionado un control o etiqueta (o varios) se le pueden aplicar las opciones de formato que se prefieran (negrita, color de fuente o fondo...) para eliminar el campo (control y etiqueta) seleccionado se presiona la tecla Supr para agregar un campo: hacemos clic en el botón luego cerramos el cuadro Lista de campos elegimos el campo y lo arrastramos a su lugar para agregar una etiqueta: ubicando el ratón en la división entre las secciones Encabezado y Detalle, cuando el puntero cambie a doble flecha, presionamos y arrastramos hacia abajo para agrandar el Encabezado activamos la opción Cuadro de herramientas (si no estaba visible) hacemos clic en el botón Etiqueta hacemos clic en el lugar donde deseamos colocar la etiqueta y escribimos su contenido repetimos los dos pasos anteriores para cada etiqueta que deseamos agregar para modificar una etiqueta: estando seleccionada la etiqueta y haciendo clic en el botón Propiedades de la barra de herramientas o del menú contextual, se pueden cambiar las características de la etiqueta también se pueden usar los botones de formato de la barra de herramientas tomando una etiqueta de la esquina superior izquierda se la puede mover a otra ubicación (a lo mejor para ello convenga desactivar la opción Ajustar a la cuadrícula del comando Formato) para cambiar el orden de ingreso de los datos: hacemos clic en el control del campo y luego en el botón Propiedades hacemos clic en la solapa Otras cambiamos el valor de Indice de tabulación (que controla el orden en que se recorre el formulario al ir pulsando Tab) [si, en cambio, deseamos que ese campo sea salteado al pulsar Tab (campos autonuméricoas, etc.), cambiamos a No el valor de Punto de tabulación] cerramos el cuadro de diálogo y así vamos ordenando campo por campo

7 Consultas y búsqueda de información Microsoft ACCESS 97 - (7) Para buscar datos: estando abierta la tabla, hacemos clic en el botón Buscar en el cuadro Buscar escribimos la palabra o frase deseada desactivamos Buscar sólo el campo activo (para que busque en todos los campos) si la palabra o frase que hemos escrito es parte de un contenido más amplio del campo, en el cuadro Coincidir cambiamos a la opción Cualquier parte del campo hacemos clic en Buscar primero Para ver sólo los registros que contengan determinado valor: hacemos clic en el campo correspondiente en un registro que tenga el valor deseado hacemos clic en el botón Filtro por selección [también se puede usar Filtro por formulario] (sólo se verán los registros que tengan ese valor) para volver a ver todos los registros hacemos clic en el botón Quitar filtro Para seleccionar campos específicos con el Asistente (crear una consulta): - estando abierta la tabla, hacemos clic en la flecha del botón y elegimos Consulta - o estando en la ficha Consultas hacemos clic en el botón Nuevo elegimos Asistente para consultas sencillas y hacemos clic en Aceptar si es necesario, elegimos la tabla en el cuadro Tablas/Consultas vamos seleccionando los campos deseados y haciendo clic en el botón luego hacemos clic en Siguiente podemos dejar activada la opción Detalle y hacemos clic en Siguiente escribimos un nombre para la consulta dejamos activada la opción Abrir la consulta para ver la información y hacemos clic en Terminar (aparece el resultado de la consulta, que se puede imprimir) Para seleccionar registros (crear una consulta): estando en la ficha Consultas hacemos clic en el botón Nuevo elegimos Vista diseño y hacemos clic en Aceptar elegimos la tabla y hacemos clic en Agregar y luego en Cerrar vamos haciendo doble clic en los campos deseados, para que aparezcan abajo en la Cuadrícula de diseño (el * selecciona todos los campos) en la fila Criterios (en la Cuadrícula de diseño) del campo o campos que correspondan escribimos el valor de selección [no distingue entre mayúsculas y minúsculas] en Orden podemos pedir un ordenamiento (se pueden anidar ordenamientos adyacentes) podemos quitar las marcas de la fila Mostrar a los campos que no deseamos que se vean hacemos clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas al cerrar nos pedirá que le asignemos un nombre para guardar la consulta

