Uso de Avaya Aura Messaging

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1 Uso de Avaya Aura Messaging 6.0 Junio de 2010

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A MENOS QUE AVAYA ACUERDE POR ESCRITO ALGO DISTINTO, AVAYA NO OTORGA ESTA LICENCIA SI EL SOFTWARE FUE OBTENIDO DE ALGUIEN DISTINTO A AVAYA, UNA SUBSIDIARIA DE AVAYA O UN REVENDEDOR AUTORIZADO DE AVAYA, RESERVÁNDOSE AVAYA EL DERECHO A EJERCER ACCIONES LEGALES EN SU CONTRA O EN CONTRA DE TERCEROS QUE USEN O VENDAN EL SOFTWARE SIN UNA LICENCIA. AL INSTALAR, DESCARGAR O USAR EL SOFTWARE DE AVAYA, O AL AUTORIZAR A TERCEROS A HACERLO, USTED, EN NOMBRE PROPIO Y EN NOMBRE DE LA ENTIDAD PARA LA CUAL ESTÁ INSTALANDO, DESCARGANDO O USANDO EL SOFTWARE (EN ADELANTE REFERIDOS INDISTINTAMENTE COMO USTED O USUARIO FINAL ), ACEPTA OBLIGARSE DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO POR ESTOS TÉRMINOS Y CONDICIONES Y CREAR UN CONTRATO OBLIGATORIO ENTRE USTED Y AVAYA INC. O LA AFILIADA DE AVAYA APLICABLE ( AVAYA ). Avaya otorga al usuario final una licencia dentro del alcance de los tipos de licencia que se describen a continuación. La cantidad correspondiente de licencias y unidades de capacidad para la cual se otorga la licencia será uno (1), a menos que una cantidad diferente de licencias o unidades de capacidad se especifique en la documentación u otros materiales disponibles para el usuario final. Procesador designado significa un dispositivo informático independiente único. Servidor significa un Procesador designado que aloja una aplicación de software a la que pueden acceder varios usuarios. Software significa los programas informáticos en código objeto, originalmente con licencia de Avaya y utilizados por el usuario final, ya sea como Productos independientes o instalados previamente en el hardware. Hardware significa los Productos de hardware estándar, originalmente vendidos por Avaya y utilizados por el usuario final. Tipos de licencias Licencia de usuarios simultáneos (CU). El usuario final puede instalar y utilizar el software en múltiples procesadores designados o en uno o más servidores, siempre y cuando sólo las unidades con licencia tengan acceso al software y lo utilicen en un momento dado. Una Unidad se refiere a la unidad en la que Avaya, a su exclusivo criterio, fundamenta el precio de sus licencias y puede ser incluso, entre otros, un agente, puerto o usuario, una cuenta de correo electrónico o de mensaje de voz en nombre de una persona o función corporativa (por ejemplo, administrador web o centro de asistencia técnica) o una entrada de directorio en la base de datos administrativa utilizada por el producto que permite que un usuario se conecte con el software. Las unidades pueden conectarse a un servidor específico e identificado. Licencia de CPU (CP). El usuario final puede instalar y utilizar cada copia del software hasta la cantidad de servidores que indica Avaya, siempre que la capacidad de rendimiento de los servidores no exceda la capacidad de rendimiento especificada para el software. El usuario final no puede instalar nuevamente ni operar el software en servidores con una capacidad de rendimiento más grande sin el consentimiento previo de Avaya y sin pagar una tarifa por la actualización. Licencia Shrinkwrap (SR). Con respecto al software que contiene elementos suministrados por otros proveedores, el usuario final puede instalar y utilizar el software de acuerdo con los términos y condiciones de los contratos de licencia vigentes, como por ejemplo, la licencia shrinkwrap o clickwrap que acompañan o se aplican al software ( licencia Shrinkwrap ). Avaya proporcionará el contenido de la licencia Shrinkwrap a solicitud del usuario final (para obtener más información, consulte Componentes de terceros ). Copyright Excepto que se exprese lo contrario, no deben utilizarse los materiales de este sitio, la Documentación ni los Productos proporcionados por Avaya. Todo el contenido de este sitio, la documentación y los productos proporcionados por Avaya, incluida la selección, la disposición y el diseño del contenido son de propiedad de Avaya o de sus licenciantes y están protegidos por leyes de derecho de autor y otras leyes de propiedad intelectual, incluidos los derechos de su género relacionados con la protección de las bases de datos. No debe modificar, copiar, reproducir, reeditar, cargar, publicar, transmitir ni distribuir de ninguna manera el contenido, en su totalidad o en parte, incluidos los códigos y el software. La reproducción, transmisión, difusión, almacenamiento y/o uso no autorizado sin el consentimiento expreso por escrito de Avaya puede considerarse un delito penal o civil según la ley vigente. Componentes de terceros Ciertos programas de software y partes de éste incluidos en el producto pueden contener software distribuido según contratos de terceros ( componentes de terceros ), que pueden incluir condiciones que amplíen o limiten los derechos a utilizar ciertas partes del producto ( condiciones de terceros ). La información sobre el código de origen distribuido de Linux OS (para aquellos productos que han distribuido el código de origen de Linux OS) y que identifica a los propietarios de los derechos de autor de los Componentes de terceros y las Condiciones de terceros que se aplican a esos componentes se 2 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

