PROCESO DE GESTIÓN DE LAS COMPRAS ÍNDICE

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José Ramón Acuña Chávez
hace 7 años
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1 Hoja 1 de 4 PROCESO DE GESTIÓN DE LAS ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 4. DEFINICIONES 5. RESPONSABILIDADES 6. REALIZACIÓN 6.1. Gestión económica 6.2. Compras a realizar por la ETSNMN 6.3. Recepción de compras 6.4. Seguimiento del rendimiento de los proveedores o adjudicatarios 7. REGISTRO Y ARCHIVO CONTROL DE REVISIONES REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REDACCIÓN Modificación 6.3.1: Recepción de artículos PRC Cambio de denominación, de NMPO03.08 a PRC APROBADO: Fdo.: PRC Este documento es válido desde la fecha de su ratificación por la Junta de Centro Formato F 01.01/3

2 PROCESO DE GESTIÓN DE LAS Hoja 2 de 4 1. OBJETO Describir cómo se realiza la gestión de las compras en la Escuela Técnica Superior de Náutica y Máquinas Navales en adelante ETSNMN de la Universidad del País Vasco-Euskal Herriko Unibertsitatea, en adelante UPV/EHU. 2. ALCANCE A todas las compras tanto de materiales como de servicios realizadas por la ETSNMN. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Manual de la Calidad: Capítulo 03. Norma UNE-EN-ISO 9001:2008 Apartado 7.4. Elementos AUDIT: Proceso de gestión de los recursos materiales y gestión de los servicios Estatutos de la UPV/EHU. Normativa presupuestaria aplicable en la UPV/EHU. Normativa de contratación de la UPV/EHU. NMPO No Conformidades. NMPO Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. 4. DEFINICIONES Unidad de Gasto Autorizada (en adelante UGA): es el modelo de gestión económica de la ETSNMN, según el sistema descentralizado organizado por la UPV/EHU. Presupuesto: es la herramienta de gestión mediante la cual la Administración controla tanto la obtención de recursos con los que financiar su actividad, como su utilización para la realización de las actividades que tiene encomendadas. Todo ello dentro de los límites constituidos por el ejercicio anual. Gastos ordinarios de funcionamiento: comprenden los gastos destinados a la adquisición de bienes corrientes y servicios necesarios para la realización de la actividad normal de la ETSNMN. Deben reunir alguna de las siguientes características: ser bienes fungibles, tener una duración previsiblemente inferior al ejercicio presupuestario, ser gastos previsiblemente reiterativos o no ser susceptible de inclusión en inventario. 5. RESPONSABILIDADES La UGA tiene dos responsables para realizar la gestión económica: el primer responsable es el Director de la ETSNMN y el segundo responsable es el Administrador de la ETSNMN. Ambos son, asimismo, responsables de la cuenta bancaria asociada a la UGA. La responsabilidad en la gestión económica se basa en lo establecido en el Reglamento interno de la ETSNMN; pero, en cualquier caso, la documentación que se genere deberá ser firmada por los dos responsables de la UGA, esto es, por el Director y el Administrador de la ETSNMN. El Administrador de la ETSNMN es el encargado de abrir las No Conformidades detectadas relativas al proceso de gestión de las compras informando a la PRC de las No Conformidades generadas. El Administrador también es responsable de evaluar el rendimiento de los proveedores de la ETSNMN y de los adjudicatarios de la UPV/EHU que realizan suministros o servicios en la ETSNMN. La PRC es la encargada de revisar las No Conformidades generadas y, si procede, abrir la correspondiente acción correctiva, preventiva o de mejora.

