Plan de comunicaciones Estrategia de Gobierno en Línea. Administración Municipal de Sabaneta

Transcripción

1 Plan de comunicaciones

2 JUSTIFICACIÓN El Plan de se enmarca en el cumplimiento del Decreto 1151 de 2008 y en el Manual para la Implementación de Gobierno en Línea, los cuales indican a las entidades contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas mediante el aprovechamiento de las TIC. Adicionalmente, la información del Estado debe ser entendida como un bien público y un derecho de los ciudadanos. Es un deber que orienta las acciones del Estado a suplir las necesidades informacionales de cada colombiano en cuanto a las actividades, trámites y servicios que ejecuten las entidades. A través del Plan de se determinarán las estrategias y sus respectivas acciones que se implementarán en temas concernientes con la comunicación, divulgación y uso de la Estrategia de Gobierno en Línea, tanto en la esfera interna y externa del municipio.

3 OBJETIVO GENERAL Armonizar los medios de comunicación que más se utilicen al interior y exterior de la administración municipal, en función de la Estrategia de Gobierno en línea del orden territorial y, particularmente, para la fase de Interacción y las herramientas habilitadas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Integrar y alinear a los funcionarios de las entidades territoriales con los objetivos y alcance de las fases la Estrategia de Gobierno en línea. Permitir que los ciudadanos y empresas de las entidades territoriales, conozcan y entiendan el alcance y funcionalidad de las herramientas de interacción que puedan usar por medio del sitio web. Generar apropiación conceptual, funcional y técnico por parte de los servidores públicos en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.

4 El diseño del Plan de tiene en cuenta los dos tipos de destinatarios: internos y externos, a los cuales la administración municipal pretende involucrar en el uso y apropiación de la Estrategia de Gobierno en línea. 1. DIAGNÓSTICO Diagnóstico de imagen y comunicación de GELT en la entidad Este insumo se desarrolló con base en las encuestas a Servidores Públicos que con anterioridad se enviaron a las entidades. Estos son los datos que arrojó el formato: - Se identificaron todo los medios: comunicados de prensa, correos directos, publicaciones en la web, materiales impresos y mensajes publicitarios. - Los 12 servidores que respondieron la encuesta identificaron publicación en la web; correos directos, 8; comunicados de prensa, 6, y materiales impresos y mensajes publicitarios, 5. - La calificación que recibieron los medios fue la siguiente: comunicados de prensa, 4.0; correos directos, 4.0; publicación en la web 4.2; materiales impresos, 4.5, y mensajes publicitarios, 3.8. Cabe recordar que publicación en la web fue identificados por todos los servidores, en tanto que materiales impresos lo hicieron 5.0.

5 - Los medios más usados por los servidores para informarse de Gobierno en línea son: publicaciones en la web, ocho servidores; correo electrónico; cinco servidores; Comité GEL, tres servidores, y Boletín Antioquia en línea, uno. Algunos servidores nombraron más de un medio. - Los medios más usados por la entidad para informar a la comunidad son: seis servidores contestaron página web; materiales impresos, tres; capacitaciones, dos; programa de televisión, uno, y correos electrónicos, cuatro. Algunos servidores nombraron más de un medio. - La periodicidad preferida es semanal. - En cuanto a los temas en los que les gustaría ahondar, estos son los más mencionados: Información de servicios. Información detallada y unificada sobre la implementación de GEL. Ejecución de los proyectos con fotos, costos y ejecución de los proyectos. Programación cultural metropolitana. Actualización de gestión administrativa. Páginas de acceso a trámites en línea.