8 Microsoft ACCESS 97 - (8) Los resultados de las consultas aparecen en una hoja de consulta temporaria. Desde una consulta se pueden hacer correcciones en el contenido de la tabla. En la parte inferior hay un registro vacío. Para evitar que alguien por descuido agregue registros (incompletos) desde la consulta, se puede activar el atributo requerido en todos los campos de la tabla. Sobre los criterios al establecer los crierios de selección, se pueden emplear los comodines * y? (se antepondrá automáticamente la palabra Como) también se pueden usar los operadores > < >= <= restricciones simultáneas: usan el operador Y (ej. >=1990 Y <2000) restricciones alternativas: usan el operador O (ej. cliente O proveedor) también se puede emplear la fila O de la Cuadrícula de diseño para ver los registros que no contengan un determinado valor en un campo, en la fila Criterio de ese campo se antepone al valor la palabra Negado para ver los registros que no contengan ningún valor en un campo, en la fila Criterio de ese campo se escribe la palabra Nulo Informes Para crear un autoinforme: estando en la ficha Tablas hacemos clic en la flecha del botón y elegimos Autoformulario (aparece la vista preliminar del autoinforme, que admite el uso de zoom) Para crear un informe con el Asistente: estando en la ficha Informes hacemos clic en el botón Nuevo elegimos Asistente para informes y hacemos clic en Aceptar si es necesario, elegimos la tabla en el cuadro Tablas/Consultas vamos seleccionando los campos deseados y haciendo clic en el botón luego hacemos clic en Siguiente vamos seleccionando los campos para agrupar y haciendo clic en el botón podemos cambiar la jerarquía de los niveles de agrupamiento usando las flechas de Prioridad luego hacemos clic en Siguiente podemos ordenar por campos y clic en Siguiente

9 Microsoft ACCESS 97 - (9) elegimos una opción de Distribución y una de Orientación y hacemos clic en Siguiente elegimos un estilo y hacemos clic en Siguiente asignamos un nombre al informe, dejamos activada Vista previa y hacemos clic en Terminar (aparece la vista preliminar del informe, que admite el uso de zoom) Para modificar un informe: (es muy similar al caso de los formularios) abrimos el informe hacemos clic en el botón Vista para pasar a Vista diseño (si es necesario maximizamos la ventana) para mostrar u ocultar el cuadro de herramientas hacemos clic en el botón (el informe está dividido en al menos tres partes: encabezado, detalle y pie) [el botón Autoformato nos permite cambiar a uno de los formatos globales preelaborados] para elegir un campo se hace clic sobre su recuadro (llamado control) si deseamos moverlo junto con su etiqueta lo arrastramos cuando muestra una manito negra abierta para moverlo sin su etiqueta, lo arrastramos desde el controlador de movimiento las etiquetas también tienen un controlador de movimiento para moverlas independientemente el tamaño de las etiquetas y controles se puede cambiar actuando sobre sus puntos negros para eliminar una etiqueta innecesaria, la seleccionamos y luego presionamos Supr si eliminamos de este modo un campo, también se borra su etiqueta otros elementos (por ejemplo, líneas) se pueden eliminar de la misma manera si seleccionamos (arrastrando el ratón) varios campos [otra manera es ir haciendo clic en ellos con la tecla May presionada] podemos alinearlos empleando las opciones de Alinear del comando Formato otros elementos (por ej., líneas) se pueden alinear entre sí o con los campos, del mismo modo estando seleccionado un campo o etiqueta (o varios) se le pueden aplicar las opciones de formato que se prefieran (negrita, color de fuente o fondo...) para alinear el texto dentro de la etiqueta o campo se usa la opción Propiedades del menú contextual y (en la ficha Formato o Todas) se elige uno de los valores de la línea Alineación del texto en cualquier momento podemos hacer clic en el botón Vista preliminar para comprobar lo realizado