3 PROCESO DE GESTIÓN DE LAS Hoja 3 de 4 6. REALIZACIÓN 6.1. GESTIÓN ECONÓMICA DE LA ETSNMN La Gerencia de la UPV/EHU informa a la ETSNMN de su presupuesto anual para atender a sus gastos ordinarios de funcionamiento, detallando su cuantía por conceptos. La UPV/EHU deposita los fondos correspondientes a dicho presupuesto en una cuenta bancaria. La UGA queda así dotada del crédito correspondiente. Al comienzo de cada año, la ETSNMN recibe la prórroga del presupuesto del ejercicio del año anterior, con el que ésta funciona hasta la aprobación definitiva del mismo. El crédito con el que se dota la UGA, viene dividido en programas y éstos a su vez en conceptos. Las cantidades asignadas a cada programa deben gastarse siempre dentro de los conceptos del mismo. El Administrador de la ETSNMN presenta trimestralmente un Estado de Cuentas a la Comisión Económica de la Junta de la ETSNMN. La Comisión Económica puede también ser convocada siempre que se considere necesario, por ejemplo, para consultar la conveniencia de realizar una compra o gasto determinado. Al final del ejercicio económico, el Administrador de la ETSNMN presenta a la Junta de Centro el Estado de Cuentas, para su aprobación A REALIZAR POR LA ETSNMN La ETSNMN goza de autonomía para realizar las compras que sean necesarias para el funcionamiento normal de la misma a fin de hacer frente a su labor docente e investigadora. Según la normativa presupuestaria aplicable en el capítulo de mantenimiento y reparación de inversiones y de edificios, la inversión en obras que exceda el crédito concedido a la ETSNMN, es competencia exclusiva de la UPV/EHU. Las inversiones que no excedan dicho crédito son gestionadas por la propia ETSNMN. Dichas inversiones pueden ser relativas al mantenimiento y reparación de las aulas, del edificio de la ETSNMN, del muelle, del garaje, de las embarcaciones, de los laboratorios y talleres, del Motovelero Saltillo, etc. La ETSNMN para el funcionamiento habitual de su actividad docente requiere comprar: Material Didáctico: tizas, borradores, rotuladores, transparencias, etc. Papelería-Librería y material de oficina: bolígrafos, carpetas, folios, impresos, sobres, grapadoras, consumibles de ordenadores, disquetes, CD s, toner y tinta para impresoras, etc. Papel timbrado y cartas náuticas para exámenes. Videos, libros, publicaciones diversas. Retroproyectores, ordenadores, impresoras, pizarras, pantallas, etc. Mobiliario, mesas, sillas, archivadores, armarios. Materiales: de electricidad (fusibles, lámparas de retroproyectores) y de ferretería y de fontanería. Pagos a empresas por la realización de servicios o reparaciones. Para el control de los proveedores, el Administrador de la ETSNMN dispone de una lista donde se recogen sus datos esenciales. Los proveedores nuevos son incluidos en dicha lista.

4 PROCESO DE GESTIÓN DE LAS Hoja 4 de RECEPCIÓN DE Recepción del material comprado El Administrador es responsable de controlar el material recibido y comprobar que dicho material se corresponde con el que se solicitó (tamaño, color, cantidad, etc.), que no presente deterioros y, en su caso, que funcione correctamente. Los artículos llegan a la secretaría del centro donde los porteros hacen la recepción de los mismos. En caso de que la recepción no sea correcta, el Administrador procede a abrir una hoja de No Conformidad en el formato F 04.01/1. y a la devolución del material no válido al proveedor Control de las compras a proveedores de servicios La mayoría de los proveedores de servicios de la ETSNMN han sido seleccionados por los Servicios Centrales de la UPV/EHU, siguiendo la normativa establecida. Entre los proveedores de servicios de que dispone la ETSNMN, relacionados con su actividad docente, se encuentran: servicios de limpieza e higiene, servicio de vigilancia de las instalaciones, y servicio de mantenimiento de determinadas instalaciones (ascensores, equipos contraincendios, sistemas eléctricos, etc.). El Administrador es la persona encargada del control de dichos servicios. En caso de que la prestación de los mismos no sea correcta, procede a abrir una hoja de No Conformidad en el formato F 04.01/1. Los porteros mayores informan al Administrador de la ETSNMN de las anomalías que presenten en las instalaciones de centro (pantallas rotas, aparatos que no funcionan, persianas o puertas estropeadas, fugas de agua, etc.) para que pueda llevarse a cabo el mantenimiento y las reparaciones oportunas. El Administrador comprueba si dichas anomalías son consecuencia de un mal servicio dado por alguno de los adjudicatarios. En caso que sea ésta la razón, el Administrador procede a abrir una hoja de No Conformidad en el formato F 04.01/ SEGUIMIENTO DEL RENDIMIENTO DE LOS PROVEEDORES O ADJUDICATARIOS En el caso de los proveedores de productos, al final del año, el Administrador de la ETSNMN elabora un informe en el que evalúa el rendimiento de los proveedores de productos y materiales, tanto contratados directamente por la ETSNMN o a través de la propia UPV/EHU, en el que tiene en cuenta las no conformidades detectadas que son achacables a dichos proveedores. Una vez elaborado, es presentado a la Dirección de la ETSNMN. De la lectura de dicho informe la Dirección puede decidir que no se realicen más compras a dicho proveedor o se siga comprando a dicho proveedor ya que los suministros realizados han sido satisfactorios. En el caso de que la contratación dependiese de la propia UPV/EHU y el servicio suministrado por el proveedor fuese considerado no adecuado, la Dirección redacta un informe que envía a la Jefatura de Servicios Generales de la UPV/EHU para que ésta conozca dichas circunstancias y pueda obrar en consecuencia. En el caso de los adjudicatarios, y en vista a las no conformidades detectadas y otras posibles circunstancias, el Director de la ETSNMN redacta un informe favorable o desfavorable, y lo remite a la Jefatura de Servicios Generales de la UPV/EHU para que tome las medidas que considere oportunas.

5 PROCESO DE GESTIÓN DE LAS Hoja 5 de 4 7. REGISTRO Y ARCHIVO La lista de proveedores y los informes emitidos son archivados por el Administrador/a de la ETSNMN. DOCUMENTO RESPONSABLE Y TIEMPO ARCHIVO (años) Listas de proveedores Administrador/a 5 años Informes emitidos Administrador/a 5 años

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