3 encuentra disponible en el sitio Web de soporte técnico de Avaya: Cómo evitar el fraude telefónico El fraude telefónico se refiere al uso no autorizado de su sistema de telecomunicaciones por parte de un participante sin autorización (por ejemplo, una persona que no es un empleado, agente ni subcontratista corporativo o no trabaja en nombre de su compañía). Tenga en cuenta que pueden existir riesgos de fraude telefónico asociados con su sistema y, que en tal caso, esto puede generar cargos adicionales considerables para sus servicios de telecomunicaciones. Intervención de Avaya en caso de fraude Si sospecha que está siendo víctima de fraude telefónico y necesita asistencia técnica o soporte, llame a la Línea directa de intervención en fraude telefónico del centro de servicio técnico al para los Estados Unidos y Canadá. Para obtener números de teléfono de soporte técnico adicionales, visite el sitio web de soporte técnico de Avaya: Las sospechas de vulnerabilidades de seguridad con los productos de Avaya deben informarse a Avaya por correo electrónico a: securityalerts@avaya.com. Marcas comerciales Las marcas comerciales, logotipos y marcas de servicio ("Marcas") que aparecen en este sitio, la documentación y los productos proporcionados por Avaya son las marcas registradas o no registradas de Avaya, sus subsidiarias y otros terceros. Los usuarios no tienen permiso de usar dichas Marcas sin previo consentimiento por escrito de Avaya o dichos terceros que puedan ser propietarios de la Marca. Ningún contenido de este sitio, la documentación ni los productos deben considerarse como otorgamiento, por implicación, impedimento o de alguna otra forma, una licencia o derecho para usar las Marcas sin la autorización expresa por escrito de Avaya o del tercero correspondiente. "Avaya" y "one-x" son marcas comerciales registradas de Avaya, Inc., y "Avaya Aura" es una marca comercial registrada de Avaya, Inc. Las marcas comerciales restantes pertenecen a sus respectivos propietarios. Descarga de documentos Para obtener las versiones más actualizadas de la documentación, visite el sitio web de soporte de Avaya: Contacto con el soporte de Avaya Avaya ofrece un número de teléfono para que informe problemas o realice preguntas sobre su producto. El número de teléfono del soporte técnico es en los Estados Unidos. Para obtener números de teléfono de soporte técnico adicionales, visite el sitio web de soporte de Avaya: Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

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5 Contenido Capítulo 1: Introducción...7 Lo que necesita...7 Acceso al buzón a través de un teléfono...7 Acceso a buzones desde el teléfono de su escritorio...7 Acceso a buzones desde cualquier teléfono...8 Inicialización de su buzón...8 Acceso a las preferencias de usuario...9 Capítulo 2: Mensajería desde su teléfono...11 Menú de mensajería...11 Teclas de poder...11 Revisar mensajes...12 Enviar un mensaje...13 Opciones de entrega...14 Preferencias de usuario...14 Resumen...16 Configuración de los mensajes de fax...16 Capítulo 3: Mensajería en Microsoft Outlook...19 Cómo tener acceso a sus mensajes de voz...19 Configuración de Outlook Configuración de Outlook Configuración de Outlook Barra de herramientas de mensajería de Outlook...24 Reproducción de los mensajes de voz...25 Uso de la función "Reproducir en PC"...25 Uso de la función "Reproducir en teléfono"...26 Uso de la función "Respuesta de voz"...27 Uso de la función "Reenvío de voz"...28 Uso de la función "Llamar al remitente"...29 Visualización del progreso de las llamadas...30 Cómo utilizar Reproducir en teléfono por primera vez...30 Mensajes de voz en Outlook...31 Indicador MWI y estado de los mensajes...31 Mensajes privados...31 Mensajes movidos...32 Capítulo 4: Personalización de la mensajería...33 Acceso a sus preferencias de usuario...33 Preferencias generales...33 Número de acceso a la mensajería de voz...34 Información de la cuenta...34 Configuración de la zona horaria y del idioma...34 Configuración de teléfono móvil y de localizador...35 Preferencias de la función "Reproducir en teléfono"...35 Configuración de la función "Reenvío por operadora"...36 Preferencias de la función "Sígueme"...36 Configuración de la función "Sígueme"...37 Sus categorías de llamadas...37 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

6 Configuración del manejo de las llamadas entrantes...37 Preferencias de la función "Notificarme"...41 Configuración de las notificaciones...42 Configuración de las copias por correo electrónico...43 Preferencias de Mi teléfono...43 Opciones del orden de reproducción de los mensajes...44 Cambio de la velocidad de reproducción de los mensajes...44 Configuración del anuncio de la fecha y la hora...45 Configuración de las preferencias del direccionamiento...45 Listas personales...45 Creación de listas personales...46 Modificación de listas personales...46 Cómo eliminar una lista personal...48 Cambio de su contraseña...48 Desde un teléfono...48 Desde las preferencias de usuario...49 Tareas avanzadas...49 Índice Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

7 Capítulo 1: Introducción Lo que necesita El administrador de su sistema deberá indicarle la siguiente información relativa a la mensajería: El número de acceso a la mensajería El número de su buzón y su contraseña temporal El localizador URL de acceso a las páginas web de sus preferencias de usuario La información del servidor de mensajería Acceso al buzón a través de un teléfono Usted puede tener acceso a sus mensajes de voz desde: Su oficina, con el teléfono de su escritorio Desde cualquier parte, con cualquier teléfono Temas relacionados: Acceso a buzones desde el teléfono de su escritorio en la página 7 Acceso a buzones desde cualquier teléfono en la página 8 Inicialización de su buzón en la página 8 Acceso a buzones desde el teléfono de su escritorio Tiene varias opciones para tener acceso a su buzón desde su oficina a través del teléfono de su escritorio: Utilizar el botón de correo de voz o de mensajes del teléfono de su escritorio. Marcar el número de acceso a la mensajería (interno) desde el teléfono de su escritorio. Marcar su propia extensión desde el teléfono de su escritorio. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

