Modelo de Mejora de Empresas Proceso de Mejora de Empresas. Versión: 1, 0 Fecha:11/08/11

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2 Índice 1 INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN GENERAL ACTORES INTERVINIENTES FASES DEL PROCESO Solicitud Descripción de la fase Roles Intervinientes Evaluación Descripción de la fase Roles intervinientes Tramitación Descripción de la fase Roles intervinientes PLAZOS Revisión de la documentación entregada Realización de la evaluación de empresa ANEXO I: FLUJOGRAMAS Solicitud Evaluación Tramitación Índice de imágenes Imagen 1: Flujograma de Solicitud...8 Imagen 2: Flujograma de Evaluación...9 Imagen 3: Flujograma de Tramitación...10 Pág. 2 de 11

3 1 INTRODUCCIÓN El Centro Nacional de Referencia de Aplicaciones de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) basadas en fuentes abiertas (CENATIC), es una fundación pública estatal, promovida por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio que tiene como misión estratégica el impulso del conocimiento y uso del software de fuentes abiertas o SFA, en todos los ámbitos de la sociedad; así como el posicionarse como centro de excelencia nacional, con proyección internacional tanto en el ámbito europeo como iberoamericano. Para la consecución de dicha misión, CENATIC centra sus esfuerzos en facilitar y ser un eje tractor de aquellas iniciativas que quieran aprovechar las ventajas y beneficios de las tecnologías de fuentes abiertas, de cara a construir una masa crítica de interés. Todo ello prestando especial atención a la mejora de la competitividad de nuestro tejido empresarial e impulsando la capacidad de I+D+i asociada al sector de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. De cara al cumplimiento de su misión y dentro de sus responsabilidades y ámbito de actuación, CENATIC está llevando a cabo una serie de actuaciones de carácter estratégico y operativo en relación con la acreditación en SFA con el objetivo de potenciar la implantación de un nuevo modelo de mejora de procesos que responda a las necesidades de las empresas de SFA y que les permita generar la confianza necesaria en el uso de las tecnologías abiertas. Una de estas actuaciones es la creación de un modelo de mejora de procesos orientado a cubrir las necesidades de las empresas SFA. Con este proyecto, denominado Modelo de Mejora de, CENATIC pretende obtener un marco metodológico que le permita disponer de un modelo de actuación en el ámbito de la acreditación de empresas de SFA. El es el conjunto de actividades mediante las que CENATIC evalúa y reconoce oficialmente a las empresas interesadas el cumplimiento de los procesos definidos en el Modelo de Mejora de de CENATIC. Todas aquellas empresas dedicadas al SFA podrán presentar una solicitud de evaluación para que se evalúen distintos aspectos de su actividad a través del proceso descrito en el presente documento con el objetivo de obtener un informe de mejoras y buenas prácticas que después podrá implementar para mejorar su competitividad a través de la mejora de sus procesos. Este documento recoge una descripción completa del proceso de mejora, detallando las diferentes fases del proceso, los roles intervinientes, los plazos asociados y las responsabilidades de cada persona física o entidad jurídica interviniente. Adicionalmente se anexan todos aquellos formularios, guías de usuario y plantillas de comunicación necesarias. Pág. 3 de 11