para ampliar una sección, ubicamos el ratón en la división entre secciones (cambia a doble flecha) y pre sionamos y arrastramos hacia abajo el botón Ordenar y agrupar permite cambiar el agrupamiento de los datos y sus características para trazar una línea: en el cuadro de herramientas (si es necesario, lo volvemos visible) hacemos clic en el botón trazamos la línea en el lugar deseado (de la misma manera que en el programa Paint) para elegir el grosor de la línea se usa el botón y para su color el botón haciendo clic en el botón Propiedades, podemos elegir el tipo de línea en Estilo de los bordes también podemos indicar con exactitud su longitud con Ancho y su pendiente con Alto (para trazar una línea perfectamente horizontal se mantiene presionada May al trazarla) Para imprimir un informe: una vez que hayamos quedado conformes observando la Vista preliminar, elegimos la opción Imprimir del comando Archivo y seleccionamos las opciones que deseemos (para imprimir según las opciones predeterminadas basta hacer clic en en la barra de herramientas)

10 Microsoft ACCESS 97 - (10) Para hacer etiquetas postales con el Asistente: estando en la ficha Informes hacemos clic en el botón Nuevo elegimos Asistente para etiquetas y seleccionamos la tabla deseada, luego hacemos clic en Aceptar seleccionamos un tipo de etiqueta y hacemos clic en Siguiente podemos modificar las características de la fuente y luego hacemos clic en Siguiente vamos incluyendo los campos que deseemos en la etiqueta (separados con espacios o cambios de renglón) y luego hacemos clic en Siguiente podemos indicar por qué campo o campos se ordenarán las etiquetas, luego hacemos clic en Siguiente asignamos un nombre al informe y hacemos clic en Terminar Para crear un Panel de control: elegimos la opción Complementos del comando Herramientas y allí Administrador del panel de control aceptamos crear un nuevo panel de control hacemos clic en Modificar hacemos clic en Nuevo (para agregar un nuevo elemento) en el cuadro Texto escribimos Ingresar un nuevo elemento (o una frase pertinente) en el cuadro Comando elegimos Abrir formulario en modo agregar en el cuadro Formulario elegimos el formulario deseado y hacemos clic en Aceptar repetimos estos últimos pasos para cada formulario que deseemos incluir luego hacemos clic en Cerrar de los cuadros Modificar página... y Administrador del panel de control (para activar el panel de control hay que hacerle doble clic en la ficha Formularios) Para modificar el formato del panel de control se hace clic en el botón Vista diseño y se procede como en un formulario común (por ejemplo, se le puede insertar una imagen...) Para modificar el contenido del panel de control: en la opción Complementos del comando Herramientas elegimos Administrador del panel de control el botón Modificar nos permite hacer cambios o agregados (ítems y paneles) en el panel seleccionado el botón Nueva nos permite agregar un nuevo panel (que a su vez puede ser modificado) Para que el panel de control sea la pantalla inicial de la base de datos: elegimos la opción Inicio del comando Herramientas seleccionamos Panel de control en el campo Mostrar el formulario elegimos si deseamos que la ventana de la base de datos y la barra de estado sean visibles o no y qué cambios permitiremos o qué elementos podrán usarse (en esa base de datos) hacemos clic en Aceptar (estos cambios recién se harán efectivos al volver a abrir la base de datos) Para crear un acceso directo al panel de control en el escritorio: restauramos la ventana de Access a su tamaño original (de modo que se vea el escritorio detrás) si es necesario, elegimos la ficha Formularios seleccionamos el Panel de control y lo arrastramos al escritorio (se creará el acceso directo) [luego, haciendo doble clic en éste, se iniciará Access cargando la base de datos y presentando el Panel de control]

