RECIBIR Y ENVIAR MENSAJES CON OUTLOOK EXPRESS

Transcripción

1 RECIBIR Y ENVIAR MENSAJES CON OUTLOOK EXPRESS Outlook Express se puede ejecutar de varias formas. Las más inmediatas son hacer doble clic en el icono de Outlook Express situado en el escritorio, hacer clic en el icono que aparece en la barra Inicio rápido de la barra de tareas o abrir Inicio, Programas, Internet Explorer, Outlook Express. Doble clic aquí O un clic aquí La primera vez que ejecutamos Outlook Express aparece la página principal, que muestra unos iconos grandes para realizar varias acciones. Es preferible evitar esta página marcando la casilla Al iniciar, ir directamente a la Bandeja de entrada que aparece al final de esa página, para que el programa se abra mostrando directamente la carpeta donde se reciben los mensajes. Mensajes Barra de herramientas Lista de carpetas Panel de vista previa CARPETAS DE CORREO PREDEFINIDAS Existen cinco carpetas predefinidas que se crean de forma automática al instalar Outlook Express. Estas carpetas tienen funciones especiales que se describen a continuación. Bandeja de entrada: Cada vez que recibimos uno o más mensajes, se almacenan en la Bandeja de entrada. Desde allí, podemos realizar cualquiera de las operaciones habituales, por ejemplo, responder, mover a otra carpeta o eliminarlo. Servicios Informáticos y Consulting S.A. 1

2 Bandeja de salida: Existen dos formas de enviar los mensajes: una es terminar de escribir el mensaje y enviarlo inmediatamente, y la otra es guardarlo en la Bandeja de salida hasta que se pulse el botón Enviar y recibir ( ) de la barra de herramientas. El primer caso lo utilizarán los usuarios con conexión directa a Internet, mientras que el segundo será el elegido por los usuarios con conexión remota (vía módem), pues de esta forma resulta posible crear mensajes sin estar conectado a Internet y enviarlos todos a la vez cuando nos conectemos. Por defecto, la Bandeja de salida está desactivada, es decir, los mensajes se envían de forma inmediata al terminar de escribirse. Si tenemos una conexión remota es preferible utilizar la Bandeja de salida. En la página 8 veremos esto en mayor profundidad. Elementos enviados: La carpeta Elementos enviados almacena una copia de todos los mensajes enviados. Es decir, al enviar un mensaje, no sólo se envía por Internet al destinatario adecuado, sino que el mensaje se borra de la Bandeja de salida (en el caso de que estuviera allí) y se guarda en la carpeta Elementos enviados. Si no queremos guardar una copia de los mensajes enviados, desactivaremos la casilla Guardar copia de mensajes enviados en Elementos Enviados del menú Herramientas, Opciones, ficha Enviar. Elementos eliminados: La carpeta Elementos eliminados realiza la misma función que los mensajes que la Papelera con los archivos; es decir, guarda los mensajes borrados por si queremos recuperarlos posteriormente (simplemente hay que moverlos a otra carpeta). La única diferencia es que no existe tamaño máximo en la carpeta Elementos eliminados y, por tanto es tarea del usuario borrar los mensajes de esa carpeta de vez en cuando para ahorrar espacio en disco. Si queremos borrar de forma automática el contenido de la carpeta Elementos eliminados cada vez que terminemos la sesión de trabajo con Outlook Express, abriremos el menú Herramientas y seleccionaremos Opciones y en la ficha Mantenimiento activaremos la casilla Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir. Por defecto esta opción está desactivada. Borrador: La carpeta Borrador de utiliza como carpeta temporal para guardar los mensajes que no hayamos terminado de redactar. Por ejemplo, supongamos que estamos escribiendo un mensaje y que queramos interrumpir la tarea. Si activamos la opción de enviar el mensaje se colocará en la Bandeja de salida, que no es lo que queremos ya que el mensaje no está terminado. Pero si cerramos la ventana del mensaje y elegimos la opción de guardarlo, se almacena en la carpeta Borrador. 2 Servicios Informáticos y Consulting S.A.

