1. OBJETIVO Establecer las actividades sistemáticas para la eficaz ejecución, seguimiento y cierre de los proyectos del Senado de la República.

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1 1. OBJETIVO Establecer las actividades sistemáticas para la eficaz ejecución, seguimiento y cierre de los del Senado de la República. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los con recursos del Senado de la República. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES SUIFP: Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Publicas MGA: Metodología General Ajustada del DNP BPIN: Banco de Proyectos de Inversión DNP: Departamento Nacional de Planeación DPS: División de Planeación y Sistemas PAA: Plan Anual de Adquisiciones PGN: Presupuesto General de la Nación 4. RESPONSABLES Jefe de la División de Planeación y Sistemas: establecer los lineamientos para realizar la actualización de y la formalización de designación del personal de a cada proyecto. administrativo y financiero: es el profesional responsable de realizar la programación, el seguimiento, la evaluación y el cierre administrativo y financiero de los, también es el responsable del expediente del proyecto y de la verificación del cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento. técnico: es el responsable de realizar la programación, el seguimiento a la ejecución, control de calidad y evaluación del proyecto (desde su concepción hasta el cierre del proyecto), además de vigilar la calidad de los entregables. jurídico: es el responsable de verificar las actuaciones administrativas y legales del proyecto desde la etapa contractual hasta el cierre del proyecto. Coordinador de Proyectos: profesional designado por la DPS, es responsable de consolidar las necesidades de las diferentes dependencias, actualizar la matriz de ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: C. Martinez Nombre: Stella Márquez Verbel. Nombre: GRUPO EVALUADOR SGC Cargo: Contratista DPS. Cargo: Jefe División de Planeación y Sistemas No. Acta y Fecha: 057 del 30 de noviembre de 2015 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 1 de 1

2 solicitudes de, actualizar la matriz de seguimiento de y coordinar las reuniones del equipo de. 5. CONDICIONES GENERALES Para los de funcionamiento no aplica la actualización en los aplicativos dispuestos por el Departamento Nacional de Planeación el SUIFP y el SPI. La organización de los documentos de los debe estar acorde a las tablas de retención documental -TRD. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros LEVANTAR ACTA DE APERTURA Una vez designado el supervisor del contrato y firmada el acta de inicio, se convoca a los involucrados en el proyecto (contratista, interventor, supervisor y profesionales de ). 1 En la reunión de apertura del proyecto, se establecen los lineamientos y condiciones para la ejecución del proyecto así como formas de pago, tiempo de ejecución, fechas de seguimiento, pre-auditorías internas y entrega de informes. Lo anterior de acuerdo con el formato GP-Fr04. GP-Fr04 Acta de apertura. Nota: no todos los requieren la figura de interventor. ELABORAR PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO 2 Preparar el plan de dirección de proyecto, el cual contiene: organigrama, plan de pagos, presupuesto, plan de comunicación, plan de capacitación o entrenamiento, cronograma, evaluación de contratistas, recurso humano requerido, plan de riesgos, plan de calidad, indicadores y estructura detallada de trabajo. Ver anexo No.2. Contratista.. Plan de dirección de proyecto. Una vez elaborado el plan, debe presentarse al supervisor para su revisión y aprobación. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 2 de 2

3 No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros REVISAR Y APROBAR EL PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO 3 Revisar el plan si cumple con la actividad anterior, si cumple aprobarlo. Si no cumple y se tienen observaciones frente al plan, se remitirá nuevamente para resolver las mismas. Actividad No. 2 Plan de dirección de proyecto. DESARROLLAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO AL TRABAJO PLANEADO 4 Una vez aprobado el plan de dirección del proyecto, realizar reuniones de seguimiento a la ejecución del proyecto y registrar los avances en el acta de seguimiento a. Profesional de. PG-Fr05 Acta de seguimiento a Nota: para esta actividad se deben hacer reuniones, según se defina en el acta de apertura del proyecto. REALIZAR SEGUIMIENTO AL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD 5 En esta fase los profesionales de deben hacer seguimiento continuo a las actividades de aseguramiento de calidad prevista (inspecciones, auditorías técnicas, revisiones internas, etc.), las cuales deben estar consignadas en el plan de calidad. Ver anexo No. 3. Contratista. Profesional de administrativo. Acta PRESENTAR CAMBIOS AL PROYECTO 6 Si como consecuencia del seguimiento se requiere realizar modificaciones que no afecten el objetivo del proyecto en ejecución, se debe presentar la solicitud de modificación en el formato solicitud de modificaciones y control de cambios al proyecto GP-Fr06 al supervisor del proyecto. Si los cambios presentados son aprobados por el supervisor, deberá realizar los ajustes respectivos en el plan de dirección del proyecto, actualizar la información en el aplicativo SUIFP del DNP e informar al equipo del proyecto. GP-Fr06 solicitud de modificaciones y control de cambios al proyecto Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 3 de 3