11 Diseño de una base de datos normalizada Microsoft ACCESS 97 - (11) Mantener separada la información: todo dato que tenga que ser individualizado separadamente para cualquier operación (por ejemplo: nombre, apellido) debe tener su propio campo. (sin embargo, conviene que las fechas constituyan un solo campo completo) Usar determinantes para separar la información: un campo es determinante de otros si su valor condiciona los valores de éstos últimos (por ejemplo, el número de documento respecto del nombre y apellido). Mover los campos parcialmente dependendientes a una tabla vinculada mediante una clave externa: un campo parcialmente dependiente es aquél que depende de algunos campos de la tabla pero no de otros. Una relación se forma cotejando el campo clave principal de una tabla con la clave externa de otra. Relación uno a varios: un registro único en una tabla corresponde a varios en la otra Relación uno a uno: un registro único en una tabla corresponde a sólo uno en la otra Relación varios a varios: un registro único en una tabla corresponde a varios en la otra y viceversa Para eliminar un campo de la tabla: en vista diseño de la tabla, hacemos clic en el botón gris ubicado a la izquierda de su nombre y luego pulsamos Supr Para designar uno o más campos contiguos como clave principal: en vista diseño de la tabla, hacemos clic en el botón gris ubicado a la izquierda de su nombre (o lo arrastramos hasta abarcar los campos deseados) y luego hacemos clic en el botón Para copiar campos a una nueva tabla: en vista diseño de la tabla, seleccionamos los campos y hacemos clic en el botón Copiar luego cerramos la tabla hacemos clic en el botón Nuevo, elegimos Vista diseño y hacemos clic en Aceptar (crea una nueva tabla) creamos los campos que deseemos y establecemos la clave principal hacemos clic en el selector de un campo vacío (lo selecciona) y luego hacemos clic en Pegar si nos parece, podemos cambiar los nombres de los campos pegados cerramos la tabla y le asignamos un nombre Para crear una relación uno a varios: hacemos clic en el botón Relaciones y en Mostrar tabla hacemos doble clic sobre cada una de las dos tablas y luego un clic en Cerrar en una tabla seleccionamos uno o más campos clave los arrastramos hasta la otra tabla y los soltamos en la columna Tabla o consulta relacionada elegimos a qué campo corresponde cada uno de los de la columna Tabla o consulta activamos la opción Exigir integridad referencial [también podemos controlar operaciones en cascada] (entonces Access no permitirá ingresar valores a la tabla relacionada a menos que los valores correspondientes existan en la otra tabla) hacemos clic en Crear (la nueva relación quedará indicada gráficamente) cerramos la ventana Relaciones y aceptamos guardarla

12 Para crear una relación varios a varios: Alsina Viedma Microsoft ACCESS 97 - (12) [para hacerlo se requiere la creación de una tabla de unión que relacione ambas tablas] hacemos clic en la flecha del botón y elegimos Tabla elegimos Vista diseño y hacemos clic en Aceptar definimos los campos que permiten relacionar ambas tablas asignamos la clave principal cerramos la tabla y la guardamos asignándole un nombre [esta es la tabla de unión] hacemos clic en el botón Relaciones luego hacemos clic en el botón Mostrar tabla hacemos doble clic en las tablas a relacionar y luego cerramos el cuadro (si es necesario, reacomodamos los cuadros de las tablas, arrastrándolos de su título) arrastramos cada campo relacionado de cada tabla al respectivo campo de la tabla vecina y lo soltamos activamos la opción Exigir integridad referencial y luego hacemos clic en Crear cerramos el cuadro y guardamos la relación Para crear una relación usando el Asistente para búsquedas: abrimos la tabla en Vista diseño y agregamos o seleccionamos el campo a relacionar en la columna Tipo de datos elegimos Asistente para búsquedas elegimos Quiero que la columna de búsqueda busque... y hacemos clic en Siguiente hacemos doble clic en la tabla con la que deseamos establecer la relación seleccionamos el o los campos a relacionar con el botón y luego hacemos clic en Siguiente aceptamos el ancho propuesto y hacemos clic en Terminar guardamos la tabla y la relación en el diseño de la