La información financiera y la contabilidad

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1 Capítulo 1 La información financiera y la contabilidad INTRODUCCIÓN Antes de comenzar el estudio de la disciplina contable, es importante conocer la relación que existe entre las empresas y la información que suministra la contabilidad. Este es el principal objetivo del capítulo que nos ocupa. Para alcanzarlo, ofreceremos como punto de partida unas nociones sobre el concepto de empresa y su clasificación, así como sobre sus necesidades de información. Estas nociones son necesarias para entender la importancia que tiene la contabilidad dentro de la actividad empresarial. Una vez asentados estos conocimientos, pasaremos a analizar el concepto de contabilidad y los usuarios de la información contable. También se estudiarán las características y requisitos que debe cumplir la información que emana de la contabilidad y las fases que tenemos que seguir para elaborar dicha información. ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.1. La actividad económica y la contabilidad Concepto de empresa y clasificación Las necesidades de información de las empresas La contabilidad: concepto y clasificación El producto de la contabilidad: la información económico y financiera Etapas de la actividad contable. Anexo: Datos del sector turístico. OBJETIVOS Conocer la importancia de la contabilidad en la actividad empresarial. Saber qué es una empresa y de qué forma puede ser clasificada en función de su tamaño, sector de actividad al que pertenece y titularidad. Entender qué es la contabilidad y cuál es su principal objetivo. Conocer la diferencia entre la contabilidad externa o contabilidad financiera, y la contabilidad interna. Saber qué características debe cumplir la información contable para satisfacer las necesidades de los usuarios. Conocer cuáles son y en qué consisten las etapas de la actividad contable básica. Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 17

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3 1.1. La actividad económica y la contabilidad Antes de comenzar a analizar qué es la contabilidad y cuál es su finalidad, debemos detenernos en comentar algunos aspectos sobre el entorno en el que trabajan las empresas como principal referente de la actividad económica. En primer lugar, debemos apuntar que la actividad que desarrollan las empresas se realiza en un ambiente de incertidumbre en el cual es necesario tomar decisiones constantemente. Cuando una persona o conjunto de personas deciden crear un negocio, deben conocer el entorno económico, social y legal en el que éste va a desenvolverse. Además, constantemente deberán tomar decisiones para que su negocio fructifique, decisiones que en muchas ocasiones estarán enmarcadas, como decíamos, en un ambiente de incertidumbre; es decir, no conocerán las implicaciones que esas decisiones tendrán en el futuro. En definitiva, cuando se es titular de un negocio, es necesario conocer el entorno en el que va a desarrollar su actividad económica: el empresario debe saber cuál es la legislación a la que tiene que acogerse, tiene que conocer cuáles son las necesidades sociales, es decir, si la sociedad va a demandar el producto que ofrece, y también debe conocer las condiciones económicas del país o países donde va a desarrollar su actividad, como por ejemplo, los tipos de interés, la inflación, los tipos de cambio de las divisas, etc. Otro aspecto a considerar es la situación económica del momento, esto es, si la economía en general se encuentra en auge o en declive... Todos estos factores van a condicionar en mayor o menor proporción la viabilidad del negocio y sus perspectivas de futuro. En los últimos tiempos, la idea de un mercado global, supone que no sólo nos deba preocupar el entorno económico más cercano, es decir, el de nuestro país, sino el entorno económico a nivel mundial. Hoy en día, los acontecimientos económicos que ocurren en otros países, van a determinar en buena medida nuestro entorno particular. Por ejemplo, en el marco de la Unión Europea, la legislación de todos los países miembros entre los que se encuentra España, ha tenido que irse adaptando a la normativa que dicta dicha Unión. Por este motivo, no podemos perder de vista ese proceso de globalización de la economía que también va afectar, como estudiaremos más adelante, a la contabilidad. Con esta perspectiva general, cabe resaltar el valor que hoy en día tiene la información en todos los ámbitos. No podemos olvidar que vivimos en un mundo que cambia muy rápidamente, por lo que todos, particulares y empresas, debemos estar perfectamente informados de los cambios acaecidos para saber en qué medida nos pueden afectar. La normativa que hoy está en vigor puede cambiar mañana, y el empresario debe ser consciente de ello, y mantenerse actualizado para poder sobrevivir en el mercado. Pero cuando hablamos de la información, no sólo nos referimos a la normativa; todos los agentes económicos cada vez demandan una mayor cantidad de información a las empresas, y además exige calidad y transparencia en esa información. Cuando un particular se plantea, por ejemplo, comprar acciones de una empresa, quiere conocer cuál es la situación en la que se encuentra esa empresa; no olvidemos que cuando adquirimos una participación empresarial estamos invirtiendo nuestro dinero, nuestros ahorros, y todos deseamos invertirlos en un negocio que creamos va a prosperar, con la finalidad de El valor de la información. Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 19

