Caso de Uso Certificación

Transcripción

1 Caso de Uso Certificación 3.1 Emisión de Certificado de Terminación de Estudios Diagrama Principal C.Z. Envía al IEEA reporte de UCN con los expedientes correspondientes IEEA Envía mediante oficio a C.Z.: Relación de Certificados emitidos, certificados y acuses Emite certificados, obtiene firma de Director General, genera reporte por C.Z. y obtiene acuses Recibe expedientes y verifica que estén completos y correctos Breve Descripción Este caso de uso tiene como objetivo otorgar el reconocimiento oficial a los estudios de educación básica realizados por los educandos dentro del INEA. Precondición Haber concluido todos los módulos del nivel correspondiente (primaria o secundaria). Contar con expedientes completos. 30

2 3.1.2 Actores Secretaría de Educación Pública Responsable de emitir los formatos de certificados y certificaciones, así como de enviar al INEA para su distribución a Institutos Estatales. Responsable de enviar formatos de certificados y certificaciones, así como de asignar folios a los Institutos Estatales y dar seguimiento a su utilización. Director General del Instituto Estatal Es el responsable de dar validez (firmar) a los certificados y certificaciones emitidos. Área de el Instituto Estatal Revisa expedientes, emite los certificados y certificaciones, lleva el control de los folios. Responsable de Coordinación de Zona Verifica si los expedientes de los educandos están completos y correctos, y solicita el trámite de emisión de los certificados. Responsable de Informática en Coordinación de Zona Imprime reporte de Usuarios para Trámites de Certificación, importa y exporta zip correspondientes a la emisión de certificados y certificaciones Flujo de Eventos Flujo Básico Este caso de uso inicia cuando se genera el reporte de Usuarios que Concluyeron Nivel.) Área de Coordinación de Zona, emite reporte de Usuarios para trámites de certificación. Verifica que los expedientes cuenten con fotocopias cotejadas de: Acta de nacimiento ó documento alterno (ver norma 4 del proceso de certificación) Kárdex con todos los módulos acreditado Certificado de Primaria (si se emitirá certificado de secundaria) Además una fotografía (ver norma 4 del proceso de certificación) A1 31

3 Envía al Instituto Estatal el reporte de Usuarios para trámites de certificación y expedientes completos Área de el Instituto Estatal, recibe documentos y verifica la disponibilidad de folios vigentes. A2 A3 Emite certificado y verifica que esté correcto: que el nombre aparezca exactamente como está asentado en el acta de nacimiento o documento alterno, que el promedio esté correcto y que la fecha de emisión corresponda con la asentada en el calendario oficial de la SEP. A4 Pega fotografía, estampa sello oficial y recaba firma del Director General del IEEA. Genera del SASA, reporte de Certificados Emitidos por Coordinación de Zona y fotocopia certificados para acuses de recibo. Envía mediante oficio a cada Coordinación de Zona Reporte de certificados emitidos Certificados emitidos Acuses Flujo Alterno A1. Si el expediente no está completo solicita al Técnico Docente que recabe los documentos faltantes. A2. Si no hay folios disponibles, solicita nueva remesa de folios a la Dirección de Acreditación y Sistemas. A3. Si requiere emisión manual deberá ser porque el educando no aparece registrado en el SASA, por error en la captura de datos, el educando NO aparece como UCN en el SASA o porque se asignó folio por error. A4 Si la impresión no es correcta, cancela certificado erróneo, registra en el SASA y envía reimpresión. Poscondición El certificado está disponible para su entrega al educando. 32

4 3.2 Emisión de Certificación de Estudios Diagrama Principal C.Z. / Educando Solicita elaboración de certificación, anexando documentos y fotografía IEEA Envía mediante oficio a C.Z. o directamente al educando, certificación y acuse Emite certificación. y obtiene acuse Recibe expedientes y verifica que estén completos y correctos Breve Descripción Este caso de uso tiene como objetivo otorgar el reconocimiento oficial a los estudios de educación básica que realizó dentro del INEA, mediante una certificación de nivel o certificación con carácter de duplicado. Precondición Certificación con carácter de nivel: Los educandos tienen más de 6 meses de haber concluido nivel y no se emitió su certificado con oportunidad. Contar con expedientes completos Certificación con carácter de duplicado: Los educandos extraviaron o les fue robado su certificado de terminación de estudios o certificación de estudios Presentar acta de nacimiento, identificación y fotografía Actores Secretaría de Educación Pública Responsable de emitir los formatos de certificados y certificaciones, así como de enviar al INEA para su distribución a Institutos Estatales. 33