tabla, el campo relacionado aparece con tipo de datos Texto estando todavía ubicados en el campo, hacemos clic en la solapa Búsqueda (de Propiedades del campo) hacemos clic en el cuadro Limitar a la lista y elegimos Sí al guardar los cambios la ficha Búsqueda reflejará el origen hacemos clic en el botón Relaciones y en Mostrar tabla hacemos doble clic en la tabla y en Cerrar (el cuadro relaciones mostrará la relación [indeterminado: varios a varios] entre ambas tablas) cerramos la ventana Relaciones y guardamos los cambios Para modificar o eliminar una relación, estando en la ventana Relaciones, hacemos clic con el botón derecho en la parte central de la línea de la relación y elegimos Modificar relación o Eliminar Para establecer un valor predeterminado (una fórmula) en un campo: estando en Vista diseño de la tabla, hacemos clic en el campo deseado en la sección Propiedades del campo hacemos clic en el cuadro Valor predeterminado hacemos clic en el botón Generar para desplegar el Generador de expresiones hacemos doble clic en la carpeta Funciones y luego clic simple en Funciones incorporadas hacemos doble clic en la función deseada (aparecerá en el cuadro superior) si es el caso, componemos una expresión combinando los operadores, constantes, y funciones luego hacemos clic en Aceptar y cerramos la tabla guardando los cambios

13 Microsoft ACCESS 97 - (13) Para establecer una regla de validación para un campo: estando en Vista diseño de la tabla, hacemos clic en el campo deseado en la sección Propiedades del campo hacemos clic en el cuadro Regla de validación hacemos clic en el botón Generar para desplegar el Generador de expresiones escribimos la expresión que condicionará el valor a ingresar al campo (si es necesario, borramos Expr) luego hacemos clic en Aceptar hacemos clic en Texto de validación y escribimos un mensaje para cuando se entren valores inválidos luego hacemos clic en Aceptar y cerramos la tabla guardando los cambios aceptamos que Access compruebe los datos existentes con la nueva regla Para bloquear el registro actual ante otros accesos desde la red: elegimos el comando Herramientas y allí Opciones hacemos clic en la solapa Avanzadas en Bloqueo predeterminado de registros activamos Registro modificado y hacemos clic en Aceptar (si activáramos Todos los registros, bloquearía toda la tabla abierta y las relacionadas con ella)

14 Microsoft ACCESS 97 - (14) Para crear un formulario para varias tablas usando el Asistente: hacemos clic en la solapa Formularios y en el botón Nuevo seleccionamos Asistente para formularios y hacemos clic en Aceptar elegimos una tabla en el campo Tablas/Consultas y seleccionamos los campos deseados elegimos una segunda tabla y seleccionamos los campos deseados, etc. hacemos clic en Siguiente elegimos la tabla por la cual deseamos mostrar la información y clic en Siguiente elegimos la distribución más adecuada y hacemos clic en Siguiente elegimos un estilo de fondo y clic en Siguiente le asignamos un nombre y hacemos clic en Terminar pasamos a Vista diseño elegimos un campo cuyo contenido no queremos que sea cambiado desde este formulario si es el caso, le hacemos clic con el botón derecho y elegimos Cambiar a y Cuadro de edición volvemos a hacer clic con el botón derecho y elegimos Propiedades hacemos clic en el cuadro Activado y elegimos No (no admitirá que se ingresen datos) hacemos doble clic en el selector del formulario para abrir el cuadro de diálogo asignamos Sí al cuadro Entrada de datos (esto implica que el formulario sólo podrá ser usado para cargar nuevos datos, no para ver los existentes) cerramos el cuadro y guardamos el formulario Para crear un subformulario: creamos un formulario basado en la segunda tabla, con sólo los campos deseados pasamos a Vista diseño hacemos doble clic en el selector del formulario para abrir el cuadro de diálogo asignamos Hoja de datos al cuadro Vista predeterminada y cerramos el cuadro de diálogo cerramos el formulario y guardamos los cambios abrimos el formulario principal en Vista diseño hacemos clic