INSTRUCCIÓN TÉCNICA DE COMUNICACIÓN INTERNA

Transcripción

1 Página: 1 de 9 INSTRUCCIÓN TÉCNICA DE COMUNICACIÓN INTERNA 1. MISIÓN 2. ALCANCE 3. RESPONSABLE 4. DESCRIPCIÓN 5. SISTEMA DE QUEJAS Y SUGERENCIAS 6. PERIODICIDAD 7. DIFUSIÓN 8. DOCUMENTACIÓN ANEXA

2 Página: 2 de 9 En este documento y con el fin de facilitar su lectura se ha utilizado el masculino como genérico y se debe entender que incluye a ambos sexos. 1. Misión Definir el modo en el que se establece la comunicación interna en ADACE CLM. 2. Alcance Concierne a todos los Grupos de Interés relacionados en el Plan de Comunicación (Anexo I: ADACE CLM SGC DG - 3. Responsable Responsable de Comunicación 4. Descripción La comunicación interna supone un instrumento esencial en la gestión de la calidad y la mejora, es el proceso de intercambio de información que se desarrolla de manera permanente y dinámica entre las personas que forman ADACE CLM. Esta Instrucción técnica establece una serie de pautas que facilitan la comunicación para que esta se convierta en una herramienta de apoyo a una gestión de de calidad. Por otra parte, una buena comunicación interna propicia la motivación, la participación e intercambio de ideas y potencialidades; para ello se debe implantar un buen sistema de comunicación que cuente con las estrategias, canales y herramientas, que ayude al mismo tiempo, a lograr todos los objetivos de la Asociación. A continuación se describe cómo se establece e implementa la comunicación interna en la Asociación.

3 Página: 3 de Reuniones El objetivo general de las reuniones, además del objeto concreto de la reunión, es fomentar la comunicación ascendente, descendente y especialmente, la transversal. Reunión de Trabajadores/as: Objetivo: Ofrecer por parte de Gerencia, información clave acerca de reuniones con otras entidades, Junta de Comunidades Comunicar resultados que tengan una repercusión en el desarrollo de la Asociación. Informar cambios, si los hubiese, acerca de las tareas a realizar Así mismo se produce intercambio de información y de documentación interna. Responsable: Gerencia. Estas reuniones tienen una periodicidad mensual. Las convocatorias se realizan por anticipado por Gerencia a través de un calendario de reuniones al menos a un mes vista. Se levanta acta de cada reunión, con identificación de las personas asistentes y resumen de los temas tratados, decisiones adoptadas, tares encomendadas, y plazo de resolución El acta se difunde a través de la Intranet en la página web. Reuniones del Comité de Calidad Objetivo: Llevar a cabo el desarrollo, la implementación y mejora del Sistema de Gestión de Calidad. El Comité está formado por: 1 Responsable, 1 Secretaria, dos Vocales y la Gerente de la Asociación. La convocatoria de las reuniones se realiza por escrito a través de la Secretaria, especificando lugar, fecha y hora de la reunión con una antelación mínima de 8 días, siendo la responsable de las convocatorias La responsable de Calidad. La periodicidad de estas reuniones es mensual.

4 Página: 4 de 9 La Secretaria realiza el acta que hace llegar al resto de los componentes del Comité de Calidad. Reunión del Equipo de Procesos Objetivo: Gestionar la implementación de los procesos y el uso adecuado de los documentos relacionado, así como realizar la medición de los objetivos y proponer cambios si fuese necesario. A estas reuniones asisten la Responsable de Procesos General, miembro del Comité de Calidad, y los responsables de cada proceso en particular. Las reuniones se realizan semestralmente. Las actas de las reuniones se difunden a los asistentes y al Comité de Calidad a través del correo electrónico. Reunión del Equipo de Voluntariado Objetivo: Gestionar el proceso de voluntariado coordinamente en todos los CAD. A estas reuniones asiste la Responsable de Voluntariado, que forma parte del Comité Calidad, y las Responsables de Voluntariado de cada CAD. Las convocatorias de las reuniones están señaladas en el calendario dado por Gerencia. Periodicidad: semestral. Se levanta acta de la reunión, difusión de esta a todos los trabajadores a través de la Intranet, así como al Comité de Calidad en lo referente al proceso. Reunión de Junta Directiva Objetivo: Gestionar y representar a ADACE CLM y, en general, ejecutar todas aquellas actividades que contribuyan a la consecución de los fines de la Asociación.