4 La contabilidad es una herramienta cuya finalidad es elaborar información sobre la situación patrimonial de una empresa. Concepto de empresa. obtener una rentabilidad de esa inversión. Las empresas conocen perfectamente esa demanda por parte de terceros, y también saben que uno de los valores añadidos que pueden aportar a su negocio es ofrecer una información de calidad sobre su negocio. Es precisamente en este punto donde entra en juego la contabilidad. La contabilidad es, como ampliaremos más adelante, una herramienta que tiene por objeto elaborar información sobre la situación patrimonial de una empresa. Es decir, la contabilidad va a permitir a las empresas ofrecer datos sobre su negocio, como por ejemplo, de dónde proceden sus fondos y dónde los tiene invertidos Concepto de empresa y clasificación La empresa puede ser definida bajo distintas perspectivas. Desde un punto de vista económico, podríamos decir que la empresa es un conjunto de factores productivos coordinados cuya función es producir y cuya finalidad viene determinada por el sistema de organización social y económica en que se encuentre inmersa 1. Bajo una perspectiva jurídica, la empresa se define como el ejercicio profesional de una actividad económica planificada, con la finalidad de intermediar en el mercado de bienes o servicios 2. Las empresas pueden ser clasificadas atendiendo a diferentes aspectos, entre los que destacan su tamaño, su actividad, y su titularidad. A. Tipos de empresas atendiendo a su tamaño Atendiendo a su tamaño, las empresas pueden clasificarse en grandes, medianas, pequeñas y microempresas. Si atendemos al tamaño de la empresa, podemos distinguir entre empresas grandes, empresas medianas, empresas pequeñas y microempresas. La frontera entre cada uno de estos grupos es muy subjetiva y normalmente se va a establecer en función de aspectos tales como el número de trabajadores que tiene empleados, su volumen de ingresos, etc. Si seguimos la Recomendación de la Comisión de la Unión Europea de fecha 6 de mayo de sobre la definición de microempresa, pequeña y mediana empresa que está en vigor desde el día 1 de enero de 2005 (2003/361/CE), los límites serían los siguientes: 1 A. Suárez (2008): Decisiones óptimas de inversión y financiación en la empresa. Madrid: Pirámide. 2 R. Uría (2002): Derecho Mercantil. Madrid: Marcial Pons. 3 Diario Oficial L 124 de Contabilidad General (Introducción)

5 Nº trabajadores empleados Volumen de negocios 4 Balance general 5 GRAN EMPRESA 250 trabajadores o más Más de 50 mill. de euros Más de 43 mill. de euros MEDIANA EMPRESA PEQUEÑA EMPRESA MICROEMPRESA Entre 50 y 249 trabajadores Entre 10 y 49 trabajadores Menos de 10 trabajadores Entre 10 y 50 mill. de euros Entre 2 y 10 mill. de euros Hasta 2 mill. de euros Entre 10 y 43 mill. de euros Entre 2 y 10 mill. de euros Hasta 2 mill. de euros Para que una empresa sea calificada de una forma u otra, tiene que cumplir dos de estos tres límites durante dos años consecutivos. Así, por ejemplo, diremos que una empresa se califica de microempresa si, durante dos años consecutivos, tiene empleados menos de 10 trabajadores y su volumen de negocios es inferior a 2 millones de euros o el importe de su balance general es inferior a 2 millones de euros. B. Tipos de empresas atendiendo al sector de actividad al que pertenecen Acogiéndonos a la clasificación ofrecida por el Instituto Nacional de Estadística a través de su Directorio Central de Empresas, se distinguen cuatro grandes sectores de actividad: la industria, la construcción, el comercio y el sector servicios 6. Según esta clasificación encontraríamos los siguientes tipos de empresas: B.1. Empresas industriales y empresas de la construcción Son aquellas que se dedican a la producción de bienes, y también se denominan empresas manufactureras. Estas empresas parten de una materia prima, es decir, de una materia en bruto la cual someten a un proceso de transformación, con la finalidad de obtener un producto elaborado destinado a la venta. Como ejemplos podríamos mencionar las fábricas de automóviles, las fábricas de electrodomésticos, las empresas constructoras de edificios, una empresa cervecera... Atendiendo al sector de actividad al que pertenecien las empresas pueden clasificarse en manufactureras, comerciales y de servicios. B.2. Empresas comerciales Son las que se dedican a la compra de productos para su posterior venta, pero sin someter esos productos a transformaciones. Ejemplos de empresas comerciales serían unos grandes almacenes, un supermercado o una ferretería. B.3. Empresas de servicios Son aquellas que se dedican a prestar algún tipo de servicio a terceros; es decir, estas empresas no se dedican a la venta de productos sino a la prestación de servicios. Ejemplos 4 El volumen de negocios es la cifra de ingresos de la empresa; se trata de un dato que es suministrado por la contabilidad. 5 La cifra del balance general corresponde al total de recursos económicos de la empresa; se trata de un dato que es suministrado por la contabilidad. 6 Según datos del INE referidos al 1 de enero de 2008, el 7,2 % del total de empresas españolas lo eran industriales, el 14,6 % pertenecían al sector de la construcción, el 24,6 % eran empresas comerciales y el 53,6 % eran empresas de servicios. Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 21