4 2 DESCRIPCIÓN GENERAL El proceso aquí descrito especifica los pasos necesarios para que las empresas SFA interesadas puedan obtener un informe de resultados de evaluación y propuestas de mejora orientadas al perfeccionamiento de sus prácticas de empresa. La evaluación se realiza sobre el modelo de referencia CENATIC Empresa, modelo diseñado para cubrir las necesidades específicas de las empresas SFA en todos sus ámbitos. El proceso de evaluación de empresas se divide en tres fases principales: solicitud, evaluación y realización dle informe de mejora. Por tanto, aquellas empresas interesadas en conocer el estado de sus procesos a través de una auditoría formal deberán solicitar la evaluación mediante los medios detallados por CENATIC. Una vez aceptada la solicitud un equipo evaluador de CENATIC, de alguna entidad evaluadora acreditada por CENATIC, o algún profesional independiente debidamente acreditado, se pondrá en contacto con la empresa para llevar a cabo la evaluación de sus procesos. Al finalizar la misma, el equipo de evaluación emitirá un informe de resultados de la evaluación en el que se incluirán aquellas recomendaciones de mejora que se estimen oportunas y se le entregará a la empresa evaluada. CENATIC es el organismo encargado mantener la metodología de evaluación, los criterios de valoración, de conceder a los evaluadores los certificados necesarios para realizar auditorías y de supervisar la correcta realización de las evaluaciones. 3 ACTORES INTERVINIENTES Solicitante: puede ser cualquier persona jurídica. Por lo general será un representante autorizado de la empresa SFA que quiere optar a una evaluación CENATIC Empresa. Es el rol que inicia el proceso de evaluación remitiendo a CENATIC la documentación y formulario correspondiente. Gestor: personal administrativo de CENATIC o de una entidad evaluadora. Se encargada de recibir, revisar y gestionar los trámites necesarios para llevar a cabo el proceso. Equipo evaluador: personal cualificado de CENATIC, de una entidad evaluadora acreditada por CENATIC o profesionales independientes certificados por CENATIC. El equipo se compone de un0 más evaluadores. Es el rol que lleva a cabo las evaluaciones de los procesos en las empresas SFA incluidas en el proceso de evaluación. Al término de la evaluación emite un informe de mejoras que será entregado a la empresa solicitante. Pág. 4 de 11

5 Revisor: equipo evaluador encargado de las revisiones. Rol que podrá ser desempeñado por CENATIC o una entidad evaluadora acreditada. Supervisará la realización de las evaluaciones, resolverá dudas que puedan surgir durante el proceso y recogerá y analizará los informes de mejora para optimizar la metodología. Validador: personal de CENATIC que tiene aprobará los informes de mejora antes de su envío a las empresas evaluadas. Tramitador: rol desempeñado por CENATIC o una entidad evaluadora acreditada que se encarga de realizar las gestiones de archivo y revisión del ajuste entre la documentación presentada y las evaluaciones realizadas. Comunicador: personal de CENATIC emitir las comunicaciones correspondientes. 4 FASES DEL PROCESO En este apartado se describen las diferentes fases del Proceso del Modelo de Mejora de SFA de CENATIC. Es importante señalar que algunas de las fases podrán ser externalizadas en una entidad evaluadora acreditada por CENATIC en su totalidad o parcialmente. 4.1 Solicitud Descripción de la fase El Modelo de Mejora de de CENATIC comprueba el cumplimiento de buenas prácticas en los procesos empresariales por parte de una empresa SFA. Cualquier organización vinculada al ámbito SFA pueden obtener solicitar la realización de una evaluación mediante el proceso que se describe en el presente documento. Para ello el primer paso es realizar la solicitud de evaluación (proceso público y de libre acceso). El solicitante de una evaluación del Modelo de Mejora de CENATIC Empresa accederá a la web de CENATIC, cumplimentará el formulario de solicitud y anexará la documentación que se indica en el correspondiente formulario y en la guía del usuario. Cualquier interesado deberá acceder a la correspondiente guía de usuario y formularios de solicitud publicados en o en el foro destinado a tal efecto Roles Intervinientes Los roles intervinientes en la Solicitud son: Solicitante: inicia el proceso remitiendo a CENATIC la documentación y formulario correspondiente. Gestor: CENATIC recibe la información, revisa si está completa y entregada en forma según las Pág. 5 de 11