en el botón del cuadro de herramientas trazamos un cuadro, arrastrando y soltando en una zona libre del formulario hacemos clic en la opción Formularios y seleccionamos el formulario recién creado y Siguiente aceptamos las opciones sugeridas haciendo clic en Terminar elegimos la etiqueta del campo del subformulario en el cuadro Objeto (a la izqueirda del de Fuente) pulsamos Supr para eliminarla de atrás del subformulario hacemos doble clic en el selector del formulario asignamos Sí al cuadro Entrada de datos y cerramos el cuadro de diálogo cerramos y guardamos los cambios Para agregar un botón de comando a un formulario: (por ejemplo, para buscar registros) abrimos el formulario en Vista diseño hacemos clic en el botón del cuadro de herramientas trazamos un cuadro, arrastrando y soltando en una zona libre del formulario (junto a un campo) elegimos Desplazamiento de registro y Buscar registro y hacemos clic en Siguiente elegimos un texto o una imagen y hacemos clic en Siguiente asignamos un nombre al botón y hacemos clic en Terminar y guardamos los cambios

15 Microsoft ACCESS 97 - (15) Para agregar la fecha a un formulario: abrimos el formulario en Vista diseño hacemos clic en el botón del cuadro de herramientas trazamos un rectángulo, arrastrando y soltando en una zona libre del formulario hacemos clic en el nuevo cuadro (Independiente) y escribimos: =Fecha() y presionamos Enter hacemos clic con el botón derecho en el cuadro y elegimos Propiedades asignamos Fecha corta al cuadro Formato y cerramos el cuadro de diálogo modificamos el contenido de su etiqueta (Texto) o la eliminamos guardamos los cambios Para crear un formulario basado en una consulta: hacemos clic en la solapa Consultas y seleccionammos la consulta que usaremos de base hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Autoformulario escribimos el dato a consultar y hacemos clic en Aceptar aparecerá el autoformulario: lo cerramos y guardamos, asignándole un nombre Para usar un totalizador en una consulta: estando en la Vista diseño de la consulta hacemos clic en el botón en la barra de herramientas (aparecerá la fila Total en la Cuadrícula de diseño) hacemos clic en la fila Total del campo a totalizar elegimos la función deseada (Suma, Prom, Mín, Máx, Cuenta, etc.) guardamos la consulta Para usar una fórmula en una consulta: seleccionamos la tabla para la que crearemos la consulta hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Consulta aceptamos Vista diseño y hacemos clic en Aceptar luego hacemos clic en el botón Mostrar tabla y agregamos las tablas que necesitamos movemos a la Cuadrícula de diseño los campos que deseamos en la fila de Criterios del campo correspondiente escribimos la expresión guardamos la consulta Para usar una fórmula en un formulario de consulta: seleccionamos la consulta y creamos un formulario para la misma (podemos usar Autoformulario) luego hacemos clic en el botón del cuadro de herramientas y trazamos un rectángulo hacemos clic en la etiqueta del nuevo cuadro (Independiente) y en el botón Propiedades escribimos el contenido de la etiqueta en el cuadro Título y cerramos el cuadro de diálogo hacemos clic en el cuadro (Independiente) y en el botón Propiedades escribimos una designación en el cuadro Nombre y si es el caso cambiamos la Alineación del texto (también podemos agregar una leyenda orientadora en el cuadro Texto de ayuda del control) hacemos doble clic en el cuadro (Independiente) (se abrirá el Cuadro de texto) hacemos clic en el cuadro Origen del control y luego en el botón Generar escribimos la expresión que generará el valor del campo (si es necesario, borramos Expr) luego hacemos clic en Aceptar y cerramos el Cuadro de texto guardamos el formulario