6 de empresas de servicios sería una agencia de viajes, un hotel, un despacho de abogados o una agencia de publicidad, entre muchos otros. Atendiendo a su titularidad, las empresas pueden ser individuales y sociales. C. Tipos de empresas atendiendo a su titularidad En función de su titularidad, es decir, en función de a quién pertenezcan, las empresas pueden clasificarse en empresas individuales y empresas sociales. C.1. Las empresas individuales Son aquellas cuyo titular o propietario es una persona física. Las empresas individuales no tienen personalidad jurídica propia aunque, a efectos económicos y contables, sí se produce una separación entre la empresa y su titular. Al no tener personalidad jurídica propia, las empresas individuales no pueden por ejemplo, hacer contratos o emitir facturas; es su propietario el que tiene la capacidad para hacerlo y, por lo tanto, el propietario es el que asume toda la responsabilidad sobre la empresa. En las empresas individuales, el empresario responde con todo su patrimonio presente y futuro de las deudas que contraiga. Imaginemos el Sr. Pedro López, que decide constituir su propia agencia de viajes, a la que llama APELO. Según lo que acabamos de mencionar, el Sr. Pedro López deberá responder de todas las deudas de APELO con todo su patrimonio personal; sin embargo, la contabilidad de APELO será independiente de la contabilidad personal del Sr. Pedro López. C.2. Las empresas sociales En las empresas sociales las aportaciones las realizan varias personas y el titular de la empresa es una sociedad. Dentro de las empresas sociales, encontramos las sociedades mercantiles cuya principal característica es su ánimo de lucro, es decir, su finalidad es obtener un rendimiento económico, y las entidades sin fines de lucro, como por ejemplo las fundaciones y las asociaciones. Centrándonos en las sociedades mercantiles, podemos definirlas como la unión voluntaria, duradera y organizada de personas que crean un fondo patrimonial común para colaborar en la explotación de una empresa, con ánimo de obtener un beneficio individual, participando en el reparto de las ganancias que se obtengan. La sociedad mercantil puede estar constituida por un solo socio o por varios socios, y tiene personalidad jurídica propia, es decir, tiene la condición de sujeto de derecho con capacidad jurídica plena y autonomía patrimonial. La autonomía patrimonial significa que la sociedad es titular de un patrimonio distinto del patrimonio de los socios, existiendo normalmente una separación entre la responsabilidad de la sociedad y la responsabilidad de los socios. Si profundizamos algo más en las sociedades mercantiles, decir que éstas pueden ser de dos tipos: Personalistas: sus socios responden personal e ilimitadamente de las deudas de la empresa. 22 Contabilidad General (Introducción)

7 Capitalistas: sus cuyos socios responden de forma limitada de las deudas sociales. A su vez, las sociedades personalistas pueden ser de dos tipos: sociedad colectiva y sociedad en comandita o comanditaria simple. La sociedad colectiva se caracteriza porque todos sus socios o propietarios responden frente a terceros de los resultados de la gestión de la empresa con todo su patrimonio personal. Las características de la sociedad colectiva podrían resumirse en las siguientes: Es una sociedad de tipo personalista. Los socios responden de forma personal, solidaria e ilimitada de las deudas de la sociedad. La sociedad en comandita o comanditaria simple se caracteriza porque van a coexistir dos tipos de socios o propietarios: los socios colectivos y los socios comanditarios. Los socios colectivos responden con todo su patrimonio personal de la misma forma que vimos en las sociedades colectivas, y los socios comanditarios, que sólo responden de las pérdidas y de las deudas sociales de la sociedad hasta la concurrencia de sus respectivas aportaciones, es decir, con el importe de los fondos que pusieron o se obligaron a poner en la sociedad. A medio camino entre las sociedades personalistas y capitalistas se encuentra la sociedad comanditaria por acciones, que se diferencia de la sociedad comanditaria simple en que el capital aportado por los socios está representado y dividido en acciones. De los socios, al menos uno se encargará de la administración de la sociedad y responderá personalmente de las deudas sociales como un socio colectivo, mientras que el resto de socios responderán únicamente con el capital aportado. Por su parte, las sociedades capitalistas más representativas son dos: la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. La sociedad anónima tiene todo su capital dividido y representado en acciones y sus socios nunca responden personalmente de las deudas sociales, quedando limitada su responsabilidad frente a la sociedad al desembolso del importe de las acciones suscritas. El funcionamiento y los requisitos de las sociedades anónimas aparecen regulados en el Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre. Según esta normativa, el capital mínimo que debe tener este tipo de sociedades es de euros, el cual debe estar dividido en acciones. En los estatutos de las sociedades anónimas debe aparecer el número de acciones en que está dividido el capital, su valor nominal, y su clase o serie si existieran varios tipos de acciones. Además es requisito esencial que el capital esté suscrito íntegramente para que pueda constituirse la sociedad, es decir, todas las acciones deben estar asumidas o suscritas por personas con capacidad para ello. Por último, la ley exige que dicho capital esté desembolsado como mínimo en una cuarta parte. La sociedad de responsabilidad limitada tiene su capital dividido en participaciones y sus socios, a semejanza de los accionistas, no responden personalmente de las deudas sociales. La sociedad colectiva. La sociedad comanditaria. La sociedad anónima. La sociedad de responsabilidad limitada. Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 23

