Actualidad Gerencial. El Pedido Urgente de la Señora Martínez. en Planificación Familiar. Preguntas de Discusión para el Caso

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1 Actualidad Gerencial en Planificación Familiar CASOS PRESENTADOS PARA FINES DE CAPACITACIÓN Y DISCUSIONES DE GRUPOS El Pedido Urgente de la Señora Martínez En una mañana soleada del mes de septiembre, la señora Martínez, administradora de la Clínica Santa Isabel, se encontraba en la bodega obteniendo información de las Tarjetas de Control de Inventario con el fin de llenar sus Tablas de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos cuando la Supervisora del Distrito, la Enfermera, Ana María González, llegó para cumplir con su visita de supervisión mensual. Buenos días señora González, me alegro de verla nuevamente por aquí. Espero que el viaje no haya sido muy pesado. Se toma un cafecito? preguntó la señora Martínez. El viaje no fue muy pesado, gracias. Prefiero un refresco, respondió la señora González, sonriendo. Cómo han estado las cosas por aquí desde mi última visita? Parece que hay mucha actividad en la clínica, y el personal parece muy contento. Sí, de pronto la clínica ha entrado en un período de mucha actividad, dijo la señora Martínez. Ha habido un aumento tremendo en la demanda de condones en los últimos tres meses. Supongo que esto se deberá a la campaña de promoción de condones que el Ministerio de Salud ha estado difundiendo por radio en los dos últimos meses. Cuando hicimos nuestro pedido de condones hace dos meses, no sabíamos que iba a realizarse esa campaña radial. El mes pasado tuvimos casi el triple de gente solicitando condones, y ahora tenemos muy pocos en existencia. Acabo de darme cuenta que nuestras existencias de ese producto han caído por debajo del nivel mínimo, y aún nos queda un mes para nuestro próximo pedido de rutina. Si no hacemos algo muy pronto tendremos que distribuir a nuestros clientes una cantidad menor a la del suministro para tres meses que generalmente les proporcionamos. Efectivamente, debe haber sido una campaña radial muy exitosa, ya que varias clínicas están teniendo el mismo problema, dijo la señora González. Sin embargo, déjeme practicar la inspección de rutina antes que discutamos lo que debemos hacer para resolver la situación de los condones. La enfermera y la señora Martínez fueron a la bodega. La señora González verificó la temperatura del recinto, revisó las cajas de cada tipo de anticonceptivo para hacer un cálculo aproximado de las unidades existentes, y verificó las cifras que ella tenía y las comparó con los totales de las Tarjetas de Control de Inventario. También realizó una inspección del lugar para ver si las cajas con fecha de expiración próxima estaban colocadas en la parte de adelante, copió de las Tarjetas de Control de Inventario los totales de cada mes para cada tipo de anticonceptivo y los anotó en las Tablas de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos que tenía en su archivador. Sí, usted tiene razón, la demanda ha aumentado mucho, dijo la señora González. Sentémonos a llenar la Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos para los condones para ver exactamente cuál es la situación real. Preguntas de Discusión para el Caso 1. Si la clínica utiliza el sistema Max/Min descrito en este número, cuántos condones pidió la señora Martínez en cada uno de las solicitudes hechas en enero, abril y julio, y cuál fue el consumo mensual promedio (CMP) de condones en el período de seis meses que terminó en junio? 2. Si la demanda de condones en septiembre se mantiene igual a la de agosto, tendrá la clínica una cantidad suficiente para cubrir la demanda, suponiendo que continúe entregando a cada cliente el número acostumbrado de condones? 3. Debería la señora Martínez hacer un pedido de emergencia en septiembre? Si la respuesta es afirmativa, cúantos condones debería pedir, sabiendo que su pedido regular no llegará hasta noviembre? ISSN Actualidad Gerencial en Planificación Familiar Vol. I N o 4,