8 Introducción 1. El sistema dirá su nombre y le pedirá su contraseña de mensajería. 2. Introduzca su contraseña de mensajería y luego presione la tecla "numeral" (#). Acceso a buzones desde cualquier teléfono Puede tener acceso a su buzón desde cualquier lugar, de esta manera: Marque el número (externo) de acceso a la mensajería, desde cualquier teléfono. Según sea la configuración de su sistema, la operadora automática del número principal de su organización también podría permitirle el acceso al sistema de mensajería. Para tener acceso a su buzón: 1. Marque uno de los números mencionados anteriormente. 2. Cuando el número responda la llamada, oprima la tecla "numeral" (#). 3. Introduzca el número de su buzón y luego presione la tecla "numeral" (#). 4. El sistema dirá su nombre y le pedirá su contraseña de mensajería. 5. Introduzca su contraseña de mensajería y luego presione la tecla "numeral" (#). Inicialización de su buzón Antes de empezar a utilizar la mensajería de voz, debe realizar los siguientes pasos para inicializar su buzón: Cambie su contraseña temporal de mensajería. Grabe su nombre. La grabación de su nombre se utiliza en el saludo del sistema, si usted no graba un saludo. La grabación de su nombre también se utiliza para identificarlo ante los demás usuarios de la mensajería, cuando le envían mensajes de voz. Si su organización utiliza la función de operadora automática del sistema de mensajería, la grabación de su nombre se reproducirá antes de que la operadora transfiera las llamadas a su extensión. Grabación de su saludo personalizado. 8 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

9 Acceso a las preferencias de usuario Su saludo personalizado es reproducido a las personas que le llaman cuando su teléfono está ocupado y cuando usted no responde la llamada. Para inicializar su buzón: 1. Llame al sistema de mensajería. 2. Escriba su contraseña temporal de mensajería y luego presione la tecla "numeral" (#). Si usted ya cambió su contraseña temporal de mensajería de voz en la página de Contraseña de sus Preferencias de usuario, introduzca su contraseña normal de mensajería de voz. 3. Siga las indicaciones para cambiar su contraseña (si corresponde). 4. Siga las indicaciones para grabar su nombre. 5. Siga las indicaciones para grabar su saludo personalizado. Al terminar, ya habrá inicializado su buzón. Nota: El buzón seguirá en operación aunque usted no finalice la inicialización. Se le pedirá que finalice la inicialización la próxima vez que entre a su buzón. Temas relacionados: Acceso al buzón a través de un teléfono en la página 7 Desde las preferencias de usuario en la página 49 Acceso a las preferencias de usuario En las páginas web de sus preferencias de usuario se pueden configurar las opciones de las diversas funciones de mensajería. Para ir a las páginas web de sus preferencias de usuario, utilice un navegador y escriba la siguiente dirección en la barra de dirección: Nota: La dirección web de sus preferencias de usuario puede ser distinta en el sistema de su organización. Si usted tiene acceso a sus mensajes de voz a través de Outlook, también puede hacer clic en el botón "Preferencias de usuario" en la barra de herramientas de Outlook para ir a sus preferencias de usuario. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

10 Introducción Temas relacionados: Acceso a sus preferencias de usuario en la página Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

11 Capítulo 2: Mensajería desde su teléfono Menú de mensajería Después de que haya entrado a su buzón, al introducir su contraseña y oprimir la tecla "numeral" (#), en el menú principal estarán disponibles las siguientes opciones: Acciones Revisar mensajes 1 Enviar un mensaje 2 Preferencias de usuario 4 Reiniciar 5 Salir * Tecla a oprimir Temas relacionados: Teclas de poder en la página 11 Revisar mensajes en la página 12 Enviar un mensaje en la página 13 Opciones de entrega en la página 14 Preferencias de usuario en la página 14 Resumen en la página 16 Teclas de poder Las siguientes teclas de poder están disponibles en todo momento al utilizar el teléfono: Acciones Saltar/Intro # Ayuda 0 Cancelar * Tecla a oprimir Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

12 Mensajería desde su teléfono Revisar mensajes Para revisar los mensajes, oprima 1 después de entrar a su buzón. Comenzará a escuchar sus mensajes no leídos, seguidos de los mensajes leídos y finalmente los mensajes guardados. Para ir directamente a sus mensajes no leídos o guardados desde el menú principal, haga lo siguiente: Acción Mensajes no leídos 1, 1 Mensajes leídos 1, 2 Mensajes guardados 1, 3 Tecla a oprimir Mientras escucha un mensaje, puede utilizar las: Teclas de control de la reproducción Opciones de fin de mensaje Temas relacionados: Teclas de control de la reproducción en la página 12 Opciones de fin de mensaje en la página 13 Teclas de control de la reproducción Mientras escucha los mensajes, puede controlar su reproducción mediante las siguientes teclas: Acción Regresar 1 Regresar al inicio 1, 1 Poner en pausa / Reanudar 2 Avanzar 3 Avanzar hasta el final 3, 3 Detalles del mensaje 5 Velocidad de reproducción - Más lenta 4 Velocidad de reproducción - Mínima 4, 4 Velocidad de reproducción - Más rápida 6 Tecla a oprimir 12 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

13 Menú de mensajería Acción Velocidad de reproducción - Máxima 6, 6 Eliminar 7 Tecla a oprimir Opciones de fin de mensaje Al terminar de escuchar un mensaje, están disponibles las siguientes acciones: Acción Reproducir de nuevo 4 Detalles del mensaje 5 Reenviar (con presentación) 6 Reenviar (sin presentación) 6, 1 Reenviar (quitar las presentaciones) 6, 6 Eliminar 7 Enviar una respuesta 8 Llamar al remitente 8, 8 Guardar 9 Tecla a oprimir Enviar un mensaje Podrá grabar su mensaje después de que haya entrado a su buzón y haber oprimido 2 para enviar un mensaje. Después seleccione una de las siguientes acciones para indicar el destinatario del mensaje: Diga el nombre del destinatario o de la lista de distribución Escriba el nombre del buzón o el número de una lista personal Presione # para deletrear el nombre de un destinatario o de una lista de distribución Después de indicar las direcciones de destino de su mensaje, seleccione una de las siguientes acciones: Acción Opciones de entrega 0 Agregar más destinatarios 6 Tecla a oprimir Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