5 Responsable de enviar formatos de certificados y certificaciones, así como de asignar folios a los Institutos Estatales. Director General del Instituto Estatal Es el responsable de dar validez (firmar) a los certificados y certificaciones emitidos. Área de el Instituto Estatal Revisa expedientes, emite los certificados y certificaciones, lleva el control de los folios. Responsable de Coordinación de Zona Verifica si los expedientes de los educandos están completos y solicita el trámite de emisión de los certificados. Responsable de Informática en Coordinación de Zona Imprime reporte de Usuarios para Trámites de Certificación, importa y exporta zip correspondientes a la emisión de certificados y certificaciones. Educando / Adulto Interesado en obtener su certificación de estudios. 34

6 3.2.3 Flujo de Eventos Flujo Básico Este caso de uso inicia cuando el adulto acude a la Coordinación de Zona a solicitar su certificación de estudios, o cuando la Coordinación de Zona solicita la emisión de certificaciones de nivel. Área de Coordinación de Zona, de acuerdo con los datos proporcionados busca expediente del educando o registro en SASA. Una vez que verifica el registro del educando en el INEA, le solicita los documentos necesarios para la emisión de la certificación. A1 Requisita el formato trámites especiales y lo envía al Instituto Estatal anexando el reporte de usuarios para trámites de certificación y expedientes completos. Área de el Instituto Estatal, recibe documentos y verifica que estén correctos. Verifica la disponibilidad de folios. A2 A3 Emite certificación y verifica que esté correcta: que el nombre aparezca exactamente como está asentado en el acta de nacimiento o documento alterno, que el promedio esté correcto y que la fecha de emisión corresponda con la asentada en el calendario oficial de la SEP. A4 Pega fotografía, estampa sello oficial y recaba firma del Director General del IEEA. Genera del SASA, reporte de Certificados emitidos por Coordinación de Zona y fotocopia certificaciones para acuses de recibo. Envía mediante oficio a cada Coordinación de Zona o entrega directamente al educando, la certificación emitida y acuse. Flujo Alterno A1. Si no cuenta con información del registro del educando en el INEA, le informa las opciones para su incorporación. (ver caso de uso Inscripción) A2. Si no hay folios disponibles, solicita nueva remesa de folios a la Dirección de Acreditación y Sistemas. (ver caso de uso asignación de nueva remesa de folios) A4. Si la impresión no es correcta, cancela certificación errónea, registra en el SASA y envía reimpresión. Poscondición La certificación está disponible para su entrega al educando. 35

7 3.3 Entrega de Certificados y Certificaciones Diagrama Principal IEEA Envía certificados y certificados, así como acuses de recibo C.Z. Recibe y entrega a los educandos y les solicita firmen acuse T.D. Entrega al T.D. certificados y certificaciones para que los entregue a los educandos Educando Verifica datos y firma acuse, si encuentra error especifica al T.D. Entrega a la C.Z. acuses, certificados no entregados y solicita corrección de los que presentan error Breve Descripción Este caso de uso tiene como objetivo entregar al educando el certificado o certificación obtenida durante su estancia en el INEA Precondición Fue emitido el certificado o certificación correspondiente para aquellos educandos que concluyeron todos los módulos del nivel educativo en el que se encontraban inscritos Actores Área de el Instituto Estatal Responsable de enviar a coordinaciones de zona los certificados y certificaciones elaborados y dar seguimiento a su utilización y comprobación. Responsable de Coordinación de Zona Responsable de revisar certificados y certificaciones, así como entregarlos a los técnicos docentes. Técnico Docente Responsable de entregar los certificados y certificaciones a los educandos. 36