5 Página: 5 de 9 La Junta Directiva está formada por 1 Presidenta, 1 Vicepresidente, 1 Secretaria, 1 Tesorero y tantos Vocales como sea necesario para el funcionamiento de la Asociación. Responsable: La Presidenta La periodicidad es para las reuniones ordinarias una vez cada dos meses y las extraordinarias se convocarán cuantas veces determine la Presidenta y a iniciativa o petición de una tercera parte de la Junta Directiva. Se levantará acta y en ella se harán constar el número de asistentes, los asuntos tratados y los acuerdos adoptados. Será suscrita por la Secretaria con el visto bueno de la Presidenta. 4.2 Reuniones de confraternización El objetivo es el fomento de la comunicación interna y la interacción personal y consiste en una reunión informal de los trabajadores de la Asociación que finaliza con una comida de confraternización. La responsabilidad recae en Gerencia. Se convoca igual que las Reuniones de Trabajadores. Se realizan dos veces al año, en los meses de junio y Diciembre. Por la naturaleza del evento no procede realizar acta. 4.3 Asamblea General Los objetivos de la Asamblea son: Asamblea General Ordinaria: Aprobar, en su caso, la gestión de la Junta Directiva Examinar y aprobar de cuentas anuales Aprobar la memoria, balances y presupuestos de cada ejercicio Fijar las cuotas Asamblea General Extraordinaria: Modificación de los Estatutos de la entidad Nombramiento de los miembros de la Junta Directiva

6 Página: 6 de 9 Acordar la disolución de la Asociación y nombrar sus liquidadores Expulsión de socios, a propuesta de la Junta Directiva Constitución de Federaciones o integración en ellas. Y por otro lado, reducir las barreras de comunicación entre socios/as y Junta Directiva, propiciando un espacio para que los socios expongan sus dudas y propongan sugerencias y soluciones. La reunión ordinaria, se realizará una vez al año, dentro de los cuatro primeros meses al cierre del ejercicio. Se convoca con 15 días de antelación. Extraordinaria, cuando las circunstancias lo aconsejen, a juicio de la Presidenta y cuando la Junta Directiva lo acuerde o cuando lo disponga por escrito la tercera parte de los socios. Las convocatorias se harán por la Junta Directiva con quince días de antelación y por escrito. Constará siempre el orden del día con los puntos a tratar. Se levantará acta y en ella se harán constar el número de asistentes, los asuntos tratados y los acuerdos adoptados. Será suscrita por la Secretaria con el visto bueno de la Presidenta. El acta estará en la Sede Central a disposición de todos los socios. 4.4 Manual de Gestión Interna Su objetivo es facilitar y agilizar todos los temas relativos a la gestión interna de ADACE CLM (gestión de personal y administración) de manera que queden unificados criterios y toda la documentación relativa a la imagen de la Asociación. Su contenido será de obligado cumplimiento para todos los trabajadores. La persona responsable es Gerencia. Se revisa anualmente y se realizan cambios según necesidad Se difunde a todos los trabajadores/as a través de la Intranet.

7 Página: 7 de Manual de acogida de socios/as Sus principales objetivos son: favorecer y acoger la adaptación a la asociación, promoviendo el conocimiento de los socios sobre el funcionamiento de la Asociación y crear identidad corporativa, difundir la filosofía y valores de la Asociación El responsable es Gerencia. Se difunde a las personas socias a través de correo electrónico ó formato papel. 4.6 Manual de Acogida de voluntariado Objetivo: Facilitar el conocimiento sobre ADACE CLM (filosofía, ámbito de actuación, programas ) y aportar información básica para facilitar la labor de voluntariado y la integración en la Asociación Responsable: Responsable de Voluntariado Se difunde a las personas voluntarias, una vez firmado el acuerdo de colaboración con la Asociación, a través de correo electrónico ó formato papel. 4.7 Circular Interna Objetivo: Transmitir información concreta y relativa al calendario laboral anual. El responsable es Gerencia. La periodicidad es anual, a principios de año. Se comunica a todos los trabajadores/as en la reunión de trabajadores y en la Intranet de la página web. 4.8 Página web Objetivo: Transmitir información de interés general sobre ADACE CLM y sus servicios, noticias de interés, facilitar la comunicación con la Asociación, promover el asociacionismo y el voluntariado, etc.

8 Página: 8 de 9 Responsable: Informático (responsable del mantenimiento y actualización de la página web). Periodicidad: semestral. 4.9 Intranet Habilitada en la página web de la Asociación. Objetivo: Recoger todos los documentos (en formato adecuado) de uso interno de la Asociación. Agilizar la información interna, la comunicación y el flujo de trabajo entre los trabajadores. Optimizar los procesos. Ayudar a mejorar los procesos internos y el trabajo diario. Responsable: Informático, actualiza la intranet con los documentos aprobados y autorizados por Gerencia. Periodicidad: Semestral. 5. Sistema de Quejas y Sugerencias Ver IT de Quejas y Sugerencia 6. Periodicidad Para unificar la periodicidad de todos los Informes de Seguimiento, la evaluación se realizará semestralmente (enero junio; julio diciembre). 7. Difusión Será colgada en la Intranet de la Página web de ADACE CLM. 8. Documentación anexa La documentación anexa a esta I.T. es la siguiente:

9 Página: 9 de 9 CÓDIGO ADACE CLM SGC DG - 11 ADACE CLM SGC DG - 06 ADACE CLM SGC PLA rh ADACE CLM SGC DG - 10 ADACE CLM SGC DG - 01 DOCUMENTO Plan Comunicación Interna Manual de Gestión de Interna Circular Interna Manual de Acogida de Socios Manual de Acogida de Voluntariado