14 Mensajería desde su teléfono Acción Enviar # Tecla a oprimir Opciones de entrega Si lo desea puede enviar mensajes con una o más de las opciones de entrega indicadas a continuación: Acción Privado 1 Importante 2 Entrega futura 4 Tecla a oprimir Una vez seleccionada una opción de entrega, puede oprimir la tecla correspondiente para eliminarla. También puede agregar otras opciones de entrega y oprimir 6 para agregar más destinatarios. Presione la tecla "numeral" (#) para enviar el mensaje. Preferencias de usuario Después de que haya entrado a su buzón, al oprimir la tecla 4 de las preferencias de usuario, estarán disponibles las siguientes opciones: Acción Para activar o desactivar funciones 1 Opciones de administración 2 Saludos 3 Tecla a oprimir También puede tener acceso a sus preferencias de usuario a través de las páginas web de sus preferencias del usuario. Temas relacionados: Funciones en la página 15 Opciones de administración en la página 15 Saludos en la página Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

15 Menú de mensajería Funciones Puede activar o desactivar las siguientes funciones: Tabla 1: Notificarme Acción Para activar 1, 1 Para desactivar 1, 2 Tecla a oprimir Tabla 2: Sígueme Acción Para activar 2, 1 Para desactivar 2, 2 Tecla a oprimir Opciones de administración Están disponibles las siguientes opciones de administración: Acción Para cambiar su contraseña 1 Para activar o desactivar la reproducción de la fecha y hora 4 Tecla a oprimir Saludos Usted puede grabar los siguientes saludos: Acción Saludo personal 1 Saludo de ausencia prolongada 2 Grabación del nombre 3 Tecla a oprimir Temas relacionados: Saludo personal en la página 16 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

16 Mensajería desde su teléfono Saludo personal Usted puede grabar los siguientes saludos personales: Acción Saludo estándar del sistema 1 Saludo de lejos del teléfono 2, 1 Saludo de ocupado 2, 2 Tecla a oprimir Resumen Después de que haya entrado a su buzón, tendrá las siguientes opciones en el menú principal: Acción Tecla a oprimir Escuchar todos los mensajes 1 Escuchar los mensajes leídos 1, 2 Escuchar los mensajes guardados 1, 3 Enviar un mensaje 2 Activar o volver a activar Notificarme 4, 1, 1 Activar o volver a activar Sígueme 4, 1, 2 Cambiar contraseña 4, 2, 1 Activar o desactivar la reproducción de la fecha y hora 4, 2, 4 Grabar saludo personal 4, 3, 1, 1 Grabar saludo de ocupado 4, 3, 1, 2 Grabar saludo de ausencia prolongada 4, 3, 2 Grabar su nombre 4, 3, 3 Configuración de los mensajes de fax Si su compañía ha integrado un servidor de faxes a la mensajería, se pueden redireccionar los faxes para su procesamiento. Si usted tiene una cuenta en el servidor de faxes, los faxes dirigidos a usted se enviaran a su bandeja de entrada de Outlook. Dado que los mensajes de fax llegan a su escritorio como cualquier otra llamada a su línea directa, usted necesita transferir la llamada de fax al correo de voz de mensajería para que el 16 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

17 Configuración de los mensajes de fax fax quede almacenado en su buzón de correo electrónico. La manera de transferir la llamada de fax depende de si usted contesta el teléfono o no. Llamadas entrantes de fax: Si usted responde la llamada, transfiera la llamada a su extensión al escuchar el tono de fax; el fax será redireccionado a su correo de voz. Si usted no responde la llamada o no se encuentra en su oficina, la llamada se reenviará automáticamente al correo de voz. Una vez transferido al correo de voz, el fax se reenviará al servidor de faxes, que a su vez lo entregará a la bandeja de entrada de Outlook. Las opciones de manejo de faxes disponibles en Outlook dependen de las características y funciones del servidor de faxes de la compañía. Nota: Al llamar al sistema de mensajería, los mensajes de fax no estarán disponibles a través de la interfaz telefónica de usuario. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

18 Mensajería desde su teléfono 18 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

19 Capítulo 3: Mensajería en Microsoft Outlook Cómo tener acceso a sus mensajes de voz Debe configurar una cuenta de correo electrónico IMAP/SMTP en Outlook para recibir los mensajes de voz. Puede utilizar los métodos descritos a continuación para configurar Outlook como un cliente de correo IMAP: Configuración de Microsoft Office Outlook 2010 Configuración de Microsoft Office Outlook 2007 Configuración de Microsoft Office Outlook 2003 Temas relacionados: Configuración de Outlook 2010 en la página 19 Configuración de Outlook 2007 en la página 21 Configuración de Outlook 2003 en la página 23 Configuración de Outlook 2010 Para configurar Microsoft Office Outlook 2010, realice los siguientes pasos: 1. Abra Outlook. 2. En el menú Archivos, haga clic en Info y luego en agregar cuenta. El sistema muestra el cuadro de diálogo Configuración automática de la cuenta. 3. Marque la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales, y luego en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Elegir servicio. 4. Marque la casilla Correo electrónico de Internet y luego haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Configuración del correo electrónico de Internet. 5. Escriba su nombre en la casilla Su nombre, por ejemplo Michael J. Smith. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