8 Educando Interesado en obtener su certificado o certificación de estudios Flujo de Eventos Flujo Básico Este caso de uso inicia cuando el Instituto Estatal envía a la Coordinación de Zona los certificados y certificaciones elaborados. Área de el Instituto Estatal, entrega mediante oficio a las Coordinaciones de Zona los certificados de terminación de estudio o certificaciones de estudio, conjuntamente con acuses, reporte de certificados y certificaciones emitidos por Coordinación de Zona y archivos zip correspondientes. Área de Informática en la Coordinación de Zona, recibe archivos zip y los importa a la base de datos de la Coordinación de Zona (SASA). Área de la Coordinación de Zona, recibe documentos y verifica que los certificados y certificaciones estén completos. Entrega a cada técnico docente los certificados y certificaciones que le corresponden, conjuntamente con los acuses de recibo. Técnico Docente, recibe documentación, acude con los educandos y entrega el certificado o certificación correspondiente. A1 A2 Educando, recibe certificado o certificación, verifica que sus datos estén correctos y firma en el acuse de recibo, registrando además su nombre y fecha. A3 Técnico Docente, entrega a la Coordinación de Zona: los acuses de certificados y certificaciones entregados, los certificados y certificaciones no entregados, así como los certificados y certificaciones con error. Área de Coordinación de Zona, recibe documentos, registra en SASA la fecha de entrega de certificados y certificaciones; y genera el reporte de Certificados entregados y no entregados por Coordinación de Zona Envía al Instituto Estatal los acuses de recibo, los certificados y certificaciones no entregados; así como fotocopia del reporte generado. Área de Informática en Coordinación de Zona, genera los archivos zip correspondientes con la entrega o cancelación. Área de el Instituto Estatal, recibe documentos e integra en el expediente que le corresponde, cancela los certificados y certificaciones no entregados en el tiempo correspondiente ( certificados después de 6 meses y certificaciones después de 3 meses, ambos a partir de la fecha de expedición) y archiva. Envía archivos zip s al área de informática para su importación a la base de datos estatal. 37

9 Flujo Alterno A1. Si por alguna causa no puede entregar el certificado o certificación, los devuelve conjuntamente con los acuses a la C.Z. A2. El Certificado o Certificación podrá ser entregado a algún familiar, mediante la presentación de una identificación y registrando en el acuse fecha, nombre y firma. A3. Si los datos no están correctos, indica el error al Técnico Docente para que se realice la corrección. Continúa en Caso de Uso Corrección de Datos de un Certificado o Certificación. Poscondición Se cuenta con la comprobación de uso y destino final de los formatos de certificados y certificaciones. 38

10 3.4 Corrección de datos de un certificado o certificación Diagrama Principal Educando Detecta error en su certificado o certificación, especifica y devuelve a T.D. T.D. Recibe certificados erróneos y si es el caso solicita documento que respalde corrección y envía al IEEA C.Z. Entrega a la C.Z. certificados con error para su corrección y reimpresión IEEA Recibe certificados erróneos, cancela formato y folio en SASA, corrige datos y reimprime Envía a la C.Z. para su entrega al educando Breve Descripción Este caso de uso tiene como objetivo corregir los datos erróneos asentados en un certificado o certificación Precondición Contar con el original del certificado o certificación erróneo En caso de que el dato erróneo sea el nombre, deberá mostrar y entregar fotocopia del Acta de Nacimiento que valide el dato correcto Actores Área de el Instituto Estatal Responsable de elaborar los certificados y certificaciones que presentaron error. Responsable de Coordinación de Zona Responsable de enviar al IEEA los certificados y certificaciones que presentaron error, así como dar seguimiento hasta su entrega. Técnico Docente Responsable de recabar y entregar a la C.Z. los certificados y certificaciones que presentaron error. 39

11 3.4.3 Flujo de Eventos Flujo Básico Este caso de uso inicia cuando el Educando detecta que alguno de los datos asentados en el certificado o certificación es erróneo. Área de la Coordinación de Zona, recibe certificados y certificaciones no entregados por error en los datos, solicita Acta de Nacimiento o documento alterno en original y fotocopia, así como una fotografía y requisita formato de trámites especiales. Si el error se detecta en el promedio, solicita los informes de calificaciones correspondientes o verifica en SASA. Coteja documentos y devuelve originales, y envía al Instituto Estatal expediente debidamente integrado para que se realice el trámite correspondiente. Área de el Instituto Estatal, recibe archivos trámites y verifica documentos A1 Cancela certificado o certificación erróneo, tanto el formato como el registro en SASA. Realiza corrección en SASA y emite el certificado o certificación (ver caso de uso emisión de certificado de terminación de estudios o emisión de certificación de estudio) Flujo Alterno A1. Si falta algún documento lo solicita al Área de la Coordinación de Zona que corresponda. Poscondición El certificado o certificación está disponible para su entrega al educando. 40