8 La sociedad de nueva empresa. El funcionamiento y los requisitos de las sociedades de responsabilidad limitada aparecen regulados en la Ley 2/1995 de 23 de marzo de Sociedades de Responsabilidad Limitada. Según esta normativa, el capital mínimo de una sociedad de responsabilidad limitada se establece en euros, capital que está dividido en participaciones. En los estatutos de las sociedades de responsabilidad limitada debe aparecer el número de participaciones en que está dividido el capital, su valor nominal, y su numeración correlativa. El capital debe estar suscrito y desembolsado íntegramente para que la sociedad pueda constituirse. La sociedad limitada nueva empresa entró en vigor con la Ley 7/2003 de 1 de abril por la que se modifican algunos aspectos de la Ley 2/1995 de 23 de marzo de Sociedades de Responsabilidad Limitada. La Sociedad Limitada Nueva Empresa es un tipo de Sociedad de Responsabilidad Limitada, aunque con las siguientes diferencias: Los socios de la sociedad Nueva Empresa deben ser siempre personas físicas, y en el momento de la constitución los socios no pueden superar el número de cinco. El capital mínimo para la constitución es de euros, y su capital máximo de euros. Las principales ventajas de la sociedad limitada nueva empresa es que la ley prevé menos requisitos formales que los exigidos a una sociedad anónima o sociedad de responsabilidad limitada. Su inconveniente es que las participaciones no se pueden transmitir libremente, es decir, se necesita el consentimiento del resto de socios. A continuación, presentamos un cuadro-resumen de las clasificaciones de empresas que acabamos de exponer: CLASIFICACIÓN DE EMPRESAS Atendiendo al tamaño Grandes Pequeñas Medianas Microempresas Atendiendo al sector de actividad Comerciales De servicios Manufactureras Atendiendo a su titularidad Individuales Sociales Mercantiles Entidades sin fines de lucro Personalistas Capitalistas Colectiva Comanditaria Anónima Responsabilidad Limitada Nueva Empresa Cuadro 1.1. Clasificación de empresas 24 Contabilidad General (Introducción)

9 1.3. Las necesidades de información de las empresas Como ya apuntábamos al comienzo de este capítulo, en la actualidad, las empresas están interesadas en ofrecer la mayor cantidad de información posible ya que ese suministro de información va a aportar a la empresa una gran ventaja competitiva respecto a otras que no la faciliten. La información suministrada por las empresas puede ser a nivel interno y a nivel externo. Es decir, dentro del organigrama de la empresa, las distintas secciones departamentales deberán ofrecer información a otras; por ejemplo, en una empresa industrial, el departamento de fabricación emitirá informes al departamento de pedidos sobre los materiales que necesitan para llevar a cabo el proceso de fabricación; el departamento de contabilidad deberá remitir informes al director financiero con datos sobre las deudas de la empresa, sobre los gastos de personal, etc. Esta información de carácter interno deberá ser organizada de acuerdo con las propias necesidades de la empresa en cuestión y, por lo general, no será información de carácter público; es decir, se trata de información interna. Por otra parte, todas las empresas están obligadas a facilitar al exterior determinados datos de tipo económico y financiero. Así, todas las empresas tienen la obligación de depositar anualmente sus cuentas en el Registro Mercantil en el tiempo y la forma previstas. Esta información es, por lo tanto, una información externa; es decir, una información pública puesto que cualquiera puede acceder a esas cuentas a través del citado Registro Mercantil. Pero además de estos datos de carácter obligatorio, la empresa puede decidir de forma voluntaria suministrar información económica financiera adicional; por ejemplo, puede decidir emitir esa información trimestral o semestralmente. Adicionalmente, la empresa puede emitir también emitir información diferente a la estrictamente económica, como puede ser información de tipo social. De hecho, en los últimos años se están elaborando documentos que animan a las empresas a suministrar datos sobre sus actuaciones medioambientales o sobre sus compromisos con la sociedad en relación a aspectos tales como su participación en obras benéficas, políticas de integración de discapacitados y de mujeres con dificultades sociales, etc. Este tipo de actuaciones sociales van a generar unos claros beneficios en términos de imagen para las empresas, por lo que éstas están muy interesadas en dar a conocer al exterior esta información. Un factor que facilita el suministro de información externa son las nuevas tecnologías que existen en la actualidad, como puede ser la red de internet que, de hecho, se ha convertido en el principal canal de información de la gran mayoría de empresas La contabilidad: concepto y clasificación Como ya hemos mencionado, la contabilidad es la herramienta que se utiliza para elaborar la información de carácter económico y financiero. La contabilidad puede definirse como un proceso que recoge y selecciona información económico-financiera relevante, la interpreta, la cuantifica y la registra, mostrando como producto final unos informes que Definición de contabilidad. Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 25