20 Mensajería en Microsoft Outlook 6. Escriba en la casilla Dirección de correo electrónico la dirección de correo electrónico que utiliza para sus mensajes de Exchange. 7. En la sección Información del servidor, seleccione la opción IMAP en Tipos de cuenta. 8. Escriba en la casilla Servidor de correo entrante el nombre del servidor de Messaging, suministrado por su administrador. Es el mismo nombre de servidor o la misma dirección IP que se utiliza en el localizador URL de las páginas web de las preferencias de usuario. Si el URL de sus preferencias de usuario es " usuario", entonces "avayamsg.ejemplo.com" es el servidor de Messaging. 9. Escriba en la casilla Servidor de correo saliente (SMTP) el nombre del servidor de Messaging, suministrado por su administrador. Es el mismo servidor mencionado en el paso anterior. Nota: Para la mayoría de los casos, Avaya recomienda que no se utilice esta cuenta para el envío de mensajes de correo electrónico, dado que la cuenta de origen será esta cuenta SMTP/IMAP y no la cuenta predeterminada de Exchange de usted. 10. Escriba el número de su buzón de Messaging en la casilla Nombre de usuario. Por ejemplo, Escriba su contraseña de Messaging en la casilla Contraseña. 12. Haga clic en Más configuraciones. a. En la pestaña General, reemplace el nombre predeterminado de la cuenta de correo por "Avaya Aura Messaging" o por un nombre similar que indique que este es su buzón de mensajes de voz. b. En la pestaña General, en Opciones de purga, marque la casilla Purgar elementos al cambiar de carpeta mientras se está conectado. Nota: Como opción predeterminada, Outlook no purga automáticamente los mensajes borrados. Eso puede acarrear que los usuarios se queden inesperadamente sin espacio en sus buzones. Se puede configurar Microsoft Outlook para que se haga la purga en el servidor IMAP de todo elemento que haya marcado para eliminación al ir de una carpeta a otra. Para activar esta función, debe estar trabajando en línea y conectado al servidor. c. Haga clic en Aceptar. 13. Haga clic en Siguiente al terminar de escribir esta información de configuración, y luego haga clic en Finalizar. 14. Como opción, también puede agregar su buzón de mensajes de voz como una carpeta favorita: 20 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

21 Cómo tener acceso a sus mensajes de voz a. En Outlook, haga clic en la carpeta de correo. b. Haga clic en el signo más (+) para expandir la carpeta. c. Seleccione Bandeja de entrada. d. Haga clic con el botón de la derecha sobre Bandeja de entrada, y luego seleccione Agregar a carpetas favoritas. Configuración de Outlook 2007 Para configurar Microsoft Office Outlook 2007, realice los siguientes pasos: 1. Abra Outlook. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo. El sistema muestra el cuadro de diálogo Seleccionar servicio de correo electrónico. 4. Marque la casilla Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP y luego haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Configuración automática de la cuenta. 5. Marque la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales, y luego en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Seleccionar servicio de correo electrónico. 6. Marque la casilla Correo electrónico de Internet y luego haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Configuración del correo electrónico de Internet. 7. Escriba su nombre en la casilla Su nombre, por ejemplo Michael J. Smith. 8. Escriba en la casilla Dirección de correo electrónico la dirección de correo electrónico que utiliza para sus mensajes de Exchange. 9. En la sección Información del servidor, seleccione la opción IMAP en Tipos de cuenta. 10. Escriba en la casilla Servidor de correo entrante el nombre del servidor de Messaging, suministrado por su administrador. Es el mismo nombre de servidor o la misma dirección IP que se utiliza en el localizador URL de las páginas web de las preferencias de usuario. Si el URL de sus preferencias de usuario es " usuario", entonces "avayamsg.ejemplo.com" es el servidor de Messaging. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

22 Mensajería en Microsoft Outlook 11. Escriba en la casilla Servidor de correo saliente (SMTP) el nombre del servidor de Messaging, suministrado por su administrador. Es el mismo servidor mencionado en el paso anterior. Nota: Para la mayoría de los casos, Avaya recomienda que no se utilice esta cuenta para el envío de mensajes de correo electrónico, dado que la cuenta de origen será esta cuenta SMTP/IMAP y no la cuenta predeterminada de Exchange de usted. 12. Escriba el número de su buzón de Messaging en la casilla Nombre de usuario. Por ejemplo, Escriba su contraseña de Messaging en la casilla Contraseña. 14. Haga clic en Más configuraciones. a. En la pestaña General, reemplace el nombre predeterminado de la cuenta de correo por "Avaya Aura Messaging" o por un nombre similar que indique que este es su buzón de mensajes de voz. b. En la pestaña General, en Opciones de purga, marque la casilla Purgar elementos al cambiar de carpeta mientras se está conectado. Nota: Como opción predeterminada, Outlook no purga automáticamente los mensajes borrados. Eso puede acarrear que los usuarios se queden inesperadamente sin espacio en sus buzones. Se puede configurar Microsoft Outlook para que se haga la purga en el servidor IMAP de todo elemento que haya marcado para eliminación al ir de una carpeta a otra. Para activar esta función, debe estar trabajando en línea y conectado al servidor. c. Haga clic en Aceptar. 15. Haga clic en Siguiente al terminar de escribir esta información de configuración, y luego haga clic en Finalizar. 16. Como opción, también puede agregar su buzón de mensajes de voz como una carpeta favorita: a. En Outlook, haga clic en la carpeta de correo. b. Haga clic en el signo más (+) para expandir la carpeta. c. Seleccione Bandeja de entrada. d. Haga clic con el botón de la derecha sobre Bandeja de entrada, y luego seleccione Agregar a carpetas favoritas. 22 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

