APOLO V2 DIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA INSTRUCTIVO PERFIL EPSAGRO

Transcripción

1 APOLO V2 DIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA INSTRUCTIVO PERFIL EPSAGRO

2 Qué es APOLO V2? Es el aplicativo de la Dirección de Asistencia Técnica, el cual se implementa para: Realización de desembolsos Construcción de informes Emitir conceptos Obtener estadísticas Tener trazabilidad de los procesos

3 Cuáles son las Ventajas del Aplicativo APOLO V2? Reducción en los tiempos de radicación de conceptos y desembolsos. Optimización de recursos. Seguimiento y trazabilidad de la documentación. Mayor seguridad en el proceso. Notificaciones en tiempo real de los pasos del proceso. Ejecutar el proceso desde cualquier equipo que cuente con internet.

4 Quiénes son los actores dentro de APOLO V2? ACTOR PERFIL PROCESO Dirección Asistencia Técnica Encargo Fiduciario Director AT Profesionales Analista EF Desembolsos Interventoría Director INT Analista INT Conceptos EPSAGRO S Técnicos Informes

5 Etapas del Perfil de las EPSAGROS 1 Inscripción 2 Informes 3 Desembolsos

6 1. Inscripción 1. Ingrese al siguiente link: 2. Seleccione el perfil EPSAGRO y haga clic en Aceptar

7 1. Inscripción 3. Ingrese toda la información del formulario y acepte los Términos y Condiciones : A los celulares y correos que registre le llegarán notificaciones, por lo que debe asegurarse que queden correctamente registrados en el Aplicativo 4. Haga clic en Registrar Usuario

8 1. Inscripción 5. Si su usuario ha sido creado exitosamente le aparecerá el siguiente en mensaje en la parte superior de su pantalla: 6. Haga clic en Inicie sesión aquí, ó haga clic en la pestaña llamada Ingresar de la parte superior derecha de su pantalla: ó

9 1. Inscripción 7. Continúe con el paso 9 si su registro fue exitoso 8. En caso de que el NIT suministrado en el formulario no este correcto, le aparecerá el siguiente mensaje: En caso de ser una Unión Temporal pruebe con el NIT de cada una de las empresas. En caso de estar 100% seguro de que su NIT está correcto, escriba un correo electrónico a asistenciatecnica@finagro.com.co con el NIT que está ingresando en el formulario.

10 1. Inscripción 9. Ingrese con el usuario y contraseña creada por su EPSAGRO: Es de vital importancia guardar el usuario y la contraseña 10. Ingrese a APOLO V2

11 2. Informes 11. Verifique si tiene notificaciones e ingrese en la parte izquierda a Informes y Conceptos PGAT : 12. Seleccione la convocatoria 2013 y haga clic en Consultar :

12 2. Informes 13. Haga clic en la lupa de la columna Detalle : 14. Ingrese a Informes y Conceptos haciendo clic sobre el ícono verde:

13 2. Informes 15. Descargue los formatos de: Informe de beneficiarios, Detalle de la ejecución del PGAT y Informe de Ejecución del PGAT 16. Diligencie los informes y la Carta Aprobación Municipio ó CPGA

14 17. Seleccione el tipo de archivo a subir: 2. Informes

15 2. Informes 18. Haga clic en Examinar y busque su archivo:

16 2. Informes 19. Abra sus archivos y haga clic en Subir Archivo : Se podrán actualizar los archivos mientras no se hayan enviado a la interventoría 20. Una vez haya subido los 4 archivos requeridos haga clic en SI en Enviar a interventoría, posteriormente en Aceptar :

17 2. Informes 21. Una vez envíe la información se le inhabilitará la plataforma para subir archivos: 22. Repita los pasos del 11 al 14

18 2. Informes 23. Revise las calificaciones de sus informes y el Concepto de Interventoría : 24. Realice las subsanaciones pertinentes, de acuerdo a la solicitud de la Interventoría. 25. Repita los pasos del 17 al 21 para subir sus archivos nuevamente.

19 3. Desembolsos 26. Verifique sus notificaciones de desembolsos: Ingrese al Aplicativo y verifique si dentro de sus notificaciones ya se le está informando acerca del desembolso: Al número de celular registrado de la persona de contacto, llegará el siguiente Mensaje de Texto: Informamos que el 1 pago, correspondiente al PGAT del Municipio/CPGA de Betulia - Antioquia se realizo el día 30/01/14."

20 PROFESIONAL DAT DIRECTOR DAT ENCARGO FIDUCIARIO EPSAGRO ANALISTA INTERVENTORÍA DIRECTOR INTERVENTORÍA Ciclo de los Desembolsos Subir informes Subir documentos requeridos para desembolso y solicitar autorización de pago Autorizar pago Ingresar porcentajes de desembolsos y validar la autorización de la interventoría Aprobar los porcentajes de desembolsos y autorizar a la FIDUCIA a realizar el pago Verificar giro de la contrapartida, aprobar los requisitos de desembolso e ingresar la fecha de desembolso

21 Preguntas Frecuentes Si una EPSAGRO tiene más de 1 Municipio se debe registrar en el Aplicativo APOLO V2 una sola vez. Cuando ingrese al Aplicativo tendrá asignados todos los Municipios correspondientes. Por el momento el Municipio/CPGA no tendrá ni usuario ni clave para el aplicativo, por lo que la aprobación de los informes se hace mediante la Carta de aprobación del Municipio ó CPGA que se solicita en el Aplicativo. Recuerde la EPSAGRO es responsable de enviar dicho informe al Municipio/CPGA, NO FINAGRO ni la INTERVENTORÍA. Las EPSAGROS pueden subir actualizaciones de sus archivos antes de enviarlo a la interventoría y cuando la interventoría le envíe su concepto Contacto En caso de tener dudas debe escribir un correo electrónico a: asistenciatecnica@finagro.com.co