3 Todas las carpetas predefinidas (excepto Elementos enviados), y todas las carpetas creadas por el usuario aparecen en la Lista de carpetas, mostrando detrás del nombre un número entre paréntesis. Ese número indica la cantidad de mensajes no leídos presentes en la carpeta. CREAR MENSAJE NUEVO Para crear un mensaje nuevo desde Outlook Express, lo más sencillo es pulsar el botón Correo nuevo situado en el extremo izquierdo de la barra de herramientas. Nos aparecerá una ventana con cinco campos que deberemos rellenar.!"para (obligatorio). Escribiremos la dirección de correo del destinatario del mensaje.!"cc (opcional). Escribiremos la dirección del usuario al que queremos enviar copia del mensaje.!"cco (opcional). También permite enviar copias del mensaje a otros usuarios, pero con la particularidad de que se trata de copias ocultas (también llamadas copias ciegas), en el sentido de que los usuarios que reciben el mensaje no ven el nombre de los otros usuarios a los que también se ha enviado copia del mensaje. Para comprender la diferencia entre los campos Cc: y Cco:, supongamos que alguien envía un mensaje y en el campo Cc: (copia normal) aparecen tres usuarios, uno de los cuales somos nosotros. Cuando recibamos el mensaje, veremos la dirección de correo de los otros usuarios que también han recibido la copia de mensaje. Supongamos ahora que alguien envía un mensaje y pone la dirección de los tres usuarios anteriores en el campo Cco: Cuando recibamos el mensaje no veremos a nadie más en el campo y no sabremos que dos personas más recibieron copia del mensaje.!"asunto (opcional). Escribiremos el tema del mensaje (una breve descripción del mensaje con aproximadamente menos de 50 caracteres). Aunque es posible enviar un mensaje sin asunto, es bueno acostumbrarse a rellenar este campo, ya que sirve para identificar el Servicios Informáticos y Consulting S.A. 3

4 mensaje. Es más, si no incluimos el asunto, aparecerá una ventana recordándonos que se nos ha olvidado escribirla.!"contenido (obligatorio) Escribiremos el texto que deseemos enviar y/o incluiremos algún archivo. En realidad es un campo opcional, pero no tiene ningún sentido enviar un mensaje sin texto ni archivos incluidos. Al finalizar, pulsaremos el botón Enviar situado en el extremo izquierdo de la barra de herramientas de la ventana del mensaje. RECIBIR MENSAJES El método más sencillo para recibir mensajes es pulsar el botón Enviar y Recibir de la barra de herramientas Outlook Express. Los mensajes recibidos llegan a la Bandeja de entrada de Outlook Express, identificándose con alguno de los iconos siguientes: Icono Indican esto El mensaje tiene uno o varios archivos adjuntos El remitente marcó el mensaje como de prioridad alta El remitente marcó el mensaje como prioridad baja Se ha leído el mensaje. El encabezado del mensaje no aparece en negrita No se ha leído el mensaje. El encabezado del mensaje aparece en negrita Se ha respondido al mensaje Se ha reenviado el mensaje El mensaje está en curso en la carpeta Borrador El mensaje está firmado digitalmente y sin abrir El mensaje está cifrado y sin abrir El mensaje está firmado digitalmente, cifrado y sin abrir El mensaje está firmado digitalmente y abierto El mensaje está cifrado y abierto El mensaje está firmado digitalmente y cifrado, y abierto El mensaje tiene respuestas contraídas. Haremos clic para mostrar todas las respuestas (expandir la conversación) El mensaje y todas sus respuestas están expandidas. Haremos clic en el icono para ocultar todas las respuestas (contraer la conversación) El encabezado de mensaje no leído está en un servidor IMAP El mensaje abierto está marcado para su eliminación en un servidor IMAP El mensaje está marcado El mensaje IMAP está marcado para descargarlo 4 Servicios Informáticos y Consulting S.A.