23 Cómo tener acceso a sus mensajes de voz Configuración de Outlook 2003 Para configurar Microsoft Office Outlook 2003 y las versiones anteriores de Outlook, realice los siguientes pasos: 1. Abra Outlook. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico... El sistema muestra el cuadro de diálogo Cuentas de correo electrónico. 3. Marque la casilla Agregar una nueva cuenta de correo electrónico en Correo electrónico, y luego haga clic en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Tipo de servidor. 4. Seleccione IMAP para indicar el tipo de cuenta que quiere crear y después en Siguiente. El sistema muestra el cuadro de diálogo Configuración del correo electrónico de Internet (IMAP). 5. Escriba su nombre en la casilla Su nombre, por ejemplo Michael J. Smith. 6. Escriba en la casilla Dirección de correo electrónico la dirección de correo electrónico que utiliza para sus mensajes de Exchange. 7. Escriba el número de su buzón de Messaging en la casilla Nombre de usuario. Por ejemplo, Escriba su contraseña de Messaging en la casilla Contraseña. 9. Escriba en la casilla Servidor de correo entrante (IMAP) el nombre del servidor de Messaging suministrado por su administrador. Es el mismo nombre de servidor o la misma dirección IP que se utiliza en el localizador URL de las páginas web de las preferencias de usuario. Si el URL de sus preferencias de usuario es " usuario", entonces "avayamsg.ejemplo.com" es el servidor de Messaging. 10. Escriba en la casilla Servidor de correo saliente (SMTP) el nombre del servidor de Messaging suministrado por su administrador. Es el mismo servidor mencionado en el paso anterior. Nota: Para la mayoría de los casos, Avaya recomienda que no se utilice esta cuenta para el envío de mensajes de correo electrónico, dado que la cuenta de origen será esta cuenta SMTP/IMAP y no la cuenta predeterminada de Exchange de usted. 11. Haga clic en Más configuraciones. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

24 Mensajería en Microsoft Outlook a. En la pestaña General, reemplace el nombre predeterminado de la cuenta de correo por "Avaya Aura Messaging" o por un nombre similar que indique que este es su buzón de mensajes de voz. b. En la pestaña General, en Opciones de purga, marque la casilla Purgar elementos al cambiar de carpeta mientras se está conectado. Nota: Como opción predeterminada, Outlook no purga automáticamente los mensajes borrados. Eso puede acarrear que los usuarios se queden inesperadamente sin espacio en sus buzones. Se puede configurar Microsoft Outlook para que se haga la purga en el servidor IMAP de todo elemento que haya marcado para eliminación al ir de una carpeta a otra. Para activar esta función, debe estar trabajando en línea y conectado al servidor. c. Haga clic en Aceptar. 12. Haga clic en Siguiente al terminar de escribir esta información de configuración, y luego haga clic en Finalizar. 13. Como opción, también puede agregar su buzón de mensajes de voz como una carpeta favorita: a. En Outlook, haga clic en la carpeta de correo. b. Haga clic en el signo más (+) para expandir la carpeta. c. Seleccione Bandeja de entrada. d. Haga clic con el botón de la derecha sobre Bandeja de entrada, y luego seleccione Agregar a carpetas favoritas. Barra de herramientas de mensajería de Outlook La barra de herramientas de mensajería incluye las siguientes funciones: Reproducir en PC Reproducir en teléfono Respuesta de voz - para contestar un mensaje de voz con otro mensaje de voz Reenvío de voz - para reenviar un mensaje como mensaje de voz, con una presentación Llamar al remitente Preferencias de usuario Ayuda - para tener acceso a la ayuda en línea 24 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

25 Barra de herramientas de mensajería de Outlook Nota: La barra de herramientas de mensajería sólo está disponible para los mensajes de voz que se muestran en su bandeja de entrada IMAP de Avaya Aura Messaging en Outlook. Si configura sus preferencias de usuario para recibir una copia de Notificarme por correo electrónico de todos los mensajes de voz, las copias aparecerán en su bandeja de entrada principal de Outlook. Dichas copias no se mostrarán en la barra de herramientas de mensajería. Temas relacionados: Reproducción de los mensajes de voz en la página 25 Uso de la función "Reproducir en PC" en la página 25 Uso de la función "Reproducir en teléfono" en la página 26 Uso de la función "Respuesta de voz" en la página 27 Uso de la función "Reenvío de voz" en la página 28 Uso de la función "Llamar al remitente" en la página 29 Visualización del progreso de las llamadas en la página 30 Cómo utilizar Reproducir en teléfono por primera vez en la página 30 Reproducción de los mensajes de voz Para reproducir los mensajes de voz en Outlook: en su PC, utilice la función Reproducir en PC en su teléfono, utilice la función Reproducir en teléfono Uso de la función "Reproducir en PC" Requisitos Debe estar instalado Windows Media Player 9 o más reciente en su sistema. Para actualizar o instalar la versión más reciente de Windows Media Player, vea windows/windowsmedia/. 1. En un mensaje de voz abierto, en la barra de mensajería, haga clic en Reproducir en PC. 2. Escuche el mensaje de voz en su sistema, a través de altavoces o de auriculares. Ajuste el volumen según sea necesario. 3. Durante la reproducción del mensaje, puede utilizar los controles adyacentes, tales como Poner en pausa/reanudar, Detener, Regresar y Avanzar. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