16 Microsoft ACCESS 97 - (16) Para incluir un gráfico en un formulario: hacemos clic en la solapa Formularios y creamos un formulario en blanco en Vista diseño elegimos la opción Gráfico del comanto Insertar y trazamos un cuadro, arrastrando y soltando elegimos la tabla o consulta que deseamos y hacemos clic en Siguiente pasamos los campos que deseamos para graficar y hacemos clic en Siguiente elegimos un tipo de gráfico y hacemos clic en Siguiente haciendo doble clic en un campo podemos cambiar su formato de presentación y clic en Siguiente asignamos un nombre al gráfico y hacemos clic en Terminar (si es necesario, cambiamos el tamaño del área asignada al gráfico) pasamos a Vista formulario para ver el gráfico para hacerle modificaciones: pasamos a Vista diseño y hacemos clic con el botón derecho sobre el gráfico elegimos la opción Objeto de gráfico y la subopción Modificar el comando Gráfico tiene la opción Opciones de gráfico permite actuar sobre los títulos, ej es, líneas de división, leyendas, rótulos y tablas de datos hacemos otras modificaciones que creamos convenientes y luego cerramos la ventana de Graph pasamos a Vista formulario para ver el gráfico guardamos los cambios Podemos usar una consulta para extraer registros a una nueva tabla: abrimos la consulta en Vista diseño si es necesario, le hacemos las adaptaciones deseadas por ej.: para agregar un campo con una expresión (fórmula) hacemos clic en la fila Campo de la primera columna vacía y escribimos la expresión luego hacemos dos veces clic en el cuadro de la fila Mostrar (podemos reemplazar Expr1 por otra designación, respetando el signo dos puntos) hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Consulta de creación de tabla escribimos un nombre (distinto del de la consulta) y hacemos clic en Aceptar ejecutamos la consulta, aceptando crear la nueva tabla y agregarle los registros Nota: la consulta de creación de tabla sólo debería ejecutarse una vez, pues su reiteración reemplazaría la tabla cerramos la consulta guardando los cambios Podemos usar una consulta para actualizar registros: (por ejemplo, para cambiar un valor por otro) seleccionamos la tabla para la que crearemos la consulta hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Consulta aceptamos Vista diseño y hacemos clic en Aceptar hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Consulta de actualización (aparecerá la fila Actualizar a en la Cuadrícula de diseño) en la fila Actualizar a del campo deseado escribimos el nuevo valor en la fila Criterios escribimos el valor a ser reemplazado (es importante no dejar esta fila en blanco, pues actualizaría ese campo en todos los registros) ejecutamos la consulta haciendo clic en y aceptamos actualizar los registros cerramos la consulta (si es oportuno, guardamos los cambios)

17 Microsoft ACCESS 97 - (17) Podemos usar una consulta para mover registros de una tabla a otra: 1) seleccionamos la tabla que contiene los registros a mover 2) hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Consulta 3) aceptamos Vista diseño y hacemos clic en Aceptar 4) hacemos doble clic en el título de la tabla (para seleccionar todos los campos) 5) arrastramos los campos seleccionados a la Cuadrícula de diseño y los soltamos 6) en la fila Criterios del campo deseado escribimos la condición a cumplir para los registros a mover 7) hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Consulta de datos anexados 8) escribimos el nombre de la tabla a la cual copiaremos los registros y hacemos clic en Aceptar 9) ejecutamos la consulta, aceptando agregarle los registros 10) cerramos la consulta guardando los cambios 11) repetimos los pasos 2 a 5 12) hacemos clic en la flecha junto al botón y elegimos Consulta de eliminación (aparecerá la fila Eliminar en la Cuadrícula de diseño, con el valor Dónde) 13) en la fila Criterios del campo deseado escribimos la condición a cumplir para los registros a borrar 14) guardamos la consulta asignándole un nombre Para exportar una tabla, formulario, consulta o informe: seleccionamos la tabla, formulario., consulta o informe elegimos la opción Guardar como o exportar del comando Archivo aceptamos la opción archivo externo y hacemos clic en Aceptar asignamos un nombre y un tipo de archivo y luego hacemos clic en Exportar por otro lado, el botón Vínculos con Office permite transferir datos a Word o Excel