12 3.5 Concentración de certificados y certificaciones cancelados y no utilizados Diagrama Principal IEEA Arma paquetes por folio y motivo de cancelación y envía mediante oficio a la DAS DAS Genera reportes y envía a la SEP para su destrucción Recibe paquetes, verifica, concentra a nivel nacional por folio y motivo de cancelación Breve Descripción Este caso de uso tiene como objetivo concentrar los formatos de certificados y certificaciones con el fin de demostrar y comprobar su uso y destino final. Precondición Las fechas de entrega y cancelación deben registrarse oportunamente en el Libro Electrónico de Control del SASA. Los formatos robados, extraviados o destruidos, deben comprobarse con Acta Administrativa y ante Ministerio Público Actores Área de el Instituto Estatal Responsable de llevar seguimiento y control de los certificados y certificaciones elaborados, entregados, cancelados y no utilizados a nivel estatal. Responsable de Coordinación de Zona Responsable de llevar seguimiento y control los certificados y certificaciones elaborados, entregados, cancelados y no utilizados a nivel nacional. 41

13 3.5.3 Flujo de Eventos Flujo Básico Este caso de uso inicia cuando el área de acreditación inicia el seguimiento y control de los formatos de certificados y certificaciones recibidas. Área de el Instituto Estatal, arma paquetes por número de folio ascendente y por cada motivo de cancelación: Documentos Cancelados por Error Documentos Cancelados por no Entregarse al Adulto Documentos Cancelados sin Utilizar Documentos Faltantes Comprobados con Acta Administrativa Envía paquetes a la, de acuerdo a la fecha establecida en la normatividad vigente., recibe de cada Instituto Estatal los paquetes con certificados y certificaciones cancelados. Arma paquetes por motivo de cancelación, por número de folio ascendentes y genera reportes respectivos. Entrega a la SEP formatos para su destrucción. Poscondición Se cuenta con la comprobación de uso y destino final de los folios asignados al INEA. 42

14 3.6 Asignación de Nueva Remesa de Folios Diagrama Principal IEEA Detecta falta de folios para la emisión de certificados, solicita por oficio nueva remesa DAS Recibe formatos y verifica que estén completos, si falta algún formato informa a la DAS para su corrección Recibe solicitud verifica disponibilidad, captura en SASA, genera zip y envía al IEEA junto con los formatos Informática en IEEA Recibe archivo.zip e importa a la base de datos del SASA Breve Descripción Este caso de uso tiene como objetivo entregar de manera oportuna nuevas remesas de folios a aquellos Institutos Estatales que así lo requieran. Precondición Los folios asignados en la primer remesa se terminaron Actores Área de el Instituto Estatal Responsable de que se cuente con folios disponibles para emisión de certificados y certificaciones. Área de Informática en el Instituto Estatal Responsable de importar al SASA los folios asignados en la nueva remesa. Responsable de asignar folios y dar seguimiento a su utilización. 43

15 3.6.3 Flujo de Eventos Flujo Básico Este caso de uso inicia cuando los folios de la primer remesa se agotaron. Área de el Instituto Estatal, al detectar que los folios asignados se agotaron, solicita mediante oficio o por correo electrónico, una nueva remesa de folios a la., recibe solicitud, verifica disponibilidad de folios y asigna. Captura en SASA los folios asignados al Instituto Estatal y envía formatos de certificados o certificaciones al Instituto Estatal. Genera archivo zip y transmite al Instituto Estatal. Área de Informática en el Instituto Estatal, recibe archivo.zip verifica que esté completos e importa a la base de datos del SASA. Área de el Instituto Estatal, recibe formatos y verifica que estén completos. A1 Flujo Alterno A1. Si falta algún folio informa a la para que realicen la corrección Poscondición Se cuenta con folios disponibles para la emisión de certificados y certificaciones. 44