Seguimiento de la Ejecución de Proyectos Software

Transcripción

1 Seguimiento de la Ejecución de Proyectos Software Javier Tuya Universidad de Oviedo Departamento de Informática Contenido Planificación Conceptos y definiciones Estimación del esfuerzo (LDC, PF, Ascendentes) Planificación de la estructura y distribución temporal (WBS, Pert, Gantt) Seguimiento Seguimiento de costes Utilización del valor conseguido (valor acumulado) Indicadores de rendimiento J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 2

2 Introducción Ley de Parkinson: "el trabajo se expande hasta llenar el volumen disponible Efecto deadline "La cantidad de esfuerzo dedicado a un actividad es fuertemente acelerada cuando se aproxima la fecha límite correspondiente". Slack time alto (personal, training, otros) Productividad del personal muy variable El día NO tiene 24 horas J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 3 Introducción Necesidad: Conocer el estado del proyecto Ejemplo (Cada tarea: 100 horas, 1 semana) Semana Horas T1 T2 T3 T4 T5 T6 empleadas % 0% 0% 0% 0% 0% % 60% 0% 0% 0% 0% % 100% 10% 0% 0% 0% % 100% 100% 0% 0% 0% Cual es el estado de este proyecto? J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 4

3 Introducción Gantt de Seguimiento Semana Horas T1 T2 T3 T4 empleadas % 0% 0% 0% % 60% 0% 0% % 100% 10% 0% % 100% 100% 0% El proyecto va mal (tarea 3 completada cuando debía serlo tarea 4 -> 1 semana de retraso) Id Nombre d 1 T1 2 T2 3 T2 4 T4 5 T5 S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 L M V D M J S L M V D M J S L M V D M J S L M V D 100% 100% 100% 0% 0% 6 T6 Son todas las noticias malas? 0% J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 5 Introducción Medición de esfuerzo Otra forma de ver lo mismo: Valores Semanales (horas) Valores Acumulados (Horas) S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Trabajo previsto Trabajo conseguido Trabajo invertido Se está trabajando a un ritmo inferior al esperado, y por tanto -> retraso Se está invirtiendo menos trabajo en relación con lo que se consigue -> las noticias no son tan malas. J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 6

4 Introducción Representación Gráfica Valores Semanales (horas) Valores Acumulados (Horas) S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Trabajo previsto Trabajo conseguido Trabajo invertido Esfuerzo (Horas) PRE CON CON (ext.) (ext.) Semanas J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 7 Introducción Valor Presupuestado Representación Gráfica (Coste Presupuestado del Trabajo Planeado: CPTP) (Budgeted Cost of Work Scheduled: BCWS) Representación gráfica Valor Conseguido: (Coste Presupuestado del Trabajo Realizado: CPTR) Budgeted Cost of Work Performed: 700 BCWP) ó "Earned Value 600 (completitud de tareas) Esfuerzo (Horas) Semanas Valor Actual (Real) (Coste Real del Trabajo Realizado: CRTR) Actual Cost of Work Performed: ACWP) PRE CON CON (ext.) (ext.) J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 8

5 Introducción EVPM Sistema del Valor Conseguido Earned Value System Earned Value Performance Management (EVPM) Earned Value Project Management (EVPM) Origen: DoD, años 60 (DODI > ) Características Indicación progreso Relaciona coste, plazo y compromisos técnicos Fácilmente auditable Información resumida para gestores J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 9 Metodología Resto Definir el Trabajo a Realizar Planificar el Trabajo Realizar el Trabajo Planificado Medir el Trabajo Realizado Análisis Work Breakdown Structure Implantar Id Acciones Sistema Correctivas 1 T1 2 T2 Diseño y Programación 3 T2 Nombre Diagrama de Gantt 100% 100% Pruebas 100% Analizar Varianzas S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 L M V D M J S L M V D M J S L M V D M J S L M V D 4 T4 Módulo 1 Módulo 2 Módulo 3 0% 5 T5 0% 6 T6 0% J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 10

6 Medición Métricas de productividad Mediciones de productividad (IEEE Std : Software Poductivity Metrics). Primitivas: De entrada (esfuerzo realizado en horas). De salida (líneas de código, PF, documentos). Requisito: diferenciación entre diferentes tipos de trabajo (para cada primitiva de salida): Directo, suministrado al cliente Directo, no suministrado al cliente De Soporte J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 11 Medición Motivación y Horas Extras Requisito: Medir tambien horas extras: Aumento en la presión -> aumento de motivación y por tanto mayor productividad Aumento en la presión -> motivación decrece -> se trabaja más horas, pero se rinde mucho menos en cada hora Productividad y Motivación (McConnell) Motivación / Productividad Muy Alta Alta Media Baja Muy Baja Muy Baja Baja Media Presión de los Plazos Alta Muy Alta Motivación Productividad J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 12