2 Hoja de Trabajo del Caso: El Pedido Urgente de la Señora Martínez 1. Si la clínica utiliza el sistema Max/Min descrito en este número, cuántos condones pidió la señora Martínez en cada uno de las solicitudes hechas en enero, abril y julio, y cuál fue el consumo mensual promedio (CMP) de condones en el período de seis meses que terminó en junio? Llene la Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos para los condones, usando la información siguiente sobre la clínica en donde trabaja la señora Martínez: Información de la Hoja de Trabajo: Nivel de Existencias Máximo = equivalente de 6 meses de suministros Nivel de Existencias Mínimo = equivalente de 3 meses de suministros Suministros Pedidos = 0 Tiempo de Espera de Emergencia = 2 semanas (Los pedidos urgentes pueden hacerse en cualquier momento) Saldo Inicial de suministros disponibles a fines de diciembre = CMP para el período de seis meses que finaliza en diciembre de 1992 = CMP para el período de seis meses que finaliza en marzo de 1993 = Número de condones distribuídos cada mes: Mes Cantidad Distribuída enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto Calcule el nuevo CMP: La señora Martínez calcula el Consumo Mensual Promedio (CMP) de un trimestre, cuando prepara su pedido. En enero, calculó que era de condones (para el período de seis meses que finaliza en diciembre). En abril fue casi igual (3.883). Volvió a calcularlo en julio, pero ahora usted debe hacer ese cálculo. Calcule el nuevo CMP con los datos detallados más arriba para el período de seis meses que finaliza en junio, y anótelo en la columna marcada CMP en la Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos en la fila marcada junio. La fórmula para calcular el CMP es: Cantidad total distribuída en los últimos seis meses dividida entre 6 (meses). Calcule los pedidos de la señora Martínez para enero, abril y julio y complete la Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos: La señora Martínez hace pedidos de suministros en forma rutinaria cuatro veces al año, durante la primera semana de enero, abril, julio y octubre. Los pedidos deben ser redondeados a las cifras de los lotes estándard (como contenidos de las cajas). Los condones se empacan en cajas de unidades cada una. Comience por calcular el pedido de la señora Martínez en enero (recuerde pedir lotes de unidades) y llene el resto de la tabla hasta el mes de agosto. Recuerde que los suministros se reciben un mes después de haber hecho el pedido, por ejemplo, el pedido de enero se recibe en febrero. También asegúrese de volver a calcular las cifras de la Columna F, Meses de Suministros Disponibles para cada mes, de modo que usted pueda controlar los niveles de existencias mensuales. La fórmula para calcular cuántos condones deben solicitarse es: Cantidad pedida = Cantidad Máxima [Nivel Máximo x CMP] - (menos) Existencias Disponibles - (menos) Existencias en Pedido 2. Si la demanda de condones en septiembre se mantiene igual a la de agosto, tendrá la clínica una cantidad suficiente para cubrir la demanda, suponiendo que continúe entregando a cada cliente el número acostumbrado de condones? Anticipando que la demanda de condones se mantenga igual para el mes de septiembre, anote la cifra en la columna C, Distribuído, en la fila de septiembre. Al ver su Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos, usted puede observar que solamente están disponibles condones a fines de agosto, los cuales no alcanzarán a cubrir la demanda estimada para el mes de septiembre. 2 Actualidad Gerencial en Planificación Familiar Vol. I N o 4,

3 Hoja de Trabajo del Caso: El Pedido Urgente de la Señora Martínez Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos Producto Anticonceptivo: Condones Período Cubierto: enero 93 - diciembre 94 Máximo: 6 meses Mínimo: 3 meses Cantidad A B C D E F Mes Pedido Recibido Distribuído Unidades CMP Meses de Sumi- Disponibles a istros Disponibles Fin de Mes [D E = F] enero febrero Saldo inicial marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre enero febrero marzo abril mayo junio etc. 3. Debería la señora Martínez hacer un pedido de emergencia en septiembre? Si la respuesta es afirmativa, cúantos condones debería pedir, sabiendo que su pedido regular no llegará hasta noviembre? Determine el CMP para usarlo en el cálculo del pedido de emergencia: Comience por determinar un nuevo CMP, y anote la cifra en la Columna E, CMP en la fila marcada septiembre. (Sugerencia: a pesar de que el CMP se basa generalmente en un promedio de seis meses, en esta situación extraordinaria en la cual la demanda se ha incrementado tan rápidamente usted tendría que hacer una excepción y utilizar la cantidad distribuída en agosto como si fuera el CMP.) continúa en la próxima página Actualidad Gerencial en Planificación Familiar Vol. I N o 4,