26 Mensajería en Microsoft Outlook Los controles de Regresar y Avanzar regresan y avanzan 10 segundos respectivamente en el mensaje. Uso de la función "Reproducir en teléfono" Para escuchar un mensaje de voz mediante Reproducir en teléfono: 1. En un mensaje de voz abierto, haga clic en el botón de Reproducir en teléfono en la barra de herramientas de mensajería. Nota: Para escuchar un mensaje de voz desde su buzón o en otras secciones de la carpeta de correo de Outlook, haga clic con el botón de la derecha sobre el mensaje de voz. Seleccione Reproducir en teléfono en la lista. 2. Se mostrará la ventana Reproducir en teléfono (a menos que se haya configurado algo distinto, vea el paso 3). Seleccione el teléfono que quiere utilizar para escuchar el mensaje. Las opciones de números telefónicos disponibles son: Los números telefónicos enumerados en el directorio interno de su organización (Extensión o Móvil) Los números telefónicos definidos por usted en la sección "Teléfono móvil y localizador" de sus preferencias de usuario (Otro móvil). Un número telefónico que introduzca manualmente (Otro). Nota: Este número se debe introducir cada vez, a menos que escoja seguir el paso Como opción, marque la casilla Utilizar siempre este número telefónico para utilizar el número telefónico seleccionado cada vez que utilice esta función. Nota: Si marca la casilla Utilizar siempre este número telefónico, no se mostrará la ventana Reproducir en teléfono la próxima vez que utilice la función Reproducir en teléfono. Para deshacer esta preferencia, vaya a la página web General de sus preferencias de usuario y en la sección Reproducir en teléfono seleccione Preguntarme siempre qué teléfono utilizar. 4. Haga clic en Llamar. 26 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

27 Barra de herramientas de mensajería de Outlook Se llamará al teléfono seleccionado y se mostrará una ventana de Progreso de la llamada. 5. Responda el teléfono e introduzca su contraseña de mensajería de voz cuando se le indique. Se reproducirá el mensaje de voz. Uso de la función "Respuesta de voz" Para utilizar Respuesta de voz: 1. En un mensaje de voz abierto, en la barra de mensajería haga clic en Respuesta de voz; o en su bandeja de entrada de mensajería, haga clic con el botón de la derecha sobre el mensaje de voz y seleccione Respuesta de voz en la lista. Nota: La función Respuesta de voz sólo está disponible para responder mensajes de voz de los miembros del sistema de correo de voz de su organización. 2. Se mostrará la ventana Respuesta de voz (a menos que se haya configurado algo distinto, vea el paso 3). Seleccione el teléfono que quiere utilizar para grabar la respuesta. Los números telefónicos que puede utilizar son: Los números telefónicos enumerados en el directorio interno de su organización, como Extensión o Móvil. Los números telefónicos definidos por usted en la sección "Teléfono móvil y localizador" de sus preferencias del usuario (enumeradas aquí, como Otro móvil). Un número telefónico que introduzca manualmente (Otro). Este número se debe volver a introducir cada vez, a menos que escoja seguir el paso Como opción, marque la casilla Utilizar siempre este número telefónico para utilizar el número telefónico seleccionado cada vez que utilice esta función. Nota: Si marca la casilla Utilizar siempre este número telefónico, no se mostrará la ventana Reproducir en teléfono la próxima vez utilice la función Reproducir en teléfono. Para deshacer esta preferencia, vaya a la página web General de sus preferencias de usuario y en la sección Reproducir en teléfono seleccione Preguntarme siempre qué teléfono utilizar. 4. Haga clic en Llamar. 5. Se llamará al teléfono seleccionado y se mostrará una ventana de Progreso de la llamada. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

28 Mensajería en Microsoft Outlook Responda el teléfono e introduzca su contraseña de mensajería de voz cuando se le indique. Uso de la función "Reenvío de voz" Con la función de reenvío de voz, usted puede reenviar un mensaje de voz a alguien, y añadir una presentación a dicho mensaje. Para utilizar Reenvío de voz, realice los siguientes pasos: 1. En un mensaje de voz abierto, en la barra de Mensajería haga clic en Reenvío de voz; o en su bandeja de entrada de Mensajería, haga clic con el botón de la derecha sobre el mensaje de voz y seleccione Reenvío de voz en la lista. Nota: La función de reenvío de voz sólo está disponible para reenviar mensajes de voz sólo los miembros del sistema de correo de voz de su organización. 2. Se mostrará la ventana de Reenvío de voz (a menos que se haya configurado algo distinto, vea el paso 3, opcional). Seleccione el teléfono que quiere utilizar para reenviar el mensaje de voz. Los números telefónicos que puede utilizar son: Los números telefónicos enumerados en el directorio interno de su compañía, como Extensión o Móvil. Los números telefónicos definidos por usted en la sección "Teléfono móvil y localizador" de sus preferencias de usuario (enumeradas aquí, como Otro móvil). Un número telefónico que introduzca manualmente (Otro). Este número se debe volver a introducir cada vez, a menos que escoja seguir el paso 3, opcional. 3. Como opción, marque la casilla Utilizar siempre este número telefónico para utilizar el número telefónico seleccionado cada vez que utilice esta función. Nota: Si marca la casilla Utilizar siempre este número telefónico, no se mostrará la ventana Reproducir en teléfono la próxima vez utilice la función Reproducir en teléfono. Para deshacer esta preferencia, vaya a la página web General de sus preferencias de usuario y en la sección Reproducir en teléfono seleccione Preguntarme siempre qué teléfono utilizar. 4. Haga clic en Llamar. 5. Se llamará al teléfono designado y se mostrará una ventana de Progreso de la llamada. 28 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