10 sirven al usuario de los mismos en la toma de decisiones 7. Este tratamiento de la información puede ser realizado por las distintas unidades económicas, es decir, por las familias, por las empresas, por el Estado y, finalmente, por la Nación y, en función de la unidad económica de la que se trate, nos encontraríamos con la Contabilidad de las familias, la Contabilidad de las empresas, la Contabilidad del Estado y la Contabilidad Nacional, respectivamente. Es necesario aclarar en este momento, que nosotros nos vamos a referir únicamente a la contabilidad de las empresas, es decir, a la forma en la que las empresas elaboran la información acerca de la situación y evolución de su realidad económica y financiera. Para ir adentrándonos en el concepto de contabilidad, vamos a estudiar a continuación cuál es el objeto de la contabilidad, el producto de la contabilidad y las etapas que constituyen la actividad contable básica. La principal característica de la contabilidad es que se trata de un sistema de información, es decir, el objeto de la contabilidad es suministrar información que sea de utilidad a los usuarios que vayan a hacer empleo de ella, de tal forma que les permita adoptar decisiones. Habitualmente estos usuarios de la información contable suelen diferenciarse en dos grandes grupos: los usuarios externos a la empresa y los usuarios internos de la empresa. Los usuarios externos son los que no intervienen en la gestión de la empresa. A. Usuarios externos a la empresa Los usuarios externos de la información económico-financiera son aquellos que no intervienen en la gestión de la empresa y constituyen un amplio colectivo con intereses muy diversos. Se suelen distinguir los siguientes grupos de usuarios externos: Los propietarios, actuales y potenciales de la empresa: desean evaluar el comportamiento de la entidad y su capacidad para administrar sus recursos con la finalidad de conseguir la estabilidad y rentabilidad de sus inversiones. Los trabajadores de la empresa: desean conocer la estabilidad de su puesto de trabajo, así como la capacidad de la entidad de satisfacer sus remuneraciones y otros compromisos tales como las jubilaciones y otras prestaciones complementarias. Los prestamistas: desean saber la posibilidad de recuperar sus préstamos y la adecuada remuneración de los mismos. Los proveedores y otros acreedores comerciales: desean conocer las posibilidades para hacer frente a sus deudas. Los clientes y otros deudores comerciales: desean conocer la capacidad de mantenimiento del suministro que se les efectúa, para poder decidir mantener o concluir sus relaciones con la empresa. Las administraciones públicas, como Hacienda y la Seguridad Social. El público en general, que también debe tener la posibilidad de evaluar la incidencia de la empresa en el entorno económico en el que se desenvuelve. 7 J. Urías (2007): Introducción a la contabilidad. Teoría y práctica. Madrid: EDIASA. 26 Contabilidad General (Introducción)

11 La rama de la Contabilidad que se dedica a la elaboración de la información financiera que se suministra a estos usuarios externos se denomina Contabilidad Externa o Contabilidad Financiera. La Contabilidad Externa es a la que nos vamos a referir a lo largo de este manual. Adelantar que se trata de una contabilidad que está totalmente normalizada y que debe reunir una serie de requisitos impuestos por ley, que iremos analizando. La Contabilidad Financiera elabora información especialmente dirigida a usuarios externos. B. Usuarios internos de la empresa Los usuarios internos de la información económico-financiera son aquellos que sí intervienen en la gestión de la empresa, tales como los directivos y los gestores. Estos usuarios también van a estar interesados en la información financiera que emana de la Contabilidad Externa pero, además, van a necesitar de otros tipos de informaciones adicionales con la finalidad de realizar su trabajo de gestión dentro de la empresa. En consecuencia, dentro de la empresa van a coexistir dos sistemas de información: el sistema de información externa que, repetimos, es el que se elabora a través de la Contabilidad Externa o Contabilidad Financiera, y el sistema de información interna que va a ser elaborado a través de otra rama de la Contabilidad denominada Contabilidad Interna, Contabilidad de Costes, o Contabilidad de Gestión. La información que procede de la Contabilidad Interna, por lo tanto, va a estar destinada a los usuarios internos de la empresa. Se trata de una información que les va a servir de base para la toma de las decisiones empresariales, y que será diferente en función de las necesidades propias de la empresa. Algunos ejemplos de los informes generados por la Contabilidad Interna serían los presupuestos, o el reparto de gastos a los diferentes departamentos de la empresa, entre otros. Como ya hemos mencionado, nosotros vamos a hacer referencia únicamente al estudio de la Contabilidad Financiera o Contabilidad Externa. A continuación presentamos, a modo de resumen, la clasificación que acabamos de estudiar: Los usuarios internos son los que intervienen en la gestión de la empresa. La Contabilidad de Costes y de Gestión elabora información especialmente dirigida a usuarios internos. Usuarios externos Propietarios (actuales y potenciales) Trabajadores Prestamistas Proveedores y acreedores Clientes y deudores Administraciones públicas El público en general. Usuarios internos Directivos Gestores CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD DE COSTES CONTABILIDAD DE GESTIÓN Cuadro 1.2. Clasificación de la contabilidad en función de los usuarios Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 27