4 Hoja del Trabajo del Caso: El Pedido Urgente de la Señora Martínez Calcule el Pedido de Emergencia: Cuando usted calcule el pedido de emergencia, recuerde que la cantidad de dicho pedido debería ser suficiente para que mantenga sus existencias a un nivel aproximadamente equivalente a la cantidad mínima (nivel mínimo de tres meses x nuevo CMP) hasta la próxima fecha del pedido regular (en este caso a principios del mes de octubre). Anote este número para realizar los cálculos. Una vez que usted sepa cuál es el nivel de existencias deseado para fines de septiembre, podrá calcular el pedido de emergencia. (Recuerde que los pedidos deben redondearse a lotes de unidades por caja. Redondee al número más próximo contenido en cajas completas. Y no olvide contar el número estimado de condones que distribuirá durante el mes de septiembre.) La fórmula para calcular el pedido de emergencia es: Cantidad del Pedido de Emergencia = Cantidad Mínima + (más) Cantidad total que se espera distribuir entre ahora y el próximo pedido regular - (menos) las Existencias Disponibles. Llene la cantidad del pedido de emergencia en la Columna A Pedido. Anote el mismo número en la Columna B Recibido, ya que el pedido de emergencia se recibirá en septiembre. Para ver el resultado de su pedido especial, continúe llenando el resto de la Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos hasta fines del mes de noviembre. (A fin de realizar sus cálculos, suponga que la demanda se mantendrá igual en octubre y noviembre (11.600) y luego mantenga el CMP en cuando calcule su pedido en octubre.) Análisis del Caso: El Pedido Urgente de la Señora Martínez Parece que la situación es seria, no es verdad? dijo la señora González. A pesar que usted acaba de recibir suministros el mes pasado, no tendrá suficientes condones si la demanda continúa aumentando al ritmo actual. Y no sabemos cuánto tiempo la demanda se mantendrá tan alta. Utilizando el CMP que usted calculó hace dos meses, le queda un poco más del equivalente de un mes de suministros, pero la tasa de consumo actual es tres veces mayor que el CMP. Si se hace un pedido urgente ahora mismo, usted se quedará sin condones para cuando llegue el pedido urgente ya que a este ritmo utilizará todas las existencias de condones en alrededor de dos semanas. Hagamos un cálculo de la cantidad que tiene que pedir. En base a la solicitud de unidades en agosto, utilice el CMP de para calcular el pedido de emergencia. Las Existencias Disponibles a fines de agosto son Para la fecha del pedido regular, a principios de octubre, usted querrá tener disponibles aproximadamente el equivalente de la Cantidad Mínima. Cantidad Mínima = 3 (meses) x (CMP) que es igual a (condones). Por consiguiente, para la fecha del pedido regular, en octubre, usted querrá tener en su inventario aproximadamente condones. Para determinar la cantidad del pedido de emergencia, añada a la cantidad mínima (34.800) la cantidad que se distribuirá en septiembre (suponemos que serán condones) para obtener De esta suma reste el número de unidades actualmente disponibles (4.400) para obtener la cantidad del pedido, esto es , lo cual equivale exactamente a siete lotes, ó condones. Al hacer este pedido urgente es probable que la clínica evite agotar sus existencias. Llene el resto de la tabla hasta el mes de noviembre (suponiendo que la distribución se mantenga en ) para ver que, después de recibir el pedido regular (octubre), la clínica contará con unidades disponibles a fines de noviembre. Con un CMP estimado de esto equivale a 4.1 meses de suministros, lo cual será suficiente para cubrir la demanda de los usuarios hasta cuando se reciba el próximo pedido regular en el mes de febrero de No es probable que la campaña de los condones continúe, dijo la señora González, pero ésto le demuestra lo importante que es controlar sus existencias. Cuando la demanda de un anticonceptivo aumenta rápidamente, debe sonar una alarma en su cabeza, para que usted piense si hará un pedido mayor la próxima vez. Lo mismo ocurre cuando la demanda baja rápidamente; usted no quiere tener demasiados anticonceptivos en su inventario ya que éstos podrían vencerse antes de utilizarse. No sabemos si se mantendrá tan alta la demanda de condones, de modo que asegúrese de controlar más estrechamente las cantidades distribuídas en los próximos meses hasta cuando la demanda se estabilice. Family Planning Management Development Management Sciences for Health 400 Centre Street Newton, Massachusetts USA Teléfono: (617) Fax: (617) Actualidad Gerencial en Planificación Familiar Vol. I N o 4,

5 Hoja de Respuestas del Caso: El Pedido Urgente de la Señora Martínez Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos Producto Anticonceptivo: Condones Período Cubierto: enero 93 - diciembre 94 Máximo: 6 meses Mínimo: 3 meses Cantidad A B C D E F Mes Pedido Recibido Distribuído Unidades CMP Meses de Sumi- Disponibles a nistros Disponibles Fin de Mes [D E = F] Saldo Inicial ,39 enero ,43 febrero ,56 marzo ,60 abril ,52 mayo ,53 junio ,97 julio ,96 agosto ,05 septiembre ,0 octubre ,0 noviembre ,1 etc. condones que se necesita es redondeada a condones que se necesita es redondeada a Estimación en base a la demanda de agosto CMP utilizado para calcular el pedido de emergencia condones que se necesita es redondeada a condones que se necesita es redondeada a La cantidad urgente que se necesita es de Family Planning Management Development Management Sciences for Health 400 Centre Street Newton, Massachusetts USA Teléfono: (617) Fax: (617) Hoja de Repuestas del Caso Actualidad Gerencial en Planificación Familiar Vol. I N o 4,

6 Ejemplo de Hoja de Trabajo: El Pedido Urgente de la Señora Martínez Ejemplo de Tabla de Análisis de Datos sobre Anticonceptivos Producto Anticonceptivo: Período Cubierto: Máximo: meses Mínimo: meses Cantidad A B C D E F Mes Pedido Recibido Distribuído Unidades CMP Meses de Sumi- Disponibles a nistros Disponibles Fin de Mes [D E = F] Saldo inicial Family Planning Management Development Management Sciences for Health 400 Centre Street Newton, Massachusetts USA Teléfono: (617) Fax: (617) Actualidad Gerencial en Planificación Familiar Vol. I N o 4,

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