6 estipulaciones del de CENATIC. Remitirá la documentación revisada al órgano evaluador de CENATIC. Si la documentación entregada no se ajustara a los requerimientos del proceso, el gestor remitirá al solicitante una notificación con las indicaciones oportunas para subsanar las deficiencias documentales en un plazo de 10 días hábiles a partir de la fecha del envío de la solicitud. Si dichas faltas no fuesen subsanadas en el plazo estipulado la solicitud será rechazada. 4.2 Evaluación Descripción de la fase Tras la aprobación de la solicitud CENATIC lleva a cabo el proceso de evaluación de los procesos implantados en la empresa solicitante de la evaluación a través de sus equipos de evaluadores profesionales. Se trata de una evaluación previamente programada cuyo objetivo es analizar al pormenor sus procesos para comprobar si ésta cumple con las prácticas definidas en el modelo de Mejora de Empresa de CENATIC. Las organizaciones que ya cuenten con otras certificaciones pueden presentar estas acreditaciones durante el proceso de evaluación. De esta manera pueden cumplir directamente una o varias perspectivas del modelo sin necesidad de evaluar los procesos que las componen. Una vez finalizada la evaluación, el responsable de la misma elabora un informe final de resultados en el que se indican además las recomendaciones de mejora Roles intervinientes. Equipo evaluador: se encarga de revisar todas las solicitudes y elaborar un informe final de resultados de la evaluación que incluye las recomendaciones de mejora a la empresa evaluada. Este rol podrá ser desempeñado por personal de CENATIC o de una entidad evaluadora acreditada por CENATIC. Validador: es quien recibe el informe final de resultados de la evaluación y lo revisa y valida. Este rol corresponde siempre y en todo caso a un órgano interno de CENATIC, excepto en los casos en los que se haya firmado un acuerdo con alguna entidad pública. En estos casos la competencia para desempeñar este rol estará distribuida entre CENATIC y los centros asociados. Pág. 6 de 11

7 4.3 Tramitación Descripción de la fase En esta fase CENATIC o la entidad evaluadora acreditada por CENATIC se encargan de realizar todas las actividades de gestión derivadas de la realización de la evaluación. 1. Se revisa que los documentos presentados se ajustan proceso del Modelo de Mejora de de CENATIC y que el expediente está completo. 2. Se realizan las gestiones correspondientes de archivo y comunicación y se registra la información del expediente Roles intervinientes Tramitador: se encarga de realizar las gestiones de archivo y revisión del ajuste entre la documentación presentada y el modelo. Este rol puede ser asumido por el mismo equipo que asuma el rol de gestor y podrá ser desempeñado por CENATIC o una entidad evaluadora acreditada. Comunicador: se encarga de emitir las comunicaciones correspondientes. Este rol será desempeñado en exclusiva por CENATIC o en colaboración con cualquier otra entidad oficial que previamente haya firmado un acuerdo con CENATIC para el desarrollo de esta actividad. El rol comunicador es también el encargado de mantener la lista de empresas evaluadas y la de evaluadores certificados. Solicitante: recibe la comunicación con el correspondiente informe final de resultados de la evaluación y recomendaciones de mejora. Si lo desea, puede comunicar sus impresiones acerca del proceso de evaluación y del informe de resultados y mejoras que se le ha enviado, con el fin de colaborar en el proceso de mejora continua del modelo. 5 PLAZOS 5.1 Revisión de la documentación entregada El plazo de revisión de solicitudes será de cinco días hábiles. En ese plazo se comprobará si la documentación entregada en la solicitud cumple los requisitos del de CENATIC. En caso de que dichos requisitos no se cumpliesen CENATIC o la entidad evaluadora acreditada por éste se pondrá en contacto con el solicitante para que subsane las deficiencias en un plazo de 10 días hábiles a partir de la fecha de comunicación. Pág. 7 de 11

8 5.2 Realización de la evaluación de empresa La evaluación comenzará en un plazo de 20 días hábiles a partir de la fecha de aprobación de la solicitud salvo que la empresa solicitante decida retrasarlo por algún motivo justificado. Si la evaluación no se realizara transcurrido 40 días hábiles desde la fecha de aprobación de solicitud, dicha solicitud se cancelará. 6 ANEXO I: FLUJOGRAMAS 6.1 Solicitud Imagen 1: Flujograma de Solicitud Volver a la descripción de la fase Solicitud. Pág. 8 de 11

9 Pág. 9 de 11

10 6.2 Evaluación. Imagen 2: Flujograma de Evaluación Volver a la descripción de la fase Evaluación. Pág. 10 de 11

11 6.3 Tramitación Imagen 3: Flujograma de Tramitación Volver a la descripción de la fase Tramitación. Pág. 11 de 11

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