Procedimiento de Política de Uso Correo Corporativo Universidad Pedro de Valdivia

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1 Procedimiento de Política de Uso Correo Corporativo Universidad Pedro de Valdivia 1

2 Título Información del documento Procedimiento de Politica de Uso Correo Corporativo Archivo Procedimiento de Política de Uso Correo Corporativo Autor Waldo Rivera de creación 21/07/2010 Versión documento Versión plantilla Estado Vigente 4 1 Coordinador de Proyectos Alexis Arroyo Administrador TUI Leyla Lucero Analista de Procesos José Pozo Revisión del documento Director Nacional de Informática Claudio Torres Aprobación del documento Registro de Cambios Descripción del cambio Autor 21/07/2010 Primera Versión Leyla Lucero, Administrador TUI 23/09/2011 Segunda Versión, Modificación contenido, realización flujo de proceso. Leyla Lucero, Administrador TUI José Pozo, Analista de Procesos 2

3 Tabla de Contenidos 1 Objetivo Alcance Definición de Roles y Responsables Definición Descripción Procedimiento Bloqueo TUI... Error! Marcador no definido. 5.2 Reposición TUI... Error! Marcador no definido. 5.3 Servicios Asociados... Error! Marcador no definido. 6 Registro Diagrama del Proceso... Error! Marcador no definido. 8 Anexos... Error! Marcador no definido. Anexo 1: Comprobante de Reposición TUI... Error! Marcador no definido. 3

4 1 Objetivo Establecer directrices que garanticen el buen uso del correo institucional, establecer la seguridad de la información de los usuarios y la confianza en el sistema y Servicio de Correo. 2 Alcance El presente documento tiene por alcance todos los campus y sedes de la Universidad Pedro de Valdivia a nivel Nacional. 3 Definición de Roles y Responsables 4 Definición 5 Descripción Procedimiento 5.1 Políticas de Uso de la Cuentas de Correo Corporativo El Correo Electrónico es proporcionado con el objeto de apoyar las funciones de comunicación a los alumnos, administrativos y académicos de la Universidad Pedro De Valdivia. 1) Los Usuarios son completamente responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso y su buzón asociado a nuestra Institución. 2) Es una falta grave facilitar y ofrecer su cuenta de correo electrónico ( ) a personas no autorizadas, su cuenta y clave es personal e intransferible. 3) El correo electrónico es una herramienta para el intercambio de información entre personas, no es una herramienta de difusión de información no relacionada con su labor diaria. 4) La violación de la seguridad de los sistemas de nuestra red, pueden incurrir en responsabilidades civiles y penales. 5) No es correcto enviar correo a personas que no desean recibirlo. Si la Institución recibe quejas, denuncias o reclamaciones por estas prácticas, se cancelará su cuenta. 5.2 Restricciones Están completamente prohibidas las siguientes actividades: 1) Utilizar el Correo Electrónico para cualquier propósito comercial o financiero. 4

5 2) No se debe participar en la propagación de cartas en cadenas, ni en esquemas piramidales de índole político, religioso o aquellos que atenten contra la misión y visión de nuestra universidad. 3) Distribuir de forma masiva grandes cantidades de mensajes con contenidos inapropiados para nuestra Institución. 5.3 Capacidad Debido a que el espacio de las cuentas incide directamente sobre el espacio del servidor, se establece que: 1) Todos los Usuarios deben de revisar frecuentemente su Correo Electrónico para leer sus mensajes, de modo que vayan borrando los correos antiguos para no afectar el espacio de almacenamiento en el servidor y en su cuenta institucional. 2) Así mismo, se agradece que vacíen frecuentemente la papelera de su cuenta, con el fin de mantener el mayor espacio disponible en el servidor y su cuenta. 3) Toda información o contenido que sea transmitido por las cuentas de correo de este sitio, son responsabilidad únicamente del dueño de la cuenta, por lo que dichos contenidos no reflejan las preferencias o ideas de la institución. 4) Las cuentas que superen el periodo máximo de inactividad (dos meses) serán suprimidas con la autorización de su jefatura directa, aquellos alumnos, funcionarios o académicos que por algún motivo se desvinculen de la institución, se debe efectuar una solicitud para uspender dicha cuenta, esta solicitud debe perpetrarse después del suceso y debe ser elaborada por el jefe directo de dicha persona con respaldo del área de recursos humanos. La eliminación de la cuenta se efectuara después de 15 días de la desvinculación. 5.4 Datos Técnicos Para los funcionarios de nuestra institución, la dirección se compondrá de: inicialdelnombre+apellidopaterno@upv.cl Para los Alumnos de nuestra universidad, la dirección se compondrá de: Primernombre.apellidopaterno.alum@upv.cl Para los Docentes de nuestra universidad, la dirección se compondrá de: Primernombre.apellidopaterno.doc@upv.cl Para los casos anteriores, y como ejemplo, el correo sería: msepulveda@upv.cl, mario.sepulveda.alum@upv.cl o mario.sepulveda.doc@upv.cl. 5