12 1.5. El producto de la contabilidad: la información económico y financiera Características de información financiera: relevancia y fiabilidad. Requisitos para que la información sea relevante. Requisitos para que una información sea fiable. Principio de economicidad. El producto de la contabilidad es la información económico y financiera que emiten las empresas, siendo el principal objetivo de dicha información satisfacer las necesidades de sus usuarios. Para que la información financiera pueda cumplir este objetivo, ésta debe reunir una serie de características de carácter cualitativo, y que son dos: la relevancia y la fiabilidad. Se dice que una información es relevante cuando es capaz de influir en las decisiones de las personas que hacen uso de ella. Para que la información financiera sea relevante debe reunir los siguientes requisitos: Debe ser una información completa, es decir, debe suministrar todos los datos necesarios para poder adoptar decisiones. Debe ser una información clara, es decir, comprensible para el usuario. Debe ser una información comparable, es decir, la información financiera debe ser elaborada siguiendo unos criterios uniformes en el tiempo, que permitan la comparabilidad de la información de un período a otro, y de una empresa a otra. Al elaborar la información debe prevalecer el fondo sobre la forma, es decir, la información financiera debe mostrar ante todo la realidad de la empresa destacando el fondo económico de cada transacción sobre su forma jurídica. Para terminar esta breve reseña sobre la característica de relevancia, diremos que existe un umbral o punto de corte de la relevancia, que es la importancia relativa o materialidad de la información. Esto significa que si consideramos que un dato acerca de la empresa no va a afectar a las decisiones de los usuarios, esa información no se considera relevante y, por lo tanto, puede ser omitida de la información financiera. Por el contrario, todos los datos que consideremos materiales, es decir, que sí pueden afectar a la toma de decisiones deben ser incluidos en la información financiera al considerarse relevantes. Se dice que una información es fiable cuando es capaz de expresar con la máxima precisión la realidad económica de la empresa. Para que la información financiera sea fiable debe reunir los siguientes requisitos: Debe ser una información imparcial y objetiva, es decir, neutral y sin sesgos. Debe ser verificable, es decir, puede ser revisada por expertos internos y externos. Debe representar fielmente la realidad económica de la empresa. Todas las características y requisitos que hemos mencionado en relación con la relevancia y la fiabilidad deben mantener un adecuado equilibrio, siempre presidido por el principio de economicidad, es decir, la información financiera debe tener en cuenta el criterio de coste-beneficio; hay ocasiones en las que el hecho de suministrar una información financiera con unos niveles máximos de relevancia y de fiabilidad, hace que el coste de elaborar esa información sea excesivo. Debemos encontrar un punto de equilibrio 28 Contabilidad General (Introducción)

13 adecuado que permita emitir una información financiera que cumpla razonablemente las características de relevancia y fiabilidad y que, al mismo tiempo, no suponga un coste desproporcionado para la empresa Etapas de la actividad contable Para elaborar la información financiera, se deben seguir una serie de etapas que constituyen la actividad contable básica. Recordemos en este momento la definición de contabilidad: proceso que recoge y selecciona información económico-financiera relevante, la interpreta, la cuantifica y la registra, mostrando como producto final unos informes que sirven al usuario de los mismos en la toma de decisiones. Este proceso es precisamente la base de la actividad contable básica, que puede dividirse en las siguientes tres fases: Etapas o fases de la actividad contable básica 1) Elaboración de la información: 1.1. Identificación de los hechos contables 1.2. Valoración 1.3. Registro 1.4. Confección de los estados contables. 2) Verificación de la información. 3) Análisis e interpretación de la información. Analicemos en qué consiste cada una de estas etapas Elaboración de la información Para obtener la información financiera final que nos va a proporcionar datos sobre la realidad de la empresa, se deben seguir una serie de pasos o de tareas previas: la identificación de los hechos contables, la valoración, el registro y la confección de los estados contables. a) Identificación de los hechos contables: En primer lugar, debemos determinar cuáles son los acontecimientos que van a repercutir directamente en el patrimonio de la empresa. Estos acontecimientos que inciden de forma concreta y directa sobre el patrimonio de la empresa se denominan en contabilidad hechos contables, y son los que debemos contabilizar. b) Valoración: Una vez identificados los hechos contables éstos deben ser traducidos en unidades monetarias, es decir, deben ser valorados. La valoración es una de las etapas de mayor complejidad dentro de la actividad contable básica. c) Registro: Una vez identificados y valorados los hechos contables, pasaremos a su registro. Esta etapa es la parte más mecánica de la actividad contable básica; consiste en aplicar un método concreto para registrar los hechos contables. El método que se aplica se denomina método de la partida doble, y a la etapa de Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 29

14 A través de los estados fiinancieros se da a conocer la información económico-financiera de la empresa. registro se la suele denominar teneduría de libros. No debe ser confundida la teneduría de libros con la contabilidad; la teneduría de libros es sólo una parte de la contabilidad. d) Confección de los estados contables: Después de haber identificado, valorado y registrado los hechos contables, esta información debe ser comunicada a los usuarios. No olvidemos que la contabilidad es un sistema de información y que su objetivo es elaborar información financiera para que pueda ser utilizada por los usuarios en su toma de decisiones. No tendría sentido elaborar la información para que luego ésta no fuera comunicada. Para comunicar esa información, confeccionaremos unos documentos denominados estados financieros, estados contables o cuentas anuales. En la actualidad, en España los estados contables que se contemplan son: el Balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias, el Estado de cambios en el patrimonio neto, el Estado de flujos de efectivo y la Memoria 8. Todos estos documentos que sirven para comunicar la información económico-financiera de la empresa serán estudiados con detenimiento a lo largo de este manual. La auditoría externa Verificación de la información Cuando estudiábamos las características de la información financiera observábamos que una de ellas era la fiabilidad, esto es, para que la información financiera sea útil a los usuarios, debe ser fiable, es decir, el usuario debe tener la certeza de que esa información que surge de la contabilidad representa fielmente la realidad económica de la empresa. Una de las formas para alcanzar esa fiabilidad, es que dicha información sea verificada por un experto ajeno a la empresa, es decir, un profesional independiente que no intervenga en la gestión de la entidad. Esta labor de verificación de la información es denominada auditoría externa, y los profesionales que la realizan son los auditores externos. En definitiva, el objetivo del auditor externo es emitir un informe donde se manifieste su opinión técnica sobre si los estados contables expresan la realidad económica de la empresa. Para terminar esta breve referencia a la auditoría externa, mencionar que no todas las empresas están obligadas a verificar su información por un experto independiente. Es decir, esta etapa de la actividad contable es voluntaria para unas empresas y de carácter obligatorio para otras Análisis e interpretación de la información Después de elaborar los estados contables y hacerlos públicos, éstos serán analizados e interpretados por los usuarios con la finalidad de poder adoptar decisiones. Para analizar la información financiera existe toda una serie de técnicas y métodos. 8 Artículo 34 del Código de Comercio. 30 Contabilidad General (Introducción)