5 El IMAP y todas las conversaciones están marcados para su descarga El mensaje IMAP individual (sin conversaciones) está marcado para su descarga. Cuando un mensaje llega a la Bandeja de entrada, siempre aparece como mensaje no leído, con el icono ( ). Un mensaje se considera leído cuando se hace doble clic para abrirlo o cuando se responde o se reenvía. Cuando una carpeta contiene mensajes no leídos, el nombre de la carpeta aparece resaltado en negrita y, al final del nombre, entre paréntesis, se indica el número de mensajes no leídos que contiene esa carpeta. Comprobar automáticamente los mensajes recibidos. Por defecto, Outlook Express comprueba automáticamente los mensajes nuevos al abrir el programa y cada 30 minutos a partir de ese momento (aunque nosotros podemos cambiar este intervalo de tiempo entrando a Herramientas, opciones, ficha General). Es importante señalar que la comprobación automática sólo funciona si está abierto Outlook Express, aunque sea minimizado; si lo cerramos, no se comprueban los mensajes. Recibir mensajes con archivos incluidos. Con mucha frecuencia recibiremos mensajes con uno o más archivos incluidos. Estos mensajes se identifican porque incluyen el icono ( ) en la cabecera del mensaje. Si los archivos incluidos tienen una extensión que está asociada con un programa Windows, aparece el icono representativo de ese tipo de archivo y al abrirlos se ejecuta automáticamente el programa asociado, tal como si estuviera abriendo el archivo en el escritorio. Para acceder a los archivos incluidos abriremos el mensaje y haremos doble clic en el icono del archivo (o seleccionaremos el mensaje en la Lista de mensajes y haremos clic en el icono en forma de clip situado en el extremo derecho de la cabecera del Panel de Vista Previa). Servicios Informáticos y Consulting S.A. 5

6 Podríamos abrir directamente el archivo para ver qué es lo que contiene, pero es preferible guardarlo primero en una carpeta del disco y si el remitente no es de plena confianza, antes de abrirlo, comprobar que el archivo no esté infectado. En este caso, elegiremos la segunda opción y aceptaremos. Después deberemos señalar en qué carpeta deseamos guardarlo. RESPONDER MENSAJES Para responder a un mensaje, seleccionaremos el mensaje recibido y activaremos en la barra de herramientas el botón Responder al remitente ( ) o el botón Responder a todos ( ). Inmediatamente se crea un mensaje nuevo como el que se acaba de comentar, pero en el que se rellenan por defecto los campos que a continuación detallamos (aunque podemos cambiarlos). 6 Servicios Informáticos y Consulting S.A.

7 1. Campo Asunto con RE: El campo Asunto asume el asunto del mensaje original añadiendo delante las letras RE: para indicar que es una respuesta. Cuando se responde a un mensaje de respuestas, se mantiene el asunto original y no se añade un segundo RE: 2. Campo Para con dirección del remitente. Si elegimos la opción Responder, en el campo Para se añade sólo la dirección de correo del remitente, pero si elegimos Responder a todos se añade en el campo Para la dirección de correo del remitente y, además, en el campo Cc: la dirección de todos los usuarios que recibieron una copia del mensaje que se está respondiendo. La primera opción se ha de usar cuando sólo queremos contestar al autor del mensaje, mientras que la segunda cuando está manteniendo una conversación con varios usuarios y queremos que se enteren todos de nuestra respuesta. 3. Campo Contenido con un mensaje original. Al responder un mensaje se incluye el contenido del mensaje original. Al comienzo del mensaje se deja espacio para que podamos escribir nuestra respuesta y se añade antes del contenido original de la frase Mensaje original y unas líneas con los principales datos de la cabecera del mensaje (remitente, fecha, etc.). Si queremos evitar que se incluya el contenido del mensaje original, abriremos el menú Herramientas, Opciones y en la ficha Enviar, desactivaremos la casilla Incluir mensaje en la respuesta. Al responder no se incluyen en el mensaje de respuesta los posibles archivos incluidos que tuvieran mensaje original. Si queremos incluir dichos archivos tenemos que hacerlo manualmente (o reenviar el mensaje) REENVIAR MENSAJES Reenviar un mensaje es enviar un mensaje que hayamos recibido a otro destinatario, tal y como lo hemos recibido o añadiendo algo de contenido si se desea. Esta operación se realiza con mucha frecuencia, pues será muy habitual enviar a otra persona un mensaje que hemos recibido. Para reenviar un mensaje, lo seleccionaremos en la Bandeja de entrada y pulsaremos el botón Reenviar en la barra de herramientas. Se crea un mensaje nuevo en el que se rellenan por defecto los campos siguientes: Servicios Informáticos y Consulting S.A. 7