7 Medición Clasificación de los Costes Tipo de labor: Directo, Indirecto Información horaria: regular, overtime. Registrar para no tener conclusiones erróneas en proyectos futuros Clase de empleado Clase de labor: gestión, análisis, programación, pruebas, entrenamiento, etc. Actividad: Desarrollo, Mantenimiento J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 13 Medición Determinación de costes de tareas Imputar costes a tareas Esfuerzo Discreto (Discrete Effort) Esfuerzo Prorrateado (Apportioned Effort) Nivel de Esfuerzo (Level of Effort) Tareas pequeñas (evitar síndrome del 90%) Regla del 0/100 Regla del 50/50 J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 14

8 (diapositiva oculta) C Coste Previsto Reserva de Gestión Sobrecoste Estimado LBAC EAC Deslizamiento de Plazo Estimado Varianza de Plazo Varianza de Coste Reserva de Plazo PRE CON Instante Actual Fecha Prevista Conclusión T J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 15 Análisis Parámetros y Varianzas C Linea Base a la Conclusión Coste Estimado a la Conclusión Coste Previsto Varianza de Plazo VP Reserva de gestión Varianza de Coste VC Sobrecoste estimado PRE CON Deslizamiento de plazo estimado Reserva de plazo EAC LBAC Instante Actual Fecha Prevista Conclusión Fecha Final estimada T J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 16

9 Análisis Varianza Indicadores de CON estado Coste VCR = Índice de Eficiencia (Performance Index) (Cost Performance Index: CPI IEC = CON Porcentaje Progreso LBAC x 100 C Coste Previsto Varianza de Coste Reserva de gestión Plazo CON PRE VPR = PRE Sobrecoste estimado Instante Actual (Schedule Performance Index: SPI) IEP = CON PRE Fecha Prevista Conclusión CON LBAC x 100 Varianza de Plazo Positiva Negativa Positiva Se está trabajando con Aunque se trabaja con Deslizamiento mayor eficiencia y más mayor eficiencia PRE de plazo de lo rápidamente. La duración esperado, se va estimado más lento. del proyecto se acortará y se La duración del proyecto se VP gastará menos de lo alargará, aunque se gaste Reserva VC presupuestado CON menos de lo presupuestado de plazo Negativa Se está trabajando de forma Se está trabajando de forma ineficiente, aunque a un ineficiente y a un ritmo ritmo mayor del esperado. lento. El proyecto se El proyecto se realizará en retrasará y costará más de lo menos plazo pero con un esperado. sobrecoste importante Fecha Final estimada T EAC LBAC J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 17 Análisis EAC (Optimista): Se continúa trabajando Estado Final del Proyecto al ritmo previamente planificado EAC Realista: Se continúa trabajando con la misma eficiencia (IEC constante) C Coste Previsto EAC = + LBAC CON IE C LBAC Tareas Finalizadas CON PRE Tareas no Finalizadas Instante Actual Fecha Prevista Conclusión T J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 18

10 Análisis Estado Final del Proyecto IEC es buen predictor y estable: no cambia más del 10% cuando el proyecto se ha completado un 20% [Christensen] Fórmula peor caso usar una ponderación IEC*IEP EAC = + LBAC CON IEC*IEP Motivo: Tendencia natural al retraso J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 19 Análisis Estado Final del Proyecto Cuánto de realista es la nueva situación? Índice de Eficacia para la Conclusión: IEPC (To Complete Performance Index: TCPI) EAC = + LBAC CON IEC IEPC = Trabajo Restante Presupuesto Restante = LBAC CON EAC??? EAC?? (LBAC, EAC, LBAC+Reserva) J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 20

11 Acciones Correctivas Ajustar el número de horas extras y/o el número de empleados. Reasignar los empleados para mejorar la eficiencia. Reducir requisitos. Negociar plazos y/o presupuestos adicionales. J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 21 Acciones Correctivas Uso de Ratios [Lipke] Ratio de Coste (RC) = LBAC + Reserva de Gestión LBAC Ratio Coste, Inverso IEC 1,3 1,2 1,1 1 S0 S1 S2 S3 S4 S5 S6 0,9 0,8 Trabajo Más Eficiente de lo esperado Tiempo Trabajo Ineficiente dentro de límites asumibles Ratio de Coste Inverso de IEC Trabajo Ineficiente FUERA de límites asumibles J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 22