4 No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros Si los cambios solicitados no son aprobados por el supervisor del proyecto, se continuará con la ejecución del proyecto en las condiciones definidas. PRESENTAR INFORME EJECUTIVO SPI 7 Dentro de los cinco primero días de cada mes entregar al coordinador de el informe ejecutivo, para su actualización en el aplicativo SPI del DNP. Informe ejecutivo SPI 8 REALIZAR SEGUIMIENTO GENERAL DE LOS PROYECTOS Mensualmente registrar en el formato de seguimiento general de GP-Fr07, el avance físico y financiero por cada proyecto. Coordinador de GP-Fr07 Seguimiento general de. PRESENTAR INFORME MENSUAL AL SUPERVISOR 9 El contratista o interventor debe realizar el informe de avance mensual y una vez terminado presentarlo al supervisor. Nota: para los contratos que cuenten con interventor, esté deberá elaborar y presentar el informe mensual con base en la información suministrada por el contratista. Contratista ò Interventor Informe contratista REVISAR Y AVALAR EL INFORME MENSUAL DEL CONTRATISTA O INTERVENTOR 10 Una vez presentado el informe, revisar y avalar el informe y continuar con la siguiente actividad. Informe contratista 11 Si existen observaciones frente al informe se devuelve a la actividad No. 9 ELABORAR INFORME DE SUPERVISIÓN Mensualmente el supervisor debe elaborar un informe teniendo en cuenta la documentación presentada por el contratista o interventor. Lo anterior para iniciar la etapa de facturación, de. Informe supervisor Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 4 de 4

5 No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros acuerdo con el procedimiento para pago de cuentas. CIERRE DEL PROYECTO PRESENTAR INFORME FINAL AL SUPERVISOR 12 Una vez culminada la ejecución del proyecto, el contratista o interventor debe realizar el informe final y presentarlo al supervisor. Nota: para los contratos que cuenten con interventor, esté debe elaborar y presentar el informe final con base en la información suministrada por el contratista. REVISAR Y AVALAR INFORME FINAL DEL CONTRATISTA O INTERVENTOR Contratista ò Interventor Informe final del contratista 13 Una vez presentado el informe final, revisar y avalar el informe final y continuar con la siguiente actividad. Si existen observaciones frente al informe se devuelve a la actividad No. 12. Informe final del contratista 14 RECIBIR A SATISFACCIÓN LOS BIENES O SERVICIOS Se debe emitir una lista de chequeo teniendo en cuenta el formato GP-Fr03 firmada por todos los involucrados donde se evidencie la aceptación de todos los entregables. GP-Fr03 Lista de chequeo. ELABORAR INFORME FINAL DE SUPERVISIÓN. 15 Elaborar informe final teniendo en cuenta la documentación presentada por el contratista o interventor. REALIZAR CIERRE FINANCIERO Asistente Administrativo DPS Informe final Solicitar a la Sección de Pagaduría la relación de órdenes de pago, para realizar el balance financiero. EVALUAR PROVEDORES Una vez recibido a satisfacción diligenciar el formato evaluación a contratistas GP-Fr08, entregar copia al contratista y conservar el original en la carpeta del proyecto de acuerdo a las tablas de retención administrativo y financiero técnico y jurídico GP-Fr08 Evaluación a proveedores. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 5 de 5

6 No. Descripción de la Actividad Responsable o Rol Registros documental de la entidad. PROYECTAR ACTA DE LIQUIDACIÓN 18 Proyectar acta de liquidación, certificando el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales del contratista y el balance financiero. Una vez proyectada el acta, enviarla para la firma del ordenador del gasto. Nota: si el contrato cuenta con interventoría, esta debe certificar el cumplimiento contractual. o Interventor técnico, financiero y jurídico. Acta de liquidación 19 REALIZAR INFORME DE LECCIONES APRENDIDAS Realizar informe de lecciones aprendidas de acuerdo con los pasos descritos en el anexo No. 4 de este procedimiento.. técnico y jurídico Informe de lecciones aprendidas 7. PUNTOS DE CONTROL Revisión y aprobación de los informes de avance. 8. FORMATOS GP-Fr03 Formato lista de chequeo recibo a satisfacción. GP-Fr04 Formato acta de apertura. GP-Fr05 Formato acta seguimiento a proyecto. GP-Fr06 Formato solicitud de modificaciones y control de cambios al proyecto. GP-Fr07 Formato matriz general de seguimiento a. GP-Fr08 Formato evaluación de proveedores. 9. ANEXOS Anexo 1: flujograma del procedimiento ejecución de. Anexo 2: pasos para la elaboración del plan de dirección del proyecto. Anexo 3: pasos para el aseguramiento de la calidad. Anexo 4: pasos para el levantamiento del informe de lecciones aprendidas. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 6 de 6