6 2. DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA - NIVEL INTERNO Teniendo en cuenta que la administración municipal es la responsable de implementar la Estrategia de Gobierno en línea y de lograr que los ciudadanos se involucren y utilicen los servicios ofrecidos, es importante que al interior de la entidad se desplieguen actividades que permitan generar en los servidores públicos las competencias necesarios en el uso y manejo de las diferentes aplicaciones que permiten prestar un mejor servicio. Destinatarios Internos: Servidores públicos: alcalde, equipo de gobierno y demás servidores públicos. Acciones a emprender- Nivel interno Objetivo: Generar apropiación conceptual, funcional y técnica por parte de los servidores públicos en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. Acciones Responsable Indicadores Tácticas y recursos Informar a los servidores públicos de la entidad los diferentes medios en línea Dirección de N de contenidos publicados en los medios de comunicación - Página Web - Entrega de materiales impresos (manuales, folletos, instructivos) que sirvan de guía. - Uso de los medios de comunicación internos de la entidad (carteleras, intranet, reuniones periódicas) para

7 disponibles para interactuar con los ciudadanos. Contextualizar y presentar a los servidores públicos el sitio web de la Entidad. Líder de Gobierno en línea con el apoyo del administrador del Sitio Web y el encargado de comunicaciones N de servidores públicos capacitados y apropiados. informar de fechas, horario y temas de las actividades señaladas. - Publicación de estos temas en las redes sociales. - Reuniones comité de calidad de cada dependencia. - Boletín semanal - Programa de TV. Actualizar a los servidores públicos acerca de los últimos avances de la Estrategia en el municipio Informar a los servidores públicos acerca de los avances que ha tenido la ciudadanía en el uso de la Estrategia Líder de Gobierno en línea con el apoyo del administrador del Sitio Web y el encargado de comunicaciones. Líder de Gobierno en línea con el apoyo del administrador del Sitio Web y el encargado de comunicaciones N de servidores públicos capacitados y apropiados. N de servidores públicos capacitados y apropiados. - Actualizar constantemente los medios internos del municipio con los últimos avances de la Estrategia (carteleras, intranet, boletín informativo, correos electrónicos, banner de la página del municipio). Se monitoreará por parte del Comité GELT los avances que ha tenido la ciudadanía en el uso de la Estrategia. Esta información será transmitida a los servidores públicos a través de los medios internos de la entidad (carteleras, intranet, boletín informativo, correos electrónicos, banner de la página del municipio).

8 2. DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA - NIVEL EXTERNO Partiendo que la Estrategia de Gobierno en línea busca acercar al ciudadano al Estado, se definieron a través del Plan de Comunicación acciones que permitirán divulgar a los ciudadanos los beneficios y servicios que la administración municipal ofrece. Destinatarios Externos: Ciudadanos y organizaciones Acciones a emprender- Nivel Externo Objetivo: Involucrar y motivar a los públicos externos en el uso e implementación de la Estrategia Actividades Responsable Indicadores Recursos Acciones o tareas a realizar Responsable de N de contenidos - Página web Administrar el divulgados en los sitio Web y la medios de - Información a Dirección de comunicación. publicar en el sitio web y promocionar. a través de banner. Divulgar a los ciudadanos los avances de gestión, diferentes eventos y servicios de la Administración Municipal en cumplimiento de la Estrategia de Gobierno en línea. - Contratos para realizar y divulgar el programa de televisión. Estrategias comunicación: - Publicación en página Web - Diseño y publicación banner (destacado) - Realización programa de TV - Promos programa de televisión En Sabaneta nos Vemos. - Avisos en carteleras comunitarias y en sedes administrativas - Comunicados de prensa con