15 Resumen En este primer capítulo se ha analizado la relación que existe ente la actividad empresarial y la contabilidad. Para ello, y como punto de partida, hemos estudiado el concepto de empresa, así como su clasificación atendiendo al tamaño, al sector de actividad al que pertenece y a la titularidad. La importancia de la información que emiten las empresas es otro aspecto clave para entender la utilidad que tiene la contabilidad en el ámbito empresarial, al ser la herramienta necesaria para elaborar la información económico-financiera. A continuación nos hemos centrado en los usuarios de la información y en la clasificación entre contabilidad externa y contabilidad interna. Otro de los aspectos tratados, son las características que debe reunir la información financiera, observando que dicha información debe ser relevante y fiable. Por último, analizamos las fases de la actividad contable básica, que pueden resumirse en tres: la elaboración de la información, la verificación y el análisis e interpretación. La primera de estas etapas está subdividida a su vez en cuatro: la identificación de los hechos contables, la valoración y el registro de la información y la confección de los estados contables. Al estudiar la segunda etapa, la verificación, hemos conocido la figura del auditor externo. La tercera etapa, el análisis e interpretación de la información, es la que muestra realmente la utilidad de la información contable, puesto que se trata de analizar dicha información con la principal finalidad de tomar decisiones en el ámbito empresarial. Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 31

16 glosario Auditor externo: Experto independiente y ajeno a la empresa, dedicado a verificar los estados financieros elaborados por la empresa. Contabilidad: Proceso que recoge y selecciona información económicofinanciera relevante, la interpreta, la cuantifica y la registra, mostrando como producto final unos informes que sirven al usuario de los mismos en la toma de decisiones. Contabilidad externa o contabilidad financiera: Es la rama de la contabilidad destinada a elaborar la información financiera que se suministra a los usuarios externos de la empresa (trabajadores, proveedores, clientes...). Contabilidad interna o contabilidad de costes: Es la rama de la contabilidad destinada a elaborar la información financiera que se suministra a los usuarios internos de la empresa (directivos, gerencia...). Cuentas anuales: Ver Estados financieros. Empresa comercial: Aquella que tiene como actividad principal la compraventa de productos sin ser sometidos a transformación. Empresa individual: Aquella cuyo titular o propietario es una persona física. Empresa industrial: Aquella que tiene como actividad principal la producción de bienes. Empresa de servicios: Aquella que tiene como actividad principal la prestación de algún tipo de servicio a terceros. Estados contables: Ver Estados financieros. Estados financieros: Documentos que se deben elaborar para dar a conocer la información económica y financiera de la empresa. 32 Contabilidad General (Introducción)

17 MAPA CONCEPTUAL LA INFORMACIÓN FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD CONTABILIDAD: Herramienta que tiene por objeto elaborar información sobre la situación patrimonial de la empresa USUARIOS DE LA INFORMACIÓN TAMAÑO Grandes Medianas Pequeñas Microempresas CLASIFICACIÓN DE EMPRESAS SECTOR DE ACTIVIDAD Manufactureras Comerciales De servicios TITULARIDAD Individuales Sociales Mercantiles sin ánimo de lucro EXTERNOS Propietarios Trabajadores Prestamistas Proveedores Acreedores Clientes Deudores administraciones públicas público en general INTERNOS Directivos Gestores SOCIEDADES MERCANTILES CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD DE COSTES / DE GESTIÓN PERSONALISTAS Colectiva Comanditaria RELEVANCIA información completa Claridad Comparabilidad Fondo sobre forma CAPITALISTAS Anónima de responsabilidad lilmitada Nueva empresa CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE FIABILIDAD Imparcialidad Objetividad Verificabilidad ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTABLE ELABORACIÓN Identificación Valoración Registro Estados Contables Verificación de la información Análisis e interpretación de la información Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 33

18 Anexo: Datos del sector turístico Para completar la exposición de este primer capítulo, ofrecemos a continuación algunos datos sobre la composición de las empresas que pertenecen al sector turístico en España. Es interesante que el alumno conozca esta estructura, es decir, a qué forma societaria responden las empresas de este sector, si son empresas individuales, sociedades anónimas, etc... El sector turístico está compuesto por dos grandes grupos de actividades: las agencias de viajes y la hostelería; a su vez, dentro de la hostelería se distinguen las siguientes actividades: Hoteles Campings Restaurantes Establecimiento de bebidas Comidas preparadas Según datos del Instituto Nacional de Estadística, en agosto de 2009 existían en España agencias de viajes y empresas de hostelería. A su vez, la composición de las empresas de hostelería era la siguiente: Hoteles Campings Restaurantes Establecimiento de bebidas Comidas preparadas Total hostelería (4,23%) (3,69%) (21,94%) (66,10%) (4,04%) Es decir, la mayoría de las entidades dedicadas a la hostelería son establecimiento de bebidas (un 66,10%), seguido de los restaurantes (21,94%), hoteles (4,23%) establecimientos de comidas preparadas (4,04%) y, por último, los campings con una representación de un 3,69%. Los datos del sector del turismo sobre el número de agencias de viajes y empresas de hostelería en función del tipo de empresa a agosto de 2009, son los que aparecen en las siguientes tablas (datos obtenidos del Instituto Nacional de Estadística): Agencias de viajes Agencias de viajes Personas físicas (32,30%) Sociedad Anónima (S.A.) (13,70%) Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.) (50,26%) Otras formas jurídicas 403 (3,74%) Total Número de agencias de viajes por tipo de empresa 34 Contabilidad General (Introducción)