7 10. DOCUMENTOS RELACIONADOS GP-Pr01 Procedimiento formulación de. 11. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Por cambio en la estructura de codificación del SGC esta versión reemplaza el anterior documento PG02_V04 Proceso gestión de. Se emite versión para divulgación e implementación. Se actualizaron roles de los profesionales de administrativo, técnico y jurídico. Se actualizo la actividad No. 1. FECHA DE APLICACIÓN Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 7 de 7

8 Anexo No. 1: flujograma procedimiento. INICIO No Levantar acta de apertura Elaborar plan de dirección del proyecto Revisar y aprobar plan de dirección del proyecto el plan es aprobado? Si Desarrollar y realizar seguimiento al trabajo planeado Seguimiento general de los Presentar informe ejecutivo SPI Presentar cambios al proyecto Realizar seguimiento al aseguramiento de la calidad Presentar informe mensual al supervisor No Revisar y avalar el informe mensual del proveedor o interventor El informe es aprobado? Si Elaborar informe de supervision Presentar informe final al supervisor Revisar y avalar informe final del proveedor o interventor NO Realizar cierre financiero y juridico Elaborar informe final de supervision Recibir a satisfaccion los bienes o servicios Si el informe es aprobado? Evaluar proveedores Proyectar acta de liquidación Realizar informe de lecciones aprendidas FIN Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 8 de 8

9 Anexo No. 2: Pasos para la elaboración del plan de dirección del proyecto. PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Estructura detallada de trabajo (EDT) Elaborar estructura detalla del proyecto e ingresarlo en el plan de dirección de 2. Organigrama Realizar el organigrama detallado del contratista encargado de la ejecución del proyecto e ingresarlo en el plan de dirección de 3. Cronograma Entregar el cronograma del proyecto en Project o Excel para realizar su seguimiento posterior, el cronograma debe indicar fechas iniciales y tardías, pesos de las actividades, entre otras, e ingresarlo en el plan de dirección de 4. Plan costos Describir la planificación de los costos con el fin de verificar que el presupuesto asignado y entregado se ejecutará acorde a lo planeado e ingresarlo en el plan de dirección de 5. Plan de alcance Garantizar que el proyecto incluya todo y únicamente el trabajo requerido para garantizar el éxito del proyecto e ingresarlo en el plan de dirección de 6. Plan de calidad Describir todos los procesos involucrados con el fin de garantizar que el proyecto cumpla con los requisitos de calidad requeridos e ingresarlo en el plan de dirección de 7. Plan de comunicaciones Describir las actividades que se desarrollaran para gestionar las comunicaciones en la etapa de ejecución, así el plan de divulgación del proyecto 8. Plan de riesgos Elaborar un plan que identifique, analice y controle los riesgos asociados al proyecto. Fuente: elaboración propia, a partir de reuniones de trabajo de campo con el equipo de, Bogotá, 2014 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 9 de 9

10 Anexo No. 3: pasos para el aseguramiento de la calidad PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Realizar las revisiones de calidad programadas en el plan de calidad del proyecto 2. Hacer revisión técnica a los entregables del Proyecto Asegurar que los entregables se estén desarrollando con los estándares de calidad definidos Asegurar que las actividades enfocadas al aseguramiento de la calidad técnica se estén llevando a cabo. 3. Reuniones de seguimiento Se deben llevar a cabo reuniones, dependiendo de la duración del proyecto con el fin de asegurar la calidad de cada uno de los productos así como la integralidad del proyecto. Se debe dejar registro de acta de cada una de las reuniones realizadas. Responsable del proyecto y profesional de técnico Responsable del proyecto y profesional de técnico y profesional de técnico. Fuente: elaboración propia, a partir de reuniones de trabajo de campo con el equipo de, Bogotá, 2014 Anexo No. 4: pasos para el levantamiento del informe de lecciones aprendidas PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Reunión de lecciones aprendidas Se convoca a reunión de todos los involucrados en la ejecución del proyecto, para puesta en común de las lecciones aprendidas a lo largo de la ejecución del proyecto. 2. Preparación de informe Se emite un informe de lecciones aprendidas. 3. Divulgar informe Se socializa el informe de lecciones aprendidas y/o interventor y profesional de. Profesional de 4. Archivo del informe El informe de lecciones Coordinador de aprendidas hará parte del expediente del proyecto para su respectiva consulta Fuente: elaboración propia, a partir de reuniones de trabajo de campo con el equipo de, Bogotá, 2014 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 10 de 10