12 Acciones Correctivas Uso de Ratios [Lipke] Ratio Coste, Inverso IEC 1,3 1,2 1,1 1 S0 0,9 S1 S2 S3 S4 S5 S6 0,8 Tiempo Ratio de Coste Inverso de IEC J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 23 Acciones Correctivas Recuperación Ratio Coste, Inverso IEC 1,3 1,2 1,1 1 S0 S1 S2 S3 S4 S5 S6 0,9 0,8 Tiempo Ratio de Coste Inverso de IEC IEC IEC -1 >1.0 y IEC -1 RC IEC -1 >RC IEP Estado ideal. Recompensar Empleados Decrementar las horas extras Decrementar las horas extras o el número de personas IEP -1 >1.0 y IEP -1 RP Incrementar las horas extras Revisar y ajustar las asignaciones Ajustar las asignaciones; considerar la negociación del presupuesto IEP -1 >RP Incrementar las horas extras o el número de personas Ajustar las asignaciones; considerar la negociación del plazo Peligro (renegociar todas las condiciones) J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 24

13 Ejemplo de seguimiento 50 Seguimiento (Valores Acumulados) Progreso de las Tareas Horas Reuniones /01/00 12/01/00 19/01/00 26/01/00 2/02/00 9/02/00 16/02/00 23/02/00 1/03/00 8/03/00 15/03/00 Planificado Actual Conseguido Conseguido+NoPlanificado 22/03/00 29/03/00 5/04/00 12/04/00 Planificado Actual Realizado Realizado+No Planificado Planificado V2 Planificado V3 J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos Ejemplo de seguimiento Horas Reuniones , ,4 5/01/00 1,3 1,2 1,1 12/01/00 19/01/00 26/01/00 2/02/00 9/02/00 16/02/00 23/02/00 1/03/00 Índices 8/03/00 15/03/00 Planificado Actual Conseguido Conseguido+NoPlanificado 22/03/00 29/03/00 IEC IEP 5/04/00 12/04/00 IEC (inc. no planif) Planificado Actual Realizado Realizado+No Planificado Planificado V2 Planificado V3 1,2 1 0,8 1 0,9 0,8 0,7 IEC IEP 0,6 15/12/99 0,6 29/12/99 5/01/00 12/1/00 12/01/00 26/1/00 19/01/00 9/2/00 26/01/00 23/2/00 2/02/00 8/3/00 9/02/00 22/3/00 16/02/00 5/4/00 23/02/00 19/4/00 1/03/00 J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 26 3/5/00 8/03/00 17/5/00 15/03/00 31/5/00 22/03/00 14/6/00 29/03/00 28/6/00 5/04/00 12/7/00 12/04/00 26/7/00 IEC (+no planif)

14 Métrica V3 Diagramas de 45º Previsiones de desviaciones Diagrama de 45 grados Fecha Estimada Fecha Estimacion J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 27 Project Control Panel J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 28

15 Uso de MS Project Vistas y Tablas J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 29 Uso de MS Project Exportación a Excel J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 30

16 Algunas ventajas el EVPM (Earned Value Performance Management) Sistema único de control de la gestión. Proporciona datos fiables. Integra información sobre carga de trabajo, plazos y costes. La base de datos que se genera con proyectos ya finalizados es útil para análisis comparativo entre proyectos. Valores de los índices de eficiencia (IEC e IEP): forma temprana señales de aviso de posibles problemas. Índice de Eficiencia de Coste (IEC): predictor del coste final del proyecto. Índice de Eficiencia para la Conclusión (IEPC): puede ayudar a determinar si una estimación es o no viable. La gestión se dirige a los problemas más críticos, reduciendo el posible exceso de información J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 31 Resumen Seguimiento Medir costes y tiempos utilizando el mismo sistema (earned value) o Un proyecto retrasado no significa que pierda dinero. o Un proyecto adelantado no significa que gane dinero Representación o Simple con gráficos o indicadores. Cuadros de mando o Complemento a los diagramas Gantt Medir continuamente o Para detectar pronto los problemas o Para establecer a tiempo las medidas correctivas J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 32

17 Estándares/Documentos/Bibliografia Estándares IEEE 1045: Software Productivity Metrics 1058: Software Project Management Plans 1490: Guide to PM Body of Knowledge (PMBOK) Adoptado de Proj. Mgmt. Institute (PMI) Metodología de planificación y desarrollo de sistemas de información MÉTRICA, Versión 3 Interfaces, Técnicas y Prácticas 1-35 (Proceso), (Técnicas) Dolado y Fernánez (Eds.) Medición para la Gestión en la Ingeniería del Software, 2000 Cap 10 ( ) Técnica del earned value Fleming & Koppelman, Earned Value Project Management, 1996 J. Tuya ( ) Seguimiento Ejecución Proyectos 33