8 1. Campo Asunto con RV: El campo Asunto utiliza el asunto del mensaje original añadiendo al principio las letras RV: para indicar que es un reenvío (si nos envían el mensaje desde un programa en inglés veremos FW:, del inglés forward, reenviar). 2. Campo Contenido con mensaje original. En el contenido o cuerpo del mensaje se incluye el texto del mensaje original. Al reenviar un mensaje, se incluyen de forma automática todos los archivos que tuvieran incluidos el mensaje original. PROCESO DE ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES Cuando terminemos de crear un mensaje nuevo o de responder o reenviar un mensaje recibido, tal y como hemos visto, sólo hay que pulsar en la ventana del mensaje el botón Enviar situado en el extremo izquierdo de la barra de herramientas. Lo que ocurra ahora depende del valor definido en la casilla Enviar mensajes inmediatamente, localizada en Herramientas, Opciones, ficha Enviar, que se encarga de activar o desactivar el funcionamiento de la Bandeja de salida. - Casilla activada: enviar sin Bandeja de salida (conexión directa). Este es el valor por defecto, que intenta enviar el mensaje de forma inmediata suponiendo que tiene activa una conexión directa a Internet. En el caso de que no estemos conectados a Internet (o si estamos trabajando en modo sin conexión, es decir, tenemos activado el comando Archivo, Trabajar sin conexión en el menú), el mensaje se coloca en la Bandeja de salida, aunque esté activada casilla Enviar mensajes inmediatamente, y aparece un mensaje indicándonoslo: Si trabajamos regularmente con la Bandeja salida desactivada (es decir, se envían los mensajes inmediatamente) y queremos colocar un mensaje en la Bandeja de salida para enviarlo más tarde, abriremos el menú Archivo en la ventana de creación del mensaje y seleccionaremos el comando Enviar más tarde.!"casilla desactivada: enviar con Bandeja de salida (conexión remota). Si trabajamos con una conexión remota es preferible esta opción. De esta forma, podemos crear mensajes sin estar 8 Servicios Informáticos y Consulting S.A.

9 conectados y al pulsar el botón Enviar se guardan en la Bandeja de salida. Luego, cuando terminemos de escribir todos los mensajes, podemos conectarnos a Internet y pulsar el botón Enviar y recibir de la barra de herramientas para transferir realmente los mensajes ( y de paso comprobar si hemos recibido correo nuevo). Pantalla de envío y recepción. Al pulsar el botón Enviar y recibir se envían realmente todos los mensajes almacenados en la Bandeja de salida (y se comprueba si existen mensajes nuevos). Recordemos que una vez enviados, los mensajes desaparecen de la Bandeja de salida y se pasan a la carpeta Elementos enviados. Debemos tener en cuenta que si no estamos conectados a Internet, por mucho que pinchemos en el botón Enviar, los mensajes no pueden salir del ordenador, ya que éste se encuentra aislado. Por eso, los mensajes quedan en espera en la bandeja de salida. Por otro lado, es posible que alguien nos haya enviado mensajes mientras estemos desconectados de Internet. En este caso, esos mensajes no pueden llegar a nuestro ordenador, y quedan en espera en el servidor de correo de nuestro proveedor. Sólo cuando pinchamos en el botón Enviar y recibir y conectamos a Internet se realiza el intercambio de mensajes, es decir, los que estaban en la Bandeja de salida pasan al servidor de correo para que éste a su vez los distribuya a los destinatarios, y los que estaban en el servidor de correo, pasan a nuestra Bandeja de entrada para que los podamos leer. BANDEJA ENTRADA ENVIAR Y RECIBIR SERVIDOR DE CORREO INTERNET BANDEJA SALIDA Servicios Informáticos y Consulting S.A. 9