6 El password que se establece como valor inicial será generada de manera aleatoria, dicha clave provisional deberá ser cambiada antes de las 48 horas o la cuenta será suspendida. 1) Tu nombre de Usuario es: inicialdelnombre+apellidopaterno (Funcionarios) Tu nombre de Usuario es: Primernombre.apellidopaterno.alum (Alumnos). Tu nombre de Usuario es: Primernombre.apellidopaterno.doc (Docentes). 2) Las cuentas de Correo Electrónico son manejadas por el área de soporte de la universidad para lo cual los privilegios en el Dominio Gloogle Apps son establecidos de la siguiente manera: Coordinador Soporte Zona Centro: Suspensión, Eliminación y Administración de privilegios (Permisos Totales al Dominio) Técnico Soporte: Reset Contraseñas, Creación de Cuentas. 3) Se pueden enviar a través de su cuenta todo tipo de datos adjuntos (attachments), siempre y cuando el tamaño total no exceda de los 15 mega bytes, su buzón tiene un tamaño máximo de almacenamiento de 7 GB. En caso de que llega al umbral del 95% de uso será informado por el administrador. 4) Para pedir una clave de acceso extraviada (password), Creación de cuenta, Suspensión, Eliminación, deberá ponerse en contacto con los administradores del sitio (Director de Informática, Analista de Sistemas), y hacer la solicitud correspondiente para dicho requerimiento. 5) La Solicitud cuenta con campos de llenados obligatorios como lo son el Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Rut, Carrera (alumno), Departamento (funcionario), Sede (Este Campo es importante para la incorporación previa al grupos correspondiente según sede), correo alternativo. 5.5 Responsabilidades y Garantías 1) La institución se compromete a prestar los servicios ofertados, no obstante, debido a la posibilidad de problemas propios de la red Internet y otras contingencias imprevisibles y de fuerza mayor, la institución garantiza al 99% la disponibilidad del servicio y por lo tanto no puede aceptar responsabilidades derivadas de pérdidas de datos. 2) Si usted requiere de copias de seguridad de su información. Debe ser coordinada con el Área de Informática, el método de respaldo será por medio de Microsoft Outlook, esto le ayudará en caso de que usted borre accidental algún correo o carpeta de su cuenta de correo. Si no opto por la copia de seguridad la Institución no garantizará su reposición, este respaldo se entregará en un máximo de 5 días. 5.6 Seguridad 1) Si por algún motivo sospecha que la seguridad de su cuenta se ve comprometida, debe notificarlo a la Dirección de Informática de manera oportuna. 6

7 5.7 Confidencialidad 1) La institución se compromete a no ceder ni vender a terceros su información. NOTA: Se recomienda que cambie su password de acceso periódicamente, desde Internet, en el apartado de opciones. Se cuenta con un Manual de Usuario en línea, para los usuarios que revisan el correo desde Internet, en el apartado de Ayuda. En caso de requerir ayuda puede contactar al área de informática. 6 Registro 7 Diagrama del Proceso 8 Anexo 7