19 Del cuadro anterior se desprende que, dentro de las agencias de viajes, el 32,30% son empresas individuales y el resto (67,70%) empresas sociales. El 13,70% de las agencias de viajes presentan la forma de sociedad anónima, el 50,26% la forma de sociedad de responsabilidad limitada y únicamente el 3,74% adquieren otras formas societarias (colectivas, comanditarias, etc...). En resumen, se puede afirmar que, dentro de las agencias de viajes, la mayoría de ellas están configuradas como empresas de tipo social de carácter capitalista (sociedades anónimas y de responsabilidad limitada). Empresas de hostelería Hostelería Personas físicas (63,5%) Sociedad Anónima (S.A.) (1,45%) Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.) (24,41%) Otras formas jurídicas (10,64%) Total Número de entidades de hostelería por tipo de empresa De este cuadro se desprende que, dentro de la hostelería, el 63,50% son empresas individuales y el resto (36,50%) empresas sociales. El 1,45% de las empresas de hostelería son sociedades anónimas y el 24,41% son sociedades de responsabilidad limitada; el 10,64% adquieren otras formas societarias (colectivas, comanditarias, etc...). En resumen, se puede afirmar que, dentro de la hostelería, la mayoría de las entidades son empresas de tipo individual. Por su parte, entre las empresas sociales, la mayoría de ellas adquieren la forma de sociedad de responsabilidad limitada y, muy pocas (únicamente el 1,45%), adquieren la forma de sociedad anónima. De los datos que acabamos de indicar, se desprenden grandes diferencias en cuanto a la forma social en función de que se trate de agencias de viajes o de entidades dedicadas a la hostelería: 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% 63,50% 32,30% Empresas individuales Agencias de viajes 67,70% 36,50% Empresas sociales Empresas de hostelería Del gráfico anterior se deduce como principal conclusión que de las agencias de viajes establecidas en España en el año 2009, casi el 70 % adoptaban la forma de empresa social, mientras que de las empresas de hostelería únicamente el 36,5% adoptaban la forma de empresa social. Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 35

20 Ejercicios de autoevaluación 1.1. Clasifique las siguientes empresas atendiendo al sector de actividad al que pertenecen, marcando una cruz en la casilla que corresponda. Empresa Manufacturera Comercial De servicios Juguetería Asesoría jurídica Fábrica de zapatos Zapatería Agencia de viajes Fábrica de barcos Hotel Concesionario de coches Empresa de transporte de viajeros Fábrica de ropa Camping Joyería 1.2. De las siguientes formas societarias, indique si son empresas capitalistas o personalistas, así como la responsabilidad de sus socios frente a terceros. Forma jurídica Capitalista/Personalista Responsabilidad Sociedad Anónima Sociedad de Responsabilidad Limitada Sociedad Colectiva Sociedad Comanditaria simple Sociedad Limitada Nueva Empresa 1.3. Indique cuál de las siguientes frases NO hace referencia a la contabilidad. 1. Es un sistema de información que tiene por objeto principal ofrecer datos que sean útiles a los usuarios que hagan uso de ellos, de forma que los permita tomar decisiones. 2. Es un conjunto de procedimientos que sirven para conocer únicamente los aspectos sociales de la empresa. 3. Es una herramienta que permite a las empresas ofrecer datos sobre su situación económica y financiera Indique cómo se denomina la rama de la contabilidad que se dedica a la elaboración de información financiera destinada fundamentalmente a los usuarios externos a la empresa Indique qué requisitos debe cumplir la información económico-financiera para que pueda ser considerada una información relevante. 36 Contabilidad General (Introducción)

21 1.6. Indique qué requisitos debe cumplir la información económico-financiera para que pueda ser considerada una información fiable Indique cuáles son las etapas de la actividad contable básica Indique qué es y a qué se dedica un auditor externo Indique cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros Indique cuáles son los usuarios externos de la información financiera Indique la diferencia entre proveedor y cliente Indique si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes afirmaciones: a) Las empresas manufactureras compran materias primas, las transforman en productos elaborados destinados a la venta. b) En una sociedad de responsabilidad limitada los socios no responden de las deudas sociales. c) Las empresas individuales no tienen personalidad jurídica propia. d) Las sociedades mercantiles tienen ánimo de lucro. e) Las empresas individuales no tienen la obligación de presentar sus cuentas en el Registro Mercantil. f) La sociedad de responsabilidad limitada tiene su capital divido en acciones. Capítulo 1: La información financiera y la contabilidad 37

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