29 Barra de herramientas de mensajería de Outlook Responda el teléfono e introduzca su contraseña de mensajería de voz cuando se le indique. Uso de la función "Llamar al remitente" Puede utilizar la función Llamar al remitente para llamar a personas que le hayan dejado mensajes de voz. Para utilizar Llamar al remitente, realice los siguientes pasos: 1. En un mensaje de voz abierto, en la barra de herramientas de Mensajería haga clic en Llamar al remitente; o en su bandeja de entrada de Mensajería haga clic con el botón de la derecha sobre el mensaje de voz, y seleccione Llamar al remitente en la lista. 2. Se mostrará la ventana Respuesta de voz (a menos que se haya configurado algo distinto, vea el paso 3 opcional). Seleccione el teléfono que quiere utilizar para llamar al remitente. Los números telefónicos que puede utilizar son: Los números telefónicos enumerados en el directorio interno de su organización, como Extensión o Móvil. Los números telefónicos definidos por usted en la sección "Teléfono móvil y localizador" de sus preferencias de usuario (enumeradas aquí, como Otro móvil). Un número telefónico que introduzca manualmente (Otro). Este número se debe volver a introducir cada vez, a menos que escoja seguir el paso 3, opcional 3. Como opción, marque la casilla Utilizar siempre este número telefónico para utilizar el número telefónico seleccionado cada vez que utilice esta función. Nota: Si marca la casilla Utilizar siempre este número telefónico, no se mostrará la ventana Reproducir en teléfono la próxima vez utilice la función Reproducir en teléfono. Para deshacer esta preferencia, vaya a la página web General de sus preferencias de usuario y en la sección Reproducir en teléfono seleccione Preguntarme siempre qué teléfono utilizar. 4. Haga clic en Llamar. 5. Se llamará al teléfono designado y se mostrará una ventana de Progreso de la llamada. Responda el teléfono e introduzca su contraseña de mensajería de voz cuando se le indique. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

30 Mensajería en Microsoft Outlook Nota: Oprima ** en el teclado del teléfono para cancelar la acción de Llamar al remitente, y regresar al menú de mensajes de voz. Visualización del progreso de las llamadas Cuando se utiliza Reproducir en teléfono, Respuesta de voz, Reenvío de voz y Llamar al remitente, el sistema muestra el progreso de la llamada. La ventana de progreso de la llamada se cierra automáticamente después de 10 segundos. Si no se puede hacer la llamada, se muestra el motivo. Los motivos posibles para que no se pueda hacer una llamada son: No esta disponible ninguna línea de salida. El número al que se llama está ocupado o no responde. No hay derechos suficientes para hacer llamadas externas. El número telefónico especificado no es válido. Cómo utilizar Reproducir en teléfono por primera vez En algunos casos, al utilizar Reproducir en teléfono por primera vez, el sistema de mensajería necesita conocer el número de su buzón a fin de asociar la carpeta IMAP de Outlook a su buzón de mensajería. (Sólo tiene que hacerlo una vez). Utilice este procedimiento si se le pide que escriba el número de su buzón. 1. Escriba el número de su buzón en el campo Número del buzón. 2. Escriba su contraseña de mensajería en el campo Contraseña de mensajería. 3. Haga clic en Guardar. Nota: Si alguna vez necesita borrar esta asociación, puede hacerlo en la página Avanzadas de las preferencias de usuario. Para más información, consulte Tareas avanzadas en la página Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

31 Mensajes de voz en Outlook Mensajes de voz en Outlook Indicador MWI y estado de los mensajes Los mensajes de voz se mostrarán cómo no leídos hasta que se escuchen a través de un teléfono o sean marcados como leídos en Outlook. La lámpara indicadora de mensaje en espera del teléfono de su escritorio permanecerá encendida cuando haya uno o más mensajes de voz en su bandeja de entrada de mensajería que estén marcados como no leídos. Se apagará cuando todos los mensajes de voz en su bandeja de entrada hayan sido marcados como leídos. Mensajes privados Todos los usuarios de la mensajería tienen la opción de marcar sus mensajes de voz como privados. Nota: Los mensajes de voz marcados como privados sólo se pueden escuchar a través de teléfonos. No se puede reenviar los mensajes privados de voz. Al recibir un mensaje privado de voz en la bandeja de entrada de Outlook: El mensaje se marca como privado en Outlook y en el texto principal del mensaje de voz. No se puede modificar el texto principal ni la línea de asunto de los mensajes privados de voz. El anexo correspondiente al mensaje de voz no está disponible, y por lo tanto no se incluye en ningún mensaje reenviado. La función Reproducir en PC queda desactivada. La función Reenvío de voz queda desactivada. Utilice la función Reproducir en teléfono para escuchar mensajes privados de voz a través de teléfonos. Uso de Avaya Aura Messaging Junio de

32 Mensajería en Microsoft Outlook Mensajes movidos Los mensajes de voz se pueden mover de su bandeja de entrada a otra carpeta, como cualquier otro mensaje de correo electrónico. Una vez que un mensaje haya sido movido a otra carpeta, ya no estará disponible a través del teléfono. 32 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de 2010

33 Capítulo 4: Personalización de la mensajería Acceso a sus preferencias de usuario En la página de inicio de sesión de las Preferencias de usuario: 1. Escriba el número de su buzón en el campo Número del buzón. 2. Escriba su contraseña de mensajería en el campo Contraseña de mensajería. 3. Haga clic en Entrar. Temas relacionados: Acceso a las preferencias de usuario en la página 9 Preferencias generales Las siguientes configuraciones de sus preferencias de usuario se encuentra en la página web "General": Número de acceso a la mensajería de voz Información de la cuenta Zona horaria e idioma Preferencias de Teléfono móvil y localizador Preferencias de la función Reproducir en teléfono Preferencias de reenvío por operadora Temas relacionados: Número de acceso a la mensajería de voz en la página 34 Información de la cuenta en la página 34 Configuración de la zona horaria y del idioma en la página 34 Uso de Avaya Aura Messaging Junio de