10 MENSAJES DE TEXTO Y MENSAJES HTML Outlook Express soporta dos tipos de mensajes: texto y HTML. Los mensajes de texto contienen únicamente caracteres sin ningún atributo ni estilo ( a veces se denominan mensajes de texto sencillo) que se interpretan como archivo de texto TXT. Por el contrario, los mensajes HTML contienen datos que se interpretan como documentos HTML, es decir, pueden incluir diferentes tipos de letra, tamaños, cursiva, negrita, líneas, imágenes dentro del texto. Los mensajes HTML ofrecen más riqueza de contenido y son más atractivos, sin embargo, aumentan el tamaño del mensaje (lo cual aumenta el tiempo que se tarda en enviarlos) y no son soportados por todos los programas de correo. Outlook Express utiliza por defecto mensajes HTML. DEFINIR EL FORMATO DE UN MENSAJE El formato de los mensajes se puede establecer de distintas maneras: #"Formato por defecto: Por defecto todos los mensajes se crean con el formato especificado en el apartado Configuración de formato de envío de correo, dentro del menú Herramientas, Opciones, ficha Enviar. En esa ventana podemos elegir entre HTML o Texto sin formato. Recordemos que Outlook Express asume el formato HTML y que si se quiere trabajar con mensajes de texto tenemos que modificar este valor. #"Formato del mensaje activo. Si queremos cambiar el formato del mensaje activo (sólo el mensaje que tenemos abierto), abriremos el menú Formato y seleccionaremos el comando Texto enriquecido (HTML) o el comando Texto sin formato. #"Formato de los mensajes de respuesta. Cuando respondamos un mensaje, el mensaje de respuesta se crea con el mismo formato del mensaje original, aunque, por supuesto, podemos cambiarlo manualmente mediante el menú Formato. Si queremos desactivar esta característica y obligar a que el mensaje de respuesta se crea siempre con el formato por defecto, sin importar el formato del mensaje original, desactivaremos la casilla Responder a los mensajes en el formato en el que se enviaron, localizada en el menú Herramientas, Opciones, ficha Enviar. 10 Servicios Informáticos y Consulting S.A.

11 Formato de los mensajes reenviados. Los mensajes reenviados asumen siempre el mismo formato del mensaje original, aunque por supuesto podemos cambiarlo según nuestras necesidades mediante el menú Formato. Cuando se envía un mensaje en formato HTML a un destinatario que no soporta mensajes HTML, se convierte el mensaje a texto sencillo, por supuesto, perdiendo todos los atributos de formato. FONDOS EN MENSAJE HTML (MATERIAL DE PAPELERÍA) El termino "material de papelería" designa varios fondos o plantillas HTML predefinidas que el usuario puede utilizar en sus mensajes con el fin de mejorar su apariencia. Lógicamente los fondos de papelería son válidos en los mensajes en formato HTML, no en los mensajes de texto sencillo. Para crear un mensaje usando un fondo HTML haremos clic en la flecha hacia abajo que aparece en la parte derecha del habitual botón Correo nuevo que crea un mensaje nuevo, lo cual desplegará una lista con los últimos fondos usados. Con esta opción, podremos seleccionar otros fondos Si queremos utilizar un fondo HTML por defecto para todos nuestros mensajes, abriremos el menú Herramientas, Opciones, y en la ficha Redactar activaremos la casilla Correo. Después, pincharemos en el botón Seleccionar para mostrar la lista completa de fondos HTML y elegiremos el fondo que queremos usar por defecto en todos nuestros mensajes. Servicios Informáticos y Consulting S.A. 11

12 FUENTE PREDETERMINADA EN MENSAJES HTML Si trabajamos con mensajes HTML y no estamos utilizando un fondo HTML, podemos definir el tipo y tamaño de la fuente que utilizaremos por defecto y que siempre es posible cambiar la fuente dentro del mensaje HTML a medida que lo escribimos. Para establecer la fuente por defecto, abriremos el menú Herramientas, Opciones, y en la ficha Redactar seleccionaremos el botón Fuentes. INCLUIR ARCHIVOS EN UN MENSAJE En muchas ocasiones necesitaremos incluir un archivo en el mensaje que estamos enviando. Para incluir un archivo en un mensaje pulsaremos el botón Insertar archivo ( ) de la barra de herramientas (o abriremos el menú Insertar, Archivo adjunto). En el cuadro de diálogo que aparece, buscaremos el archivo que nos interesa y lo seleccionaremos. Pincharemos en el botón Adjuntar para terminar. Es posible que en la ventana del mensaje no veamos este botón. Para poder verlo, deberemos maximizar la ventana del mensaje. También podemos arrastrar directamente el icono de un archivo al campo del contenido del mensaje (comprobaremos que estamos arrastrando el icono del archivo y no el icono de un acceso directo al archivo, pues en este último caso el destinatario del mensaje sería incapaz de abrir el archivo). Inmediatamente, aparecerá un panel nuevo en la parte inferior de la ventana del mensaje, con un icono por cada archivo incluido en el mensaje. Si en vez de incluir un archivo de texto como un objeto del mensaje preferimos añadir el contenido del archivo de texto directamente en el contenido del mensaje, teniendo el punto de inserción en el cuadro del contenido, abriremos el menú Insertar y seleccionaremos Texto de archivo. 12 Servicios Informáticos y Consulting S.A.