9 Objetivo: Involucrar y motivar a los públicos externos en el uso e implementación de la Estrategia Actividades Responsable Indicadores Recursos Acciones o tareas a realizar - Redes sociales el Área Metropolitana - Correos masivos externos - Carteleras - Boletín mensual comunitarias e Divulgación en eventos y institucionales medios: - Intervención Alcalde en el Concejo Municipal cierre de sesiones del mes de agosto. - Intervención del Alcalde en entrevistas por medios de comunicación - Intervención en eventos institucionales. Encargado de la N ciudadanos - Disponibilidad Dirección de atendidos funcional de la comunicaciones aplicación.. - Página web. - Facebook. Atender a los ciudadanos a través del Servicio de Atención en línea. Chat. Informar de los eventos institucionales: - Foro educativo - Jornadas especiales - Entrega de obras Encargado de la Dirección de Eventos informados - Sitio web - Redes sociales - Agenda de eventos - Carteleras - Implementación Chat - Promocionar la estrategia a través de la página Web y Facebook NOTA: De acuerdo con lo establecido en el Formato de preparación del Primer Laboratorio de herramientas interactivas se iniciará a partir de la segunda semana de septiembre. Convocado una vez a la semana, el día jueves de 11:00 a 12:00 am - Agenda de eventos de la página Web actualizada (Información extractada de la agenda institucional de eventos 2011)

10 Objetivo: Involucrar y motivar a los públicos externos en el uso e implementación de la Estrategia Actividades Responsable Indicadores Recursos Acciones o tareas a realizar comunitarias - Recordar por facebook - Novenas comunitarias. En la página web - Carteleras institucionales - y correos masivos externos sobre los eventos. - Diseño y publicación de banner - Comunicados de prensa - Avisos para carteleras Publicar foros periódicamente con temáticas que permitan que los ciudadanos opinen acerca de los programas y proyectos de la entidad. Publicar encuestas a los ciudadanos periódicamente. Encargado de la Dirección de con delegados de Gobierno en Línea. Encargado de la Dirección de N de foros publicados N de encuestas publicadas. - Disponibilidad funcional de la aplicación. - Temáticas definidas y aprobadas por el Comité GEL. - Redes sociales. - Disponibilidad funcional de la aplicación. Implementación Foro (De acuerdo con lo establecido en el Formato de preparación del Primer Laboratorio de herramientas interactivas se implementará a partir de la segunda semana de septiembre. - Definir moderador para cada tema Encuestas (De acuerdo con lo establecido en el Formato de preparación del Primer Laboratorio de herramientas interactivas a partir de la segunda semana de septiembre. Periodicidad: mensual

11 Objetivo: Involucrar y motivar a los públicos externos en el uso e implementación de la Estrategia Actividades Responsable Indicadores Recursos Acciones o tareas a realizar Encuesta enfocada a medir la satisfacción frente a la gestión realizada en el cuatrienio. Visitar periódicamente una institución o Juntas de acción comunal, e informar los servicios ofrecidos por la web. Direcciones de e Informática con apoyo de los delegados de GEL N de visitas realizadas - Audiovisuales - Conectividad a internet - Plegable divulgando el sitio web - Transporte - Base de datos de instituciones y organizaciones a visitar Temas: Programa de vivienda Programas sociales Entre otros - Programar visitas a: - Instituciones educativas - Asocomunal - Organizaciones sociales - Publicar resultados de esas visitas en el Sitio Web, en las redes sociales y escribir comunicados de prensa que serán difundidos a través de los medios de comunicación regionales.

12 Objetivo: Involucrar y motivar a los públicos externos en el uso e implementación de la Estrategia Actividades Responsable Indicadores Recursos Acciones o tareas a realizar Informar a los ciudadanos Direcciones de N de ciudadanos - Identificar - Publicar información de en el uso básico e ingreso informados. instituciones que capacitaciones a través del Sitio al sitio web de la e Informática. apoyen las Web. Administración Municipal capacitaciones. - Adiestrar a los encargados de - Identificar los divulgar el sitio web. ciudadanos que - Capacitar a visitantes a 3 sedes requieran de de la Admon.Mpal. capacitación. Informar, a través del mecanismo de Rendición de cuentas del cuatrienio a los ciudadanos, las gestiones adelantadas en los temas de Gobierno en línea. Secretaría de Planeación y Dirección de. Ciudadanos informados - Sitio web - Comunicados de prensa - Informes de rendición de cuentas - Redactar comunicados de prensa con la invitación a la rendición de cuentas - Realización evento de rendición de cuentas