13 INCLUIR UNA PÁGINA WEB Cuando se escribe en un mensaje la dirección de una página Web, Outlook Express reconoce automáticamente que se trata de una dirección Web y la subraya tal como se subrayan todos los enlaces Internet. Si queremos enviar por correo la dirección de una página Web que tenemos abierta en el Explorador de Internet, en el menú del propio Explorador entraremos a Archivo, Enviar, Vínculo por correo electrónico, lo cual crea un mensaje nuevo que contiene la dirección URL en el cuerpo del mensaje y que además tiene incluido un archivo URL con la dirección de la página Web. En ambos casos el destinatario del mensaje sólo tiene que hacer clic sobre la dirección subrayada o sobre el archivo URL para acceder directamente a la página Web. Como una dirección URL ocupa poco espacio, apenas aumenta el tamaño del mensaje, pero exige que el destinatario se conecte a Internet para ver la página. FIRMA DEL MENSAJE Como cualquier otra carta, los mensajes de correo suelen incluir al final una firma, es decir, algunos datos personales del usuario que envía el mensaje. Para no tener que escribir esta firma en cada mensaje, podemos crearla una vez y hacer que se incluya automáticamente en todos nuestros mensajes. Para crear la firma, abriremos el menú Herramientas, Opciones, ficha Firmas. Si activamos esta casilla, la firma predeterminada se incluirá en todos nuestros mensajes automáticamente Servicios Informáticos y Consulting S.A. 13

14 Pincharemos en el botón Nueva y en el apartado Modificar firma activaremos la opción Texto y escribiremos nuestra firma. Podemos desactivar la casilla Agregar firma a todos los mensajes enviados y decidir en qué mensaje deseamos incluir la firma. En este caso, estando en la ventana del mensaje, deberemos elegir las opciones Insertar, Firma en el menú (teniendo el punto de inserción en el cuadro de contenido). Incluso podríamos tener varias firmas y elegir en este momento cuál de ellas deseamos incluir. PRIORIDAD DEL MENSAJE La prioridad de un mensaje es una característica poco usada. Su propósito es muy simple: definir el nivel de urgencia de los mensajes para que el destinatario sepa cuál es la rapidez con la que tiene que contestarlos. Existen tres niveles de prioridad: normal, alta y baja, cada una identificada por un icono en la parte superior derecha de la ventana del mensaje. Por defecto, los mensajes se envían con prioridad normal. Cuando recibimos un mensaje con prioridad alta o baja nos aparecerán con un icono, si tiene prioridad normal, no aparece ningún icono. Para establecer la prioridad de un mensaje, pincharemos en la flechita del botón Prioridad (en la barra de herramientas de la ventana del mensaje) y elegiremos una. 14 Servicios Informáticos y Consulting S.A.

15 ÍNDICE RECIBIR Y ENVIAR MENSAJES CON OUTLOOK EXPRESS... 1 CARPETAS DE CORREO PREDEFINIDAS... 1 CREAR MENSAJE NUEVO... 3 RECIBIR MENSAJES... 4 RESPONDER MENSAJES... 6 REENVIAR MENSAJES... 7 PROCESO DE ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES... 8 MENSAJES DE TEXTO Y MENSAJES HTML...10 DEFINIR EL FORMATO DE UN MENSAJE...10 FONDOS EN MENSAJE HTML (MATERIAL DE PAPELERÍA) FUENTE PREDETERMINADA EN MENSAJES HTML...12 INCLUIR ARCHIVOS EN UN MENSAJE...12 INCLUIR UNA PÁGINA WEB...13 FIRMA DEL MENSAJE...13 PRIORIDAD DEL MENSAJE...14 i